Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 21 61 Date : Le 10 décembre 2004 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. J.M.F. TRANSPORT (1992) LTÉE Entreprise DÉCISION L'ÉTAT DU DOSSIER DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE [1] Le 24 octobre 2003, le demandeur veut obtenir une copie intégrale de son dossier d’employé et les renseignements le concernant détenus par J.M.F. Transport (1992) ltée (« l’Entreprise »). [2] Le 14 novembre 2003, l’Entreprise communique au demandeur une copie de son dossier. [3] Le 30 novembre 2003, le demandeur allègue ne pas avoir obtenu tous les documents détenus par l’Entreprise à son sujet. Il sollicite donc l’intervention de la
03 21 61 Page : 2 Commission d’accès à l’information (la « Commission ») pour examiner cette mésentente entre les parties. [4] Le 27 mai 2004, l’Entreprise écrit au demandeur ce qui suit : […] nous vous envoyons copie des avis disciplinaire contenus dans votre dossier. Comme en fait foi l’écriture supérieure droite sur chacun des documents, ces mêmes avis vous avaient été transmises une première fois le 25 novembre 2003, mais sans les pièces justificatives jointes à chacun des avis. Votre dossier ne contient rien de plus que ce que vous avez déjà reçu le 17 novembre et le 25 novembre 2003, à part les pièces jointes ci-incluses. […]. (sic) [5] Le 14 septembre 2004, les parties sont convoquées pour une audience le 3 novembre suivant à Magog. [6] Le 3 novembre 2004, la Commission prend connaissance à Magog d’une télécopie transmise par le demandeur, le 2 novembre 2004 à 14 h 53, mentionnant que : La présente est pour vous informer que j’ai du quitter pour le travail et que demain le 3 novembre 04 je serai à l’extérieur du pays. Donc, je vous demande de bien vouloir reporter l’audition du 3 novembre 04 à 10:30, à Magog et de remettre celle-ci a une autre date. […]. (sic) [7] Le 3 novembre 2004, le gestionnaire comptable de l’Entreprise, M. Mathieu Pellerin, est présent à l’audience. [8] Le 10 novembre 2004, la Commission fait parvenir au demandeur la lettre suivante : Veuillez trouver ci-joint copie d’un état de la situation de votre dossier ci-dessus mentionné à la Commission d’accès à l’information ainsi qu’un résumé du témoignage rendu le 3 novembre dernier à Magog par M. Mathieu Pellerin, comptable chez J.M.F. Transport (1992) ltée. Conformément à l’article 55 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Commission disposera du dossier après avoir obtenu par
03 21 61 Page : 3 écrit vos commentaires à nos bureaux de Montréal au plus tard le mercredi 24 novembre 2003. À défaut d’obtenir vos commentaires dans le délai fixé, la Commission n’aura d’autre choix que de fermer le dossier. LE LITIGE [9] Le litige consiste à décider si l’Entreprise a communiqué au demandeur tous les documents qu’elle détient le concernant conformément aux articles 1 et 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 (la « Loi ») : 1. La présente loi a pour objet d'établir, pour l'exercice des droits conférés par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec en matière de protection des renseignements personnels, des règles particulières à l'égard des renseignements personnels sur autrui qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil du Québec. Elle s'applique à ces renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La présente loi ne s'applique pas à la collecte, la détention, l'utilisation ou la communication de matériel journalistique à une fin d'information du public. 2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. LA PREUVE De l'Entreprise M. Mathieu Pellerin [10] M. Pellerin, comptable, explique que le demandeur a été à l’emploi de l’Entreprise du 20 septembre 1999 au 1 er juin 2001 et du 5 novembre 2001 au 31 1 L.R.Q., c. P-39.1.
03 21 61 Page : 4 octobre 2003. Il indique que le demandeur a quitté volontairement l’Entreprise une première fois le 1 er juin 2001 et une seconde fois le 31 octobre 2003. [11] M. Pellerin affirme avoir donné au demandeur une copie intégrale de tous les documents détenus par l’Entreprise en lien avec sa demande. Il soutient que les renseignements de nature comptable au système informatique se trouvent également au dossier de l’employé. Il en est de même pour les avis disciplinaires. [12] M. Pellerin identifie les documents remis au demandeur de la façon suivante : • Lettre du 27 août 2003 (1 page); • Avis disciplinaire du 22 août 2003 (1 page); • Note du 22 août 2003 (1 page); • Avis disciplinaire du 22 avril 2003 (1 page); • Avis disciplinaire du 17 avril 2003 (1 page); • Avis disciplinaire du 28 mars 2003 (1 page); • Feuille de route du 26 mars 2003 (1 page); • Avis disciplinaire du 21 mars 2003 (1 page); • Avis disciplinaire du 26 avril 2003 (1 page); • Fiche du salarié du 20 septembre 1999 (2 pages); • Avis de départ du 20 mai 2001 (1 page); • Note au dossier – critère d’embauche, 1 er février 2002 (1 page); • Note au dossier – critère d’embauche, 1 er février 2002 (1 page); • Avis disciplinaire du 27 août 2003 (2 pages); • Relevés d’emploi des 5 juin 2001, 19 novembre 2002 et 11 novembre 2003; • Ajustement rétroactif (1 page); • Rapport des sommes versées daté du 4 mai 2000; • Tableau salarial au 1 er février 2000; • Billet de médecin du 17 décembre 2002; • Billet de médecin du 20 décembre 2002; • Billet de médecin du 14 janvier 2003; • Durocher Transit inc. du 11 septembre 2003 (3 pages); • Réclamation pour incendie du 13 décembre 1999 (1 page); • Contravention et notes du 1 er février 2002 (2 pages) [13] M. Pellerin signale que le « log-book » (heures de travail) et les feuilles de vérification journalière de l’état du véhicule sont des documents fournis par le demandeur et détenus par celui-ci. Il allègue que ces derniers documents
03 21 61 Page : 5 représentent plusieurs centaines de pages. Il confirme que l’Entreprise ne détient aucun autre document ou renseignement au sujet du demandeur. DÉCISION [14] VU l’étude du dossier; [15] VU l’absence du demandeur à l’audience; [16] VU la preuve soumise par l’Entreprise à l’audience; [17] VU la communication par la Commission au demandeur d’un résumé de cette preuve pour obtenir ses commentaires; [18] VU que le demandeur, bien que dûment requis, n’a pas répondu ni fourni ses commentaires, ni informé, ni avisé la Commission jusqu’à ce jour de ses intentions; [19] En conséquence, la COMMISSION, vu la preuve, REJETTE la demande d’examen de mésentente du demandeur. MICHEL LAPORTE Commissaire
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