Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 14 44 Date : Le 28 janvier 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. VILLE DE SHERBROOKE Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 15 juillet 2003, le demandeur exige de son employeur, la Ville de Sherbrooke (la « Ville »), tous les documents le concernant, notamment les plaintes se rapportant aux événements suivants : • Allusion par Daniel Leblanc le ou vers le 9 juin ainsi que le ou vers le 12 juin que j’aurais été la source de tension au sein de la division alors qu’il a refusé à ces deux occasions de me fournir ces détails suite à ma demande.
03 14 44 Page : 2 • Allusion le ou vers le 19 juin par Guy Labbé à de présumés problèmes de comportement de ma part, qui aurait servi de « motif » au non renouvellement de contrat, motif qui étrangement n’a pas été mentionné à la cessation d’emploi. • Allusion le ou vers le 19 juin par Daniel Leblanc à une plainte de présumée agression avec témoin(s). • Allusion le ou vers le 19 juin par Guy Labbé à une plainte de présumée agression avec témoin(s). • Allusion le ou vers le 20 juin par Marie-Josée Ruel à la même plainte que celle évoquée par Guy Labbé le 19 juin. • Allusion le ou vers le 27 février par Sylvie Laroche à de présumées fraudes concernant les heures de travail. [2] Le 7 août 2003, le demandeur veut que la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») révise la décision rendue par la Ville, le 1 er août précédent, l’avisant qu’elle ne détient aucun document lié aux « allusions » auxquelles il réfère et ne peut, dans les circonstances, lui donner communication de ce type de renseignement. [3] Le 2 septembre 2003, la Ville achemine au demandeur les documents suivants : − Dernière évaluation datée du 8 août 2003; − Curriculum vitae; − Demande d’emploi et bulletin d’études collégiales; − Lettre datée du 13 mai 2002 confirmant votre embauche à un poste temporaire de technicien de soutien; − Lettre datée du 28 juin 2002 confirmant votre affectation temporaire à titre de technicien de soutien de projets; − Courriel daté du 29 novembre 2002 confirmant votre prolongation d’emploi pour une période maximale de 25 semaines; − Plainte de harcèlement au travail déposée au Service des ressources humaines datée du 6 juin 2003; − Lettre datée du 20 juin 2003 confirmant votre fin d’emploi; − Lettre datée du 2 juillet 2003 adressée à la Ville de Sherbrooke concernant la fin d’emploi; − Grief déposé en date du 2 juillet 2003; − Réponse au grief et à la plainte en date du 14 juillet 2003;
03 14 44 Page : 3 − Accusé réception de la plainte déposée en vertu des articles 15 et 16 du Code du travail en date du 22 juillet 2003; [4] Le 10 septembre 2003, le demandeur confirme avoir reçu les documents de la Ville. Il maintient toutefois sa demande de révision. [5] Le 4 novembre 2004, une audience se tient à Magog. Le 22 novembre 2004, la Commission reçoit un complément de preuve par affidavit de la Ville et, le 3 décembre suivant, le demandeur commente ce dernier document. Le délibéré débute le 23 décembre 2004. L'AUDIENCE A) LE LITIGE [6] Le litige consiste à déterminer si la Ville a répondu selon le délai et les termes de l’article 47 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») et détient d’autres documents que ceux déjà remis au demandeur : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1 o donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2 o informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3 o informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4 o informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5 o informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6 o informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 14 44 Page : 4 Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. B) LA PREUVE ET LES ARGUMENTS i) De la Ville M e Line Chabot [7] M e Chabot, responsable de l’accès, affirme que la Ville ne possède aucun document en lien avec les « allusions » mentionnées à la demande d’accès. Elle soutient avoir compris initialement que la demande de révision du demandeur portait essentiellement sur l’existence ou non de documents en lien avec les « allusions » décrites à la demande d’accès. C’est pour ce dernier motif qu’elle n’a pas cru opportun d’exiger une recherche supplémentaire du Service des ressources humaines et d’impliquer les autres services de la Ville. [8] M e Chabot admet avoir eu tort de présumer que le demandeur détenait les autres documents requis par sa demande. C’est pour ce dernier motif qu’après son retour de vacances, elle a transmis au demandeur, le 2 septembre 2003, l’ensemble des documents qu’elle a reçus du Service des ressources humaines. [9] M e Chabot soutient avoir exigé du Service des ressources humaines une nouvelle recherche pour trouver le document d’autorisation émanant du demandeur pour la vérification d’antécédents judiciaires. Deux autres documents ont alors été trouvés, soit l’autorisation de vérification d’antécédents et un relevé d’emploi. Ces documents ont été expédiés intégralement au demandeur le 1 er novembre 2004. [10] Interrogée par le demandeur, M e Chabot atteste que le Service des ressources humaines l’a informée avoir donné intégralement tous les documents qu’il détenait concernant le demandeur et qu’il n’en existe pas d’autres. Elle indique que le Service des ressources humaines comprend difficilement pourquoi l’autorisation de vérification d’antécédents et le relevé d’emploi n’ont pas été donnés avec les autres documents au mois de septembre 2003. Elle souligne que la demande d’accès a été traitée à l’époque par M. Sylvain Naud du Service des ressources humaines. Elle révèle que celui-ci ne travaille plus pour la Ville.
03 14 44 Page : 5 ii) Du demandeur [11] Le demandeur prétend que la Ville n’a pas respecté ses obligations visant à répondre adéquatement à sa demande, et ce, dans les délais prévus à la Loi. Il croit que son conflit avec la Ville est à l’origine du comportement de celle-ci. Il avance que M e Chabot aurait dû savoir, à titre de responsable à l’accès, que tous les documents ne lui avaient pas été remis. Il prétend qu’il n’a pas reçu tous les documents parce que M e Villeneuve, responsable pour la Ville de son dossier d’employé, œuvre au même bureau que M e Chabot et que ceux-ci s’échangent de l’information. [12] M e Chabot réplique n’avoir jamais échangé de renseignements avec M e Villeneuve au sujet de la demande d’accès et des recours impliquant le demandeur et la Ville. [13] Le demandeur évalue qu’un délai de 15 mois avant d’obtenir les documents demandés est un délai inacceptable. iii) La Commission [14] La Commission exige de M e Chabot un affidavit relatant le résultat de ses vérifications supplémentaires effectuées dans les divers services de la Ville pour trouver des documents en lien avec la demande. [15] Le 18 novembre 2004, M e Chabot déclare : 1. Je suis la procureure au dossier représentant la Ville de Sherbrooke; 2. En date du 11 novembre 2004, j’ai adressé à tous les directeurs et directrices de services et des arrondissements de la Ville de Sherbrooke un message leur demandant de bien vouloir vérifier s’ils étaient en possession de documents antérieurs au 15 juillet 2003 concernant [le demandeur]; 3. J’ai reçu en date de ce jour les documents suivants : − Service de l’entretien des bâtiments et des équipements : Aucun document trouvé
03 14 44 Page : 6 − Service des loisirs, des sports, de la culture et de la vie communautaire : Aucun document trouvé − Service des finances et de la trésorerie : Aucun document trouvé − Division des communications : Aucun document trouvé − Service de l’environnement, des réseaux et de la voierie : Aucun document trouvé − Service Hydro-Sherbrooke : Aucun document trouvé − Service de protection contre les incendies : Aucun document trouvé − Service de la planification et du développement urbain : Aucun document trouvé − Arrondissement de Brompton : Aucun document trouvé − Arrondissement de Fleurimont : Aucun document trouvé − Arrondissement de Lennoxville Aucun document trouvé − Arrondissement du Mont-Bellevue : Aucun document trouvé − Arrondissement de Roch Forest-Saint-Élie- Deauville : Aucun document trouvé − Arrondissement de Jacques-Cartier : Aucun document trouvé − Service des affaires juridiques Résolution C.E. 2002-0909-00
03 14 44 Page : 7 − Services des ressources humaines : • Annexes 1 et 2 mentionnées dans le formulaire d’appréciation du rendement permettant au gestionnaire de compléter ledit formulaire. − Service de police : • Carte d’appel datée du 27 septembre 1997 identifiant [le demandeur] comme plaignant. • Carte d’appel datée du 13 septembre 1997 identifiant [le demandeur] comme plaignant. • Rapport d’événement SBK970911040 daté du 11 septembre 1997 identifiant [le demandeur] comme plaignant d’un vol de moins de 5 000 $. • Rapport d’événement SBK991213046 daté du 13 décembre 1999 identifiant [le demandeur] comme demandeur pour la compagnie T.G.C. pour un vol de moins de 5 000 $. − Service des technologies de l’information : • Liste des demandes de support technique au 6000 demandées par [le demandeur]. 4. La demande [du demandeur] est entièrement satisfaite par la transmission de tous les documents joints aux présentes. [16] Le 23 novembre 2004, le demandeur réplique ce qui suit : Suivant les audiences tenues le 4 novembre dernier en votre présence concernant les dossiers mentionnés en rubrique, veuillez prendre note que je n’ai pas reçu à ce jour la correspondance que le commissaire M e Michel Laporte vous enjoignait de produire. À l’instar de la formule de « VÉRIFICATION D’ANTÉCÉDENTS CRIMINELS » communément appelé « Certificat de bonne conduite » que je n’ai reçu que plus de 15 mois après avoir fait une demande de procuration d’une copie de mon dossier, je constate qu’il y a encore soit négligence, et/ou soit mauvaise foi émanant de votre contentieux. En effet, le 15 juillet 2003, j’effectuais une demande d’accès à l’information pour obtenir, entre autres, l’accès à tous documents de toutes natures me concernant.
03 14 44 Page : 8 La généralité de ma demande étant notamment reliée à l’étendue de ce que le service des ressources humaines s’autorisait en me soumettant à la signature d’une formule de référence d’emploi lors d’une entrevue de pré-sélection pour un emploi le 3 mai 2002. (copie jointe de la formule de référence d’emploi signée le 3 mai 2002) Par la suite, constatant qu’on avait omis de me transmettre une copie dudit « certificat de bonne conduite », je faisais part de cette omission, le ou vers le 18 novembre 2003, lors de l’audience relative à une plainte que j’ai formulée suivant un congédiement déguisé. Madame Marie-Josée Ruel, fonctionnaire pour le service des ressources humaines assistait à ladite audience alors que son associé, l’avocat Claude Villeneuve, y effectuait les représentations au compte de la Ville de Sherbrooke. Puis, au début du mois de mars 2004, votre associé Claude Villeneuve, avocat, déclare à l’intérieur d’une correspondance datée du 3 mars 2004 dont copie est jointe, que la procédure judiciaire impliquant le vice-président du syndicat, Jacques Talbot, a été soumise à son attention. À laquelle procédure, il y est clairement réitéré au troisième paragraphe que la copie dudit « certificat de bonne conduite » ne m’avait toujours pas été fournie. Enfin, le 4 novembre dernier, vous alléguiez sous votre serment d’office que vous n’auriez été informé que dans les jours précédents le 1 er novembre 2004 de l’omission relative audit certificat en déclarant également que vous ne pouviez attester que toutes les vérifications avaient été effectuées. Conséquemment, il vous est formellement réitéré de vous conformer dès à présent aux directives que vous a formulées monsieur le commissaire M e Michel Laporte le 4 novembre dernier en y produisant notamment votre déclaration assermentée. [17] Le 3 décembre 2004, le demandeur commente l’affidavit de la Ville de la façon suivante :
03 14 44 Page : 9 Par la présente, j’atteste avoir reçu certains documents dont les déclarations assermentées «Affidavit» relatives aux dossiers cités en objet. Toutefois et malheureusement, j’ai constaté que certains documents qui me concernent ne m’ont pas encore été remis. Dans les circonstances, pourriez-vous donc bien suspendre temporairement les procédures dans ces dossiers afin de me permettre d’évaluer et de préparer les procédures incidentes qui pourraient permettre une solution, espérons convenable et définitive. [18] Le 23 décembre 2004, la Commission écrit aux parties ce qui suit : Vu l’audience tenue le 4 novembre 2004; Vu la réception de l’affidavit tel que requis le 22 novembre 2004; Vu les commentaires de la présente; En conséquence, la Commission DÉCLARE être suffisamment éclairée pour rendre décision, n’ayant reçu à ce jour aucune autres informations du demandeur; PREND donc le dossier en délibéré pour décision. DÉCISION [19] La preuve révèle que la Ville a répondu à la demande d’accès dans les délais prévus à l’article 47 de la Loi : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1 o donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; […] 3 o informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; […] Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger
03 14 44 Page : 10 d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. [20] Toutefois, la réponse de la Ville était incomplète, comme l’a reconnu et exprimé M e Chabot à l’audience. Cette dernière croyait, à tort, que le demandeur possédait déjà les documents autres que ceux liés aux « allusions » mentionnées lors de sa demande d’accès. La preuve apparaissant notamment aux paragraphes 7 et 8 de la présente résume bien l’état de la situation. [21] Ainsi, M e Chabot a complété sa réponse et fait parvenir au demandeur les documents se trouvant à son dossier dès la première occasion, soit au mois de septembre 2003. Elle a par la suite offert sa pleine collaboration et effectué une vérification supplémentaire dont les résultats furent transmis le 18 novembre 2004. [22] On peut sans conteste noter que M e Chabot n’aurait pas dû interpréter la demande d’accès et, conséquemment, que le demandeur aurait dû obtenir tous les documents demandés dans le délai prévu à l’article 47 de la Loi. Cependant, les explications fournies par la représentante de la Ville me permettent de conclure qu’il s’agit bien d’un quiproquo malencontreux, non intentionnel et fait de bonne foi. [23] En ce qui concerne la détention par la Ville des documents visés par la présente demande d’accès, la preuve, tant à l’audience que par l’affidavit circonstancié produit au dossier, démontre les démarches et les vérifications sérieuses et exhaustives exécutées par la Ville aux fins de répondre adéquatement à la demande d’accès. Cette preuve prépondérante me convainc que la Ville a communiqué au demandeur tous les documents qu’elle détenait, au sens de l’article 1 de la Loi, en lien avec la demande et qu’il n’en existe pas d’autres : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
03 14 44 Page : 11 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [24] ACCUEILLE la demande de révision du demandeur; [25] CONSTATE que le demandeur a obtenu, après le délai prévu à l’article 47 de la Loi, tous les documents détenus par la Ville en lien avec sa demande; [26] FERME en conséquence le dossier. MICHEL LAPORTE Commissaire M e Line Chabot Procureure de l’organisme
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