Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 02 84 Date : Le 1 er février 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demanderesse c. COMMISSION SCOLAIRE DES SOMMETS Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 24 janvier 2004, la demanderesse s’adresse à la Commission scolaire des Sommets (la « Commission scolaire ») pour obtenir une copie complète du dossier de son fils ainsi « […] que tous les documents qui le visent et le mettent en cause. » [2] Le 20 février 2004, la demanderesse écrit à la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») pour solliciter son intervention devant le refus présumé de la Commission scolaire, celle-ci n’ayant pas répondu à sa demande.
04 02 84 Page : 2 [3] Le 30 novembre 2004, une audience se tient à Granby. La Commission scolaire complète sa preuve par la remise à la Commission et à la demanderesse, le 11 janvier 2005, de quatre affidavits. L'AUDIENCE A) LA PREUVE i) De la Commission scolaire M e Éric Choinière [4] M e Choinière, secrétaire général et responsable de l’accès, confirme ne pas avoir écrit ni répondu personnellement à la demande d’accès, croyant que la directrice de l’école concernée avait rencontré la demanderesse. Il confirme également ne pas avoir fait de suivi auprès de la directrice de l’école. [5] M e Choinière reconnaît que la demanderesse n’a pas reçu les documents demandés et lui remet, séance tenante, copie des documents versés au dossier de son fils, détenus par la Commission scolaire, à l’exception de dix pages renfermant, dit-il, les notes personnelles d’enseignants et de professionnels. Il prétend que ces notes sont visées par le 2 e alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») et en refuse donc la communication : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [6] M e Choinière signale que le dossier est constitué principalement de notes, de résumés de rencontres et de programmes d’aide spécifique accordés au fils de la demanderesse. Le dossier n’inclut pas les documents d’inscription détenus au siège social de la Commission scolaire. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 02 84 Page : 3 Intervention de la Commission [7] La Commission suspend ses travaux pour permettre à la demanderesse de consulter les documents. Elle signale que la demande d’accès a été soumise en vertu de l’article 83 de la Loi par une personne intéressée au sens de l’article 94 : 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. 94. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité à titre de personne concernée, à titre de représentant, d'héritier ou de successeur de cette dernière, d'administrateur de la succession, de bénéficiaire d'assurance-vie ou comme titulaire de l'autorité parentale. Elle est adressée au responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisme public. Si la demande est adressée à la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'organisme public, cette personne doit la transmettre avec diligence au responsable qu'elle a désigné en vertu de l'article 8, le cas échéant. [8] La Commission rappelle que la Commission scolaire n’a pas soulevé la restriction de l’article 86.1 de la Loi ni celle prévue à l’article 87 : 86.1 Un organisme public peut refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant, lorsque ce renseignement est contenu dans un avis ou une recommandation fait par un de ses membres ou un membre de son personnel, un membre d'un autre organisme public ou un membre du personnel de cet autre organisme, dans l'exercice de leurs fonctions, ou fait à la demande de l'organisme par un consultant ou par un conseiller sur une matière de sa compétence et que
04 02 84 Page : 4 l'organisme n'a pas rendu sa décision finale sur la matière faisant l'objet de cet avis ou de cette recommandation. 87. Sauf dans le cas prévu à l'article 86.1, un organisme public peut refuser de confirmer l'existence ou de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant, dans la mesure où la communication de cette information révélerait un renseignement dont la communication doit ou peut être refusée en vertu de la section II du chapitre II. (soulignements ajoutés) [9] La Commission rappelle également à la Commission scolaire qu’elle ne peut refuser l’accès aux notes personnelles parce que le 2 e alinéa de l’article 9 de la Loi est inapplicable à une demande soumise comme en la présente en vertu de l’article 83 2 . [10] M e Choinière maintient quand même son refus d’accès. ii) De la demanderesse [11] Interrogé par la demanderesse, M e Choinière ne peut confirmer si le dossier renferme l’autorisation permettant la réalisation d’une évaluation psychosociale, le rapport neuropsychologique remis à cinq reprises par la demanderesse et le rapport d’orthophonie de M me Liette Manseau. Intervention de la Commission [12] La Commission ordonne à la Commission scolaire d’effectuer une recherche supplémentaire aux différentes écoles fréquentées par le fils de la demanderesse et au siège social de la Commission scolaire pour vérifier s’ils détiennent ou non d’autres documents en lien avec la demande. Un affidavit devra être produit à la Commission dans les 20 jours constatant le résultat de cette recherche. La Commission scolaire [13] Le 11 janvier 2005, la Commission scolaire fait parvenir à la Commission les affidavits de quatre membres du personnel suivants, auxquels sont joints les documents qui n’avaient pas été remis lors de l’audition du 30 novembre 2004 : 2 Flamand c. Ministère de la Justice, [1998] C.A.I. 185 et [1999] C.A.I. 509 (C.Q.).
04 02 84 Page : 5 Jacques Pagé 1. Je suis à l’emploi de la Commission scolaire des Sommets. 2. Dans le cadre de mes fonctions, j’ai été ou je suis responsable d’un dossier d’information concernant l’enfant […]. 3. J’annexe au présent affidavit tout document que je détiens concernant l’enfant […]. Jocelyne Vaugeois 1. Je suis à l’emploi de la Commission scolaire des Sommets. 2. Dans le cadre de mes fonctions, j’ai été ou je suis responsable d’un dossier d’information concernant l’enfant […]. 3. J’annexe au présent affidavit tout document que je détiens concernant l’enfant […]. Jean-Luc Bombardier 1. Je suis à l’emploi de la Commission scolaire des Sommets. 2. Dans le cadre de mes fonctions, j’ai été ou je suis responsable d’un dossier d’information concernant l’enfant […]. 3. J’annexe au présent affidavit tout document que je détiens concernant l’enfant […]. Denis G. Dupré 1. Je suis à l’emploi de la Commission scolaire des Sommets. 2. Dans le cadre de mes fonctions, j’ai été ou je suis responsable d’un dossier d’information concernant l’enfant […]. 3. Je ne détiens aucun document concernant l’enfant […]. DÉCISION [14] Il n’est pas contesté que la demanderesse a présenté à la Commission scolaire une demande conforme aux articles 83 et 94 de la Loi.
04 02 84 Page : 6 [15] La Commission scolaire, sans motif valable, n’a pas répondu à la demande d’accès dans les délais ni communiqué à la demanderesse les documents avant la tenue de l’audience. Ce n’est qu’à l’audience que les documents ont été remis à la demanderesse, la Commission scolaire n’ayant pas de motif de refus à faire valoir pour ces documents. [16] La Commission est d’avis, vu la preuve, que les articles 97, 98, 100 et 101 de la Loi n’ont pas été respectés par la Commission scolaire : 97. Le responsable doit donner au requérant un avis de la date de la réception de sa demande. Cet avis est écrit; il indique les délais prescrits pour donner suite à la demande et l'effet que cette loi attache au défaut, par le responsable, de les respecter. En outre, il informe le requérant des recours prévus par le chapitre V. 98. Le responsable doit donner suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant, par courrier, dans le délai prévu au premier alinéa. 100. Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s'appuie. 101. Le responsable rend sa décision par écrit et en transmet une copie au requérant. Elle doit être accompagnée d'un avis l'informant des recours prévus par le chapitre V et indiquant notamment les délais dans lesquels ils peuvent être exercés. [17] J’ai examiné scrupuleusement les documents en litige. Il s’agit des six documents suivants : 1) Rapport sous forme manuscrite daté du 10 février 1999 (2 pages); 2) Rapport dactylographié daté du 16 mai 2002 (1 page); 3) Rapport dactylographié daté du 30 mai 2002 (1 page); 4) Rapport dactylographié daté du 5 septembre 2002 (1 page);
04 02 84 Page : 7 5) Rapport dactylographié daté du 16 septembre 2002 (2 pages); 6) Rapport dactylographié daté du 15 octobre 2002 (3 pages). [18] Tous les documents traitent de programmes d’aide scolaire visant spécifiquement le fils de la demanderesse. Ils rapportent notamment la présence de professeurs ou spécialistes. Plus particulièrement, les documents en litige n os 1 et 6 identifient nommément la présence de la demanderesse. [19] J’en arrive rapidement à la même conclusion que la restriction du 2 e alinéa de l’article 9 de la Loi ne s’applique pas aux documents en litige, tel qu’il a déjà été formulé à l’audience (paragraphe 9 de la présente). [20] En outre, pour se qualifier sous l’article 9 de la Loi, il doit s’agir d’esquisses, d’ébauches, de brouillons, de notes préparatoires ou de documents de même nature. Les documents en litige sont plutôt des comptes rendus de rencontres impliquant divers intervenants qui, à l’évidence, ne répondent pas aux critères de la restriction prévue à l’article 9. La demanderesse pourra donc obtenir copie de ces documents. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [21] ACCUEILLE la demande de révision de la demanderesse; [22] PREND ACTE que la Commission scolaire a remis à la demanderesse, à l’audience et le 11 janvier 2005, tous les documents qu’elle détenait en lien avec la demande, sauf ceux en litige; [23] CONSTATE que la Commission scolaire n’a pas respecté les articles 97, 98, 100 et 101 de la Loi; [24] ORDONNE à la Commission scolaire de communiquer à la demanderesse les documents en litige. MICHEL LAPORTE Commissaire
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