Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 15 43 Date : Le 16 février 2005 Commissaire : M e Christiane Constant X Demandeur c. HYDRO-QUÉBEC Organisme DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Dans le cadre d’un « comité de relations de travail » tenu vers le 22 janvier 2003, le demandeur requiert, le 18 juillet 2003, d’Hydro-Québec (« l’organisme ») l’accès à trois documents : • Les demandes syndicales effectuées auprès de M me Camille Côté, du Service des ressources humaines;
03 15 43 Page : 2 • La confirmation des sujets soulevés par le syndicat auprès de ce Service; • Le compte-rendu du Comité de relations de travail. [2] Le 1 er août 2003, M me Stella Leney, directrice – Affaires corporatives, informe le demandeur que l’organisme ne détient pas de document visant le premier point de la demande. M me Leney lui communique cependant les documents en regard des deux autres points, et ce, après en avoir extrait les renseignements nominatifs au sens des articles 53, 54, 59 et 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l’accès »). L’AUDIENCE [3] L’audience de la présente cause, reportée une fois à la demande de M e Maria Moudfir, procureure de l’organisme, se tient à Montréal le 10 janvier 2005. LA PREUVE A) TÉMOIGNAGE DE M ME CAMILLE CÔTÉ [4] M me Camille Côté déclare qu’elle est conseillère en ressources humaines depuis l’année 1981. Ses fonctions consistent, entre autres, à conseiller les gestionnaires dans le domaine des relations de travail, de la formation du personnel, de la dotation, etc. [5] Elle explique que les parties sont régies par une convention collective et que le demandeur est membre du syndicat. À la demande de la partie patronale ou syndicale, un « comité de relations de travail » (le « Comité »), se réunit à une date précise, afin de discuter, par exemple, de sujets reliés à un ou des employés, des griefs en cours ou de toute autre matière concernant l’une ou l’autre des parties. [6] M me Côté indique qu’une semaine précédant ces rencontres, elle communique verbalement avec les membres du Comité, incluant le président du syndicat, afin de savoir s’ils ont des sujets à proposer pour l’ordre du jour. C’est ainsi que le président du syndicat lui a proposé les trois points indiqués par le 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 15 43 Page : 3 demandeur dans sa demande d’accès. Elle confirme ensuite, par écrit, aux membres de ce comité l’ordre du jour de la rencontre. [7] Dans le cas présent, les membres du Comité se sont rencontrés le 22 janvier 2003 « sur le site de Joliette » pour débattre des trois points suivants à l’ordre du jour. M me Côté indique que l’organisme a répondu à la demande du demandeur comme suit : I) Les demandes syndicales faites auprès du Service des ressources humaines [8] Sur ce point, M me Côté déclare que l’organisme ne détient aucun document à cet effet, les demandes syndicales ayant été formulées verbalement. Elle a transmis, le 21 janvier 2003, à M. Luc-André Faubert, président du syndicat, une lettre confirmant les sujets qui feront l’objet de discussions lors de la rencontre devant se tenir le lendemain. Elle a extrait le nom des deux employés qui y sont indiqués. [9] M me Côté affirme avoir transmis au demandeur une copie élaguée de cette lettre (datée du 21 janvier 2003), après avoir extrait le nom de ces employés, ceux-ci n’ayant pas autorisé l’organisme à communiquer au demandeur leur nom respectif et les renseignements personnels les concernant. II) La confirmation des sujets soulevés par le syndicat auprès du Service de Ressources humaines. [10] La confirmation des sujets faisant l’objet de discussions a été communiquée au demandeur, et ce, tel qu’il est indiqué au paragraphe 9. III) Le compte rendu du Comité de relations de travail [11] M me Côté affirme que l’organisme a transmis au demandeur une copie élaguée du compte rendu, après en avoir masqué le nom et tous les renseignements personnels concernant les deux employés. Clarifications recherchées par le demandeur [12] M me Côté réitère l’essentiel de son témoignage. Elle ajoute que, dans le cadre de ses fonctions, elle s’occupe notamment du « recouvrement et de la relève de compteur de l’unité-vente des Laurentides ».
03 15 43 Page : 4 [13] M me Côté indique que les rencontres tenues par le Comité permettent aux parties patronale et syndicale entre autres de s’échanger des informations les concernant et de traiter de sujets variés. Elle ajoute que, pour le premier point en litige, l’organisme n’est pas tenu de demander aux parties, par écrit, de soumettre les points devant être débattus; il peut le faire verbalement ou par écrit. B) TÉMOIGNAGE DU DEMANDEUR [14] Le demandeur dit comprendre que l’organisme ne détient pas de document en regard du premier point de la demande. [15] Quant au deuxième point, le demandeur prétend connaître les noms des deux employés que l’organisme a extraits de la lettre datée du 21 janvier 2003. Cependant, il souhaite les obtenir afin de pouvoir se défendre ultérieurement dans le cadre d’une procédure. [16] Le demandeur maintient cependant sa demande à obtenir une copie intégrale du compte rendu même si un membre du syndicat la lui a déjà donnée. Le demandeur remet alors à la Commission une copie de ce document qu’il a en sa possession. [17] Le demandeur déclare qu’il serait satisfait si l’organisme lui transmettait « une séquence de mots » visant ces deux employés. LA PREUVE EX PARTE [18] À la demande de M e Moudfir, l’organisme présente une preuve ex parte, à l’exclusion du demandeur, selon l’article 20 des Règles de la Commission 2 , voulant démontrer à la Commission les motifs pour lesquels il refuse de lui communiquer les renseignements nominatifs retranchés des documents qu’il lui a déjà transmis. La reprise de l’audience [19] L’audience de cette cause se poursuit en présence du demandeur. LES ARGUMENTS [20] M e Moudfir rappelle le témoignage de M me Côté selon lequel elle indique que l’organisme ne détient aucun document concernant le premier point de la 2 Règles de preuve et de procédure de la Commission d’accès à l’information, décret 2058-84.
03 15 43 Page : 5 demande. Quant aux deuxième et troisième points, elle plaide que la preuve ex parte a démontré que les renseignements nominatifs qui ont été extraits visent deux employés identifiés. Ceux-ci n’ont pas consenti à ce que l’organisme communique au demandeur leur nom et les renseignements « étroitement liés à leur situation personnelle ». À cet effet, elle réfère à l’affaire Galipeau c. Ministère de la Main-d’œuvre et de la Sécurité du revenu du Québec 3 , selon laquelle la Commission a entre autres indiqué que, dans le cadre d’une demande de rectification : […] Un renseignement sur le comportement d’un individu au travail peut très certainement, aux termes de cette définition, être nominatif, ce qui ne signifie pas que tous les documents faisant état des gestes posés au travail soient nominatifs. La Commission a fait, à cet égard, une distinction entre des renseignements qui traduisent une appréciation du travail d’un employé et ceux qui ne font que relater froidement les activités auxquelles il a participé. La Commission a reconnu le caractère nominatif des premiers, mais pas des seconds, qu’elle a considérés comme étant le prolongement de la fonction. […] [21] De l’avis de M e Moudfir, les articles 53, 54 et 88 de la Loi s’appliquent à la présente cause. Elle réfère à la décision Syndicat des travailleurs et travailleuses du centre d’accueil Émilie Gamelin et de la résidence Armand Lavergne c. Centre d’accueil Émilie Gamelin 4 : […] la liste de rappel contient aussi plusieurs renseignements nominatifs tels la disponibilité de chaque employé(e), ses journées de repos, ses périodes de vacances ainsi que des notations permettant d’identifier les personnes absentes à cause de maladie, de suspensions ou parce qu’elles n’ont pas respecté leur disponibilité. Parce qu’ils révèlent des aspects de la vie privée des individus et des faits ayant ou pouvant donner lieu à des sanctions disciplinaires, ces renseignements ont un caractère nominatif, au sens de l’article 53. [22] De ce qui précède, M e Moudfir demande donc à la Commission de rejeter la demande formulée par le demandeur contre l’organisme. 3 [1989] C.A.I. 1, 4. 4 [1988] C.A.I. 67, 71.
03 15 43 Page : 6 DÉCISION [23] Le demandeur s’est prévalu de son droit, au sens de l’article 9 de la Loi sur l’accès, afin d’obtenir des renseignements contenus dans des documents détenus par l’organisme : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [24] Il a été démontré, à l’audience, que le document visé au premier point de la demande est inexistant. [25] Quant aux deuxième et troisième points, l’organisme a démontré que seuls les renseignements nominatifs, c’est-à-dire les noms d’employés et les renseignements personnels les concernant, ont été extraits des deux documents. Le demandeur en a reçu une copie élaguée. [26] Toutefois, le demandeur a indiqué, à l’audience, qu’il connaît les noms de ces employés (pour le deuxième point) et démontré, preuve documentaire à l’appui, qu’un tiers lui a transmis une copie intégrale du compte rendu (troisième point). [27] La Commission tient à préciser que le fait pour le demandeur d’obtenir par l’entremise d’un tiers ce document dans son intégralité ne permet pas à l’organisme de passer outre aux règles de la confidentialité des renseignements nominatifs auxquelles il est assujetti. L’organisme a clairement démontré, à l’audience, que les renseignements concernant la vie privée de ces employés sont nominatifs. Les dispositions législatives prévues aux articles 53, 54 et 88 de la Loi sur l’accès s’appliquent : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une
03 15 43 Page : 7 ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit. [28] L’organisme était donc fondé de refuser de communiquer au demandeur l’intégralité des renseignements nominatifs contenus dans les deux documents (deuxième et troisième points). POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [29] DÉCLARE que l’organisme était fondé de refuser de communiquer au demandeur, dans son intégralité, les documents identifiés aux deuxième et troisième points de la demande; [30] CONSTATE que l’organisme a communiqué au demandeur une copie élaguée desdits documents; [31] REJETTE, quant au reste, la présente demande de révision du demandeur; [32] FERME le présent dossier portant le n o 03 15 43. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire Gagnon, Lafontaine (M e Maria Moudfir) Procureurs de l’organisme
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