Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 04 06 26 Date : 27 janvier 2005 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demanderesse c. VILLE DE LÉVIS Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] La première demande d’accès, datée du 5 décembre 2003, vise la consultation sur place d’un rapport et d’une recommandation auxquels réfère le préambule de la résolution No 2001-11-484 que le Conseil de l’ex-Ville de Saint-Nicolas a adoptée le 5 novembre 2001; il s’agit: • du rapport sur les taxes à recevoir au 5 novembre 2001, déposé par le trésorier et directeur général des finances lors de la séance que le conseil de l’ex-Ville de Saint-Nicolas a tenue le 5 novembre 2001; • de la recommandation du trésorier et directeur général des finances de procéder à la vente de certains immeubles pour non-paiement de taxes. [2] Dans sa décision, datée du 8 janvier 2004, la responsable écrit que le document « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 », déposé à la
04 06 26 Page : 2 séance que le conseil de l’ex-Ville de Saint-Nicolas a tenue le 5 novembre 2001, est disponible pour consultation aux bureaux de l’organisme. Elle ajoute : «Quant à la recommandation du trésorier, nos recherches ne nous ont pas permis de retracer ce document. Vous avez cependant un droit de recours [en révision] de cette décision devant la Commission d’accès à l’information; vous trouverez ci-annexée une note explicative concernant l’exercice de ce recours. ». [3] La demanderesse n’exerce alors aucun recours en révision devant la Commission. Le 15 janvier 2004, elle réitère sa demande d’accès à la recommandation du trésorier et elle invite la responsable à récupérer cette recommandation auprès de la société d’avocats que l’ex-Ville de Saint-Nicolas avait mandatée pour l’assister dans le processus de vente de certains immeubles; la demanderesse écrit : « Or, pour pouvoir assister la Ville et entreprendre les poursuites pour faire vendre les immeubles des autres citoyens sur la Liste, il fallait nécessairement que ces derniers aient en main la recommandation de M. Jacques Normand recommandant qui poursuivre et qui ne pas poursuivre, soit précisément le document public que vous avez cherché en vain et qui se trouve chez ces avocats... puisque la Ville lui en a donné copie, la Ville n’a qu’à le leur demander, puisqu’il est tout à fait impensable qu’ils l’aient égaré eux aussi. Ainsi, nous pourrons enfin en prendre connaissance. ». [4] Le 29 janvier 2004, la demanderesse réitère avec insistance sa demande d’accès du 15 janvier 2004. [5] Le 9 février 2004, la responsable lui répond : « Nos recherches ne nous ont pas permis de retracer la recommandation du trésorier. Vous avez cependant un droit de recours [en révision] de cette décision devant la Commission d’accès à l’information; vous trouverez ci-annexée une note explicative concernant l’exercice de ce recours. ». [6] La demanderesse n’exerce alors aucun recours en révision devant la Commission. Le 11 février 2004, elle adresse sa demande concernant la recommandation du trésorier à la greffière de l’organisme; elle écrit : « Il est parfaitement inconcevable que demeure introuvable ce document aussi officiel, crucial pour faire vendre les biens des uns mais pas ceux des autres. En effet, M. Jacques Normand étant toujours à l’emploi de la Ville de Lévis, celle-ci peut parfaitement lui demander de recouvrer ce document… Il serait incroyable que ce document ait été perdu autant à la Ville que chez la firme d’avocats de la Ville… ». La réponse de l’organisme, datée du 12 mars 2004, émane de la chef du service des affaires juridiques qui spécifie : « Nous ne pouvons malheureusement pas donner suite à votre demande puisque, tel que déjà mentionné par la responsable de l’accès à l’information et à la gestion des
04 06 26 Page : 3 documents dans une lettre qui vous était transmise le 9 février dernier, nos recherches ne nous ont pas permis de retracer la recommandation du trésorier que vous désirez consulter. ». [7] La demande de révision est datée du 8 avril 2004. La demanderesse souligne la « disparition » de la recommandation formulée par le trésorier Jacques Normand et elle dénonce le défaut de l’organisme de prendre les moyens pour y remédier; elle réitère sa volonté de consulter cette recommandation « qui accompagnait » la résolution No 2001-11-484 de l’ex-Ville de Saint-Nicolas. [8] À l’audience, l’organisme soulève le défaut de la demanderesse de respecter le délai de 30 jours prévu par l’article 135 de la Loi sur l’accès 1 pour l’introduction d’une demande de révision. La demanderesse, qui n’est pas avocate et qui avait calculé ce délai à compter du 12 mars 2004, rétorque que la Commission l’a néanmoins convoquée à une audience par avis posté le 24 novembre 2004. La Commission, jugeant qu’il est temps d’examiner le fond du litige, relève la demanderesse de son retard d’environ 30 jours. PREUVE i) de l’organisme Témoignage de M. Jacques Normand [9] M. Jacques Normand témoigne sous serment. Il reconnaît la résolution No 2001-11-484 « Autorisation de vente pour non-paiement de taxes » dont copie est déposée (O-1, en liasse). Il était greffier, directeur des finances et directeur général intérimaire de l’ex-Ville de Saint-Nicolas lors de l’adoption, le 5 novembre 2001, de cette résolution qu’il avait lui-même rédigée. [10] Le préambule de cette résolution réfère d’abord à un rapport sur les taxes à recevoir au 5 novembre 2001. Il s’agit d’un document informatisé intitulé « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 » (O-1, en liasse) qui avait été confectionné sous l’autorité de M. Normand qui l’a ensuite déposé lors de la séance que le conseil de l’ex-Ville de Saint-Nicolas a tenue le 5 novembre 2001. M. Normand devait, avant la fusion de l’ex-Ville de Saint-Nicolas avec la Ville de Lévis, récupérer les sommes dues au chapitre des taxes à recevoir. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
04 06 26 Page : 4 [11] Le préambule de la résolution No 2001-11-484 réfère aussi à la recommandation de M. Normand quant à la vente, pour non-paiement de taxes, de certains des immeubles inscrits sur la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 » (O-1, en liasse). Cette recommandation s’infère de cette liste, notamment des commentaires qui y sont inclus concernant certains débiteurs qui, entre autres, avaient déjà pris entente avec l’ex-Ville et fourni des chèques post-datés. Il n’y a pas, relativement à la recommandation du trésorier, de document autre que cette liste à laquelle des commentaires relatifs à certains débiteurs sont incorporés. [12] Somme toute et au strict plan documentaire, la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 » (O-1, en liasse) constitue le rapport ainsi que la recommandation visés par la demande d’accès du 5 décembre 2003. [13] La résolution No 2001-11-484 aurait pu être plus claire et préciser que le trésorier avait aussi fourni des explications verbales concernant certains des débiteurs inscrits sur la liste (O-1, en liasse) et qu’il avait soumis une recommandation verbale afin d’être autorisé par le Conseil à procéder à la vente des seuls immeubles explicitement désignés dans la résolution No 2001-11-484. Cette résolution s’appuyait sur le contenu de la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 », notamment sur les commentaires qui y sont inscrits concernant certains débiteurs; le Conseil n’autorisait en conséquence que la vente des immeubles spécifiquement visés par la recommandation de M. Normand et désignés dans le dispositif de la résolution (O-1, en liasse). [14] M. Normand a remis à la responsable les documents qui avaient été déposés en vue de l’adoption de la résolution No 2001-11-484 par le conseil de l’ex-Ville de Saint-Nicolas lors de la séance du 5 novembre 2001; il ne se rappelle pas lui avoir spécifié que sa recommandation était verbale. Il a par ailleurs rencontré la demanderesse à qui il a précisé que sa recommandation était verbale. Témoignage de M e Sylvie Dionne [15] M e Dionne témoigne sous serment en qualité de responsable de l’accès aux documents de l’organisme. Elle a donné à la demanderesse accès à la résolution No 2001-11-484 (O-1, en liasse) ainsi qu’à la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 » (O-1, en liasse). [16] Elle n’a jamais indiqué à la demanderesse que l’organisme avait perdu la recommandation en litige.
04 06 26 Page : 5 [17] Elle a traité la demande d’accès du 5 décembre 2003 concernant le rapport et la recommandation du trésorier. Ses recherches, effectuées avec la collaboration de son équipe de techniciens en archives et gestion documentaire, lui ont permis de trouver la résolution No 2001-11-484 ainsi que la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 ». Elle a pris connaissance de cette résolution et pensé que la recommandation qui y est visée était un document distinct. Cette recommandation n’était pas jointe à la résolution No 2001-11-484 et les recherches effectuées n’ont pas permis de la trouver; c’est ce qui explique la première réponse qu’elle a adressée à la demanderesse et qui indique que « Nos recherches ne nous ont pas permis de retracer la recommandation. ». [18] Elle a également traité les demandes réitérées visant la consultation de la recommandation; ses recherches supplémentaires l’ont amenée à rencontrer M. Normand et à s’informer auprès de la société d’avocats qui avait été mandatée en 2001 en vertu de la résolution No 2001-11-484 pour assister l’ex-Ville de Saint-Nicolas dans le processus de vente de certains immeubles. Elle n’a pu trouver ce document que la société d’avocats ne détenait pas non plus. Elle conclut, avec le témoignage de M. Normand, que la recommandation en litige n’existe pas autrement que dans la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 », cette liste étant le seul document déposé lors de la séance du 5 novembre 2001. L’inexistence d’une recommandation distincte de la liste explique le résultat de ses recherches ainsi que ses réponses à la demanderesse. [19] Le libellé ambigu du préambule de la résolution No 2001-11-484 réfère à une recommandation; rien cependant n’indique que cette recommandation a été présentée verbalement. L’expérience de greffier de la responsable lui enseigne qu’il est toujours possible que des recommandations écrites et distinctes d’autres documents précèdent l’adoption de résolutions. Elle a, en vain, tenté de trouver un document inexistant. M. Normand lui avait indiqué que seule la liste précitée (O-1, en liasse) avait été déposée lors de l’adoption de la résolution No 2001-11-484. [20] M e Dionne considère qu’elle n’a pas à justifier auprès d’un demandeur les démarches qu’elle effectue pour trouver un document. Elle a épuisé tous les moyens lui permettant de trouver la recommandation en litige et elle a répondu à la demanderesse en fonction des recherches qu’elle avait effectuées; elle n’avait pas à rendre compte des moyens pris pour en arriver à sa décision. Si elle avait su que le document était inexistant, elle en aurait informé la demanderesse.
04 06 26 Page : 6 [21] Elle savait qu’un seul document avait été déposé à la séance du conseil le 5 novembre 2001 concernant la vente de certains immeubles pour non-paiement de taxes; elle ignorait que la recommandation en litige était verbale. [22] La demanderesse n’a pas accordé de crédibilité aux réponses de la responsable; après avoir réitéré sa demande d’accès et reçu la dernière décision de la responsable, la demanderesse s’est adressée à la greffière de l’organisme pour avoir accès à la recommandation. La responsable a traité les demandes d’accès à la recommandation du trésorier conformément à la loi. ii) de la demanderesse [23] La demanderesse témoigne sous serment. Selon son interprétation, le préambule de la résolution No 2001-11-484 laisse entendre que la recommandation de M. Normand est un document; elle a donc demandé accès à cette recommandation. [24] La responsable ne l’a jamais informée que cette recommandation était verbale; elle lui a répondu que ses recherches n’avaient pas permis de retracer ce document. [25] La responsable aurait dû préciser que la recommandation était verbale; si la demanderesse l’avait su, elle ne se serait pas présentée devant la Commission. [26] La responsable aurait dû l’aviser que la société d’avocats visée par la résolution ne détenait pas la recommandation en litige. [27] La responsable aurait dû indiquer que toutes les recherches effectuées ne permettaient pas de trouver la recommandation. [28] La demanderesse a compris des décisions de la responsable que la recommandation existait mais qu’elle était introuvable. Selon la demanderesse, un document qui est introuvable existe néanmoins. La responsable n’a jamais précisé que ce document n’existait pas. DÉCISION [29] La preuve démontre que la responsable a donné à la demanderesse accès à la résolution No 2001-11-484 (O-1, en liasse) ainsi qu’à la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 » (O-1, en liasse).
04 06 26 Page : 7 [30] La preuve démontre que la résolution No 2001-11-484 n’est pas très explicite quant à la forme de la recommandation du trésorier. [31] La preuve non contredite démontre que la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 » constitue à la fois le rapport ainsi que la recommandation qui est demeurée en litige. La preuve non contredite démontre spécifiquement que la recommandation du trésorier s’infère de tous les renseignements inscrits dans la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 ». La Commission est d’avis que la recommandation du trésorier s’infère de cette liste qui comprend des commentaires sur certains débiteurs et qu’elle est confirmée par la liste différente qui est incorporée dans le dispositif de la résolution No 2001-11-484 et qui démontre que le conseil a nécessairement tenu compte de ces commentaires. [32] La preuve démontre que la demanderesse a eu accès aux documents qui sont visés par ses demandes et qui sont détenus par l’organisme, à savoir la « Liste des taxes à recevoir au 5 novembre 2001 » et la résolution No 2001-11-484. [33] La preuve démontre que la responsable a traité les demandes d’accès de la demanderesse avec diligence. [34] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire
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