Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 05 01 56 Date : 3 février 2006 Commissaire : M e Hélène Grenier X Demandeur c. HÔPITAL GÉNÉRAL JUIF SIR MORTIMER B. DAVIS Organisme DÉCISION OBJET DEMANDE DE RÉVISION EN MATIÈRE D'ACCÈS [1] Le Syndicat des travailleuses et des travailleurs de l’Hôpital général juif Sir Mortimer B. Davis « le syndicat » s’est adressé à l’organisme le 6 décembre 2004 pour obtenir « a copy of the job descriptions for the security guards (Securitas Canada Inc.) on duty at the JGH ». [2] Le 15 décembre 2004, M. Jean-Marie Mallet, responsable de l’accès aux documents et directeur des ressources humaines de l’organisme, a donné suite à cette demande; il a indiqué au président du syndicat que « les agents de sécurité ne sont pas des employés de l’Hôpital. Conséquemment, nous n’avons pas de description de fonctions à vous fournir. Veuillez vous adresser à la compagnie SECURITAS ».
05 01 56 Page : 2 [3] Le 7 janvier 2005, le syndicat a requis l’intervention de la Commission. Dans sa demande, le syndicat réfère aux deux demandes d'accès adressées à l’organisme pour obtenir les documents en litige, aux deux réponses de l’organisme, aux deux demandes d’accès adressées au même effet à l’entreprise SECURITAS et à l’absence de réponse de cette entreprise. PREUVE (audience du 31 janvier 2006) i) de l’organisme Témoignage de M. Mark Stevens : [4] M. Mark Stevens témoigne sous serment. Il est à l'emploi de l’organisme depuis 1986; il y exerce la fonction de préposé aux bénéficiaires. Il est membre de l’exécutif du syndicat depuis août 2003. En juillet 2004, il était le secrétaire du syndicat alors que M. John Garifalis en était le président; M. William Sauvé était pour sa part responsable des griefs. [5] M. Stevens connaît la demande d’accès du 8 juillet 2004; cette première demande, qui vise l’obtention des documents en litige, a été signée par M. William Sauvé. M. Stevens connaît la réponse que M. Jean-Marie Mallet a donnée à cette demande, le même jour. M. Stevens n’a pas fait de suivi écrit concernant cette réponse avec M. Mallet. [6] M. Stevens a lui-même demandé une copie des documents en litige à l’entreprise SECURITAS, le 14 juillet 2004. Il sait que SECURITAS a conclu un contrat avec l’organisme. M. Stevens n’a pas reçu de réponse à sa demande et il n’a pas fait de suivi écrit avec SECURITAS à ce sujet. [7] Le syndicat a adressé une 2 e demande d'accès aux documents en litige le 6 décembre 2004. Le syndicat avait eu des discussions avec M. Mallet dont la réponse, datée du 8 juillet 2004, ne satisfaisait pas le syndicat qui voulait toujours obtenir les documents en litige pour les soumettre au comité des relations du travail. De juillet 2004 à décembre 2004, le syndicat a discuté à deux ou trois reprises avec M. Mallet concernant son refus de fournir les documents en litige; M. Mallet a alors indiqué que l’organisme ne détenait pas les documents demandés. M. Stevens reconnaît que le syndicat a réitéré sa demande d’accès concernant ces documents et qu’il a, plus de trois fois, bien expliqué les raisons pour lesquelles cette demande était formulée.
05 01 56 Page : 3 [8] Le 15 décembre 2004, M. Mallet a opposé à la demande du 6 décembre 2004 le même refus que celui qu’il avait opposé le 8 juillet 2004 en réponse à la première demande d’accès. [9] Le 4 janvier 2005, le syndicat s’est à nouveau adressé à l’entreprise SECURITAS pour obtenir les documents en litige; celle-ci n’a pas donné suite à la demande d’accès. [10] Le syndicat s’est adressé à la Commission le 7 janvier 2005. Il a par la suite eu d’autres discussions avec M. Mallet concernant l’obtention des documents en litige, notamment après la réception de l’avis de convocation posté par la Commission. [11] Le 27 janvier 2006, M. Mallet a transmis à un agent de grief (M. Sylvain Brunelle) du syndicat un document (O-1) d’une page intitulé : « Description de poste - Agent de sécurité » avec sa traduction en anglais intitulée « Job description - Security guards ». M. Mallet a précisé que l’entreprise SECURITAS lui avait fourni ce document. [12] M. Stevens a discuté de ce document (O-1) avec M. Sylvain Brunelle. Selon M. Stevens, ce document ne comprend pas toutes les tâches d’un agent de sécurité; plusieurs tâches n’y sont pas inscrites. M. Stevens n’a par ailleurs jamais vu un autre document décrivant les tâches relatives au poste d’agent de sécurité. Témoignage de M. Jean-Marie Mallet : [13] M. Jean-Marie Mallet témoigne sous serment. Il exerce la fonction de directeur des ressources humaines de l’organisme depuis 1974. Il est également responsable de l’accès aux documents de cet organisme. [14] M. Mallet a, le 8 juillet 2004, traité la demande d’accès que le syndicat lui avait adressée le même jour pour obtenir les documents en litige. L’organisme ne détenait pas, alors, les descriptions de poste demandées puisque les agents de sécurité qui travaillaient chez l’organisme étaient embauchés par l’entreprise SECURITAS. [15] À la connaissance de M. Mallet, l’organisme n'a jamais rédigé de description concernant le poste d’agent de sécurité.
05 01 56 Page : 4 [16] M. Mallet a discuté à quelques reprises avec le syndicat qui réitérait sa demande d’accès aux mêmes documents. L’organisme ne détient pas les documents demandés parce que les agents de sécurité ne sont pas ses employés. Il a donc suggéré au syndicat de s’adresser à l’entreprise SECURITAS. [17] En janvier 2006, M. Mallet a demandé au chef de sécurité de l’organisme de communiquer avec l’entreprise pour obtenir les descriptions de poste en litige. Le chef de sécurité de l’organisme a obtenu un document (O-1) qu’il a transmis à M. Sylvain Brunelle le 27 janvier 2006. [18] Le chef de sécurité est un employé cadre de l’organisme; il a autorité pour donner des ordres aux agents de sécurité. L’organisme détient une description du poste qu’occupe le chef de sécurité qui est à son emploi. ii) du demandeur Témoignage de M. Mark Stevens : [19] Le syndicat a réitéré sa demande d’accès le 6 décembre 2004 parce qu’il est en négociation avec l’organisme concernant la description du poste d’agent de sécurité. [20] Selon le syndicat, l’organisme refuse de donner accès aux descriptions de poste demandées. [21] La réponse de l’organisme, datée du 27 janvier 2006, est non seulement tardive mais également générique. Selon M. Stevens, un autre document doit exister puisque les descriptions des postes de l’organisme sont claires et très spécifiques ou détaillées. ARGUMENTATION i) de l’organisme [22] Le syndicat devait, à compter du 8 juillet 2004, exercer son recours en révision dans le délai prévu par la loi. La preuve démontre à cet égard que l’organisme avait déjà, le 8 juillet 2004, répondu au syndicat que les agents de sécurité n'étaient pas ses employés et qu’il n’avait conséquemment pas de
05 01 56 Page : 5 description de poste à fournir. Le syndicat a entrepris son recours tardivement alors qu’il était forclos de le faire depuis longtemps. [23] Le recours exercé par le syndicat est frivole, sans objet, la description de poste d’agent de sécurité détenue par l’entreprise SECURITAS lui ayant été fournie le 27 janvier 2006. [24] Le recours exercé par le syndicat en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 porte sur des documents non détenus. L’organisme n’a pas l’obligation de les rédiger pour donner satisfaction au syndicat. [25] La Commission doit rejeter la demande du syndicat dont les préoccupations évidentes en matière de relations de travail ne relèvent pas de la compétence de ce tribunal. DÉCISION A) Le recours en révision : [26] La preuve démontre que le syndicat a choisi de réitérer sa demande d’accès le 6 décembre 2004 et de contester, le 7 janvier 2005 et dans le délai prévu par la Loi sur l’accès, la décision du 15 décembre 2004 : 135. Une personne dont la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels peut demander à la Commission de réviser cette décision. Une personne qui a fait une demande en vertu de la présente loi peut demander à la Commission de réviser toute décision du responsable sur le délai de traitement de la demande, sur le mode d'accès à un document ou à un renseignement, sur l'application de l'article 9 ou sur les frais exigibles. Ces demandes doivent être faites dans les trente jours qui suivent la date de la décision ou de l'expiration du délai 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
05 01 56 Page : 6 accordé par la présente loi au responsable pour répondre à une demande. La Commission peut toutefois, pour un motif raisonnable, relever le requérant du défaut de respecter ce délai. [27] La preuve démontre que le syndicat n’a pas contesté la décision du 8 juillet 2004. Ce choix n’a pu avoir pour effet de lui retirer le droit de réitérer sa demande d’accès aux mêmes documents et de contester, pour la 1 ère fois devant la Commission, la décision du responsable. Aucune disposition de la Loi sur l’accès n’appuie la prétention de l’organisme voulant que le syndicat ait été nécessairement et exclusivement tenu d’exercer son recours en révision à la suite de la décision du 8 juillet 2004 et qu’il ait été conséquemment forclos d’exercer ce recours le 7 janvier 2005, à la suite de la décision du 15 décembre 2004. [28] Le 1 er alinéa de l’article 126 de la Loi sur l’accès prévoit un recours relatif aux demandes qui ont un caractère répétitif; l’organisme a, en connaissance de cause, choisi de ne pas l’exercer : 126. La Commission peut, sur demande, autoriser un organisme public à ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou leur caractère systématique. Il en est de même lorsque, de l'avis de la Commission, ces demandes ne sont pas conformes à l'objet des dispositions de la présente loi sur la protection des renseignements personnels. Un membre de la Commission peut, au nom de celle-ci, exercer seul les pouvoirs que le présent article confère à la Commission. B) Les documents en litige : [29] La preuve démontre que l’organisme ne détenait pas, à la date de la demande d’accès du 6 décembre 2006 et dans l’exercice de ses fonctions, les documents en litige et qu’il ne pouvait, dès lors, communiquer au syndicat « a copy of the job descriptions for the security guards (Securitas Canada Inc.) on duty at the JGH ».
05 01 56 Page : 7 [30] La Loi sur l’accès ne s’applique qu’aux documents visés par son article 1; le droit d’accès ne s’exerce qu’à l’égard de ces documents : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. [31] POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : REJETTE la demande. HÉLÈNE GRENIER Commissaire M e Jean Dagenais Avocat de l’organisme
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