Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 03 18 52 Date : 14 mars 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. UNIVERSITÉ LAVAL Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS [1] Le 22 août 2003, le demandeur s’adresse à l’organisme pour recevoir une copie intégrale de son dossier, « soit mes dossiers : • Médical, administratif et informatique (télécopies, notes au dossier, etc.); • Documents particuliers concernant la Régie des rentes du Québec et l’assurance SSQ (résumés d’appel téléphonique, télécopies, etc.).». [2] Dans la même demande, il ajoute: « De plus, je désire consulter les documents afin de sélectionner ceux qui me seront utiles. Vous pouvez me joindre au (…) et me laisser un message en cas d’absence. ».
03 18 52 Page : 2 [3] Le 8 octobre 2003, le responsable de l’accès lui spécifie ce qui suit : « Nous avons mis à votre disposition la totalité de vos dossiers détenus à l’Université Laval et nous avons reproduit les documents que vous avez identifiés avec Monsieur Eddy Jomphe le 19 septembre dernier. Il nous fait plaisir de vous transmettre sans frais copie desdits documents. ». [4] Le 22 octobre 2003, le demandeur requiert la révision de cette décision. L’instruction de sa demande débute le 3 décembre 2004; il explique alors que le responsable ne lui a pas donné accès à tous les documents demandés et détenus par l’organisme. PREUVE i) de l’organisme Témoignage de M e Sylvain Dufour : [5] M e Sylvain Dufour témoigne sous serment. Il exerce les fonctions de délégué aux affaires juridiques et d’adjoint au secrétaire général de l’organisme; il a également été désigné comme responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels détenus par l’organisme, fonction qu’il exerce depuis novembre 2001. [6] M e Dufour a traité la demande d’accès du 22 août 2003, reçue le 25 août suivant (O-1). Il s’est d’abord adressé au demandeur le 26 août 2003 (O-2), comme le prescrit l’article 97 de la Loi sur l’accès 1 . Il a, le même jour, requis (O-3) copie des documents visés par la demande d’accès auprès du directeur du service des ressources humaines, M. Claude Mailhot, et de la directrice adjointe du bureau de santé et sécurité du travail de l’organisme, M me Micheline Beaudoin. M e Dufour signale à cet égard que les documents concernant les membres du personnel de l’organisme sont physiquement détenus au service des ressources humaines et que les dossiers médicaux les concernant sont physiquement détenus au bureau de santé et sécurité du travail. M e Dufour a reçu et conservé les copies qu’il avait ainsi requises et qui étaient placées dans des boîtes (3 ou 4 caisses de documents); il a ensuite communiqué avec le demandeur pour convenir d’une journée au cours de laquelle le demandeur pourrait consulter et, au besoin, reproduire ces documents. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 18 52 Page : 3 [7] M e Dufour a mis une salle de réunion à la disposition du demandeur qui, à la date convenue, s’y est rendu en compagnie de son représentant syndical, M. Eddy Jomphe. Il a fourni au demandeur le matériel nécessaire à l’identification des documents dont il voudrait la reproduction et il est demeuré à sa disposition pendant la consultation qui a duré un avant-midi. Il a répondu aux questions posées par le demandeur et par son représentant syndical; selon M e Dufour, il est possible que le demandeur ait alors évoqué l’absence de certains documents. Une fois la consultation terminée, le demandeur a identifié les documents dont il voulait obtenir copie; M e Dufour lui a fourni, sans frais et en mains propres, copie de tous ces documents avec une lettre de transmission datée du 8 octobre 2003 (O-4). [8] M e Dufour a, pendant environ 12 mois et malgré la demande de révision, conservé à son bureau les copies qui lui avaient été transmises aux fins de la consultation et spécifié au demandeur qu’il pouvait, à sa discrétion, les consulter de nouveau. M e Dufour demeure disposé à donner au demandeur accès à tous les documents détenus qui le concernent, sans restriction. [9] M me Beaudoin et M. Mailhot ont, avant que le demandeur consulte les documents sur place et après qu’il eut indiqué que des documents manquaient, répondu et réitéré à M e Dufour que les copies qu’ils lui avaient transmises reproduisaient tous les documents détenus concernant le demandeur. Selon M e Dufour, l’organisme ne détient aucun document autre que ceux qui ont fait l’objet de la consultation; sa démarche, à titre de responsable, est exhaustive. À sa connaissance, les pratiques de gestion de l’organisme exigent depuis plusieurs années que les documents qui sont de la nature de ceux visés par la demande d’accès soient exclusivement détenus par les 2 directions auxquelles il s’est adressé et qui lui ont fourni des copies; à son avis, il n’y a donc pas d’autres endroits où les documents de cette nature puissent être plausiblement détenus par l’organisme. [10] En contre-interrogatoire, M e Dufour confirme que le demandeur lui a mentionné que plusieurs « dossiers » émanant de « différents départements » étaient manquants. ii) du demandeur [11] Le demandeur témoigne sous serment. [12] Il dit avoir été surveillé, devant chez lui, par des agents de sécurité, alors qu’il était absent de son travail pour cause de maladie; selon lui, le service de
03 18 52 Page : 4 sécurité et de prévention de l’organisme détient des renseignements le concernant. [13] Il dit avoir rencontré une personne (M. Huot) chez le Protecteur universitaire qui lui a confirmé qu’une demande voulant que des agents de sécurité le surveillent chez lui avait bel et bien été faite. Il s’adressera directement au Protecteur universitaire pour obtenir des documents. [14] Il ajoute que le service des immeubles (terrains et bâtiments) détient des renseignements le concernant puisqu’il y a travaillé; il se rappelle que son supérieur, M. Denis Maltais, notait tout dans son ordinateur. Il dit avoir également rencontré le directeur de ce service, M. Gilles Daoust. [15] Le demandeur a consulté une psychologue, M me Lucie Melançon, chez l’organisme; à son avis, cette psychologue détient un dossier le concernant. [16] Il a été examiné par un médecin évaluateur; il veut connaître l’identité de la personne qui a requis cet examen médical, obtenir le « mandat » confié au médecin de même que tout autre document transmis au médecin aux fins de l’exécution de ce « mandat ». À son avis, son dossier contient très peu de documents signés par le médecin responsable, le D r Bernard Blanchet. [17] Il entend obtenir les demandes qui ont été transmises le concernant à l’assureur SSQ. [18] Il demande à obtenir l’identité de la personne qui, sans son autorisation, a communiqué avec la Régie des rentes du Québec à son sujet de même que la date ainsi que les motifs de cette communication. iii) de l’organisme, en complément, compte tenu des allégations du demandeur [19] À la suite de la suspension de l’audience le 3 décembre 2004, l’avocate de l’organisme dépose (O-5, en liasse) les déclarations faites sous serment par les personnes ci-après énumérées concernant la détention de renseignements visés par la demande d’accès, déclarations transmises à la Commission ainsi qu’au demandeur les 23 décembre 2004 et 12 janvier 2005 : • M. Claude Mailhot, directeur du Service des ressources humaines de l’organisme; M. Mailhot déclare que tous les documents visés par la demande du 22 août 2003 ont, en ce qui concerne les documents
03 18 52 Page : 5 d’évaluation professionnelle du demandeur, tous été mis à la disposition de ce dernier pour consultation sans exception, ce, par l’entremise de M e Sylvain Dufour; • M me Micheline Beaudoin, directrice adjointe du bureau de santé et sécurité du travail de l’organisme; M me Beaudoin déclare que tous les documents visés par la demande du 22 août 2003 ont, en ce qui concerne les documents d’ordre médical, tous été mis à la disposition du demandeur pour consultation sans exception et ce, par l’entremise du responsable M e Sylvain Dufour; M me Beaudoin précise qu’il n’existe pas de documents d’ordre médical concernant le demandeur autres que ceux qui sont décrits précédemment; M me Beaudoin spécifie enfin que le demandeur a, en vertu d’une entente conclue entre l’organisme et une entreprise, consulté des psychologues (L. Melançon et J. Turcotte) qui n’ont pas de lien d’emploi avec l’organisme et que les documents afférents à ces consultations, s’il en est, ne sont pas détenus par l’organisme; • M. Gilles Daoust, directeur du Service des immeubles de l’organisme; M. Daoust déclare que tous les documents visés par la demande du 22 août 2003 ont, en ce qui concerne les documents d’évaluation professionnelle du demandeur, tous été mis à la disposition de ce dernier pour consultation sans exception, ce, par l’entremise du Service des ressources humaines et de M e Sylvain Dufour; M. Daoust déclare également qu’il n’existe aucun renseignement relatif à l’évaluation professionnelle du demandeur, ce, sur quelque support, autre que ceux décrits précédemment; • M. Denis Maltais, coordonnateur en technique du bâtiment du Service des immeubles de l’organisme; M. Maltais déclare que tous les documents visés par la demande du 22 août 2003 ont, en ce qui concerne les documents d’évaluation professionnelle du demandeur, tous été mis à la disposition de ce dernier pour consultation sans exception, ce, par l’entremise du Service des ressources humaines et de M e Sylvain Dufour; M. Maltais déclare également qu’il ne détient aucun autre renseignement relatif à l’évaluation professionnelle du demandeur, ce, sur quelque support; • M. Christian Laliberté, enquêteur à la section des enquêtes du Service de sécurité et de prévention de l’organisme; M. Laliberté déclare que, de tous les documents visés par la demande du 22 août 2003, seuls les renseignements produits en annexe à sa déclaration sont détenus par le service de sécurité et de prévention de l’organisme;
03 18 52 Page : 6 • D r Bernard Blanchet, médecin; le D r Blanchet déclare que tous les documents visés par la demande du 22 août 2003 ont, en ce qui concerne les documents d’ordre médical, tous été mis à la disposition du demandeur pour consultation sans exception et ce, par l’entremise du responsable M e Sylvain Dufour; le D r Blanchet déclare également qu’il ne possède personnellement aucun document d’ordre médical concernant le demandeur et que ceux auxquels il a accès se limitent à ceux qui sont décrits précédemment et que l’organisme détient au local 1661 du Pavillon Alphonse-Marie-Parent. iv) du demandeur, en complément, compte tenu des déclarations produites par l’organisme [20] Le 14 janvier 2005, la Commission exigeait du demandeur qu’il lui fasse part de ses observations écrites détaillées concernant les déclarations produites par l’organisme (O-5, en liasse), lesquelles s’ajoutaient au témoignage du responsable, et concernant son intention de continuer à procéder. La Commission écrivait : • « À défaut de recevoir vos observations écrites d’ici le 14 février 2005, je comprendrai que vous n’avez pas l’intention de continuer à procéder. • Si vous aviez l’intention de continuer à procéder devant la Commission, je vous demande de m’expliquer, toujours par écrit, ce que vous planifiez exactement. ». [21] Le 14 février 2005, le demandeur a requis la prolongation du délai fixé par la Commission. La Commission a acquiescé à cette demande le jour même et prolongé ce délai jusqu’au 5 mars 2005; la Commission précisait alors qu’à défaut de recevoir les observations écrites déjà requises le 14 janvier 2005, elle cesserait d’examiner la demande de révision. [22] Le 4 mars 2005, le demandeur requérait une extension de délai, alléguant, sans plus, la maladie. Le 11 mars 2005, il adressait à la Commission un document qui ne répond aucunement aux exigences exprimées par la Commission le 14 janvier 2005 et réitérées le 14 février 2005; dans ce document, le demandeur se limite à réitérer une partie de sa demande d’accès du 22 août 2003 et des allégations qu’il a exprimées lors de l’audience du 3 décembre 2004.
03 18 52 Page : 7 DÉCISION [23] La preuve démontre que la demande d’accès du 22 août 2003, libellée de façon précise, a été traitée avec diligence par le responsable, conformément à l’article 98 de la Loi sur l’accès. [24] La preuve de l’organisme, détaillée, corroborée et nullement contredite, démontre que l’organisme ne détient aucun renseignement autre que ceux auxquels le demandeur a eu accès. [25] La Commission considère que son intervention n’est manifestement pas utile parce que le demandeur n’a aucunement démontré, tant lors de l’audience du 3 décembre 2004 que durant la période du 14 janvier au 5 mars 2005, que le responsable ne lui a pas donné accès à tous les renseignements demandés qui sont détenus par l’organisme. [26] ATTENDU l’article 130.1 de la Loi sur l’accès : 130.1 La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile. [27] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CESSE d’examiner la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Karine Brassard Avocate de l’organisme
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