Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 03 20 99 Date : 18 novembre 2004 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. ASSEMBLÉE NATIONALE Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le 11 novembre 2003, le demandeur s’est adressé au responsable de l’accès aux documents de l’Assemblée nationale pour obtenir une « copie du contrat octroyé en mai dernier à une firme privée pour la fabrication du journal « L’Argus. ». Il a complété sa demande d’accès en ajoutant que: « Si le contrat n’est pas explicite à ce sujet, je compte savoir par vos bons soins : • Le nom et l’adresse de l’entreprise contractante; • La liste de ses administrateurs; • La durée du contrat; • Le montant impliqué; • la liste des autres soumissionnaires, le cas échéant; • le montant de chaque soumission;
03 20 99 Page : 2 • les raisons qui ont pu justifier le choix, si ce n’est pas le plus bas soumissionnaire qui a obtenu le contrat. ». [2] Le 18 novembre 2003, le responsable l’a informé qu’il ne pouvait lui communiquer les documents demandés; il lui a expliqué que ces documents relevaient du Conseil du Trésor qui avait, en son nom propre et pour lui-même, négocié l’entente concernant la fabrication des revues de presse écrites incluant celle de l’Assemblée nationale intitulée « L’Argus ». Le responsable a expressément invité le demandeur à communiquer avec le responsable de l’accès aux documents du Conseil du Trésor et il lui a fourni les nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur de celui-ci. [3] Insatisfait, le demandeur a soumis une demande de révision le 24 novembre 2003; il a alors précisé qu’il contestait « la décision de l’Assemblée nationale de ne pas me livrer le contrat que je lui ai demandé le 11 novembre dernier. ». Sa demande de révision a été instruite devant la Commission; l’occasion lui a été donnée, de même qu’à l’organisme, de présenter sa preuve et ses conclusions. PREUVE i) de l’organisme Témoignage de M e René Chrétien : [4] M e René Chrétien témoigne sous serment. Il est directeur des affaires juridiques et législatives de l’Assemblée nationale de même que responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels détenus par cet organisme. [5] M e Chrétien a reçu la demande d’accès le 11 novembre 2003; le jour même, il en a accusé réception auprès du demandeur et il en a transmis copie intégrale (O-1, en liasse) aux 2 directeurs de l’Assemblée Nationale qui, à son avis, étaient en mesure de lui répondre, soit MM. Denis Leclerc et Frédéric Fortin. M. Leclerc est directeur des ressources financières et des services d’approvisionnement et il dirige le service responsable de la préparation des appels d’offres et de l’octroi des contrats. M. Fortin est directeur des communications et il est responsable de la direction qui produit la revue de presse « L’Argus ».
03 20 99 Page : 3 [6] Le 18 novembre 2003, MM. Leclerc et Fortin ont respectivement répondu (O-1, en liasse) qu’aucun document visé par la demande d’accès n’était détenu. M e Chrétien en informait le demandeur le jour même en lui indiquant que sa demande relevait de la compétence du Conseil du trésor et en lui communiquant les coordonnées du responsable de l’accès aux documents de cet organisme. [7] Avant de répondre au demandeur, M e Chrétien avait communiqué avec le responsable de l’accès aux documents du Conseil du Trésor, M. Robert Cavanagh, qui lui a confirmé que : • la fabrication des revues de presse avait fait l’objet d’une commande ouverte et qu’un contrat avait, à cet effet, été octroyé à une entreprise par le Conseil du Trésor; • les organismes gouvernementaux pouvaient dès lors avoir recours aux services fournis par cette entreprise en demandant simplement d’adhérer à ce contrat; • l’Assemblée nationale avait pris connaissance de cette commande ouverte et décidé d’adhérer au contrat ainsi octroyé pour la confection de sa revue de presse « L’Argus ». [8] Les recherches effectuées par M e Chrétien lui ont permis de conclure que l’Assemblée nationale ne détenait pas le contrat visé par la demande d’accès et qu’un contrat avait été négocié par le Conseil du Trésor pour la confection de revues de presse écrites incluant « L’Argus »; M e Chrétien a également compris que l’Assemblée nationale avait complété une formule lui permettant d’adhérer à ce contrat afin de bénéficier des conditions qui y sont déjà prévues. [9] M e Chrétien avait aussi communiqué avec M. Raymond Courcy, chef de service de la direction des acquisitions de biens et de services du Conseil du trésor, qui lui a confirmé être l’interlocuteur du gouvernement pour la confection des revues de presse. [10] Compte tenu des réponses fournies concernant l’absence de détention du contrat en litige par l’Assemblée nationale et compte tenu des confirmations obtenues auprès de MM. Cavanagh et Courcy, M e Chrétien a référé le demandeur au responsable de l’accès aux documents du Conseil du Trésor. [11] M e Chrétien dépose une copie du protocole d’entente (O-2) que l’Assemblée nationale a conclu avec le Service des achats du gouvernement pour pouvoir utiliser, à sa seule discrétion et selon les besoins qu’elle détermine, l’une ou l’autre des commandes ouvertes négociées par le Service des achats du gouvernement. Ce protocole d’entente, entré en vigueur le 1 er avril 1985 après son approbation par une décision du Bureau de l’Assemblée nationale (O-3), n’a
03 20 99 Page : 4 pas, à la connaissance de M e Chrétien, été dénoncé; il lie conséquemment l’Assemblée nationale depuis la date de son entrée en vigueur en 1985. Ce protocole d’entente (O-2) ainsi que cette décision (O-3) ne sont cependant pas visés par la demande d’accès du 11 novembre 2003. Contre-interrogatoire de M e Chrétien: [12] Le Conseil du Trésor détient le contrat qu’il a négocié et octroyé et auquel l’Assemblée nationale a volontairement adhéré pour pouvoir bénéficier des conditions qui y sont préétablies; le responsable de l’accès du Conseil du Trésor est donc compétent pour répondre à la demande d’accès du 11 novembre 2003. Pour sa part, l’Assemblée nationale ne détient pas le contrat qui est visé par la demande d’accès. [13] La demande d’adhésion que dépose le demandeur (D-1) concerne la « Revue de la presse écrite »; datée du 3 mars 2003, cette demande d’adhésion comprend une prévision d’achats qui émane de la Direction des communications de l’Assemblée nationale et qui est adressée à la Direction générale des acquisitions du Conseil du Trésor. Ce document : • confirme l’existence d’une commande ouverte négociée avec une entreprise par le Conseil du Trésor pour la confection de l’ensemble des revues de presse écrites; • concrétise la décision de l’Assemblée nationale d’adhérer à cette commande ouverte afin de se prévaloir, pour la confection de « L’Argus », des services fournis par l’entreprise choisie par le Conseil du trésor; • confirme que l’Assemblée nationale, par l’entremise de sa directrice des communications, s’est adressée au Conseil du Trésor pour faire préparer « L’Argus » par l’entreprise choisie. [14] Somme toute, la demande d’adhésion que dépose le demandeur (D-1) confirme le bien fondé de la décision du 18 novembre 2003 par laquelle le responsable indique que les documents demandés le 11 novembre précédent concernant « L’Argus » relevaient du Conseil du Trésor qui avait négocié pour lui-même et en son nom le contrat portant sur la confection des revues de presse écrites incluant l’Argus. Une copie de cette demande d’adhésion (D-1) a été fournie au demandeur par l’Assemblée nationale le 25 novembre 2003 pour lui démontrer les conditions et modalités d’adhésion de cet organisme à la commande ouverte précitée.
03 20 99 Page : 5 [15] La demande d’accès du 11 novembre 2003 vise l’obtention d’un contrat précis et de renseignements déterminés se rapportant à ce contrat; elle ne vise pas l’obtention de documents expliquant le processus préalable à la demande d’adhésion. [16] M e Chrétien connaît, en sa qualité de responsable, l’organigramme de l’Assemblée nationale ainsi que les fonctions de chacun des officiers; il a interrogé les deux directeurs qui, à son avis et en raison de leurs fonctions, étaient les seules personnes en autorité qui étaient susceptibles de détenir le contrat visé par la demande d’accès. Ce document n’est pas détenu par l’Assemblée nationale qui, pour sa part, n’est pas responsable de l’application du contrat octroyé par le Conseil du trésor pour la confection de revues de presse écrites par une entreprise. ii) du demandeur [17] Selon le demandeur, le contrat visé par sa demande d’accès est relié au protocole d’entente entré en vigueur en avril 1985 (O-2) et à la décision du Bureau de l’Assemblée nationale (O-3) qui a approuvé ce protocole. À son avis, le contrat visé par sa demande d’accès est autorisé en vertu de ce protocole et de cette décision de 1985 qui auraient pu lui être remis par le responsable et dont l’obtention aurait facilité sa démarche auprès du Conseil du Trésor. [18] Le témoignage du responsable permet au demandeur de connaître l’assise juridique en vertu de laquelle la revue de presse écrite de l’Assemblée nationale est préparée; le demandeur considère cependant que la demande d’adhésion qui lui a été fournie (D-1) n’était pas suffisamment explicative à cet égard. [19] Le demandeur se déclare satisfait des documents obtenus (O-2, O-3) au cours de l’instruction de sa demande de révision devant la Commission. DÉCISION [20] La demande d’accès vise l’obtention de documents et de renseignements identifiés de façon explicite; la demande de révision identifie et circonscrit tout aussi clairement l’objet de la contestation introduite par le demandeur. [21] La preuve démontre que l’Assemblée nationale ne détient pas d’exemplaire du contrat octroyé en mai 2003 « à une firme privée pour la fabrication du journal « L’Argus. ».
03 20 99 Page : 6 [22] La preuve démontre que l’attribution de contrats gouvernementaux relatifs à la confection de revues de presse relève du Conseil du Trésor. [23] La preuve démontre que la confection des revues de presse a fait l’objet d’une commande ouverte, que l’Assemblée nationale a pris connaissance de cette commande ouverte et qu’elle a expressément décidé d’adhérer au contrat octroyé par le Conseil du Trésor pour la confection de sa revue de presse « L’Argus ». [24] La preuve démontre que, dans les circonstances, le responsable a donné suite à la demande d’accès conformément aux exigences des articles 47 (4°) et 48 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 : 47. Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande: 1° donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit; 2° informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant; 3° informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie; 4° informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte; 5° informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée; ou 6° informer le requérant qu'il s'agit d'un document auquel le chapitre II de la présente loi ne s'applique pas en vertu du deuxième alinéa de l'article 9. Si le traitement de la demande dans le délai prévu par le premier alinéa ne lui paraît 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 20 99 Page : 7 pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier dans le délai prévu par le premier alinéa. 48. Lorsqu'il est saisi d'une demande qui, à son avis, relève davantage de la compétence d'un autre organisme public ou qui est relative à un document produit par un autre organisme public ou pour son compte, le responsable doit, dans le délai prévu par le premier alinéa de l'article 47, indiquer au requérant le nom de l'organisme compétent et celui du responsable de l'accès aux documents de cet organisme, et lui donner les renseignements prévus par l'article 45 ou par le deuxième alinéa de l'article 46, selon le cas. Lorsque la demande est écrite, ces indications doivent être communiquées par écrit. [24] La preuve démontre que la décision du responsable est fondée en vertu de la loi. [25] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande de révision. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Jean-Sébastien Desmeules Avocat de l’organisme
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