Commission d'accès à l'information Dossier : 01 20 05 Date : 20040430 Commissaire : M e Michel Laporte X Demandeur c. VILLE DE LAVAL Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le demandeur conteste la décision de la Ville de Laval (la « Ville »), laquelle mentionne ce qui suit : Suite à votre demande du 5 octobre dernier relativement à une base de données à partir de laquelle est extraite une liste de factures appelée «Historique des factures payées aux fournisseurs», notre Service des finances nous informe que cette base de données n’est pas disponible sur support CD-ROM.
01 20 05 Page : 2 Toutefois, s’il y avait certains fournisseurs pour lesquels vous demandez un extrait sur support papier, il nous fera plaisir d’examiner cette demande dans le but de collaborer avec vous. [2] Le 9 mars 2004, une audience a lieu à Montréal. L'AUDIENCE A) LE LITIGE [3] Le demandeur confirme vouloir obtenir la base de données sur support informatique, et non sur support papier, permettant ainsi de repérer l’historique de paiements effectués par la Ville à tous ses fournisseurs depuis les cinq dernières années. B) LA PREUVE i) De la Ville M. Marc Allard [4] M. Marc Allard, conseiller professionnel en gestion de l’information financière, mentionne connaître le système financier et informatique de la Ville. Il affirme que la Ville ne possède pas de fichier électronique portant spécifiquement sur les factures qu’elle a payées. Il confirme cependant l’existence d’un document sur support papier, produit à chaque semaine pour les membres du comité exécutif de la Ville, listant les factures payées. Il dépose à la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») un exemplaire de ce document hebdomadaire, intitulé « Explication de la dépense pour le comité exécutif, pour la période du 2001-01-29 au 2001-02-02 » (pièce O-2). Il précise que ce dernier document (111 pages) est le seul pouvant répondre à la demande d’accès et renferme notamment le nom du fournisseur, le numéro du chèque et de la facture, la date de la facture et le montant. [5] M. Allard fait valoir que la Ville ne détient plus aujourd’hui l’information se trouvant à la pièce O-2 à son système informatique. Il raconte que le rapport sur les explications des dépenses, comme, par exemple celui pour la période du 29 janvier au 2 février 2001, n’existe plus, le système informatique ayant une capacité de mémoire ne permettant de conserver l’information que pour un délai maximal de 30 jours. Comme la banque de données évolue dans le temps, l’information s’y trouvant aujourd’hui est différente de celle du dernier mois.
01 20 05 Page : 3 [6] M. Allard nous enseigne que le système comptable de la Ville s’appuie sur un prologiciel Oracle développé pour ses besoins. La base de données du système comprend 2 500 tables informationnelles générant diverses informations. Il n’existe pas, dit-il, une table particulière portant sur les fournisseurs. Ces derniers peuvent se trouver dans l’une ou l’autre des 2 500 tables informationnelles. [7] M. Allard soutient que le système informatique de la Ville n’est pas programmé et ne possède pas la capacité de répondre à la demande d’accès du demandeur. Il souligne que le demandeur exige la liste des factures payées pour une période de cinq ans. Pour répondre à cette demande, la Ville devrait modifier sa programmation pour permettre la recherche et l’exécution, sur une période de cinq ans, de quelque 50 à 60 000 factures annuelles. Un programmeur et un administrateur des données seraient alors nécessaires pour établir une plage de mémoire et faire les commandes requises pour extraire les informations. Cette opération ne pourrait d’ailleurs s’effectuer que la nuit, note-t-il, pour ne pas compromettre les opérations courantes de la journée. Il signale que le système informatique ne pourrait pas de toute manière supporter cette demande, la capacité de mémoire étant insuffisante. [8] M. Allard a sommairement estimé les exigences pour la Ville de répondre à cette demande. Il évalue qu’il devra créer 23 à 24 fichiers externes, traités à l’aide du logiciel Excel, et, par la suite, les exporter au système. M. Guy Collard [9] M. Guy Collard, greffier et responsable de l’accès, affirme que la Ville ne détient pas le document recherché par le demandeur parce que celui-ci n’existe pas. Il détient seulement, sur support papier, les informations se trouvant à la pièce O-2. Ce dernier document est attaché à une résolution du comité exécutif qui l’approuve ou non et déposé à chaque semaine aux archives de la Ville. Il indique qu’il s’agit du document officiel adopté par le comité exécutif ou la Ville. Il précise que ce document n’existe pas encore sous un format électronique. [10] M. Collard spécifie qu’il dépose une fois l’an les 52 rapports hebdomadaires pour approbation par les membres du conseil municipal de la Ville. Il fait valoir que ce rapport annuel est versé aux archives de la Ville. Il signale que le rapport annuel, et ce, pour chacune des années liées à la demande d’accès, est disponible au demandeur.
01 20 05 Page : 4 C) LES ARGUMENTS i) De la Ville [11] Le procureur de la Ville, M e André Comeau, fait valoir que la preuve a établi que la Ville ne détient pas un document sur support informatique reproduisant la liste des factures payées par la Ville aux fournisseurs sur une période de cinq ans. Le seul document qui existe, note-t-il, est celui réalisé sur support papier à toutes les semaines et versé aux archives de la Ville. [12] M e Comeau soumet que les exigences de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») n’enjoint pas à la Ville, selon les articles 1 et 15, de créer un nouveau document pour satisfaire un demandeur d’accès, exigeant notamment le développement d’un nouveau programme et la libération de la mémoire à son système informatique pour pouvoir y répondre 2 : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 15. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni calcul, ni comparaison de renseignements. ii) Du demandeur [13] Le demandeur est d’avis que la Ville peut répondre à sa demande d’accès. Il prétend que la base de données détenue par un organisme public, dont la Ville, lui est accessible, s’agissant d’un document qui revêt un caractère public au sens de la Loi. [14] Le demandeur fait valoir que l’article 1 de la Loi avait déjà prévu un accès aux documents « informatisés ». La Commission et la Ville doivent donc considérer que la société évolue au rythme de la nouvelle technologie et, conséquemment, permettre maintenant l’accès au document de nature électronique. 1 L.R.Q., c. A-2.1. 2 Noël c. Ville de Laval, C.A.I. Montréal, n o 02 19 94, 12 septembre 2003, c. Laporte.
01 20 05 Page : 5 DÉCISION [15] Il n’a pas été contesté que les renseignements recherchés par le demandeur sont disponibles à la Ville sur support papier. [16] Toutefois, le demandeur exige de recevoir, sur support informatique, la liste des paiements effectués par la Ville à tous ses fournisseurs depuis les cinq dernières années, soit gravée sur un CD-ROM ou soit par un accès direct à la banque de données. [17] Selon les termes des articles 1 et 15 de la Loi, la Ville possède-t-elle, sur support informatique, les renseignements requis par le demandeur? [18] La réponse est non. M. Allard a confirmé au demandeur, lors de son témoignage, qu’il est possible de répondre, de façon informatique, à sa demande d’accès. Pour ce faire cependant, il faut notamment augmenter la capacité de mémoire du système informatique et créer une vingtaine de fichiers externes. La demande nécessite donc de la Ville qu’elle confectionne un nouveau document pour y répondre, les renseignements requis n’existant simplement pas aux programmes informatiques déjà existants de la Ville, et ce, malgré la faisabilité technique. [19] Le demande de révision du demandeur doit donc être rejetée, la Ville n’ayant pas à créer de nouveaux fichiers ni à procéder à l’analyse des données informatiques pour confectionner un nouveau document 3 . POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [20] PREND ACTE que le demandeur peut obtenir de la Ville, sur support papier, les renseignements qu’il recherche; [21] REJETTE, quant au reste, la demande de révision. MICHEL LAPORTE Commissaire 3 Précitée, note 2.
01 20 05 Page : 6 Dufresne, Hébert, Comeau (M e André Comeau) Procureurs de l'organisme
Vous allez être redirigé vers la version la plus récente de la loi, qui peut ne pas être la version considérée au moment où le jugement a été rendu.