99 14 53 LAMOUREUX-GADOURY, Giles demandeur c. MINISTÈRE DE LA SÉCURITÉ PUBLIQUE organisme Le 14 juillet 1999, le demandeur requiert la rectification de son dossier correctionnel; il considère que le renseignement qui est inscrit au système informatique de l’organisme et qui indique qu’un pardon lui a été accordé «est de trop eu égard que j’ai obtenu une libération sous condition.». Il ajoute que «cette référence doit disparaître des dossiers informatisés tant à la Sécurité publique qu’à la Direction générale des Services correctionnels, ainsi que les dossiers... il demeure des renseignements dans le dossier informatisé qui sont toujours accessibles et qui ne devraient pas l’être…Une mesure de rectification de mes dossiers informatisés s’impose à la lumière des présentes afin d’enlever toute forme d’accessibilité auxdits dossiers…». Il s’adresse par la suite à la Commission afin qu’elle révise le refus de la responsable de l’organisme d’acquiescer à sa demande de rectification. Il précise alors que son dossier correctionnel «doit être retiré de la circulation et du système informatisé.». Les parties sont entendues le 14 mai 2001, à Montréal. PREUVE : Le procureur de l’organisme dépose une lettre datée du 6 février 2001 par laquelle la responsable de l’accès aux documents de l’organisme confirme à la Commission
99 14 53 2 «qu’une rectification au fichier DACOR (dossier administratif correctionnel) a été effectuée faisant en sorte que la mention «absolution conditionnelle» a remplacé l’inscription «pardon» au dossier du plaignant déjà archivé «confidentiel».». (O-1). La responsable de l’accès, qui témoigne sous serment, affirme à ce sujet que : • le demandeur a requis que la mention «absolution conditionnelle» remplace, dans le système informatisé de l’organisme, celle de «pardon» qui le concerne; • les dossiers de pardon qui sont archivés sont confidentiels et ne peuvent être repérés à partir du nom de la personne concernée; • l’organisme devait, pour répondre à la demande, retracer la preuve de l’absolution conditionnelle dans le dossier correctionnel physique du demandeur, dossier confidentiel archivé depuis 1996; • le dossier correctionnel physique du demandeur a été constitué à partir des renseignements afférents à son procès au terme duquel une absolution conditionnelle lui a été accordée avec deux années de probation pendant lesquelles le service de probation de l’organisme a fait un suivi; ce dossier physique ne pouvait être retrouvé si son numéro unique n’était pas connu; • le dossier correctionnel physique a pu être retrouvé seulement parce que le demandeur a lui-même fourni son numéro de dossier à l’organisme et parce que le système informatique DACOR conserve certains renseignements correctionnels non nominatifs; • le système informatique DACOR, qui est réservé à l’usage des employés de la direction générale des services correctionnels de l’organisme pour l’exercice de leurs fonctions, ne comprend pas le nom du demandeur; ce système ne peut, à l’aide du nom du demandeur ou de son numéro de dossier correctionnel, renseigner sur le demandeur; • l’organisme a, exceptionnellement et à l’aide du numéro de dossier unique fourni par le demandeur, désarchivé le dossier correctionnel physique de celui-ci pour obtenir la preuve de son absolution conditionnelle et modifié, dans le
99 14 53 3 système informatique DACOR, le renseignement «pardon», correspondant au numéro de dossier unique, par «absolution conditionnelle» (O-1). La responsable explique que le système informatique DACOR, qui a été conçu pour traiter et assurer le suivi des dossiers correctionnels et des dossiers de probation, ne comprend pas le nom des personnes concernées (O-2). Elle précise que le calendrier de conservation de l’organisme (O-3) prescrit la conservation des renseignements de ce système pendant 11 ans après la dernière intervention de l’organisme. Elle signale que la destruction de ces renseignements informatisés s’effectue automatiquement à l’expiration de cette période. Le demandeur indique ne pas comprendre que des renseignements le concernant soient encore conservés d’autant plus que son suivi probatoire, qui n’a duré que six mois, a pris fin il y a quelques années. La responsable réitère que l’organisme a constitué un dossier correctionnel physique concernant le demandeur pour assurer le suivi de sa probation, dossier à partir duquel des renseignements ont été informatisés et conservés (O-2) sans permettre l’identification du demandeur. Le procureur de l’organisme fait entendre monsieur Pierre Bérubé qui témoigne sous serment. Monsieur Bérubé coordonne les besoins du système informatique DACOR avec ceux du réseau correctionnel. Il explique que ce système, mis sur pied par l’organisme en 1987, sert à gérer le suivi des contrevenants en milieu de détention ainsi que le suivi des personnes en milieu probatoire. Il souligne que ce système, essentiellement administratif, ne comprend que des données factuelles que l’organisme utilise pour lui-même, surtout à des fins statistiques, pour vérifier, année après année, le nombre de personnes incarcérées
99 14 53 4 ou auxquelles des services probatoires ont été fournis, pour établir un parallèle entre les années et pour prévoir et déterminer les besoins des milieux carcéral et probatoire. Il confirme que ce système informatique, qui conserve des renseignements pendant 11 ans après la dernière intervention de l’organisme (O-3), ne permet pas de retracer le demandeur par son nom. Il confirme aussi que le dossier physique du demandeur n’a pu être retrouvé qu’à l’aide du numéro que le demandeur a communiqué à l’organisme et parce que la période de conservation de 11 ans s’appliquant aux données factuelles extraites de son dossier n’était pas expirée. Il confirme enfin que le système informatique ne relie pas le nom du demandeur à son numéro de dossier ou aux données factuelles qui en ont été extraites, par échantillonnage, à des fins purement administratives. Il indique par ailleurs que le dossier correctionnel physique se rapportant au demandeur a, conformément aux règles prescrites par le calendrier de conservation de l’organisme, été versé aux Archives nationales en 1996, cinq ans après son dénouement (O-3). ARGUMENTATION : Le demandeur prétend que l’organisme détient des renseignements qui le concernent et qui devraient être détruits parce que sa période de probation est expirée depuis plusieurs années.
99 14 53 5 Le procureur de l’organisme soumet que la preuve démontre que l’organisme s’est conformé à l’article 73 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels : 73. Lorsque l'objet pour lequel un renseignement nominatif a été recueilli est accompli, l'organisme public doit le détruire, sous réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). Il soumet particulièrement que le calendrier de conservation de l’organisme, adopté conformément à la Loi sur les archives, prévoit la conservation de renseignements par échantillonnage (O-3). Il soumet que la preuve établit que les renseignements échantillonnés sont informatisés et conservés 11 ans après la dernière intervention de l’organisme pour être ensuite détruits. DÉCISION : La preuve établit que l’organisme détient des renseignements factuels informatisés qui, tels qu’ils sont détenus et utilisés par l’organisme, ne nomment pas le demandeur, ne concernent pas le demandeur et ne renseignent pas sur lui. Ces renseignements détenus et utilisés par l’organisme ne sont pas nominatifs : 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. La preuve établit que ces renseignements doivent être conservés pendant 11 ans à compter de la dernière intervention des services correctionnels de l’organisme, ce, aux fins administratives prévues et conformément aux prescriptions du calendrier de conservation des documents de l’organisme adopté en vertu de la Loi sur les
99 14 53 6 archives. La preuve établit qu’à l’expiration de cette période, ces renseignements sont automatiquement détruits. La preuve établit que le dossier correctionnel physique se rapportant au demandeur a été versé aux Archives nationales en 1996, à l’expiration des cinq années ayant suivi son dénouement, ce, conformément aux prescriptions du calendrier de conservation des documents de l’organisme adopté en vertu de la Loi sur les archives. La preuve établit que ce dossier archivé ne peut être retracé en fonction du nom du demandeur, qu’il est confidentiel et qu’il n’est pas utilisé depuis son archivage. PAR CES MOTIFS, la Commission CONSTATE que la rectification demandée a été exceptionnellement effectuée au fichier informatisé DACOR constitué de renseignements factuels et régi selon la Loi sur les archives; REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire Québec, le 26 septembre 2001. Procureur de l’organisme : M e Jean-François Boulais
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.