Dossier : 03 16 58 Date : Le 1 er mars 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot ORDRE DES ARCHITECTES DU QUÉBEC Demandeur c. VILLE SAINT-RÉMI Organisme ORDONNANCE [1] Exerçant le recours prévu à l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[ 1 ], le demandeur a formulé une demande de révision de la décision de l’organisme de refuser de lui communiquer certains documents et renseignements concernant l’octroi de deux permis de construction émis en 2003, savoir le permis numéro 1035 pour rénovation - service bancaire et le permis numéro 982 pour nouvelle construction - entreposage. [2] Une audience commence le 8 décembre 2004 en présence des parties, dûment représentées. Le nouveau responsable de l’accès de l’organisme monsieur Guy Corriveau, est présent à cette séance. [3] Au cours de cette séance, il est apparu que la demande d’accès n’avait pas été traitée par le responsable de l’accès en poste lors de la réception de la demande d’accès. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci après appelée « la Loi » ou « la Loi sur l'accès ».
03 16 58 Page : 2 [4] En effet, l’organisme avait plutôt délégué cette tâche à l’avocat conseil de l’organisme contrairement aux prescriptions de la Loi. [5] Lors de cette séance, la Commission, a ordonné verbalement au responsable de l’accès de l’organisme d’exécuter, au plus tard 1 er février 2005, les tâches suivantes : 1° de repérer les documents en litige, de les analyser, de communiquer au demandeur ce qui est accessible et de motiver par écrit au demandeur et à la Commission les motifs au soutien de la non-communication des renseignements qui s'y trouvent, le cas échéant, le tout d'ici le 1er février prochain; 2° de remettre sous pli confidentiel à la Commission, dans le même délai, l'intégrale des documents en litige ainsi que, le cas échéant, une copie des parties accessibles remises au demandeur; 3° de faire rapport à la Commission avec copie au demandeur, et ce dans le même délai, de la façon dont il s'est acquitté des tâches qui ont fait l'objet des ordonnances. [6] La Commission n’ayant pas encore reçu du Responsable les documents faisant l’objet des ordonnances, la Commission réitère ces mêmes ordonnances par courrier du 1 er février adressé à l’avocat de l’organisme. [7] Aux fins d’obtenir les commentaires du demandeur sur l’exécution des ordonnances par le Responsable et sur l’étendue du litige, une conférence téléphonique fixée avec le consentement de tous pour le 2 février 2005 à 14 h à laquelle les parties ont été conviées le 5 janvier 2005 a dû être annulée à la demande de l’avocat de l’organisme le matin du 2 février 2005 en raison de son incapacité à y participer pour des raisons hors de son contrôle. [8] Le 2 février 2005, la Commission recevait des photocopies de certains documents envoyées en vrac par l’avocat de l’organisme avec ces explications laconiques et incompréhensibles : Relativement au dossier mentionné en rubrique, veuillez trouver sous ce pli toute la documentation transmise par le représentant de notre cliente; les plans sont accessibles sur place.
03 16 58 Page : 3 [9] Les parties sont convoquées à une autre conférence téléphonique, pour les mêmes fins, devant se tenir le 22 février 2005. [10] Lors de cette conférence téléphonique du 22 février 2005, la Commission constate que le Responsable n’a pas exécuté les ordonnances ci-haut reproduites et transmises à l’avocat de l’organisme le 1 er février 2005. [11] À cette occasion, la soussignée a succinctement rappelé quelques-uns des devoirs du Responsable et le sens des ordonnances qu’elle a émises. [12] Elle a aussi souligné que la demande d’accès était également formulée en vertu du premier alinéa de l’article 9 de la Loi et de son article 14 et non pas seulement en vertu du paragraphe 3° de son article 59. [13] Sachant qu’une audition sur le fond est déjà convoquée pour le 4 avril 2005 depuis le 5 janvier dernier, il est essentiel que le Responsable de l’accès exécute toutes et chacune des ordonnances émises par la Commission avant la tenue de cette séance en avril. [14] Le 23 février 2005, le Responsable adressait à la Commission la lettre suivante dont une copie paraît servie à la partie demanderesse : Il me fait plaisir de vous transmettre la présente suite à la séance du 8 décembre 2004 et suite au fait que notre bureau d’urbanisme a finalement retrouvé lesdits documents et ce, tout dernièrement. Dans un premier temps, vous avez au dossier copie de tous les documents que notre bureau d’urbanisme a retrouvé dans cette affaire. Ainsi, la municipalité n’est en possession d’aucun autre document pertinent faisant l’objet de la demande d’accès à l’information. En premier lieu, les motifs de refus de transmettre les documents touchent à l’article 59 de la Loi dans le sens qu’aucune démonstration ne fut faite par le représentant de l’Ordre des architectes du Québec dans sa demande d’accès à l’information que le processus d’enquête ait été engagé en l’espèce. En effet, tel que vous pouvez le constater, tous les documents demandés contiennent des renseignements nominatifs que notre municipalité ne peut donner, sauf exceptions prévues à la Loi, exception visant à être intégrée dans le cadre d’une poursuite pour une infraction à une loi applicable au Québec.
03 16 58 Page : 4 [15] La Commission réitère une autre fois les ordonnances déjà émises afin de s’assurer que le Responsable les exécute en entier avant la prochaine séance, en particulier et pour faciliter la tenue de cette dernière, afin de s’assurer que, dès à présent, a) il établisse une liste descriptive des documents qu’il a retracés au sein de l’organisme et qui sont susceptibles de répondre à la demande d’accès; b) il remette au demandeur copie des documents ou de partie de documents qui sont accessibles en vertu du principe d’accessibilité des documents des organismes publics consacré au premier alinéa de l’article 9 de la Loi et compte tenu des prescriptions de son article 14 et qu’il établisse une liste des documents ainsi remis; c) il explique l’absence de certains documents demandés; d) il indique les motifs du masquage ou de la retenue des renseignements ou des documents qui ne sont pas transmis en regard de chacun des documents ou renseignements retenus ou masqués; et e) il serve à la Commission copie de tous les documents constatant l’accomplissement de ces actions. DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat du demandeur : M e Marc Lalonde (Bélanger, Sauvé avocats) Avocat de l’organisme M e Alain Longval (Dunton Rainville, avocats)
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