Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 04 06 65 Date : 25 avril 2005 Commissaire : M e Christiane Constant X Demanderesse c. Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Organisme public DÉCISION L’OBJET DU LITIGE LA DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le 15 mars 2004, la demanderesse s’adresse à M. Alain Gauthier, directeur général de la Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys (l’« organisme »), afin d’obtenir une copie intégrale des documents contenus à son dossier personnel et tout autre document la concernant. [2] Le 17 mars, M. Gauthier, secrétaire général et responsable de l’accès aux documents pour l’organisme, lui transmet un accusé de réception. Le 26 mars, M. Gauthier informe la demanderesse que l’organisme lui transmettra les documents recherchés, moyennant le paiement de 8.55 $. Elle acquitte ce montant le 2 avril 2004.
04 06 65 Page : 2 [3] Le 16 du mois courant, la demanderesse requiert de la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») la révision de la décision de l’organisme. L’AUDIENCE [4] L'audience de cette cause se tient à Montréal, le 21 février 2005, en présence de la demanderesse et du témoin de l’organisme, celui-ci étant représenté par M e Stella Duval. LA PREUVE DE L’ORGANISME A) M me Cécile Guillemette [5] M me Guillemette déclare qu’elle est agente de bureau et s’occupe, entre autres, du volet de l’accès aux documents avec M. Alain Gauthier, secrétaire général de l’organisme. Celui-ci est le responsable de l’accès aux documents. [6] Elle affirme que l’organisme a transmis, le 2 avril 2004, à la demanderesse une copie des documents qu’il détient à son égard. Elle lui remet séance tenante des documents additionnels. CLARIFICATIONS RECHERCHÉES PAR LA DEMANDERESSE [7] La demanderesse fait part à M me Guillemette qu’il lui manque son « Attestation de travail et deux relevés d’emploi ». Elle lui répond que ces documents se trouvaient dans le « dossier de relations de travail ». [8] M me Guillemette ajoute que le 5 mai 2004, M. Gauthier a avisé la demanderesse qu’elle n’aurait pas reçu certains documents, puisqu’ils ne sont pas tous regroupés dans son dossier personnel (pièce O-1). M me Guillemette précise que l’organisme a remis à la demanderesse, l’Attestation d’emploi, et ce, tel qu’en fait foi le « Désistement et Quittance » qu’elle a signé dans le cadre d’une procédure judiciaire qu’elle avait intentée devant la Commission des relations de travail, le 10 septembre 2004. [9] Toutefois, M me Guillemette signale que la demanderesse cherche à obtenir l’annulation du désistement qu’elle avait signé le 10 septembre 2004.
04 06 65 Page : 3 B) TÉMOIGNAGE DE LA DEMANDERESSE [10] Sur ce dernier point, la demanderesse confirme ce renseignement et ajoute que la date d’audience est fixée au 1 er juin 2005 devant la Commission des relations de travail. [11] La demanderesse affirme de plus que l’organisme ne lui a pas transmis un ou deux relevés d’emploi pour les mois de janvier et mars 2004 ainsi que d’autres documents qu’elle identifie. [12] La soussignée intervient pour demander à ce que l’organisme effectue une recherche additionnelle, afin de retracer, le cas échéant, les deux relevés auxquels réfère la demanderesse ainsi que les autres documents. M e Duval fera parvenir à celle-ci et à la soussignée, dans un délai précis, sa plaidoirie écrite. COMPLÉMENT DE PREUVE [13] Le 1 er février 2005, M e Duval transmet à la Commission une copie d’une lettre qu’elle a fait parvenir à la demanderesse, à laquelle sont annexés des documents la concernant. [14] Le 3 mars, M e Duval transmet à la soussignée un affidavit portant la signature de M. Alain Gauthier affirmant qu’il est secrétaire général et responsable de l’accès aux documents pour l’organisme. Il indique qu’à sa demande, le Service des ressources humaines lui a transmis tous les relevés d’emploi concernant la demanderesse. Il déclare « seul le relevé du 3 mars 2004 n’avait pas été acheminé à » la demanderesse. Ce document a été communiqué à celle-ci le 22 février précédent. M. Gauthier ajoute que l’organisme ne détient aucun autre document la concernant. ARGUMENTS DE L’ORGANISME [15] Dans la lettre de M e Duval (3 mars 2005), à laquelle sont joints des documents confidentiels, celle-ci indique que le seul point en litige entre les parties demeure la révision du désistement mentionné par les témoins en audience.
04 06 65 Page : 4 [16] M e Duval plaide que les documents confidentiels ne devraient pas être accessibles à la demanderesse, en vertu du deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi sur l’accès »). Ils sont constitués, entre autres, de projets de lettres, de notes préparatoires, d’esquisses, d’ébauches et de brouillons. LA DÉCISION [17] La demanderesse s’est adressée à l’organisme afin d’obtenir les documents qu’il détient à son égard. Elle exerce un droit que lui reconnaît le législateur à l’article 83 de la Loi sur l’accès. [18] Il est mis en preuve que l’organisme a communiqué à la demanderesse des documents à diverses reprises. Après avoir effectué une vérification additionnelle, l’organisme lui en a transmis d’autres. [19] En ce qui concerne l’argument de l’organisme citant, comme motif de refus à la communication des documents, le deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès, la soussignée n’est pas de cet avis. Cet alinéa est inapplicable à un demandeur qui désire obtenir des documents contenus dans son dossier, tel le cas sous étude. Cette demande est plutôt régie par l’article 83 de la Loi sur l’accès. 83. Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement nominatif la concernant. Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement nominatif la concernant. Toutefois, un mineur de moins de quatorze ans n'a pas le droit d'être informé de l'existence ni de recevoir communication d'un renseignement nominatif de nature médicale ou sociale le concernant, contenu dans le dossier constitué par l'établissement de santé ou de services sociaux visé au deuxième alinéa de l'article 7. 1 L.R.Q., c.A-2.1.
04 06 65 Page : 5 [20] Faisant référence à la cause du Ministère de la Justice du Québec c. Bouchard 2 , la Commission a statué dans l’affaire Brouillette c. Régie des alcools, des courses et des jeux 3 que : […] La Cour du Québec a confirmé que l’absence de droit d’accès prévue au deuxième alinéa de l’article 9 de la Loi sur l’accès est inapplicable aux demandes d’accès régies par l’article 83, précité; ainsi, la Cour a-t-elle précisé, concernant l’article 83, que : Cet article établit un autre principe fondamental reconnu par la loi, à savoir le droit d’une personne d’être informée de l’existence, dans un fichier de renseignements personnels, de renseignements nominatifs la concernant et le droit d’en recevoir communication. […] Le deuxième alinéa de l’article 9 ne peut conséquemment écarter ou restreindre le droit d’accès du demandeur au rapport en litige. […] [21] Les documents confidentiels en litige, au nombre de 7 concernent la demanderesse. Cinq d’entre eux sont : deux projets de lettre, deux notes échangées entre un bureau d’avocats et des représentants de l’organisme et une note transmise à un tiers. [22] En ce qui a trait aux deux autres notes, la soussignée considère que l’organisme devra les communiquer à la demanderesse. En effet, l’une d’elles datée du 18 août 2004 émane de celle-ci et une autre contient des renseignements généraux visant l’école John F. Kennedy. [23] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : ACCUEILLE, en partie, la demande de révision de la demanderesse contre la Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys; CONSTATE que l’organisme a communiqué à la demanderesse des documents; 2 [1998] C.A.I. 488 (C.Q.) 3 [2000] C.A.I. 213, 215.
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