00 18 52 FRENETTE, Denise ci-après appelée la « demanderesse » c. MINISTÈRE DES RESSOURCES NATURELLES ci-après appelé l’« organisme » Le 16 août 2000, la demanderesse veut obtenir de l’organisme son dossier d’employée, incluant tous les rapports médicaux la concernant. L’organisme lui fait parvenir ce que demandé, à l’exception du rapport médical du 21 octobre 1997 dont des parties ont été retranchées par le Secrétariat du Conseil du trésor avant de le transmettre à l’organisme. La responsable de l’accès de l’organisme invite la demanderesse à communiquer avec le responsable du Secrétariat du Conseil du trésor pour le cas où elle désirerait obtenir copie complète de ce rapport médical et à cette fin, elle indique ses coordonnées complètes. Insatisfaite en raison de l’absence de trois documents qu’elle identifie, la demanderesse requiert la Commission de réviser cette décision. Mis au fait des trois documents manquants, la responsable de l’accès de l’organisme transmet à la demanderesse, un peu plus tard, ce qu’elle croit être les documents identifiés comme manquant. La demanderesse demande la révision de cette dernière décision également. Une audience se tient le 28 mai 2001, en la ville de Québec, et se poursuit par écrit jusqu’au 26 juin suivant, date à laquelle le délibéré commence. L’AUDIENCE La demanderesse reconnaît avoir reçu, du Secrétariat de Conseil du trésor, la copie intégrale du rapport médical du 21 octobre 1997. Elle affirme que les trois documents qu’elle avait repérés comme manquants ne sont toujours pas en sa possession. L’avocate de l’organisme appelle, pour témoigner, madame Myriane Bourget, adjointe à la responsable de l’accès de l’organisme. Elle a traité la demande d’accès en cause. Madame Bourget explique que les indications de la demanderesse l’ont convaincue que le Service des ressources humaines de l’organisme ne lui avait pas transmis
00 18 52 2 photocopies de tous les documents demandés et ce, malgré l’assurance de deux employés de ce service que la copie du dossier qu’on lui avait remise était complète et malgré ses demandes répétées qu’on lui envoie tous les volets du dossier d’employée de la demanderesse. Ce n’est qu’alors qu’elle requiert de ce service et qu’elle obtient de celui-ci l’original du dossier intégral de la demanderesse afin qu’elle en fasse l’examen et qu’elle en tire elle-même les copies. Ainsi, à titre d’exemple, elle a pu constater que les notes et brouillons avaient été erronément retenus par ce service. Madame Bouget affirme avoir reproduit le dossier complet de la demanderesse à partir de l’original et lui en remet copie séance tenante. Elle déclare que l’organisme abandonne, dans les circonstances, son droit d’exiger de la demanderesse des frais pour la reproduction de ce dossier et ce, en guise de réparation pour les inconvénients causés par le retard à satisfaire à la demande d’accès. N’ayant pu examiner ni analyser le contenu de ce qu’elle reçoit le jour de l’audience, la demanderesse se voit accorder jusqu’au 15 juin suivant pour ce faire et formuler à ce sujet et par écrit, à la Commission et à l’avocate de l’organisme, les commentaires qu’elle juge pertinents. Dans l’intervalle, à la suite d’une communication téléphonique avec la demanderesse qui lui signalait l’absence de documents concernant l’année 1999, la responsable de l’accès faisait parvenir à celle-ci une autre série de documents. La responsable de l’accès note cependant que ces documents sont normalement complétés par les employés et que la demanderesse devrait être en possession d’une copie de ceux-ci. Elle affirme toutefois que l’organisme a, dès lors, remis à la demanderesse tous les documents la concernant, incluant ceux datés de 1999. Une correspondance relative aux commentaires écrits attendus de la demanderesse se poursuit entre les parties et la Commission jusqu’au 26 juin dernier. Les 11 et 26 juin 2001, la demanderesse fait part qu’elle est toujours insatisfaite. Elle ne peut croire qu’il y ait si peu de documents la concernant qui ont été confectionnés en 1999, sans pour autant amener d’éléments de preuve tendant à établir que les réserves qu’elle exprime sont fondées. DÉCISION La preuve me convainc que l’organisme a finalement fourni à la demanderesse la totalité des documents visés par sa demande d’accès et ce, après la demande de révision. Ainsi, ce dernier ne s’est conformé à la Loi sur l’accès aux documents des
00 18 52 3 organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 que très tardivement, de telle sorte que la Commission n’a d’autre choix que de considérer comme étant fondée la demande de révision formulée par la demanderesse. POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE la demande de révision; et PREND ACTE que l’organisme a remis à la demanderesse, tardivement toutefois, tous les documents que visait la demande d’accès. Québec, le 18 juillet 2001 DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de l’organisme : M e Marie-France Piché 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l'accès » ou « la Loi », article 47.
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