Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 03 02 59 Date : 20040430 Commissaire : M e Michel Laporte X -et- Y Demandeurs c. VILLE DE LONGUEUIL Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RÉVISION [1] Le 22 janvier 2003, M me Lorraine Boivin et Roger Roy, conseillers municipaux, arrondissement Saint-Hubert, (les « demandeurs ») s’adressent au greffier de la Ville de Longueuil (la « Ville ») pour obtenir une copie des procès-verbaux du Comité de l’urbanisme pour l’année 2002. Les demandeurs précisent :
03 02 59 Page : 2 […] De plus, à partir de maintenant, nous demandons que l’ordre du jour et les procès-verbaux du comité de l’urbanisme nous soient déposés dans nos casiers à l’arrondissement de Saint-Hubert. [2] Le 12 février 2003, sans réponse, les demandeurs sollicitent l’intervention de la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») pour réviser le refus présumé de la Ville ne pas leur communiquer les documents demandés. [3] Les 5 septembre et 21 octobre 2003, la Ville refuse aux demandeurs la communication des documents. Elle invoque une décision du conseil d’arrondissement de Saint-Hubert rendue le 12 janvier 2002 et révisée le 9 décembre suivant (résolutions SH020112-6 et SH021209-31) pour en refuser l’accès. [4] Une audience se tient à Montréal en présence des parties le 6 avril 2004. DÉCISION [5] À l’audience, les demandeurs attestent avoir reçu, le 27 février 2003, une copie des procès-verbaux exigés de la Ville et s’en déclarent satisfaits. Ils annoncent que ces documents ne sont donc plus en litige. [6] Toutefois, les demandeurs revendiquent l’obtention, de la part de la Ville, avant la séance du Comité de l’urbanisme (le « Comité »), d’une copie de l’ordre du jour de celui-ci. [7] M me Carole Leroux, responsable de l’accès, intervient pour remettre aux demandeurs, séance tenante, une copie des ordres du jour du Comité pour la période de 2002 à 2004. Elle soutient que, désormais, les demandeurs recevront l’ordre du jour du Comité. Elle dépose également une note du chef du Service de l’urbanisme, datée du 30 mars 2004, ayant été remise aux demandeurs, laquelle mentionne que (pièce O-1) : Lors de la convocation à la dernière réunion du Comité consultatif d’urbanisme de l’arrondissement de Saint-Hubert tenue le 23 mars dernier, une erreur s’est glissée dans l’envoi et vous n’avez pas reçu l’ordre du jour complet. Veuillez donc trouver ci-joint, cet ordre du jour complet.
03 02 59 Page : 3 Nous nous excusons des inconvénients que cette erreur a pu provoquer et vous assurons que dorénavant, l’ordre du jour complet des réunions du Comité consultatif vous sera transmis correctement. [8] Malgré cela, la Commission signalent que les articles 1 et 9 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») prévoient que la Ville doit détenir les documents demandés lors de la demande d’accès : 1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers. Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. 9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature. (soulignements ajoutés) [9] Manifestement, les documents requis par les demandeurs lors de la demande d’accès visaient les ordres du jour « à venir » du Comité. Il ne s’agissait pas de documents déjà existants au moment de cette demande et ne sont donc pas de ceux prévus à la Loi. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [10] ACCUEILLE, en partie, la demande de révision des demandeurs; [11] CONSTATE que les demandeurs ont obtenu de la Ville, après leur demande de révision, une copie des procès-verbaux demandés; [12] PREND ACTE de la remise aux demandeurs d’une copie des ordres du jour pour les années 2002 à 2004; 1 L.R.Q., c. A-2.1.
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