Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 21 18 Date : 29 novembre 2004 Commissaire : M e Christiane Constant X Demandeur c. Les Centres Jeunesse de l’Outaouais Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le demandeur cherche à obtenir, le 30 octobre 2003, auprès des Centres Jeunesse de l’Outaouais, ci-après l’organisme, une copie de tout document que celui-ci détient à son égard. [2] Sans réponse, il formule le 24 novembre suivant, auprès de la Commission d’accès à l’information (la « Commission »), une demande pour que soit révisé le refus présumé de l’organisme. [3] Cependant, dans une lettre datée du 23 décembre 2003 laquelle porte respectivement la signature de M. Yves Laperrière, pilote clinique du système informatique, d’une part, et de M me Monique Desjardins, archiviste, d’autre part,
03 21 18 2 l’organisme informe le demandeur que les documents contenus à son « dossier physique (notes, rapports, etc.) ont été détruits » le 31 juillet précédent. Cette destruction a été faite selon les normes indiquées au « calendrier de conservation. » L’AUDIENCE [4] L'audience de cette cause se tient en la Ville de Gatineau, le 23 novembre 2004, en présence du demandeur et de M me Monique Desjardins, témoin de l’organisme qui est représenté par M e Danielle Pharand. LA PREUVE A) DE L’ORGANISME [5] M me Desjardins affirme solennellement qu’elle est archiviste depuis 30 ans; elle reconnaît que le 4 novembre 2003, le demandeur s’est présenté au bureau de l’organisme et lui a fait part de sa demande; elle ignorait à ce moment qu’il avait préalablement formulé, par écrit, une demande pour avoir accès aux documents contenus à son dossier. Elle lui a fait savoir, à cette date, que son « dossier physique », incluant les notes, les rapports et autres documents, avaient été détruits vers le mois d’août 2003 selon le délai prévu dans le « calendrier de conservation » de l’organisme. Elle informe le demandeur qu’il reste cependant une trace informatique communément connue sous l’appellation de « profil de service »; elle remet à l’audience ce document d’une page au demandeur. Selon M me Desjardins, cette trace (pièce O-1), qui contient des renseignements fragmentaires, provient du fait que l’organisme procédait à l’implantation d’un nouveau système informatique; tous les documents n’avaient alors pas été détruits. [6] Elle ajoute que le délai de conservation est de cinq ans après qu’un bénéficiaire ait atteint l’âge de 18 ans conformément aux dispositions prévues à la Loi sur les services de santé et des services sociaux 1 (la « L.s.s.s.s. »), et tel qu’il est inscrit au « Recueil des règles de conversation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec » (pièce O-2). [7] Dans la présente cause, M me Desjardins précise toutefois que le dossier du demandeur aurait dû être détruit en 2001; pour les motifs qu’elle indique, cette destruction a eu lieu deux années plus tard, à savoir vers le mois d’août 2003. 1 L.R.Q., c.S-4.2
03 21 18 3 B) DU DEMANDEUR [8] Le demandeur, pour sa part, a cru nécessaire d’informer la Commission des inconvénients que lui a fait subir l’organisme parce que celui-ci a procédé deux ans plus tard à la destruction de son dossier physique; l’organisme n’a donc pas respecté le délai inscrit dans le calendrier de conversation. Il considère que le présent organisme a pu communiquer à un corps de police, sans le consentement de ses parents, un renseignement nominatif le concernant alors qu’il était mineur; cette communication lui cause un préjudice et il a entrepris des démarches auprès de ce corps de police afin de savoir comment cette situation a pu se produire. [9] M me Desjardins nie cette allégation voulant que l’organisme ait communiqué à un corps de police des renseignements nominatifs provenant du dossier du demandeur; à son avis, seul un mandat de perquisition forcerait l’organisme à divulguer un renseignement nominatif concernant un bénéficiaire ou un ancien bénéficiaire; aucune information en regard de cette divulgation ne se trouve au dossier du demandeur. LES ARGUMENTS [10] M e Pharand rappelle le témoignage de M me Desjardins qui a déclaré, entre autres, que l’organisme détient uniquement une trace informatique concernant le demandeur; ce document lui a été remis à l’audience. Tous les autres documents ont été détruits. Elle demande donc de rejeter la présente demande. LA DÉCISION [11] Le demandeur désire obtenir une copie des documents contenus à son dossier physique que détenait l’organisme alors qu’il était bénéficiaire aux Centres jeunesse de l’Outaouais. Cette demande est faite selon l’article 83 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 2 (la « loi sur l’accès »). 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. 2 L.R.Q., c. A-2.1
03 21 18 4 Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. [12] La preuve a également démontré qu’au moment de la demande d’accès, l’organisme détient une trace informatique qu’il a imprimée, sur support papier, et l’a remis à l’audience au demandeur. [13] Par ailleurs, le témoin de l’organisme a admis à l’audience que l’organisme a procédé à la destruction des documents contenus au dossier physique du demandeur deux années après le délai inscrit au calendrier de conversation, c’est-à-dire vers le mois d’août 2003 au lieu du mois de juin 2001. Force est de constater qu’au moment de la demande d’accès auprès de l’organisme le 30 octobre 2003, lesdits documents avaient déjà été détruits, à l’exception de la trace informatique. [14] Par ailleurs, le demandeur indique que le présent organisme a pu communiquer à un autre organisme un renseignement nominatif provenant de son dossier, et que cette communication lui cause un préjudice; l’organisme nie cette allégation. Sur ce point, la Commission tient à préciser qu’elle ne détient aucun pouvoir, dans le cadre de cette audience en révision, afin de déterminer ou de vérifier les allégations mentionnées par le demandeur; ce n’est pas le forum approprié pour le faire. [15] Également sur ce point, la Commission retient cependant du témoignage du demandeur que celui-ci a entrepris des démarches auprès du corps de police en question afin de tenter de clarifier cette situation. [16] La preuve a démontré que le seul document détenu par l’organisme au sujet du demandeur contient des renseignements fragmentaires qui sont consignés dans le système informatique. Une copie de ce document, sur support papier, lui a été remise à l’audience. [17] L’article 1 de la Loi sur l’accès stipule que : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions,
03 21 18 5 que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [18] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE la présente demande de révision du demandeur contre les Centres Jeunesse de l’Outaouais; CONSTATE que l’organisme a remis, à l’audience, au demandeur une copie de « la trace informatique » qu’il détient à son égard; FERME le présent dossier portant le n o 03 21 18. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire M e Danielle Pharand Procureure pour les Centres Jeunesse de l’Outaouais
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.