Commission d’accès l’information du Québec Dossier : 03 01 95 Date : 20040608 Commissaire : M e Michel Laporte X Demanderesse c. CENTRE MIRIAM Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 8 janvier 2003, la demanderesse s’adresse au Centre Miriam (le « Centre ») en ces termes : Auriez-vous l’obligeance de me faite parvenir copie de tous les documents, lettres, rapports et/ou notes manuscrites émanant de l’entreprise Zellers à Côte des Neiges et de ses représentants dans lesquels il est fait mention de moi et datés du 1 septembre 2002 à ce jour. […]
03 01 95 [2] Le 15 janvier 2003, le Centre accuse réception de la demande et, le 28 janvier suivant, invoque les articles 9, 24 et 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») pour lui refuser l’accès aux renseignements demandés. [3] Le 30 janvier 2003, la demanderesse veut que la Commission d’accès à l’information (la « Commission ») révise cette décision du Centre. [4] Le 3 mai 2004, une audience se tient à Montréal. L'AUDIENCE A) LA PREUVE i) Du Centre M me Marjolaine Landry [5] M me Marjolaine Landry, responsable de l’accès, mentionne qu’à la suite d’une entente intervenue entre le Syndicat local canadien de la fonction publique (le « Syndicat »), la demanderesse et le Centre, les documents exigés par la demanderesse ont été détruits. Elle affirme que le Centre ne détient donc plus les documents demandés. M. Michel Bergeron [6] M. Michel Bergeron, directeur des services administratifs, raconte que la demanderesse, membre et présidente du Syndicat, travaille comme éducatrice spécialisée dans une « enclave » visant l’intégration au travail de personnes ayant une déficience intellectuelle. Il signale avoir reçu une lettre d’une compagnie collaborant avec le Centre, l’entreprise Zellers, laquelle se plaignait du travail exécuté par la demanderesse. Il précise que le Centre éprouve de la difficulté à recruter des entreprises, n’ayant que quatre entreprises « enclavées ». [7] M. Bergeron explique que la demanderesse a cessé de travailler avec l’entreprise « enclavée » et est revenue travailler au Centre de jour. Un grief de harcèlement et une contestation du transfert de service ont alors été déposés par la demanderesse (pièce O-1 en liasse). Une entente négociée et signée par toutes les parties est intervenue entre le Syndicat, la demanderesse et le Centre, le 15 avril 2003, mettant fin au litige en matière de relations de travail (pièce O-1 en 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 01 95 liasse). Il souligne que cette dernière entente avait pour effet, principalement, de retirer du dossier de la demanderesse les lettres de plaintes la concernant. [8] M. Bergeron atteste ne pas avoir conservé les lettres versées au dossier de la demanderesse provenant de la compagnie Zellers. Il certifie qu’il a détruit les lettres et que le Centre ne possède aucun autre document émanant de la compagnie Zellers pour la période du 1 er septembre 2002 au 8 janvier 2003. [9] Interrogée par la procureure de la demanderesse, M e Melissa Tardif, M. Bergeron réitère avoir détruit les deux seules lettres de la compagnie Zellers détenues par le Centre à la suite de l’entente intervenue entre les parties au mois d’avril 2003. [10] M. Bergeron affirme que le Centre a d’abord refusé l’accès aux lettres à la demanderesse en raison du conflit subsistant avec le Centre à cette époque. Il ajoute qu’habituellement, un employé peut accéder en tout temps à son dossier. DÉCISION [11] La preuve non contredite démontre que le Centre détenait, au moment de la demande d’accès, selon les termes de l’article 1 de la Loi, les lettres requises par la demanderesse : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [12] La preuve a également démontré que le Centre ne possède plus les lettres, celles-ci ayant été détruites à la suite d’une entente conclue en matière de relations de travail (pièce O-1 en liasse). La Commission constate donc que le Centre, malgré l’article 102.1 de la Loi, ne détient pas les lettres faisant l’objet de la demande d’accès : 102.1 Le responsable doit veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la présente loi. [13] Nonobstant l’article 73 de la Loi, la Commission est d’avis que le Centre se devait de conserver les lettres jusqu’à l’épuisement de l’actuelle demande de
03 01 95 révision, l’entente en matière de relations de travail convenue entre les parties ne disposant pas du présent litige devant la Commission : 73. Lorsque l'objet pour lequel un renseignement nominatif a été recueilli est accompli, l'organisme public doit le détruire, sous réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [14] CONSTATE que le Centre détenait les lettres réclamées par la demanderesse au moment de sa demande; [15] ACCUEILLE donc la demande de révision de la demanderesse; [16] PREND ACTE cependant que le Centre a détruit les lettres en litige, malgré l’article 102.1 de la Loi, à la suite d’une entente impliquant le Syndicat et la demanderesse; [17] DÉPLORE que le Centre n’ait pas conservé les lettres faisant l’objet du présent litige; [18] FERME le présent dossier, l’intervention de la Commission n’étant plus nécessaire. MICHEL LAPORTE Commissaire M e Melissa Tardif Procureure de la demanderesse
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