Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 02 08 32 Date : Le 7 février 2005 Commissaire : M e Diane Boissinot X Demanderesse c. SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC Organisme DÉCISION [1] La Commission d'accès à l'information (la « Commission ») est saisie d’une demande de révision en matière d’accès d’une décision du responsable de l’accès de l’organisme en vertu de l’article 135 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la Loi) formulée par la demanderesse le 31 mai 2002. [2] Le 3 décembre 2002, la Commission s’adresse aux parties en ces termes : La présidente de la Commission d’accès à l’information (la Commission) m’a désignée pour entendre la demande de révision apparaissant en rubrique. J’ai examiné le dossier et, vu son état actuel, j’estime qu’il ne 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci après appelée « la Loi ».
02 08 32 Page : 2 convient pas, pour le moment, de convoquer les parties à une audience formelle. Le dossier se résume ainsi : Le 8 avril 2002, Mme [X] s’adresse au responsable de l’accès de la SAAQ (le Responsable) afin d’obtenir copie intégrale de son dossier d’indemnisation depuis le 17 décembre 2001, de son dossier de permis de conduire depuis le 6 novembre 2000, ainsi que des panoramas informatiques reliés à l’accident du 13 janvier 1998. Le 30 avril 2002, le Responsable se prévaut d’une extension de délai de 10 jours pour répondre à la demande reçue le 17 avril précédent et envoie à la demanderesse copie des documents qu’il estime être les documents demandés le 7 mai 2002. Le 31 mai 2002, insatisfaite de cet envoi, la demanderesse formule à la Commission une demande de révision de cette décision du Responsable. Les motifs de contestation invoqués par la demanderesse sont les suivants : 1) Il manque des pages de panoramas informatiques; 2) Les panoramas sont difficiles à lire et incompréhensibles en raison des codes utilisés; 3) Il manque copie des accusés de réception par les destinataires de certaines correspondances; 4) Certains documents sont falsifiés. À la suite d’une conférence téléphonique entre les parties en présence de la médiatrice de la Commission, la SAAQ fait parvenir à la demanderesse par courrier du 26 juillet 2002 les documents suivants : 1) Copie des panoramas informatiques concernant la demanderesse contenus dans les pages numérotées 1 à 261; et 2) une déclaration faite sous serment par Mme Ginette St-Hilaire à l’emploi de la SAAQ le 26 juillet 2002 dans laquelle elle affirme qu’elle a fait imprimer tous les panoramas devant répondre à la demande d’accès, panoramas contenus dans les pages 1 à 261 et qu’elle a transmis à la demanderesse le même jour. Il convient de déposer, en liasse sous la cote O-1, copie de ce courrier du 26 juillet 2002 adressé à la demanderesse ainsi que copie de cette déclaration assermentée qui y était annexée. La Commission recevait une autre déclaration faite sous serment le 20 août 2002 par Mme Francine Goupil, technicienne à l’emploi de la SAAQ, dans laquelle elle affirme, en premier lieu, que la SAAQ ne détient que la version y annexée des rapports rédigés par Mme Jocelyne Lambert et qui
02 08 32 Page : 3 concernent la demanderesse et, en deuxième lieu, que copie intégrale de ces rapports a été transmise à la demanderesse le 7 mai 2002. Il convient de déposer, en liasse sous la cote O-2, l’original de cette déclaration assermentée ainsi que copie de la version intégrale des rapports y annexée. Une copie de cette liasse O-2 est jointe à l’envoi des présentes à la demanderesse. Compte tenu que la Commission n’a pas compétence pour se prononcer sur l’authenticité des documents détenus par un organisme public et considérant les documents déposés en liasse sous les cotes O-1 et O-2, je demande que Mme [X] fasse parvenir à mon attention ses commentaires écrits sur les points 1) 2) et 3) de sa contestation et ce, d’ici le 6 janvier 2003. Une copie de ces commentaires devra être servie dans le même délai à l’avocate de la SAAQ, M e Annie Rousseau. Sur réception de ces commentaires écrits de Mme [X] ou à défaut, à l’expiration du délai ci-haut mentionné, la Commission décidera de la suite à donner à ce dossier et vous en tiendra informées. [3] Par courrier du 19 décembre 2002, la demanderesse explique longuement son insatisfaction et demande que son délai pour formuler des commentaires plus précis soit prolongé au-delà du 6 janvier 2003. [4] Le 27 décembre 2002, la Commission s’adresse de nouveau aux parties en ces termes : J’ai bien reçu la lettre de madame [X] datée du 19 décembre 2002 dans laquelle elle demande à la Commission un délai s’étendant au delà du 6 janvier 2003 pour me faire parvenir ses commentaires complets. À la lecture des commentaires partiels de la demanderesse du 19 décembre 2002, je puis dès à présent conclure qu’une audience formelle sera nécessaire dans ce dossier. En effet, son examen ne semble pas pouvoir se prêter à la formule d’abord envisagée, c’est-à-dire l’audition des parties par écrit. En conséquence, la demanderesse pourra compléter ses commentaires de vive voix et disposera de plus de temps pour se préparer puisque l’audience formelle ne pourra avoir lieu que dans quelques mois. Elle est donc libérée de l’échéance prévue pour le 6 janvier prochain (2003).
02 08 32 Page : 4 Je désire ajouter, à titre de précision pour la demanderesse, les points suivants : 1. […] 2. L’audience qui doit être tenue dans ce dossier ne sera pas une enquête sur les façons de faire de l’organisme (article 123 de la Loi sur l’accès) ni une audience en rectification de dossier dont je ne suis aucunement saisie ; 3. L’audience ne sera convoquée qu’à la seule fin d’entendre la demande de révision de la décision du responsable de l’accès de refuser l’accès de certains documents à la demanderesse telle que celle-ci l’a formulée (le seul litige devant la Commission dans ce dossier), savoir : i) Il manque des pages de panoramas informatiques; ii) Les panoramas sont difficiles à lire et incompréhensibles en raison des codes utilisés; et iii) Il manque copie des accusés de réception par les destinataires de certaines correspondances; 4. La Commission n’est pas compétente pour se prononcer sur l’authenticité des documents détenus par l’organisme, cette compétence appartenant à la Cour supérieure seule. Cet aspect ne sera donc pas abordé en audience. Je demande donc à la maître des rôles de fixer une date pour l’audition de la demande de révision faite en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès. [5] Le 6 janvier 2003, par télécopieur, la demanderesse complète tout de même ses commentaires datés du 4 janvier précédent accompagnés de plusieurs pièces en annexe. [6] Par avis posté le 15 janvier 2003, la Commission convoque les parties à une audience devant se tenir à 9h, le 25 avril suivant, au Palais de Justice de Sept-Îles. [7] Malgré l’opposition de la demanderesse à cette façon de procéder, le 28 mars 2003, la Commission accueille à certaines conditions la demande de l’avocate de l’organisme d’être autorisée à participer par téléphone à l’audience du 25 avril 2003. [8] Par télécopieur du 17 avril 2003, la demanderesse formule une demande de remise pour les motifs qu’elle y fait valoir et s’oppose toujours à ce que
02 08 32 Page : 5 l’avocate de l’organisme ne soit pas présente à Sept-Îles pour la tenue de l’audience. [9] Par courrier du 22 avril 2003, la Commission s’adresse aux parties en ces termes : J’ai bien reçu la lettre de madame [X] datée du 17 avril dernier […]. Madame [X] demande, entre autres, une remise de l’audience prévue pour le 25 avril prochain à Sept-Îles. Compte tenu du sérieux des motifs invoqués, la demande est accueillie. La maître des rôles de la Commission, madame Mailhot, réinscrira l’audition de la cause sur le rôle dès que madame [X] manifestera son intention de procéder. La soussignée entendra alors la cause comme décidé, savoir : en présence de madame [X] à Sept-Iles et par lien téléphonique pour ce qui est de l’avocate de la SAAQ et de ses témoins signataires des déclaration assermentées déjà au dossier ou autres témoins, lesquels pourront ainsi être contre-interrogés par madame [X]. Il conviendrait alors que madame [X] fasse parvenir, d’avance, à M e Rousseau la documentation qu’elle entend soumettre à la Commission lors de l’audition afin de permettre à M e Rousseau d’être prête à procéder ce jour-là. [10] Le 26 mars 2004, la demanderesse communique par téléphone avec la Commission et manifeste son intention de réinscrire le dossier pour audition tout en précisant qu’elle communiquerait de nouveau avec celle-ci au cours des deux prochains mois pour indiquer si l’audience devait être maintenue en la ville de Sept-Îles ou de dérouler plutôt en la ville de Québec. [11] En juin et juillet 2004, les tentatives du personnel de la Commission pour rejoindre la demanderesse par téléphone aux fins de connaître le lieu de l’audience ont échoué. [12] Le 27 octobre 2004, la Commission apprend de la demanderesse que celle-ci réside toujours à Sept-Îles. Elle demande à la maître des rôles de surseoir à l’audition en raison des mêmes empêchements, ce qu’elle confirme le lendemain par courrier reçu à la Commission le 2 novembre 2004. [13] Le 11 novembre 2004, la Commission accepte de surseoir à l’inscription de la cause pour audition jusqu’au 15 février 2005, date à laquelle elle fermera le dossier à défaut par la demanderesse de réinscrire avant cette dernière date, par écrit.
02 08 32 Page : 6 [14] Par courrier du 31 janvier 2005, transmis par télécopieur le 2 février 2005, la demanderesse demande une autre fois de surseoir à l’inscription de sa cause au rôle. Elle précise que les mêmes empêchements sont toujours présents et qu’en raison de la nature de ceux-ci elle ne peut, actuellement, évaluer quand sa cause pourra être portée au rôle. DÉCISION [15] Vu les circonstances et l’état du dossier. [16] Vu que la demanderesse n’a posé aucun acte de procédure utile depuis le 4 janvier 2003, date de ses dernières représentations écrites sur le fond du litige. [17] Considérant que la Commission a des motifs raisonnables de croire que son intervention n’est manifestement pas utile. [18] Compte tenu que la demanderesse n’est pas déchue de son droit à l’accès. [19] Compte tenu que la Commission ne peut continuer indéfiniment à faire la gestion de tels dossiers sans nuire à l’accessibilité des autres citoyens à une audience dans des délais raisonnables et sans utiliser à mauvais escient ses maigres ressources. [20] Considérant les articles 130.1 et 146.1 de la Loi : 130.1 La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile. 146.1 La Commission peut déclarer périmée une demande de révision s'il s'est écoulé une année depuis la production du dernier acte de procédure utile.
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