Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 16 75 Date : 14 septembre 2004 Commissaire : M e Christiane Constant X Demanderesse c. Sainte-Marcelline-de-Kildare Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Les 3 juillet et 2 septembre 2003, la demanderesse requiert de l’organisme l’accès à tous les documents se trouvant à son dossier d’employée depuis le début de son emploi remontant à l’année 1991 jusqu’en 2003. [2] Sans réponse, elle requiert de la Commission d’accès à l’information (la « Commission »), le 23 septembre, de réviser le refus présumé de l’organisme à lui donner accès auxdits documents.
03 16 75 Page : 2 L’AUDIENCE [3] L'audience de cette cause se tient à Montréal, le 4 août 2004, en présence de la demanderesse et de M. Robert L’Africain, responsable de l’accès aux documents pour l’organisme. LA PREUVE [4] M. L’Africain affirme solennellement qu’il occupe diverses fonctions, dont celle de secrétaire trésorier et responsable de l’accès aux documents. Il ajoute que l’organisme consent à communiquer à celle-ci tous les documents recherchés, car celle-ci en connaît déjà le contenu. De plus, il confirme que la demanderesse y a travaillé à partir de 1991 jusqu’en 2003. [5] La demanderesse, pour sa part, se déclare satisfaite de l’affirmation du témoin de l’organisme qui lui donnera accès auxdits documents. Intervention de la Commission [6] La Commission a examiné, à l’audience, les documents et indique à M. L’Africain que tous les renseignements nominatifs, tels les noms, les adresses et les numéros d’assurance sociale des employés de l’organisme doivent être masqués, avant de les transmettre à la demanderesse; ils doivent demeurer confidentiels selon les termes prévus aux articles 53, 54 et 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l’accès »). [7] L’organisme s’engage à procéder à l’élagage desdits documents et les transmettra à la demanderesse dans un délai de trente jours. LA DÉCISION [8] La demanderesse s’est adressée à l’organisme afin d’avoir accès à tous les documents qui se trouvent à son dossier d’employée selon les termes des articles 1 et 83 de la Loi sur l’accès, sous réserve des restrictions législatives prévues notamment à l’article 88 de ladite loi. Toutefois, il n’a pas été démontré, à l’audience, que les employés, dont les informations personnelles apparaissent aux documents, aient autorisé l’organisme à les communiquer à la demanderesse. 1 L.R.Q., c. A-2.1
03 16 75 Page : 3 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. 54. Dans un document, sont nominatifs les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier. 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visés au deuxième alinéa de l'article 7. 88. Sauf dans le cas prévu par le paragraphe 4 o de l'article 59, un organisme public doit refuser de donner communication à une personne d'un renseignement nominatif la concernant lorsque sa divulgation révélerait vraisemblablement un renseignement nominatif concernant une autre personne physique ou l'existence d'un tel renseignement, à moins que cette dernière n'y consente par écrit.
03 16 75 Page : 4 [9] Le 30 août 2004, par l’entremise de M. L’Africain, l’organisme transmet à la demanderesse une lettre dont la Commission a reçu une copie; à cette lettre, il indique, entre autres, qu’après avoir extrait les renseignements nominatifs se trouvant dans les documents, il les a, par la suite, communiqués à la demanderesse. [10] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE la demande de révision de la demanderesse contre la municipalité de Sainte-Marcelline-de-Kildare; PREND ACTE, que l’organisme consent, à l’audience, à lui communiquer les documents qui étaient en litige; CONSTATE qu’après avoir élagué les renseignements nominatifs qui ne concernent pas la demanderesse, l’organisme a effectivement communiqué à celle-ci lesdits documents; FERME le présent dossier portant le n o 03 16 75. CHRISTIANE CONSTANT Commissaire
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.