Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 07 18 Date : 18 février 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. CONSEIL DU TRÉSOR Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur s’adresse à l’organisme le 17 mars 2004 pour obtenir copie des documents suivants : • « Les formulaires d’engagement du personnel occasionnel et temporaire des corps d’emploi 105, 108, 111, 130 qui a été recruté et nommé à titre d’employé occasionnel et/ou temporaire ou dont le contrat a été prolongé ou renouvelé au sein du Sous-secrétariat aux services gouvernementaux entre le 1 er avril 1999 au 31 mars 2002 ainsi qu’au Sous-secrétariat aux marchés publics pour la période comprise entre le 1 er avril 2001 au 31 mars 2003 et finalement en ce qui concerne le Sous-secrétariat à la gestion intégrée des ressources (Gires) pour la période comprise entre le 1 er avril 2001 au 31 décembre 2003.
04 07 18 Page : 2 • Le formulaire « comblement d’emploi » de la description d’emploi ou du projet spécifique rattaché aux engagements mentionnés ci-haut; • Les listes de déclaration d’aptitude en vigueur depuis le 1er avril 2001 suite aux différents concours de recrutement administrés par le Conseil du trésor pour les périodes ainsi que pour les corps d’emploi mentionnés ci-haut. ». [2] Le 30 mars 2004, le responsable de l’accès aux documents de l’organisme refuse d’acquiescer à cette demande; il appuie sa décision sur l’article 32 de la Loi sur l’accès 1 . [3] Le 22 avril 2004, le demandeur requiert la révision de ce refus. PREUVE [4] Les parties admettent qu’à la suite de la demande de révision, l’organisme a communiqué des documents au demandeur. L’organisme prétend avoir communiqué tous les documents demandés, détenus et accessibles; le demandeur prétend que certains documents ou renseignements manquent. i) du demandeur [5] Le demandeur témoigne sous serment. Il dépose copie de la lettre qu’il a fait parvenir à l’organisme le 31 janvier 2005 (D-1) pour préciser les documents et renseignements qu’il considère manquants; référant notamment à « notre requête introductive d’instance » déposée en décembre 2003 (mandamus), le demandeur : • énumère les 21 types de renseignements manquants dans 64 des 137 contrats d’engagement obtenus de l’organisme; • identifie, sur une liste, les employés qui sont concernés par les renseignements manquants précités; • souligne particulièrement l’absence de document concernant la titularisation, en avril 2003, de 3 personnes dont l’une est identifiée et mentionnée dans la requête précitée (Dion); • signale l’absence de contrats d’embauche d’environ 15 employés occasionnels pour le projet GIRES; 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 07 18 Page : 3 • requiert particulièrement les documents relatifs à la titularisation d’une personne qu’il identifie. [6] En 1997, le demandeur a adressé 135 demandes d’accès à divers organismes et il a reçu autant de réponses; il a ainsi obtenu environ 2000 documents détaillés qui comprenaient les descriptions d’emploi se rapportant aux formulaires ou contrats d’engagement de personnel qui lui ont été communiqués (D-2, déposé à titre d’exemple). Sa demande d’accès du 17 mars 2004 vise l’obtention de renseignements de même type que ceux qu’il avait obtenus à la suite des demandes formulées en 1997. [7] Le demandeur se désiste de sa demande dans la mesure où elle concerne « Les listes de déclaration d’aptitude en vigueur depuis le 1 er avril 2001 suite aux différents concours de recrutement administrés par le Conseil du trésor pour les périodes ainsi que pour les corps d’emploi mentionnés ci-haut », ces listes étant constituées de renseignements nominatifs. [8] Contre-interrogé, le demandeur se dit sceptique quant à l’inexistence des documents qui ne lui ont pas été transmis. ii) de l’organisme Témoignage de M me Karina Berthiaume : [9] M me Karina Berthiaume témoigne sous serment en qualité de technicienne en ressources humaines (volet dotation). Avec 2 collègues de travail, et à raison de 6 heures par jour durant 4 jours, M me Berthiaume a cherché et réuni tous les documents détenus qui étaient visés par la demande d’accès du 17 mars 2004, ce, après avoir procédé selon chaque sous-secrétariat et période qui étaient spécifiés dans cette demande. [10] Elle connaît la valeur du serment; elle est en mesure d’affirmer que l’organisme a transmis au demandeur tous les documents demandés et détenus et que l’organisme ne détient pas de documents autres que ceux qui ont été communiqués au demandeur et qui étaient visés par sa demande d’accès du 17 mars 2004. [11] M me Berthiaume n’a pas eu accès au recours entrepris par le demandeur; ce recours ne lui dit rien.
04 07 18 Page : 4 [12] Les 21 types de renseignements que le demandeur considère manquants (D-1, pp. 1 et 2) dans 64 des 137 contrats d’engagement obtenus de l’organisme ne sont pas détenus autrement que dans la mesure communiquée au demandeur. La recherche additionnelle effectuée à la suite des précisions apportées par le demandeur (D-1) établit que l’organisme ne détient pas de renseignements autres que ceux qu’il a communiqués au demandeur. [13] Les renseignements concernant les employés identifiés sur une liste établie par le demandeur (D-1, p. 3) ont été communiqués dans la mesure où ils sont détenus par l’organisme. La recherche additionnelle effectuée à l’aide de cette liste établit que l’organisme ne détient pas de renseignements autres que ceux qu’il a communiqués au demandeur. [14] Les documents relatifs à la titularisation, en avril 2003, d’une personne identifiée (Dion) par le demandeur (D-1, p. 3 in fine) ne sont pas visés par la demande d’accès du 17 mars 2004; cela explique le fait que ces documents n’aient pas été communiqués. [15] Les documents relatifs à la titularisation, en avril 2003, de 2 autres personnes non identifiées auxquelles le demandeur réfère dans sa lettre du 31 janvier 2005 (D-1, p. 4) ne peuvent être communiqués en rapport direct avec ces 2 personnes puisque le demandeur ne les a pas identifiées. M me Berthiaume a cependant communiqué au demandeur les documents qui étaient visés par les périodes spécifiées dans la demande d’accès du 17 mars 2004; selon elle, le demandeur a conséquemment reçu, s’ils existent, les documents relatifs à ces 2 autres personnes. [16] L’organisme a communiqué les documents demandés et détenus concernant les employés occasionnels qui ont été embauchés pour le projet GIRES. Contre-interrogatoire de M me Karina Berthiaume : [17] M me Berthiaume est à l’emploi de l’organisme; elle exerce ses fonctions au service de dotation. [18] L’organisme ne reçoit pas les contrats conclus par d’autres organismes avec des employés. Lorsque l’organisme engage une personne à titre régulier, il ne reçoit pas le dossier d’employé occasionnel que détient un autre organisme sur cette personne.
04 07 18 Page : 5 [19] L’organisme recevra un dossier d’employé régulier d’un autre organisme lorsque cet employé régulier est muté (non recruté) chez lui. [20] La description d’emploi est généralement inexistante dans le cas de postes occasionnels. Pareille description peut cependant exister lorsqu’un gestionnaire le requiert pour un projet spécifique; en ce cas, cette description ne sera pas rattachée à un poste en particulier mais à une fonction. [21] La recherche effectuée par M me Berthiaume a porté sur les documents détenus par l’organisme, archives incluses. Les documents demandés et détenus ont nécessairement été traités par le service des ressources humaines de l’organisme avant que copie en ait été fournie à des gestionnaires. [22] Les documents concernant une personne identifiée (Dion) par le demandeur le 31 janvier 2005 ont été communiqués dans la mesure où ils avaient été demandés le 17 mars 2004 et où ils sont détenus par l’organisme. [23] L’organisme a communiqué les contrats qu’il a conclus avec des employés occasionnels pour le projet GIRES. Il est possible que des contrats aient été conclus par le gestionnaire de GIRES avec des personnes qui ne sont pas des employés occasionnels de l’organisme et qui ne sont pas rémunérées par l’organisme; ces personnes auraient plutôt le statut de « contractuels ». [24] M me Berthiaume a notamment réuni, parmi les documents qui sont visés dans la demande d’accès du 17 mars 2004, ceux qui concernent plus particulièrement la direction générale des acquisitions; elle réitère avoir communiqué au demandeur les documents détenus à cet égard. Les descriptions d’emploi qui n’ont pas été communiquées sont celles qui n’existent pas. La préparation d’une description d’emploi est effectuée à la discrétion des gestionnaires. ARGUMENTATION i) de l’organisme [25] La preuve démontre que l’organisme a communiqué au demandeur les documents qui sont visés par sa demande d’accès et qui sont détenus. [26] La preuve démontre que la demande d’accès du 17 mars 2004 a été traitée avec diligence.
04 07 18 Page : 6 [27] La preuve démontre que certains renseignements n’ont pas à exister obligatoirement. [28] La preuve, crédible, n’est pas contredite. [29] La Commission ne peut ordonner à l’organisme de préparer des documents qu’il ne détient pas. [30] La demande de révision doit être rejetée. ii) du demandeur [31] Le demandeur ne présente aucun argument. DÉCISION [32] La Loi sur l’accès s’applique aux documents suivants : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [33] Toute la preuve démontre que l’organisme a communiqué au demandeur les documents visés par sa demande d’accès et détenus. [34] La preuve démontre qu’il n’y avait pas lieu de maintenir la demande de révision du 22 avril 2004, laquelle s’appuyait sur le refus total de l’organisme de donner accès aux documents et renseignements qu’il a ultérieurement communiqués.
04 07 18 Page : 7 [35] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Sylvain L. Roy Avocat du demandeur M e François Marcoux Avocat de l’organisme
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