Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 22 28 Date : 1 er mars 2005 Commissaire : M e Christiane Constant X. Demanderesse c. Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le 18 novembre 2003, la demanderesse appose sa signature sur un formulaire autorisant l’organisme à communiquer à M me Nicole Filiatreault, représentante syndicale, une copie des documents contenus à son « dossier santé » à partir du mois d’octobre 2002 au mois de novembre 2003. [2] Le 3 décembre suivant, par l’entremise de M. Daniel Dubé, responsable de l’accès aux documents, l’organisme répond, comme suit, à la demanderesse : […] Habituellement, les pratiques du Service de qualité de vie au travail sont à l’effet de ne transmettre aucun document relatif à l’état de santé de l’employé pendant une période d’invalidité incluant le retour progressif.
03 22 28 Page : 2 De plus, nous ne pouvons pour l’instant vous communiquer ni à vos représentants, le documents du dossier administratif du Service de qualité de vie au travail car les informations y figurant constituant des avis ou recommandations qui auraient un effet sur les procédures relatives aux recours que vous exercez et pour lesquelles notre établissement est une partie intéressée. […] [3] L’organisme invoque comme motif de refus les articles 32, 37, 39 et 86.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l’accès »). [4] Le 11 décembre 2003, la demanderesse requiert de la Commission d'accès à l'information (la « Commission »), la révision de cette décision. L’AUDIENCE [5] L’audience de la présente cause se tient, le 15 octobre 2004, à Montréal en présence de la demanderesse qui est représentée par M e Danielle Lamy, du Syndicat canadien de la fonction publique (le « SCFP »). L’organisme, pour sa part, est représenté par M e Nicolas Courcy, de la firme d’avocats Lavery, De Billy. PRÉCISIONS DE L’ORGANISME [6] M e Courcy précise que l’organisme ne s’oppose pas à la communication de certains documents contenus dans le dossier santé de la demanderesse. Il refuse cependant de lui communiquer deux séries de documents. Ce sont l’accès aux notes médicales administratives du D r Jean-Marie Gingras et du D r Jacques Voyer et aux notes évolutives des conseillères en gestion. [7] M e Lamy accepte cette offre pour la demanderesse, mais maintient que celle-ci souhaite obtenir tous les documents pour la période visée par sa demande. 1 L.R.Q., c. A-2.1
03 22 28 Page : 3 LA PREUVE A) DE L’ORGANISME [8] M e Courcy fait témoigner, sous serment, M. Serge Gourre. Celui-ci déclare qu’il travaille pour l’organisme depuis 32 ans, dont 18 ans à titre de chef du Service de la qualité de vie et directeur des ressources humaines. Il s’occupe, entre autres, de la prestation, de la gestion du régime d’assurance-salaire et de la réclamation pour des ordres professionnels. [9] Il affirme que l’organisme consent à communiquer à la demanderesse certains documents moyennant le paiement des frais. Il ajoute que le dossier santé de la demanderesse est constitué, entre autres, de renseignements de nature médicale, de documents produits par l’employée à la Commission de la santé et de la sécurité au travail (la « C.S.S.T. »), des notes de conseillers médicaux, celles des conseillères en gestion. Celles-ci gèrent les dossiers relatifs aux réclamations soumises par cette employée. [10] Le « dossier administratif conventionné » pour sa part, contient notamment des documents tels des lettres indiquant à la demanderesse ses lacunes dans l’exécution de son travail, des avis disciplinaires, des lettres de suspension, des périodes d’invalidité, etc. Les renseignements contenus dans ce dossier sont soumis aux dispositions prévues à la convention collective régissant les parties. [11] M. Gourre ajoute que la demanderesse ne travaille pas depuis le mois de novembre 2002 pour des raisons de santé. M. Gourre dépose, sous le sceau de la confidentialité, les documents en litige et émet des commentaires sur les documents suivants : • Pièce O-1 : un 2 e avis daté du 19 juillet 2002, émanant de M. Benoît Thivierge, chef du service de Microbiologie, est adressé à la demanderesse; • Pièce O-2 : dépôt d’un grief, le 25 juillet 2002, par la demanderesse visant ce 2 e avis; • Pièce O-3 : transmission par l’organisme le 30 octobre 2002, d’un avis de suspension; • Pièce O-4 : le 31 octobre 2002, report de cette suspension par l’organisme;
03 22 28 Page : 4 • Pièce O-5 : dépôt d’un grief reçu par l’employeur le 6 novembre 2002 sur la suspension (du 30 octobre 2002); • Pièce O-6 : émission d’un 1 er certificat médical le 2 novembre 2002. M. Gourre précise qu’étant déjà en congé de maladie, l’organisme refuse ce document. Il exige de la demanderesse un examen approfondi; • Pièce O-7 en liasse : diverses réclamations d’assurance-salaire adressées à l’organisme pour la période du 4 novembre 2002 au 15 novembre 2003. Celui-ci demande à la demanderesse de rencontrer ses médecins évaluateurs, à savoir le D r Gingras, médecin du travail et le D r Voyer, médecin psychiatre aux heure, date et endroit indiqués. Dans le cadre de leur champ de compétence respectif, ceux-ci évaluent la demanderesse, ils procèdent à l’analyse de tous les documents qu’ils ont en leur possession, ils posent un diagnostic, etc. Selon M. Gourre, ces médecins évaluateurs n’ont pas de pouvoir décisionnel. Ceux-ci émettent des avis et formulent des recommandations aux conseillères en gestion qui prennent une décision après avoir consulté le Chef de la qualité de service. Ces conseillères communiquent par la suite au travailleur en assurance-invalidité pour lui faire part de la décision prise à son égard; • M. Gourre indique que la demanderesse a formulé, le 18 novembre 2003, une demande auprès de l’organisme, pour que celui-ci transmette à sa représentante syndicale les documents contenus à son dossier santé. Cependant, le 31 octobre 2002, l’organisme a reporté la suspension dont elle faisait l’objet (pièce O-4 précitée); • Pièce O-8 : lettre datée du 11 décembre 2003, émane de M me L.B., conseillère en relations de travail. Celle-ci avise le SCFP, Section locale 3275, de la décision de l’organisme d’accueillir les griefs « et de retirer les lettres au dossier » de la demanderesse. M me L.B. ajoute que l’organisme considère « ces griefs comme étant réglés et les retirons de la liste » des griefs en suspens; • Pièce O-9 : demande d’indemnité auprès de la CSST datée du 22 décembre 2003. M. Gourre indique qu’il considère cette demande comme une procédure judiciaire; • Pièce O-10 : refus par la CSST le 1 er mars 2004 d’accorder à la demanderesse cette indemnité;
03 22 28 Page : 5 • Pièce O-11 : autre demande de réclamation d’assurance-salaire faite par la demanderesse le 14 juin 2004 et recommandation faite par le médecin traitant de celle-ci à un retour progressif; • Pièce O-12 : autorisation accordée, le 17 juin 2004, à la demanderesse de s’absenter du travail; • Pièce O-13 : demande de réclamation d’assurance-salaire le 12 juillet 2004. M. Gourre indique que la demanderesse transmet à l’organisme un autre certificat médical à cette date, car elle souhaite réintégrer son travail sur une base progressive. Elle a été examinée par des médecins externes et « en neurosciences »; • Pièce O-14 : refus de l’organisme, le 13 juillet 2004, à un retour progressif; • Pièce O-15 : dépôt d’un grief à ce sujet le 20 juillet 2004. [12] M e Courcy demande à la Commission de présenter une preuve ex parte, afin de fournir des motifs additionnels pour lesquels l’organisme refuse de communiquer à la demanderesse les documents en litige. [13] La Commission accepte de recueillir une preuve lors de l’audience ex parte selon les termes de l’article 20 des Règles de la Commission 2 , laquelle sera faite après le contre-interrogatoire de M. Gourre par M e Lamy. CONTRE-INTERROGATOIRE DE M. GOURRE PAR M e LAMY [14] M. Gourre précise que la demanderesse est technicienne médicale en microbiologie. [15] Il ajoute qu’il gère les dossiers d’assurance-salaire des employés, incluant celui de la demanderesse. [16] M. Gourre reconnaît qu’au moment de la demande, le 18 novembre 2003, la demanderesse recevait des prestations d’assurance-salaire,. L’administrateur de ce régime, à savoir l’organisme, avait accepté le diagnostic du médecin. Il réitère que tous les griefs avaient été réglés, tel qu’il appert de la pièce O-8 précitée en date du 11 décembre 2003. La demanderesse a toutefois déposé une demande d’indemnité le 22 décembre 2003, par la CSST, qui lui a été refusée le 1 er mars 2004. De plus, elle conteste, par voie de griefs, les refus de l’organisme 2 Règles de preuve et de procédure de la Commission d’accès à l’information, décret 2058-84.
03 22 28 Page : 6 de la réintégrer progressivement à son emploi. Ces procédures de griefs sont toujours pendantes. L’AUDIENCE DE LA PREUVE EX PARTE SELON L’ARTICLE 20 20. La commission peut prendre connaissance, en l’absence du requérant et à huis clos, d’un document que l’organisme public ou le tiers prétend devoir être soustrait à l’accès en vertu d’une restriction prévue à la section II de la Loi. LES ARGUMENTS A) DE L’ORGANISME [17] M e Courcy résume le témoignage de M. Gourre pour plaider que l’organisme est en droit de refuser de communiquer à la demanderesse les documents en litige. L’ARTICLE 32 DE LA LOI SUR L’ACCÈS [18] Afin de savoir si un document est une analyse selon les termes de l’article 32 de la Loi sur l’accès, M e Courcy argue que trois conditions doivent être satisfaites. Il doit s’agir d’une analyse, une procédure judiciaire doit être imminente ou en cours et la divulgation de cette analyse risquerait vraisemblablement d’avoir un impact sur cette procédure, tel qu’il est mentionné, entre autres, dans l’affaire Filiatreault et Associés inc. c. Ville de Saint-Constant 3 . 1 ère condition : l’analyse [19] M e Courcy argue que la preuve a démontré, entre autres, que depuis le mois de novembre 2002, la demanderesse est en congé de maladie. Celle-ci a été examinée à plusieurs reprises par des médecins évaluateurs, soit le D r Gingras et le D r Voyer. Ceux-ci ont analysé les éléments recueillis dans le cadre de leurs fonctions ainsi que les documents en leur possession respective. De ces analyses, ils ont émis des avis et ont formulé des recommandations aux conseillères en gestion, afin que celles-ci puissent prendre une décision en regard de la demande d’assurance-salaire que la demanderesse a formulée auprès de son employeur. 3 [1999] C.A.I. 278.
03 22 28 Page : 7 [20] M e Courcy plaide que, conformément à une jurisprudence constante de la Commission, une « analyse » selon les termes de l’article 32 de la Loi sur l’accès, est une « opération intellectuelle consistant à décomposer une œuvre, un texte en ses éléments essentiels, afin d’en saisir les rapports et de donner un schéma à l’ensemble », et ce, tel qu’il est indiqué notamment dans les décisions Deslauriers c. Sous-ministre de la santé et des services sociaux et Wallace 4 , Bernier c. Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances 5 et Dufour c. Centre hospitalier Robert Giffard 6 . [21] À son avis, cette 1 ère condition est satisfaite par l’organisme. 2 e condition : la procédure judiciaire est imminente [22] M e Courcy plaide de plus qu’au moment de la réponse de l’organisme en date du 3 décembre 2003, des procédures judiciaires étaient imminentes. [23] Il se réfère à cet effet à la demande formulée par la demanderesse à la CSST, le 22 décembre 2003, afin de pouvoir obtenir une assurance-invalidité. Cette demande lui est refusée le 1 er mars 2004. Elle a de plus formulé, le 14 juin 2004, une réclamation auprès de l’organisme pour avoir droit à une assurance-salaire. À cette réclamation, est inscrite une note de son médecin traitant, recommandant un retour progressif à son emploi. [24] Se référant au témoignage de M. Gourre recueilli lors de la preuve ex parte, M e Courcy souligne que le conjoint de la demanderesse a avisé le D r Voyer l’intention de celle-ci à déposer un grief contre l’organisme. Ce qui a été fait au mois de juillet 2004. Ce grief, qui fait suite au refus de l’organisme à la réintégrer progressivement à son travail, n’est toujours pas réglé. M e Courcy plaide de plus que la Commission a déjà reconnu qu’un grief est une procédure judiciaire, et ce, tel qu’il est indiqué dans l’affaire Bernier précitée 7 . [25] M e Courcy plaide que cette 2 e condition est satisfaite par l’organisme. 3 e condition : impact sur la procédure judiciaire [26] Selon M e Courcy, l’organisme était fondé de refuser à la demanderesse une copie des documents recherchés, la preuve ayant démontré que la divulgation 4 [1991] C.A.I. 322. 5 [1992] C.A.I. 102. 6 [1987] C.A.I. 480. 7 Id., 5.
03 22 28 Page : 8 des documents en litige risque d’avoir un impact sur les procédures de griefs qu’elle a déposées contre l’organisme. De plus, ces expertises ont été faites dans le but de « conseiller les conseillères en gestion » à prendre une décision quant à l’aptitude de la demanderesse à retourner éventuellement au travail. M e Courcy plaide de plus que l’organisme n’avait pas pris de décision finale, le 3 décembre 2003, date à laquelle il lui a refusé l’accès aux documents en litige. M e Courcy indique que la 3 e condition est également satisfaite par l’organisme. Les articles 37 et 86.1 de la Loi sur l’accès [27] M e Courcy rappelle l’essentiel du témoignage M. Gourre qui a affirmé que les médecins ont formulé plusieurs avis et recommandations à l’organisme sur l’état de santé de la demanderesse. Il réfère de plus à la preuve ex parte lorsque M. Gourre a démontré notamment ce qui a amené le D r Gingras et le D r Voyer à émettre des avis et à formuler des recommandations à l’organisme. M e Courcy plaide à cet effet que l’article 37 de la Loi sur l’accès s’applique dans la présente cause et l’organisme n’a toujours pas pris de décision finale, au sens de l’article 86.1 de la Loi sur l’accès, en rapport avec les griefs de la demanderesse visant son retour progressif au travail. [28] Citant l’affaire Deslauriers précitée 8 , M e Courcy souligne que la Cour du Québec se réfère à la définition qu’en fait le dictionnaire en ce qu’un avis est : Ce que l’on pense, ce que l’on exprime sur un sujet. Opinion exprimée dans une délibération. Opinion d’un corps consulté sur telle ou telle question. Opinion que l’on donne à quelqu’un touchant la conduite qu’il doit avoir. Ce que l’on porte à la connaissance de quelqu’un. Avertissement (Le Petit Robert 1, éd. 1984) La recommandation se définit, quant à elle comme : […] Action de recommander quelqu’un. Avis, conseil (Petit Larousse illustré, 1979) B) DE LA DEMANDERESSE [29] D’emblée, M e Lamy réitère que la demanderesse souhaite obtenir les documents demeurant en litige pour la période visée dans sa demande, sous réserves des restrictions législatives prévues à la loi. 8 Id., 4.
03 22 28 Page : 9 [30] M e Lamy se dit d’accord avec M e Courcy lorsque celui-ci invoque que les 3 conditions prévues à l’article 32 de la Loi sur l’accès doivent être satisfaites pour qu’un organisme public refuse à un demandeur l’accès à des documents le concernant. [31] Elle argue cependant qu’en contre interrogatoire, M. Gourre a affirmé qu’au moment de la demande, l’organisme versait déjà à la demanderesse des prestations d’assurance-salaire, tous les griefs avaient été réglés. Il était en accord avec les avis et recommandations des médecins « qui l’ont considéré en invalidité ». M e Lamy plaide qu’il n’existait alors plus de litige entre les parties. [32] M e Lamy plaide, par ailleurs, que l’organisme ne peut prétendre que la réclamation d’indemnité adressée à la CSST par la demanderesse constitue une procédure au sens de l’article 32 de la Loi sur l’accès. Elle ajoute que cette réclamation « c’est une demande au même titre qu’une demande d’assurance-salaire » faite auprès de l’organisme. Sur l’analyse [33] Se référant au mot « analyse » M e Lamy dit comprendre que les médecins ont procédé à une expertise médicale de la demanderesse. Ils ont recueilli des faits à partir desquels ils ont analysé et ont émis des opinions. L’avocate souligne que la demanderesse devrait, à tout le moins, pouvoir obtenir une copie des documents contenant ces faits, et ce, conformément à la décision Bourassa c. Foyer d’Asbestos 9 où la Commission a ordonné à un organisme de communiquer au demandeur les éléments factuels contenus dans un document en litige. Sur la procédure judiciaire en cours ou imminente [34] Sur ce point, M e Lamy argue que le 18 novembre 2003, il n’y avait pas de procédure judiciaire en cours. Également, lorsque l’organisme a fait parvenir à la demanderesse sa réponse le 3 décembre 2003, il n’y avait pas de procédure judiciaire en cours ou imminente. Il est établi, à l’audience, que l’organisme lui versait déjà des prestations d’assurance-salaire. Ce n’est que pour la première fois le 14 juin 2004, le médecin traitant de la demanderesse a recommandé à l’organisme son retour progressif au travail. Elle a alors déposé, au mois de juillet suivant, un grief contre celui-ci qui refuse de respecter la recommandation du médecin. M e Lamy plaide que ce grief, déposé sept mois après la demande d’accès, ne peut être considéré comme étant une procédure imminente. La divulgation des deux séries de notes ne peut donc avoir d’impact sur la procédure judiciaire présentement en cours. En conséquence, les trois conditions n’étant pas 9 [1993] C.A.I. 18.
03 22 28 Page : 10 satisfaites, l’article 32 de la Loi sur l’accès est inapplicable dans la présente cause. RÉPLIQUE DE L’ORGANISME [35] Sur l’article 32 de la Loi sur l’accès, M e Courcy réplique en réitérant l’essentiel de sa plaidoirie, en insistant que les avis et recommandations soumis par les médecins Gingras et Voyer aux gestionnaires ont permis à ceux-ci de faire le suivi de l’état de santé de la demanderesse, dont l’objectif principal est le retour éventuel de celle-ci au travail. LA DÉCISION [36] L’audience s’est déroulée en présence de la demanderesse qui n’a pas témoigné. Celle-ci requiert de l’organisme la transmission à M me Filiatreault, représentante syndicale, des notes médicales administratives de deux experts et des notes évolutives émanant des conseillères en gestion. Ce sont des renseignements nominatifs concernant la demanderesse au sens de l’article 83 de la Loi sur l’accès. Elle doit y avoir accès, sous réserves des dispositions législatives. 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [37] Il s’agit de déterminer si, au moment de la demande d’accès (le 18 novembre 2003) ou au moment de sa réponse, l’organisme était fondé de refuser (le 3 décembre 2003), de transmettre à la représentante syndicale les documents en litige, selon les termes de l’article 32 de la Loi sur l’accès. [38] La preuve a démontré que l’organisme est l’employeur de la demanderesse, mais que celle-ci ne travaille pas depuis le mois de novembre 2002.
03 22 28 Page : 11 [39] M. Gourre, pour sa part, a affirmé qu’ayant accepté les avis et recommandations de ses médecins évaluateurs, l’organisme a décidé de verser à la demanderesse des prestations d’assurance-salaire. Au moment de la demande, celle-ci les recevait déjà. Le 11 décembre 2003 (pièce O-8 précitée), M me L.B., conseillère en relations de travail, avise la demanderesse que l’organisme a décidé d’accueillir les griefs qui étaient toujours pendants « et de retirer les lettres » à son dossier. [40] La preuve a donc démontré qu’il n’y avait plus de litige entre les parties au moment de la demande d’accès et il n’y en avait pas lorsque l’organisme a fait parvenir sa réponse à la demanderesse le 3 décembre 2003. Ce n’est que le 14 juin 2004, le médecin traitant de celle-ci recommande son retour progressif au travail. À la suite du refus de l’organisme, la demanderesse a déposé un grief au mois de juillet 2004. L’article 32 de la Loi sur l’accès [41] Pour voir à l’application de l’article 32 la Loi sur l’accès, le législateur prévoit que les trois conditions telles que décrites notamment dans l’affaire Filiatreault précitée 10 , doivent être satisfaites. Or, dans la présente cause, la preuve a démontré que tel n’est pas le cas, et ce, particulièrement à partir des éléments ressortis lors du témoignage de M. Gourre. En conséquence, la soussignée considère que cet article ne s’applique pas dans la présente affaire. [42] En ce qui concerne la réclamation que la demanderesse a formulée auprès de la CSST, la preuve a démontré qu’elle lui a été refusée le 1 er mars 2004. Toutefois, il importe de préciser que l’audience de cette cause ne vise pas la CSST, mais plutôt le présent organisme. Ce dernier ne peut donc prétendre qu’une procédure judiciaire l’impliquant avec la demanderesse était imminente. [43] Par ailleurs, il est mentionné durant la preuve ex parte et lors de la plaidoirie de M e Courcy que le conjoint de la demanderesse a avisé le D r Voyer que celle-ci entreprendrait un recours de grief contre l’organisme. L’examen de la documentation en litige démontre que ce renseignement apparaît aux notes du D r Voyer datées du 27 mai 2003. Toutefois, il est démontré, à l’audience, que tous les griefs déposés par la demanderesse entre le mois de novembre 2002 et le 18 novembre 2003 avaient été réglés par l’organisme; ce dernier lui versait déjà des prestations d’assurance-salaire. [44] La soussignée note que l’organisme consent à remettre à la demanderesse certains documents, à l’exception de ceux en litige. 10 Id., 3.
03 22 28 Page : 12 Les articles 37 et 86.1 de la Loi sur l’accès [45] Par ailleurs, tel qu’indiqué par les auteurs Doray Charette 11 , un organisme public ne peut invoquer l’article 37 de la Loi sur l’accès à l’égard des avis et recommandations concernant une personne physique, en l’occurrence la demanderesse. Il y est également indiqué que : […] Selon la Commission, la décision finale visée par l’article 86.1 est la décision que rend l’organisme public au sujet de la personne concernée et qui fait l’objet de l’avis ou de la recommandation. […] [46] Après avoir examiné les documents en litige, la soussignée considère que l’organisme devra communiquer à la demanderesse une copie des éléments factuels se trouvant aux notes des médecins et de celles des conseillères en gestion. [47] Cependant, tous les renseignements masqués, incluant les avis, les recommandations des professionnels ne sont pas accessibles à la demanderesse. [48] Par ailleurs, la soussignée considère qu’il y a lieu de protéger l’identité de la demanderesse et ordonne la non divulgation des nom et prénom de celle-ci. [49] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE partiellement la demande de révision de la demanderesse contre l’hôpital du Sacré-Cœur de Montréal; PREND ACTE que l’organisme communiquera à la demanderesse certains documents; ORDONNE à l’organisme de lui communiquer les documents en litige, à l’exception des renseignements masqués; 11 Raymond DORAY et François CHARRETTE, Accès à l’information, Loi annotée, Edition Yvon Blais, 2001, volume 1 , p. III/86.1-2.
03 22 28 Page : 13 ORDONNE la non divulgation des nom et prénom de la demanderesse; REJETTE, quant au reste, la demande de révision; FERME le présent dossier n o 03 22 28. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire M e Nicolas Courcy Lavery De Billy Procureurs de l’organisme M e Danielle Lamy Syndicat canadien de la fonction publique Procureur de la demanderesse
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