Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 00 52 Date : Le 17 mars 2005 Commissaire : M e Michel Laporte X Demanderesse c. CAISSE POPULAIRE DESJARDINS D’AMOS Entreprise DÉCISION L'OBJET DEMANDE D’EXAMEN DE MÉSENTENTE [1] Le 4 décembre 2003, la demanderesse écrit à la Caisse populaire Desjardins d’Amos (la « Caisse ») pour obtenir une copie complète de son dossier d’employée. [2] Le 8 janvier 2004, la demanderesse veut que la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») révise la décision de la Caisse lui refusant l’accès aux documents identifiés de la façon suivante :
04 00 52 Page : 2 • A et N-1 à N-5 Les résultats, notes et divers documents liés aux tests de planificateur financier; • F-1 à L-2 Les documents d’entrevue du 21 octobre 1998; • M-1 et M-2 Les notes du gestionnaire du 18 mars 2003. [3] Le 11 février 2004, la Caisse mentionne à la Commission que les protocoles d’entrevue, les résultats des tests de planificateur financier et les notes manuscrites sont des documents confidentiels ayant été refusés à la demanderesse. Elle ajoute que la demanderesse, en présence d’un représentant syndical, a reçu, le 4 décembre 2003, conformément à l’article 7.02 3) de la convention collective, « […] les informations supplémentaires si sa candidature n’est pas retenue incluant la consultation du sommaire de ses tests […] ». [4] Le 20 janvier 2005, une audience se tient à Amos. Le 16 février 2004, la Caisse fournit à la Commission, sous pli confidentiel, copie des documents en litige. L'AUDIENCE A) LE LITIGE [5] La demanderesse réitère vouloir obtenir tous les documents détenus par la Caisse la concernant à titre d’employée. B) LA PREUVE i) De la Caisse M me Françoise Pomerleau [6] M me Pomerleau, directrice au Service conseil aux particuliers, raconte que la demanderesse travaille sous sa responsabilité et a pu consulter son dossier d’employée à la Caisse, en présence d’un représentant syndical. Elle signale avoir confectionné la liste de tous les documents détenus par la Caisse au sujet de la demanderesse, à sa requête expresse. Liste, note-t-elle, qui lui a été remise et dont elle s’est servie pour identifier les documents qu’elle n’a pas obtenus (pièce D-1).
04 00 52 Page : 3 La demanderesse [7] La demanderesse confirme avoir rencontré M me Pomerleau, consulté son dossier avec un représentant syndical et obtenu copie de la liste des documents détenus par la Caisse. M me Françoise Pomerleau [8] M me Pomerleau remet à la demanderesse, séance tenante, une copie de ses notes datées du 18 mars 2003, identifiées à la pièce D-1 comme étant les documents M-1 et M-2 (pièce E-1), ainsi que trois pages de notes manuscrites (pièce E-2). [9] M me Pomerleau signale qu’une entente de confidentialité empêche la Caisse de communiquer à la demanderesse les autres documents exigés par celle-ci. M. Mario Boutin [10] M. Boutin, conseiller en relations de travail à la Fédération des caisses Desjardins du Québec, fait valoir qu’il n’a pas présentement avec lui tous les documents parce qu’ils sont en possession de l’arbitre ayant pris en délibéré un grief impliquant les mêmes parties qu’en la présente. La Commission [11] La Commission signale que les parties ont été dûment convoquées, le 12 novembre 2004, pour la présente audience à Amos ce jour du 20 janvier 2005. Elle s’étonne que la Caisse ne puisse identifier les documents en litige – bref, de ne pouvoir fournir la preuve nécessaire à la solution complète de l’actuel litige. [12] La Commission rappelle que l’objet du litige touche tous les documents détenus par la Caisse en lien avec la demande d’accès permettant d’identifier la demanderesse, au sens des articles 1 et 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 (la « Loi »), et ce, peu importe la méthode de classification utilisée par la Caisse : 1. La présente loi a pour objet d'établir, pour l'exercice des droits conférés par les articles 35 à 40 du Code civil du Québec en matière de protection des renseignements personnels, des règles particulières à l'égard des 1 L.R.Q., c. P-39.1.
04 00 52 Page : 4 renseignements personnels sur autrui qu'une personne recueille, détient, utilise ou communique à des tiers à l'occasion de l'exploitation d'une entreprise au sens de l'article 1525 du Code civil du Québec. Elle s'applique à ces renseignements quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. La présente loi ne s'applique pas à la collecte, la détention, l'utilisation ou la communication de matériel journalistique à une fin d'information du public. 2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier. (soulignements ajoutés) [13] La Commission rappelle également la teneur de l’article 94 de la Loi : 94. Les dispositions de la présente loi prévalent sur celles d'une loi générale ou spéciale postérieure qui leur seraient contraires, à moins que cette dernière loi n'énonce expressément s'appliquer malgré la présente loi. Toutefois elles n'ont pas pour effet de restreindre la protection des renseignements personnels ou l'accès d'une personne concernée à ces renseignements, résultant de l'application d'une autre loi, d'un règlement, d'un décret, d'une convention collective, d'un arrêté ou d'une pratique établie avant l'entrée en vigueur du présent article. [14] En conséquence, la Commission ordonne à la Caisse de fournir à la Commission, dans les trente jours, les documents détenus par celle-ci restant en litige et d’indiquer, le cas échéant, les motifs au soutien de son refus de les communiquer à la demanderesse. La Caisse [15] Le procureur de la Caisse, M e Mario Parent, écrit, le 16 février 2005, ce qui suit : Nous avons reçu le mandat de représenter la Caisse populaire Desjardins d’Amos relativement au dossier mentionné en titre et de donner suite à l’audience qui a eu lieu devant vous le 20 janvier 2005 lors de laquelle vous
04 00 52 Page : 5 avez demandé à notre cliente de vous transmettre sous pli confidentiel les documents demandés dans un délai de 30 jours en vous précisant les motifs pour lesquels elle s’objecte à la remise de ces documents à [la demanderesse]. En premier lieu, il est important que vous sachiez que la requête qui vous a été adressée par [la demanderesse] se situe dans le contexte où cette dernière a déposé un grief auprès de notre cliente dans lequel elle réclame que celle-ci lui accorde le poste de planificateur financier N-8. Vous trouverez sous pli une copie de ce grief daté du 11 décembre 2003. Ce grief a été référé à Me Denis Gagnon arbitre de griefs. La première audience a eu lieu le 19 janvier 2005 et au début de celle-ci, la procureure de [la demanderesse] a présenté une requête visant à obtenir les documents suivants : 1- Tout test écrit ou verbal passé par [la demanderesse] en relation avec le poste planificateur N-8 et les résultats de ces tests. 2- Tout test écrit ou verbal passé par [la demanderesse] pour obtenir en 1998 le poste de conseillère N-7 et en 1995, le poste de conseillère N-5 et les résultats de ces tests. D’autres éléments ont été requis par la partie syndicale, mais ils ne concernent pas la plaignante [la demanderesse]. Lors de cette audience, il a été convenu entre les parties que tout dépendamment de la décision de l’arbitre quant à la pertinence de la production de certains documents dans le cadre de cet arbitrage, la partie syndicale aurait un simple accès aux documents pour fins de consultation et ne pourrait en prendre copie, considérant l’aspect confidentiel du contenu de ces tests et de la correction. L’objection a été disposée par Me Denis Gagnon dans le cadre d’une décision verbale et il a donc retenu l’objection de notre cliente relativement aux tests écrits ou verbaux
04 00 52 Page : 6 passés par [la demanderesse] pour l’obtention du poste N-7 en 1998 ou N-5 en 1995. En conséquence, Me Denis Gagnon a autorisé la simple consultation sur place du test écrit ou verbal passé par [la demanderesse] en relation avec le poste planificateur financier N-8 et les résultats de ces tests. D’autre part, l’audience devant Me Denis Gagnon se poursuivra les 30 avril et 1 er mai 2005. Nous vous soumettons donc qu’il y a lieu de tenir compte de ces informations pour disposer de la requête qui vous est adressée par [la demanderesse]. Nous désirons vous rappeler que les documents qui font l’objet du litige devant vous sont les suivants : 1- Résultats aux tests de planificateur financier de [la demanderesse], soit le document A. 2- Protocole d’entrevue pour le poste de conseillère en finances personnelles N-7 du 21 octobre 1998, soit les documents F-1 à L-2. 3- Les documents N-1 à N-5 qui sont en relation avec le poste de planificateur financier N-8. D’autre part, notre cliente nous a informés que certaines notes avaient été remises à [la demanderesse] sous les cotes E-1 et E-2 et en conséquence vous avez donc disposé de cette partie du litige. En ce qui a trait aux autres cotes mentionnées sur les documents en litige, il s’agit de cotes internes pour fins de référence. Pour l’ensemble des documents demandés par [la demanderesse], notre cliente s’oppose dans un premier temps étant donné que ladite requête a été également présentée à Me Denis Gagnon en relation avec le grief ci-dessus mentionné et qu’une décision a été rendue dans ce sens. De plus, tous les documents demandés sont en relation directe avec l’objet du grief déposé par [la demanderesse]
04 00 52 Page : 7 le 11 décembre 2003 et dont la copie vous a déjà été produite. Notre cliente invoque donc pour l’ensemble de ces documents l’application des dispositions de l’article 39, paragraphe 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé L.R.Q., chapitre P-39.1. En effet, cet article stipule : « 39. Une personne qui exploite une entreprise peut refuser de communiquer à une personne un renseignement personnel la concernant lorsque la divulgation du renseignement risquerait vraisemblablement : 2 e d’avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l’une ou l’autre de ces personnes a un intérêt. » Notre cliente prétend donc que ces tests et évaluations ont une incidence directe sur la procédure judiciaire, soit le grief qui est en litige entre les parties. Quant aux documents portant les cotes F-1 à L-2, notre cliente s’objecte, en plus des motifs ci-dessus présentés, à la production de ces documents puisqu’il s’agit de documents qui sont confidentiels et qui sont régulièrement utilisés à titre d’outils d’évaluation, et ce selon un protocole bien défini, dans les caisses populaires afin d’établir les capacités des candidats à certains postes. Il s’agit donc d’un programme d’évaluation qui est à la disposition de notre cliente mais qui est également établi pour l’ensemble des caisses populaires. Dans ces circonstances, il serait préjudiciable non seulement à notre cliente mais également à l’ensemble des caisses populaires qu’une copie de ces documents soit remise puisque cela aurait pour conséquence que ces documents pourraient être divulgués à d’autres salariés qui auraient à se soumettre à ces tests. Cela rendrait les tests utilisés par notre cliente caducs. Il en résulterait donc un grave préjudice pour notre cliente et les autres caisses populaires compte tenu des montants investis pour la préparation de ces examens qui sont encore utilisés et dont la pertinence a déjà fait l’objet d’une décision arbitrale.
04 00 52 Page : 8 De plus, notre cliente prétend que ces documents n’ont plus d’objet étant donné qu’ils ont alors été utilisés pour l’évaluation de postes antérieurs et qu’en conséquence ces documents auraient dû être détruits, ce n’est que par erreur qu’ils se trouvaient au dossier de [la demanderesse]. De plus, certains documents contiennent des notes personnelles de tiers qui selon notre cliente n’ont pas à être fournies à [la demanderesse]. Il s’agit notamment du document F-2, G-2, H-2, I-3, J-2, K-2, L-1. Finalement, quant aux documents N-1 à N-2 notre cliente réitère les dispositions de l’article 39, paragraphe 2 de la Loi et également réitère la décision rendue par M. Denis Gagnon arbitre, relativement à ces dossiers. De plus, il est à noter que le nom de tiers apparaît sur ce document plus particulièrement sur les documents N-1, N-2, N-3 et N-5. En ce qui a trait au document N-4, la consultation de ce document a fait l’objet de la décision de l’arbitre Denis Gagnon et pourra donc être consulté sur place lors de la suite de l’audience prévue pour les 30 avril et 1 er mai 2005. En conséquence, notre cliente vous soumet donc respectueusement qu’elle s’objecte à la communication de ces documents. DÉCISION [16] La demanderesse a soumis à la Caisse, le 4 décembre 2003, une demande d’accès conforme aux articles 27 et 30 de la Loi : 27. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit, à la demande de la personne concernée, lui en confirmer l'existence et lui donner communication des renseignements personnels la concernant. 30. Une demande d'accès ou de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne justifiant de son identité à titre de personne
04 00 52 Page : 9 concernée, à titre de représentant, d'héritier, de successeur de cette dernière, d'administrateur de la succession, de bénéficiaire d'une assurance-vie ou comme titulaire de l'autorité parentale. [17] La demande d’examen de mésentente présentée à la Commission par la demanderesse respecte le délai et les prescriptions des articles 42 et 43 de la Loi : 42. Toute personne intéressée peut soumettre à la Commission d'accès à l'information une demande d'examen de mésentente relative à l'application d'une disposition législative portant sur l'accès ou la rectification d'un renseignement personnel ou sur l'application de l'article 25. 43. Lorsque la mésentente résulte du refus d'acquiescer à une demande ou d'une absence de réponse dans le délai accordé par la loi pour répondre, la personne concernée doit la soumettre à la Commission dans les 30 jours du refus de la demande ou de l'expiration du délai pour y répondre à moins que la Commission, pour un motif raisonnable, ne la relève du défaut de respecter ce délai. [18] En ce qui concerne la Caisse, les articles 32 à 34 et 36 de la Loi fixent les règles la régissant lors d’une demande d’accès : 32. La personne détenant le dossier qui fait l'objet d'une demande d'accès ou de rectification par la personne concernée doit donner suite à cette demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de la demande. À défaut de répondre dans les 30 jours de la réception de la demande, la personne est réputée avoir refusé d'y acquiescer. 33. L'accès aux renseignements personnels contenus dans un dossier est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables peuvent être exigés du requérant pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements. La personne qui exploite une entreprise et qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif exigible, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements.
04 00 52 Page : 10 34. La personne qui refuse d'acquiescer à la demande d'accès ou de rectification d'une personne concernée doit lui notifier par écrit son refus en le motivant et l'informer de ses recours. 36. Celui qui détient un renseignement faisant l'objet d'une demande d'accès ou de rectification doit, s'il n'acquiesce pas à cette demande, le conserver le temps requis pour permettre à la personne concernée d'épuiser les recours prévus par la loi. (soulignements ajoutés) [19] La Caisse pouvait donner suite à la demande d’accès ou soulever, sous réserve de la preuve pertinente, les restrictions facultatives des articles 37 à 39 et celles impératives des articles 40 et 41 de la Loi. [20] Du cas sous étude, la seule communication écrite émanant de la Caisse à la suite de la demande d’accès est celle datée du 11 février 2004, soit après le dépôt de la demande d’examen de mésentente par la demanderesse. La Caisse n’avait donc pas notifié son refus ni informé la demanderesse de ses recours dans le délai imparti. Selon l’article 32 de la Loi, la Caisse était simplement réputée avoir refusé d’acquiescer à la demande d’accès. [21] En outre, tant la lettre du 11 février 2004 que les témoignages rendus à l’audience par M me Pomerleau et M. Boutin ne réfèrent à la restriction du 2 e alinéa de l’article 39 de la Loi. Ce n’est qu’après la tenue de l’audience que le procureur de la Caisse invoque, le 18 février 2005, l’article 39 de la Loi pour refuser l’accès à certains documents à la demanderesse. Du contexte singulier de la présente, je suis d’avis que la Caisse était forclose d’alléguer cette dernière restriction facultative. [22] La Commission reconnaît qu’elle n’est pas le bon forum pour décider d’une contestation en matière de relations de travail et, conséquemment, de la preuve documentaire pertinente à ce différend. [23] Cependant, la Commission devra décider du sort des documents en litige en vérifiant s’ils contiennent des renseignements étant personnels à la demanderesse et permettant de l’identifier, selon les termes de l’article 2, et, le cas échéant, des renseignements visés par la restriction impérative de l’article 40 de la Loi :
04 00 52 Page : 11 40. Toute personne qui exploite une entreprise et détient un dossier sur autrui doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement personnel la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers ou l'existence d'un tel renseignement et que cette divulgation serait susceptible de nuire sérieusement à ce tiers, à moins que ce dernier ne consente à sa communication ou qu'il ne s'agisse d'un cas d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée. (soulignement ajouté) [24] J’ai examiné les documents en litige. Il s’agit de documents cotés et intitulés comme suit : • Cote « A » : « Résultats aux tests – Planificateur financier » (1 page); • Cotes « F-1 à L-2 » : F-1 à F-3, la communication interpersonnelle : « Entrevue – compétence – 31 », « Prise de notes – compétence – 31 » et « Échelle d’évaluation – compétence – 31 » (3 pages); G-1 à G-3, la résolution de problèmes : « Entrevue – compétence – 51 », « Prise de notes – compétence – 51 » et « Échelle d’évaluation – compétence – 51 » (3 pages); H-1 à H-3, le savoir négocier : « Entrevue – Compétence – 48 », « Prise de notes – Compétence – 49 » et « Échelle d’évaluation – Compétence – 48 » (3 pages); I-1 à I-3, l’orientation client/membre : « Entrevue – compétence – 15 », « Échelle d’évaluation – compétence – 15 » et « Prise de notes – compétence – 15 » (3 pages); J-1 à J-3, l’orientation vers les résultats : « Entrevue – compétence – 53 », « Prise de notes – compétence – 53 » et « Échelle d’évaluation – compétence – 53 » (3 pages);
04 00 52 Page : 12 K-1 à K-3, la gestion du temps : « Entrevue – Compétence – 62 », « Prise de notes – Compétence – 62 » et « Échelle d’évaluation – Compétence – 62 » (3 pages); L-1 et L-2, la « Perspicacité en affaires » (2 pages). • Cotes « N-1 à N-5 » : « Résultats aux tests – Planificateur financier N8 - N9 - N10 » (5 pages). [25] Je n’ai pas repéré aux documents en litige de renseignement concernant un tiers ou l'existence d'un tel renseignement au sens de l’article 40 de la Loi. • Cote « A » [26] Le document intitulé « Résultats aux tests – Planificateur financier » (1 page) est un tableau d’une page qui se divise en trois segments. Le premier comprend le nom et les coordonnées de la demanderesse. Le deuxième englobe huit sujets différents inscrits verticalement à la colonne de gauche, une notation correspondante y apparaissant selon le choix des huit rubriques disposées horizontalement. Le troisième segment est un espace que l’on peut qualifier de nature administrative, ne répondant pas à la condition de l’article 2 de la Loi. [27] J’en arrive à la conclusion que les 1 er et 2 e segments de ce tableau ne renferment que le résultat des tests complétés par la demanderesse, celui-ci étant assimilable à l’information se trouvant dans un bulletin scolaire. Ce document la concernant lui est donc accessible, à l’exception des informations se trouvant sous les titres « Niveau de difficulté », « Pondération » et « Total possible » au 2 e segment. • Cotes « F-1 à L-2 » [28] Pour les documents F-1 à L-2 (20 pages), je suis d’avis, vu la preuve, que la section intitulée « Réponses du candidat » se trouvant majoritairement à la 2 e page de chaque série répond à la définition de l’article 2 de la Loi. Les autres pages ou sections sont de nature administrative, ne permettant pas d’identifier la demanderesse ni une autre personne physique. La demanderesse pourra donc obtenir copie de la section intitulée « Réponses du candidat » aux pages F-2, G-2, H-2, I-3, J-2 et K-2.
04 00 52 Page : 13 • Cotes « N-1 à N-5 » : « Résultats aux tests – Planificateur financier N8 - N9 - N10 » (5 pages) [29] Les documents N-2, N-3 et N-5 (3 pages) sont des tableaux confectionnés principalement de la même manière que celui discuté précédemment sous le titre « Résultats aux tests – Planificateur financier ». Il faut noter qu’aucun chiffre n’apparaît sous plusieurs colonnes du 2 e segment au document N-2. Ainsi, la demanderesse pourra obtenir le 1 er segment des documents N-2, N-3 et N-5. Les informations se trouvant au 2 e segment sous les rubriques « Compétences relationnelles » et « Test de personnalité » au document N-2 et celles se trouvant sous les rubriques « Domaines de connaissances » et « Résultats » aux documents N-3 et N-5 lui sont également accessibles. Les autres informations à ces documents sont de nature administrative, ne répondant pas à la définition de l’article 2 de la Loi. Il en est de même pour les pages N-1 et N-4 (2 pages). POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [30] ACCUEILLE, en partie, la demande d’examen de mésentente de la demanderesse; [31] CONSTATE que la demanderesse a obtenu de la Caisse à l’audience copie des documents M-1 et M-2 (pièces E-1 et E-2); [32] ORDONNE à la Caisse de remettre à la demanderesse les renseignements contenus aux documents en litige suivants : • Les 1 er et 2 e segments du tableau « Résultats aux tests – Planificateur financier », à l’exception des informations se trouvant sous les titres « Niveau de difficulté », « Pondération » et « Total possible » au 2 e segment; • La section intitulée « Réponses du candidat » aux pages F-2, G-2, H-2, I-3, J-2 et K-2; • Le 1 er segment du tableau aux documents N-2, N-3 et N-5; • Les informations se trouvant au 2 e segment sous les rubriques « Compétences relationnelles » et « Test de personnalité » au document N-2;
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