01 01 45 X 01 07 35 ci-après appelé le « demandeur » c. ÉCOLE MONTESSORI DE QUÉBEC ci-après appelée l’«organisme » OBJET DU LITIGE Dans le dossier 01 01 45, le demandeur veut obtenir de l’organisme, en sa qualité de titulaire de l’autorité parentale sur sa fille de cinq ans fréquentant la pré-maternelle de l’école, les noms et coordonnées de la personne responsable du comité de parents, les mémos, bulletins, invitations et documents relatifs au cheminement scolaire de sa fille et, dans le dossier 01 07 35, la politique d’accès à l’information de l’organisme à l’égard des parents non gardiens de l’enfant fréquentant l’école. N’ayant obtenu aucune réponse de l’organisme, le demandeur requiert la Commission de réviser le refus réputé que constitue l’absence de réponse. Toutefois dans le dossier 01 01 45, le 3 mars 2001, donc après le délai que lui impartit la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 pour répondre à la demande de communication, le directeur de l’organisme, monsieur Benoît Dubuc, informe le demandeur qu’il n’y a pas de comité de parents et que toutes les invitations se font verbalement lorsque les parents viennent tous les jours cueillir les enfants à l’école. Il informe également le demandeur qu’il n’y a pas d’évaluation du cheminement scolaire de prévu pour les enfants de la catégorie d’âge de sa fille, mais joint à cette lettre le dernier bilan de développement. Une audience se tient en la ville de Québec, le 1 er juin 2001. 1 L.R.Q., A-2.1, ci-après appelée la « Loi ».
01 01 45 2 01 07 35 L’AUDIENCE Monsieur Benoît Dubuc, directeur de l’organisme, témoigne. Pour le dossier 01 01 45, il confirme la véracité des informations que contient la lettre qu’il a fait parvenir au demandeur le 3 mars 2001 dont le contenu est relaté ci-haut et les réitère. Il déclare qu’il n’y a aucun autre document dans le dossier de la fille du demandeur qui puisse répondre à la demande d’accès. Pour le dossier 01 07 35, le témoin affirme que l’organisme n’a pas de politique écrite d’accès à l’information à l’égard des parents non gardiens de l’enfant fréquentant l’école. Aucun document n’existe donc qui pourrait satisfaire la demande d’accès. DÉCISION Les demandes d’accès sont faites en vertu des articles 9, alinéa premier, 83, alinéas premier et deuxième et 94 de la Loi : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. […] 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. […] 94. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d'héritier ou de successeur de cette dernière, d'administrateur de la succession, de bénéficiaire d'assurance-vie ou comme titulaire de l'autorité parentale. Elle est adressée au responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisme public. Si la demande est adressée à la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'organisme public, cette personne doit la transmettre avec diligence au responsable qu'elle a désigné en vertu de l'article 8, le cas échéant.
01 01 45 3 01 07 35 La preuve et les documents constitutifs d’audience me convainquent que le demandeur a obtenu de l’organisme tous les documents qu’il détenait au sens de l’article 1 et qui pouvaient répondre aux demandes d’accès, au moment de leur réception : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Cependant, dans ce dossier, il appert que l’organisme a fourni certains des renseignements demandés et motivé le refus des autres en dehors des délais prévus par les articles 47, 98 de la Loi et non conformément aux prescriptions des articles 50 et 100 : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1 o donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2 o informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3 o informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4 o informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5 o informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6 o informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. 98. Le responsable doit donner suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de sa réception.
01 01 45 4 01 07 35 Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant, par courrier, dans le délai prévu au premier alinéa. 50. Le responsable doit motiver tout refus de donner communication d'un renseignement et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s'appuie. 100. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s'appuie. En raison de ces retards à répondre dans les formes prescrites, les demandes de révision sont fondées. POUR TOUS CES MOTIFS, la Commission ACCUEILLE les demandes de révision; et CONSTATE que l’organisme a remis après l’écoulement du délai statutaire, tous les documents qu’elle détenait et qui pouvaient répondre aux demandes d’accès lors de leur réception. Québec, le 7 juin 2001. DIANE BOISSINOT commissaire
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