Dossier : 04 07 60 Date : Le 28 février 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demanderesse c. OFFICE MUNICIPAL D’HABITATION DE QUÉBEC Organisme DÉCISION OBJET : DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D’ACCÈS (a. 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 ). [1] Le 31 mars 2004, la demanderesse veut avoir accès à la plainte qu’une certaine personne qu’elle nomme a portée contre elle. Elle veut également avoir accès au compte rendu qu’a fait un agent de l’organisme, monsieur Bourgault, de sa rencontre avec une autre personne qu’elle identifie, toujours au sujet de cette même plainte. [2] Le 19 avril 2004, la responsable de l’accès de l’organisme (la Responsable) refuse de lui permettre de consulter ces documents au motif que la plainte est confidentielle et que le compte rendu est un document de travail qui n’est pas accessible. 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « la Loi ».
04 07 60 Page : 2 [3] La demanderesse conteste cette décision et requiert la Commission d’accès à l’information (la Commission) de la réviser. [4] Une audience se tient en la ville de Québec le 21 février 2005. L’AUDIENCE A. LA PREUVE i) de l’organisme Témoignage de madame Martine Charbonneau [5] L’avocat de l’organisme appelle, pour témoigner, madame Martine Charbonneau. [6] Celle-ci déclare qu’elle est la responsable de l’accès en poste aujourd’hui et lors de la réception de la demande d’accès. C’est elle qui a traité la demande d’accès en cause. [7] Elle remet à la Commission, sous le sceau de la confidentialité, trois documents qui, elle le certifie, représentent les seuls documents qui peuvent répondre à la demande d’accès telle que formulée et que l’organisme détenait lors de la réception de la demande d’accès. [8] Il s’agit des trois documents suivants : Document 1 La plainte manuscrite dont il est fait mention dans la demande d’accès formulée sur une page, signée et datée; Document 2 Le compte rendu manuscrit du 16 mai 2002 de monsieur Bourgault relatant la rencontre qu’il a eue avec une autre personne mentionnée à la demande d’accès; et Document 3 Une lettre dactylographiée adressée le 16 mai 2003 par monsieur Bourgault à la personne qu’il avait rencontrée (une page). [9] Madame Charbonneau déclare que les documents en litige contiennent en substance des renseignements nominatifs concernent autant les tierces personnes physiques que la demanderesse.
04 07 60 Page : 3 [10] À la lecture de ces documents, alors qu’elle préparait la réponse sous révision, elle ne pouvait déceler que la demanderesse connaissait leur contenu ni que leur divulgation ne lui apprendrait rien qu’elle ne sache déjà. ii) de la demanderesse [11] La demanderesse déclare qu’elle connaît maintenant le contenu exact de ces documents compte tenu des développements judiciaires postérieurs à sa demande d’accès. [12] Elle déclare cependant qu’au moment de la demande d’accès et du refus sous révision de communiquer les documents, elle ignorait totalement le contenu de ces documents. B. LES REPRÉSENTATIONS i) de l’organisme [13] Les renseignements contenus aux documents en litige sont nominatifs et concernent, en substance, autant la demanderesse que des tierces personnes physiques qui ne sont pas des employés de l’organisme. Rien ne laissait supposer, lors de l’examen que la responsable en a fait, que la demanderesse en connaissait le contenu. Ces renseignements sont visés par l’article 88 de la Loi. ii) de la demanderesse [14] La demanderesse croit qu’elle devrait avoir accès à la totalité de son dossier de locataire maintenant qu’elle connaît le contenu des documents en litige. DÉCISION [15] La Commission rappelle qu’elle agit aux présentes dans l’exercice de son pouvoir de révision d’une décision d’un responsable de l’accès et qu’à ce titre elle ne peut tenir compte de circonstances ou de faits qui n’existaient pas à l’époque où cette décision sous révision a été prise.
04 07 60 Page : 4 [16] Il s’agit de savoir si l’application des articles 83, 88 et 14 de la Loi peuvent résulter en la divulgation, totale ou partielle, à la demanderesse des documents demandés, en se plaçant à l’époque de la réponse de la Responsable : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. […] 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. 14. Un organisme public ne peut refuser l'accès à un document pour le seul motif que ce document comporte certains renseignements qu'il doit ou peut refuser de communiquer en vertu de la présente loi. Si une demande porte sur un document comportant de tels renseignements, l'organisme public peut en refuser l'accès si ces renseignements en forment la substance. Dans les autres cas, l'organisme public doit donner accès au document demandé après en avoir extrait uniquement les renseignements auxquels l'accès n'est pas autorisé. [17] La preuve et l’examen des trois documents en litige établissent qu’ils contiennent, en substance, des renseignements nominatifs concernant et la demanderesse et des tierces personnes physiques. [18] La preuve convainc la Commission qu’au moment de la décision sous révision, la divulgation des renseignements nominatifs contenus aux documents
04 07 60 Page : 5 en litige risquait de révéler à la demanderesse des renseignements nominatifs concernant ces tierces personnes. [19] La demanderesse a d’ailleurs confirmé qu’elle les ignorait à l’époque. [20] Les renseignements nominatifs contenus dans ces documents et concernant seulement la demanderesse ne peuvent être isolés des autres sans enlever toute signification au document qui resterait accessible à la demanderesse. [21] Il est donc en conséquence impossible de procéder à l’élagage prévu à l’article 14 de la Loi. [22] Les trois documents en litige n’étaient pas accessibles à la demanderesse au moment de leur traitement par la Responsable. [23] Il convient de protéger de toute divulgation, communication ou diffusion par la Commission des renseignements concernant les dites tierces personnes physiques mentionnées à la demande d’accès qui ne sont pas des employés de l’organisme et qui se trouvent au présent dossier. [24] EN CONSÉQUENCE, la Commission FRAPPE les renseignements d’identité des tierces personnes physiques concernées par les demandes d’accès et de révision et qui ne sont pas employées de l’organisme D’UN INTERDIT de publication, de diffusion et de communication par la Commission; et REJETTE la demande de révision. DIANE BOISSINOT Commissaire Avocat de l’organisme : M e Denis Gingras (Gingras Vallerand Barma Laroche Amyot, avocats)
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