Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 03 01 97 Date : 20040608 Commissaire : M e Michel Laporte X Demanderesse c. CENTRE MIRIAM Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] La demanderesse conteste la décision du Centre Miriam (le « Centre ») lui refusant l’accès, selon les termes des articles 20 et 88 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi »), aux : […] deux plaintes écrites d’harcèlement provenant des deux employées du programme socio-professionnel datées entre le 12.12.02 et le 23.12.02 inclusivement ainsi que le rapport provenant de Mme Di Giacomo aux 1 L.R.Q., c. A-2.1.
03 01 97 Page : 2 Ressources Humaines à mon sujet et datées le 23.12.02.». [1] Une audience a lieu à Montréal le 3 mai 2004. L'AUDIENCE LA PREUVE i) Du Centre M me Marjolaine Landry [2] M me Marjolaine Landry, responsable de l’accès, mentionne qu’à la suite d’une entente intervenue entre le Syndicat local canadien de la fonction publique (le « Syndicat »), la demanderesse et le Centre, les documents exigés par la demanderesse ont été détruits. Elle affirme que le Centre ne détient donc plus les documents demandés. M. Michel Bergeron [3] M. Michel Bergeron, directeur des services administratifs, raconte que la demanderesse, membre et présidente du Syndicat, travaille comme éducatrice spécialisée dans une « enclave » visant l’intégration au travail de personnes ayant une déficience intellectuelle. Il confirme avoir déjà détenu deux lettres écrites par des employés du Centre et le rapport de M me Di Giacomo exigés par la demanderesse. Il affirme que le Centre ne possède plus ces documents, ceux-ci ayant été détruits. [4] M. Bergeron explique qu’un grief a été déposé par la demanderesse contestant une suspension de deux jours de travail dont elle a été l’objet à la suite de ces événements. Une entente négociée et signée par toutes les parties est depuis intervenue entre le Syndicat, la demanderesse et le Centre, le 13 novembre 2003, mettant fin au litige en matière de relations1 de travail (pièce O-1 en liasse). Il souligne que cette dernière entente a eu pour effet d’annuler la suspension de deux jours et d’exclure du dossier les mentions référant aux lettres et rapport en litige. C’est pour ce motif, dit-il, qu’il a détruit les documents. [5] M. Bergeron atteste donc ne pas avoir conservé les lettres et rapport versés au dossier de la demanderesse. Il certifie que le Centre ne possède aucun autre document en lien avec la demande.
03 01 97 Page : 3 [6] Interrogé par la procureure de la demanderesse, M e Melissa Tardif, M. Bergeron ne peut confirmer si les auteurs des lettres ont fourni un consentement à la communication de celles-ci. [7] M. Bergeron affirme que le Centre a d’abord refusé l’accès aux lettres et rapport à la demanderesse en raison du conflit subsistant avec le Centre à cette époque. Il ajoute qu’habituellement, un employé peut accéder en tout temps à son dossier. ii) De la demanderesse [8] La demanderesse mentionne avoir obtenu directement de M me « V. » copie d’une des lettres demandées la concernant. Elle prétend avoir reçu de la personne concernée l’autorisation non écrite, après sa demande d’accès, pour obtenir l’autre lettre. Elle affirme qu’elle a toujours maintenu vouloir accéder aux documents faisant l’objet de la présente demande même s’il y a eu entente sur le grief. DÉCISION [9] Sur le fond du litige, le présent dossier est similaire à celui traité le même jour impliquant les mêmes parties 2 . Le même raisonnement s’applique donc au présent litige. Ainsi, la preuve non contredite démontre que le Centre détenait au moment de la demande d’accès, selon les termes de l’article 1 de la Loi, les lettres et rapport exigés par la demanderesse : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. [10] La preuve a également démontré que le Centre ne détient plus les lettres et rapport, ceux-ci ayant été détruits à la suite d’une entente conclue en matière de relations de travail (pièce O-1 en liasse). La Commission d’accès à l’information (la « Commission ») constate donc que le Centre, malgré l’article 102.1 de la Loi, ne détient pas les lettres et rapport faisant l’objet de la demande d’accès : 2 X. c. Centre Miriam, C.A.I. n o 03 01 95.
03 01 97 Page : 4 102.1 Le responsable doit veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la présente loi. [11] Nonobstant l’article 73 de la Loi, la Commission est d’avis que le Centre se devait de conserver les lettres et rapport jusqu’à l’épuisement de l’actuelle demande de révision, l’entente en matière de relations de travail convenue entre les parties ne disposant pas du présent litige devant la Commission : 73. Lorsque l'objet pour lequel un renseignement nominatif a été recueilli est accompli, l'organisme public doit le détruire, sous réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [12] CONSTATE que le Centre détenait les lettres et rapport réclamés par la demanderesse au montant de sa demande; [13] ACCUEILLE donc la demande de révision de la demanderesse; [14] PREND ACTE cependant que le Centre a détruit les lettres et rapport en litige, malgré l’article 102.1 de la Loi, à la suite d’une entente impliquant le Syndicat et la demanderesse; [15] DÉPLORE que le Centre n’ait pas conservé les lettres et rapport faisant l’objet du présent litige; [16] FERME le présent dossier, l’intervention de la Commission n’étant manifestement plus nécessaire. MICHEL LAPORTE Commissaire M e Melissa Tardif Procureure de la demanderesse
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