Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 06 98 Date : Le 28 janvier 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. VILLE DE SHERBROOKE Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 12 mars 2004, le demandeur s’adresse à la Ville de Sherbrooke (la « Ville ») en ces termes : Auriez-vous l’obligeance de me fournir une copie, en format de fichiers électroniques (textes) ou autre format de fichiers électroniques (i.e. html), de tous les procès-verbaux du Conseil municipal et du Comité exécutif de la Ville de Sherbrooke pour l’année 2002 à 2004 inclusivement.
04 06 98 Page : 2 Veuillez également fournir une copie en format de fichiers électroniques, s’il y a lieu, de toutes lettres d’ententes intervenues entre la Ville de Sherbrooke et le syndicat des fonctionnaires municipaux (cols blancs) de la Ville de Sherbrooke pour la même période. […] [2] Le 5 avril 2004, la Ville requiert un délai supplémentaire de dix jours pour traiter la demande et, le 3 mai suivant, lui répond : […] Nous vous transmettons sous pli les documents détenus par la Ville de Sherbrooke relativement à votre demande dont nous avons soustrait les renseignements nominatifs aux termes des articles 53 et suivants de la Loi sur l’accès […]. […] Nous tenons également à vous spécifier que les documents que nous vous avons reproduits sur le CD-ROM ne sont pas officiels. La version officielle est uniquement sur support papier. […] [3] Le 1 er juin 2004, le demandeur veut que la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») révise cette décision de la Ville. [4] Le 4 novembre 2004, une audience a lieu à Magog. Le 22 novembre 2004, la Commission reçoit un complément de preuve par affidavit de la Ville et, le 3 décembre suivant, le demandeur commente ce dernier document. Le délibéré débute le 23 décembre 2004. L'AUDIENCE A) LE LITIGE [5] L’objet du litige est de décider si le demandeur a obtenu tous les documents détenus par la Ville en lien avec sa demande.
04 06 98 Page : 3 B) LA PREUVE ET LES ARGUMENTS i) De la Ville M e Line Chabot [6] M e Chabot, responsable de l’accès, soutient que le demandeur a reçu tous les documents détenus par la Ville en lien avec la demande, particulièrement le CD-ROM intégral des procès-verbaux du conseil municipal et du comité exécutif et toutes les ententes intervenues entre le syndicat et la Ville. [7] M e Chabot spécifie que les seuls procès-verbaux officiels sont ceux sur support papier signés par les autorités concernées. Elle ajoute que le nom d’employés se trouvant dans quatre des vingt-deux ententes remises au demandeur a été masqué, s’agissant de renseignements nominatifs. [8] Le demandeur atteste qu’il ne veut pas le nom de ces dernières personnes. [9] M e Chabot explique que la demande d’accès a été traitée par M me Julie Pomerleau et l’inexpérience de celle-ci est le principal motif justifiant le retard dans le délai du traitement de cette demande. ii) Du demandeur [10] Le demandeur confirme avoir obtenu les documents de la Ville. Il exhibe un extrait de la convention collective entre les Cols blancs et la Ville qui prévoit l’obligation faite à celle-ci de remettre régulièrement au Syndicat une copie des procès-verbaux du conseil municipal et du comité exécutif 1 . Dans les circonstances, il s’explique difficilement le délai de traitement de sa demande. [11] Le demandeur prétend ne pas avoir reçu toutes les ententes, notamment celle constatant la prolongation d’emploi d’employés temporaires. iii) De la Commission [12] La Commission exige de M e Chabot un affidavit relatant le résultat de ses vérifications supplémentaires effectuées à la Ville pour trouver et communiquer au demandeur, le cas échéant, les ententes sur le prolongement d’emploi d’employés temporaires. 1 Art. 7.03 de la convention collective de travail intervenue entre la Ville et le Syndicat, 1 er janvier 1998 au 31 décembre 2002.
04 06 98 Page : 4 [13] Le 18 novembre 2004, M e Chabot déclare que : 1. Je suis la procureure au dossier représentant la Ville de Sherbrooke; 2. J’ai demandé à M me Chantal Dubois, secrétaire de direction au Service des ressources humaines, de vérifier la liste des lettres d’entente intervenues entre la Ville de Sherbrooke et le Syndicat des fonctionnaires municipaux de la Ville de Sherbrooke pour les années 2002 à 2004 inclusivement; 3. J’ai reçu de M me Dubois un seul document complémentaire non remis à ce jour à M. Guimond intitulé; « Remplacement temporaire – convention collective du Syndicat des travailleuses et travailleurs de la Ville de Sherbrooke » daté du 15 octobre 2002; 4. Cette entente ne nous avait pas été remise à l’origine parce qu’elle semblait s’adresser à une autre accréditation; 5. La demande de M. Guimond est entièrement satisfaite par la transmission de cette dernière entente dont j’ai supprimé toute information nominative conformément à l’article 53 et suivants de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. [14] Le 3 décembre 2004, le demandeur commente l’affidavit de la Ville de la façon suivante : Par la présente, j’atteste avoir reçu certains documents dont les déclarations assermentées « Affidavit » relatives aux dossiers cités en objet. Toutefois et malheureusement, j’ai constaté que certains documents qui me concernent ne m’ont pas encore été remis. Dans les circonstances, pourriez-vous donc bien suspendre temporairement les procédures dans ces dossiers afin de me permettre d’évaluer et de préparer les procédures incidentes qui pourraient permettre une solution, espérons convenable et définitive.
04 06 98 Page : 5 [15] Le 23 décembre 2004, la Commission écrit aux parties ce qui suit : Vu l’audience tenue le 4 novembre 2004; Vu la réception de l’affidavit tel que requis le 22 novembre 2004; Vu les commentaires de la présente; En conséquence, la Commission DÉCLARE être suffisamment éclairée pour rendre décision, n’ayant reçu à ce jour aucune autres informations du demandeur; PREND donc le dossier en délibéré pour décision. DÉCISION [16] D’entrée de jeu, la Commission remarque, comme l’a expliqué M e Chabot (paragraphe 9 de la présente), que la Ville a répondu tardivement à la demande. La Ville a donc respecté l’article 46 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 2 (la « Loi »), mais pas le délai prévu au dernier paragraphe de l’article 47 : 46. Le responsable doit donner à la personne qui lui a fait une demande écrite un avis de la date de la réception de sa demande. Cet avis est écrit; il indique les délais prescrits pour donner suite à la demande et l'effet que la présente loi attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Il informe, en outre, le requérant des recours prévus par le chapitre V. 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1 o donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; […] Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger 2 L.R.Q., c. A-2.1.
04 06 98 Page : 6 d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. (soulignement souligné) [17] Sur le fond du litige, M e Chabot a déclaré, à l’audience du 4 novembre 2004 et par un affidavit circonstancié, le 18 novembre suivant, que tous les documents détenus par la Ville en lien avec la demande, selon les termes de l’article 1 de la Loi, ont été communiqués au demandeur : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [18] La Commission note que la Ville a procédé à une vérification sérieuse dans ses dossiers pour trouver les documents recherchés par le demandeur. Cette prépondérance de la preuve satisfait la Commission, ayant été démontré que le demandeur a reçu les documents demandés détenus par la Ville. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [19] ACCUEILLE, en partie, la demande de révision du demandeur; [20] OBSERVE que la Ville a répondu à la demande d’accès après les délais prévus à l’article 47 de la Loi; [21] PREND ACTE que le demandeur a renoncé à obtenir les renseignements nominatifs; [22] CONSTATE que le demandeur a obtenu tous les documents détenus par la Ville en lien avec sa demande;
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