Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 02 17 92 Date : Le 23 septembre 2004 Commissaire : M e Michel Laporte VILLE DE MALARTIC Requérante c. X Intimée DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE NE PAS TENIR COMPTE DE LA DEMANDE D’ACCÈS DE L’INTIMÉE [1] Le 21 octobre 2002, l’intimée soumet à la Ville de Malartic (la « Ville ») une demande d’accès en quinze points. [2] Le 11 novembre 2002, la Ville présente à la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») une demande aux fins d’être autorisée à ne pas tenir compte de la demande d’accès de l’intimée, selon les termes de l’article 126
02 17 92 Page : 2 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi »). [3] Le 14 novembre 2002, l’intimée veut que la Commission révise la décision de la Ville lui ayant refusé l’accès aux documents demandés. [4] Le 3 juin 2004, une audience a lieu à Amos. L'AUDIENCE A) LE LITIGE [5] La demande d’accès de l’intimée vise les renseignements suivants : - Copies des factures d’avocat depuis 1996 jusqu’à ce jour. - Copies des factures de firme comptable depuis 1998 jusqu’à ce jour. - Copies des factures concernant les dépenses contre la fusion et les dépenses pour la fusion avec le regroupement de la nouvelle ville de Vald’Or depuis 2001 jusqu’à ce jour. - Toutes dépenses fait par le biais Master Card fait par la ville pour les périodes de l’année 1999 jusqu’à ce jour. - Copies des factures du Courrier Malartic, l’écho et le journal le citoyen pour les périodes de l’année 2001 jusqu’à ce jour. - Liste des déboursés pour les mois de janvier 2000 jusqu’à ce jour. - Toutes factures concernant les envois par huissier pour les périodes de l’année 2000 jusqu’à ce jour. - Copie de résolution concernant la nomination de M. Martin Briault à titre de Commissaire industriel et greffier adjoint. - Copie de résolution pour l’engagement d’un inspecteur municipal ainsi que son salaire et allocation. - Rapport financier détaillé au 31 décembre pour les années 1996-1997-1998-1999-2000-2001 et jusqu’à ce jour pour l’année 2002. - Montant service de dette à charge municipale pour l’année 2001. 1 L.R.Q., c. A-2.1.
02 17 92 Page : 3 - Copie de résolution pour règlement des mines concernant les contestations d’évaluation foncière. - Copie de résolution qui mandate Me Alain Lortie pour représenter M. Yann Veilleux dans l’affaire l’opposant à Marjolaine Boutin. - Toutes copies de résolution concernant la demande de la ville de Malartic pour la fusion avec le regroupement de la nouvelle Ville de Val d'Or. - Listes des procès verbaux depuis janvier 2001 jusqu’à ce jour. - Copie de résolution pour règlement des mines concernant les contestations d’évaluation foncière. (sic) B) LA PREUVE i) De la Ville M me Lucie Royer [6] M me Lucie Royer, trésorière, directrice des ressources humaines et directrice générale par intérim, confirme avoir traité la demande d’accès. Elle atteste que la Ville compte 3 853 habitants, sept membres siégeant au conseil municipal et six directions (greffe, loisirs, travaux publics, urbanisme, développement économique et incendie) sous la responsabilité administrative de quatre personnes. [7] M me Royer mentionne que toutes les demandes d’accès relèvent du greffier de la Ville, M. Robert Cadieux, à l’exception des demandes reliées aux questions de nature financière qu’elle traite elle-même. Elle explique le contexte prévalant à la Ville lors de la demande d’accès. Un conflit de travail subsistait au moment de la demande d’accès, au mois d’octobre 2002, la Ville ayant décrété un arrêt de travail à l’encontre des travailleurs de bureaux (Cols blancs) qui a duré 19 mois. La Ville a fourni aux citoyens les services essentiels pendant cette période, en l’absence des deux personnes Cols blancs commis comptables et de la responsable de la bibliothèque. Elle ne pouvait légalement engager d’autres personnes durant le conflit et les heures d’ouverture, habituellement de 8 h à 16 h, étaient limitées de 13 h à 15 h. Au même moment débutait le processus budgétaire devant se terminer pour le mois de décembre 2002. [8] M me Royer affirme avoir traité une demande d’accès par semaine pendant la période du conflit de travail, dont celle du Syndicat canadien de la fonction
02 17 92 Page : 4 publique (le « Syndicat »), le 1 er août 2002, ayant des similitudes avec celle présentement sous étude (pièce O-1 en liasse). Elle signale que le Syndicat s’est désisté dernièrement de ses demandes d’accès. [9] M me Royer fait valoir qu’elle a regroupé par sujets les divers points faisant l’objet de la demande d’accès (pièce O-2). Elle les commente de la façon suivante : Les points A, B, D, E et G [10] Il s’agit des factures concernant la carte de crédit, les journaux, les avocats, les huissiers et les comptables. [11] M me Royer soutient que ces factures visent des fournisseurs de la Ville, lesquelles se trouvent classées et archivées alphabétiquement, par année civile, dans des boîtes rangées à la voûte située au sous-sol de l’Hôtel de Ville. Elle évalue à près de six heures pour une personne en temps continu le délai requis pour repérer et vérifier les chèques, les factures et les bons de commande pour quelque 800 factures visées par la demande. Elle répète qu’elle était la seule personne pouvant répondre à la demande d’accès à l’époque où celle-ci fut déposée. [12] M me Royer spécifie que les factures d’avocats doivent être vérifiées attentivement pour s’assurer de ne pas divulguer de renseignements nominatifs ou d’avis juridiques. Elle ajoute qu’au moins une centaine de factures provenant de la firme d’avocats Bigué et Bigué, responsable des dossiers en matière de relations de travail, doivent se trouver classées. Elle évalue à une journée supplémentaire le temps nécessaire à la vérification de ces factures. Le point C [13] Il s’agit des factures touchant le dossier de fusion avec la Ville de Val-d’Or. [14] M me Royer soumet que cette partie de la demande d’accès exige recherche et réflexion parce que plusieurs personnes ont été impliquées dans ce dossier et que les informations ne se trouvent pas nécessairement classées au grand livre comptable de la Ville sous la rubrique « fusion ». Il faut qu’elle vérifie partout si des frais ont été engagés ou réclamés dans le cadre de cette fusion, notamment s’il existe, par année civile, des avis juridiques et des avis publics ou publicité. Elle croit qu’une journée lui est nécessaire sur ce sujet.
02 17 92 Page : 5 Le point F [15] Il s’agit d’une liste des déboursés pour les années 2001 à 2002, étant, dans les faits, les chèques émis par la Ville. [16] M me Royer fait valoir que l’historique des comptes fournisseurs renferme 1 049 pages. Elle croit que cette liste peut être facilement accessible. Elle précise qu’une vérification doit préalablement être faite pour s’assurer de ne pas communiquer des informations confidentielles touchant, par exemple, une pension alimentaire d’un employé ou une saisie salaire. Elle évalue à trois journées et demie le temps nécessaire pour effectuer la recherche et cette vérification. Les points H, I, L et M [17] Il s’agit d’une copie des résolutions adoptées par le conseil de la Ville. [18] M me Royer estime que cette recherche aux livres des procès-verbaux de la Ville des résolutions demandées ne devrait prendre qu’une demi-journée au greffier. Le point J [19] Il s’agit des états financiers de la Ville pour les années 1996 à 2002. [20] M me Royer indique qu’elle possède tous les états financiers rangés à la voûte au sous-sol de l’Hôtel de Ville. Elle évalue à près d’une journée le temps requis pour les repérer et les photocopier. Le point O [21] Il s’agit de la liste des procès-verbaux de la Ville depuis 2001. [22] M me Royer fait valoir que la Ville a adopté 450 résolutions en 2001 et 347 en 2002. Elle affirme que la Ville ne détient pas une telle liste. Le point N [23] Il s’agit des résolutions concernant la fusion de la Ville avec la Ville de Val-d’Or. [24] M me Royer soutient qu’il lui sera difficile de garantir qu’elle pourra toutes les trouver. Elle mentionne qu’il n’existe pas de liste ni de point de repère lui
02 17 92 Page : 6 permettant de localiser rapidement les résolutions discutant de la fusion des villes. Elle affirme qu’il lui faudra vérifier chaque résolution pour savoir si ce sujet a été ou non discuté. Elle évalue sommairement à plus d’une journée le délai nécessaire pour effectuer cette recherche. Le point K [25] M me Royer considère que cette recherche pour trouver cette information est facilement réalisable parce que clairement inscrite à chaque année aux rapports financiers de la Ville. ii) De l’intimée [26] L’intimée fait valoir qu’elle s’intéresse activement depuis de nombreuses années aux activités de la Ville. Elle soumet avoir déjà reçu les mêmes renseignements que ceux actuellement exigés de la Ville lors d’une demande similaire en 1975. Elle reconnaît que la secrétaire-trésorière de l’époque a travaillé très fort pour lui donner tous les papiers. Elle signale que c’est avec ces informations qu’elle a pu identifier et vérifier la conformité des actions de la Ville. Elle comprend difficilement pourquoi la Ville ne veut pas accéder à sa demande. C) LES ARGUMENTS De la Ville [27] Le procureur de la Ville, M e Sylvain Labranche, soumet que la preuve non contredite démontre l’existence d’un conflit de travail à la Ville et de plusieurs demandes d’accès au moment de la démarche de l’intimée (pièce O-1). Il fait remarquer que la demande d’accès de l’intimée est d’ailleurs presque identique à celle soumise par le Syndicat. Il soumet que la Ville n’est pas dans un contexte de réorganisation administrative, mais dans celui d’un arrêt de travail qu’elle a exercé légalement. Il prétend que le nombre de documents exigés par l’intimée, la taille de la Ville 2 , le contexte administratif, la charge de travail 3 et les relations tendues 4 à l’époque justifient l’application de l’article 126 de la Loi 5 : 2 Vassan (Municipalité de) c. Comité des citoyens de Vassan, [2001] C.A..I 475. 3 Commission scolaire de Bersimis c. Martel, C.A.I. Québec, n os 94 04 86 et 94 05 37, 18 octobre 1994, c. Comeau. 4 Saint-Léon-de-Standon (Municipalité de la paroisse de) c. X., C.A.I. Québec, n o 03 05 08, 20 janvier 2004, c. Grenier. 5 Ville de Montréal c. Winters, [1991] C.A.I. 359; La Plaine (Ville de) c. Action municipale de La Plaine, [2001] C.A.I. 99.
02 17 92 Page : 7 126. La Commission peut, sur demande, autoriser un organisme public à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou leur caractère systématique. Il en est de même lorsque, de l'avis de la Commission, ces demandes ne sont pas conformes à l'objet des dispositions de la présente loi sur la protection des renseignements personnels. Un membre de la Commission peut, au nom de celle-ci, exercer seul les pouvoirs que le présent article confère à la Commission. [28] M e Labranche allègue que l’article 126 est bien une exception au principe d’accès prévu à l’article 9 de la Loi, mais que celle-ci ne doit pas devenir contraignante au point d’en empêcher son application : 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [29] M e Labranche souligne que la Ville est un petit organisme public n’ayant que deux personnes pouvant répondre aux demandes d’accès, dont l’une d’elle cumule la fonction de secrétaire-trésorière, et, dans les faits, celle de directrice générale. Il soumet que la demande d’accès est claire et ne peut aujourd’hui être modifiée ou scindée 6 . La preuve a démontré, rappelle-t-il, qu’il faudrait au moins six jours pour trouver et vérifier les documents se rapportant aux points A, B, D, E et G de la demande de l’intimée. À cet exercice, M me Royer doit s’assurer qu’ils ne renferment pas de renseignements nominatifs, notamment ceux portant sur les relations de travail ou des paiements par des individus au ministère du Revenu. Il en est de même, note-t-il, pour la vérification des 1 049 pages comprenant au moins 25 lignes par page touchant le point F de la demande et nécessitant au moins 3,5 jours. [30] M e Labranche soutient que la Ville n’est pas un service de recherche, que la demande doit être suffisamment précise pour repérer les documents demandés et, que, selon les termes des articles 15 et 42, la Loi n’exige pas la confection d’un 6 Saint-Hubert (Ville de) c. Forget, [2001] C.A.I. 429; Ministère des transports c. McLauchlan, C.A.I. Québec, n o 99 05 89, c. Boissinot.
02 17 92 Page : 8 nouveau document par la Ville pour répondre à la demande, particulièrement au point C traitant des factures liées à la fusion municipale 7 : 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. 42. La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour permettre de le trouver. [31] M e Labranche soumet que la Ville n’a jamais interdit à l’intimée de venir à l’Hôtel de Ville pour s’assurer de l’existence ou non de documents, tel le point « O » concernant une liste de procès-verbaux. DÉCISION [32] La Commission doit se placer au moment de la réponse fournie pour la Ville, au mois de novembre 2002, pour évaluer la situation prévalant à l’époque et décider du sort de la requête aux fins de ne pas tenir compte de la demande d’accès 8 . [33] Les 15 points de la demande d’accès et la preuve non contredite portant sur le nombre de documents visés par celle-ci, le temps requis pour les trouver et les vérifier, le conflit de travail subsistant à l’époque ayant entraîné un arrêt de travail décrété par la Ville et l’absence des employés, le contexte de la fusion municipale et la taille de la Ville sont autant de facteurs qui, réunis ensemble, viennent justifier l’intervention de la Commission pour autoriser la Ville à ne pas tenir compte de la demande d’accès 9 . En conséquence, la Commission fait donc siens les arguments soumis par le procureur de la Ville. 7 Ville de Lachine c. Regroupement des citoyens de Lachine, C.Q. Montréal, n o 500-02-001110-852, 8 mai 1990, jj. Biron, Quesnel et Boissonneault; Raymond DORAY et François CHARETTE, Accès à l’information, loi annotée, jurisprudence, analyse et commentaires, volume 1, Éditions Yvon Blais, 2001, p. 11/42.1. 8 Société de transport de la Communauté urbaine de Montréal c. Tremblay, [1981] C.A.I 157. 9 Précitée, note 2.
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