Commission d'accès à l'information du Québec Dossier : 02 00 34 Date : 20040419 Commissaire : M e Michel Laporte X Demanderesse c. HÔPITAL SAINTE-CROIX Organisme DÉCISION L'OBJET DEMANDE DE RECTIFICATION [1] Le 4 décembre 2001, la demanderesse formule auprès de l’Hôpital Sainte-Croix (« l’Hôpital ») la demande de rectification suivante : Dossier médical 141657 [L.C.) Suite au rapport reçu du Tribunal administratif du Québec (TAQ-SAS-Q-075217-0105) pour lequel je suis très satisfaite.
02 00 34 Page : 2 Cependant, mon dossier médical fut remis à quelqu’un, vers la mi-juin et ce, sans mon autorisation ce qui me cause présentement un préjudice irréparable pour l’avenir. On a fait preuve que les évaluations des psychiatres Parent & Dragon étaient erronées – exagérées. Les transcriptions des textes sont non-conformes à la réalité, il y a erreur sur la personne ce qui prouve qu’ils écrivent n’importe quoi selon leurs humeurs respectives; Visage glacial, aucune compassion, quinze minutes ou moins, vous êtes catalogués par eux – On a essayé de me démolir avec leurs propos diffamatoires. Je trouve aberrant que des psychiâtres!! sortent les mauvaises choses que des gens ont pu faire dans le passé, ne serait-ce pour motiver leurs salaires payés par nous. Voilà mon opinion. (sic) [2] Le 5 janvier 2002, la demanderesse prétend ne pas avoir obtenu de réponse de l’Hôpital et demande donc à la Commission d'accès à l'information (la « Commission ») d’intervenir pour réviser le refus présumé de ne pas donner suite à sa demande. [3] Le 9 mars 2004, une audience se tient à Montréal. L'AUDIENCE L’état de la situation La demanderesse [4] La demanderesse confirme à l’audience qu’elle a reçu de l’Hôpital une copie complète de son dossier. Elle signale que l’objet de sa présente demande consiste à retirer à l’Hôpital la possession de l’intégralité de son dossier. Elle veut qu’on lui remette l’original de son dossier. [5] La demanderesse prétend que le contenu du dossier détenu par l’Hôpital renferme des informations erronées lui étant préjudiciables. Elle veut s’assurer que personne ne pourra y accéder, notamment ses petits-enfants.
02 00 34 Page : 3 M me Andrée Allard [6] M me Andrée Allard, adjointe au directeur des Services professionnels, soutient que l’Hôpital a l’obligation de conserver le dossier original de la demanderesse. Elle affirme qu’à l’exception du personnel médical directement concerné lors d’une consultation ou une hospitalisation de la demanderesse à l’Hôpital, aucune autre personne ne peut accéder à son dossier médical sans son autorisation. M me Martine Michaud [7] M me Martine Michaud, archiviste, fait valoir qu’elle ne peut donner l’original du dossier à la demanderesse, les notes des médecins versées au dossier étant conservées indéfiniment. [8] En ce qui concerne les notes produites par les infirmières et les résultats ou analyses d’examen, ils sont détruits après 10 ans de conservation. DÉCISION [9] Les articles 72 et 73 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») nous enseignent qu’un organisme public doit conserver les renseignements au sujet d’une personne aux fins pour lesquelles ils sont recueillis : 72. Un organisme public doit veiller à ce que les renseignements nominatifs qu'il conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. 73. Lorsque l'objet pour lequel un renseignement nominatif a été recueilli est accompli, l'organisme public doit le détruire, sous réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1). [10] Les articles 19 et 26 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux 2 prévoient la règle d’accès pour un usager à son dossier, lequel est considéré confidentiel : 1 L.R.Q., c. A-2.1. 2 L.R.Q., c. S-4.2.
02 00 34 Page : 4 19. Le dossier d'un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n'est avec le consentement de l'usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom, sur l'ordre d'un tribunal ou d'un coroner dans l'exercice de ses fonctions, dans le cas où la présente loi prévoit que la communication de renseignements contenus dans le dossier peut être requise d'un établissement ou dans le cas où un renseignement est communiqué pour l'application de la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2). 26. L'établissement doit donner à l'usager accès à son dossier dans les plus brefs délais. Il en est de même pour les personnes visées aux articles 21 à 23. [11] L’article 53 de la Loi nous apprend pour sa part qu’un renseignement nominatif est confidentiel : 53. Les renseignements nominatifs sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1 o leur divulgation est autorisée par la personne qu'ils concernent; si cette personne est mineure, l'autorisation peut également être donnée par le titulaire de l'autorité parentale; 2 o ils portent sur un renseignement obtenu dans l'exercice d'une fonction d'adjudication par un organisme public exerçant des fonctions quasi judiciaires; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion. [12] Les articles 7 et 13 de la Loi sur les archives 3 permettent à un organisme de ne disposer des renseignements en sa possession que selon un calendrier de conservation : 7. Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. 3 L.R.Q., c. A-21.1.
02 00 34 Page : 5 13. Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation, nul ne peut aliéner ou éliminer un document actif ou semi-actif d'un organisme public. [13] Sur le fond du litige, M mes Allard et Michaud ont déclaré que les renseignements concernant la demanderesse ne pouvaient être détruits que conformément au calendrier de conservation. Aucune preuve n’a été soumise permettant de croire que l’Hôpital a recueilli des renseignements en contravention avec la Loi ou ne lui étant pas nécessaires. [14] En outre, il est reconnu qu’un organisme public n’a pas à donner à un demandeur une copie certifiée ou l’original du document qu’il détient. Les articles 10 et 84 de la Loi considèrent que l’accès à un document par consultation sur place ou par l’obtention d’une copie est satisfait : 10. Le droit d'accès à un document s'exerce par consultation sur place pendant les heures habituelles de travail. Le requérant peut également obtenir copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme. A la demande du requérant, un document informatisé doit être communiqué sous la forme d'une transcription écrite et intelligible. 84. L'organisme public donne communication d'un renseignement nominatif à la personne qui a le droit de le recevoir en lui permettant, de prendre connaissance du renseignement pendant les heures habituelles de travail et d'en obtenir une copie. A la demande du requérant, un renseignement nominatif informatisé doit être communiqué sous la forme d'une transcription écrite et intelligible. (soulignement ajouté)
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