RECOMMANDÉ Montréal, le 29 août 2017 Madame Lynn Bonneau Chef du service des archives (dossiers médicaux) - Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels 1058, rue Saint-Denis Montréal (Québec) H2X 3J4 Objet : Plainte à l’endroit du Centre Hospitalier de l’Université de Montréal (Hôpital Notre-Dame) N/Réf. : 1008233-S La présente donne suite à la plainte reçue par la Commission d’accès à l’information (la Commission) à l’encontre de l’Hôpital Notre-Dame du Centre hospitalier de l’Université de Montréal (l’organisme) et ce, en vertu de l’article 173 de la Loi sur l’accès 1 . Objet de la plainte La plainte porte sur la communication de renseignements personnels à un tiers, et ce, sans le consentement de la personne concernée. Plus particulièrement, la plaignante soutient qu’elle n’a pas autorisé l’organisme à communiquer des extraits de son dossier d’usager au CLSC d’Ahuntsic (le tiers). Elle soutient également que les documents transmis par l’organisme ne tiennent pas compte de la période indiquée sur le formulaire intitulé « Autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier » (le formulaire de consentement). Enquête À la suite de cette plainte, la Direction de la surveillance de la Commission procède à une enquête, conformément à l’article 123 de la Loi sur l’accès aux 1 Conformément à cet article, « le Protecteur du citoyen et la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse doivent, sur réception d’une plainte relative à une matière qui relève de la compétence de la Commission, transmettre le dossier à cette dernière qui en est alors saisie de plein droit ».
N/Réf. : 1008233-S 2 documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 2 . À ce titre, elle écrit à l’organisme pour obtenir sa version des faits, ainsi que des précisions quant à sa gestion du consentement donné sur le formulaire en vue de la transmission de documents au tiers. La Chef du service des archives (dossiers médicaux) - Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels (la responsable de l’accès) répond pour l’organisme en précisant notamment que « l’archiviste a débuté sa sélection en 1992 [et non en 1999] car selon une formation donnée par l’Association québécoise des archivistes médicales en 2008, afin de s’assurer une bonne continuité des soins nous pouvions donner des documents antérieurs à la date sur l’autorisation ». Avis d’intention Au terme de l’enquête et à la lumière des réponses transmises par la responsable de l’accès de l’organisme, la Commission transmet un avis d’intention à l’organisme. Dans cet avis, la Commission informe l’organisme que même si le formulaire semble répondre aux critères de validité du consentement : manifeste, libre, éclairé, spécifique et limité dans le temps, elle s’interroge néanmoins sur le fait que des documents ont été transmis au tiers pour une période antérieure à celle spécifiée dans le formulaire de consentement. La Commission informe donc l’organisme qu’elle pourrait lui ordonner de cesser de communiquer, à des tiers, des renseignements personnels autres que ceux autorisés par la personne concernée lorsque cette dernière a signé un formulaire de consentement. Analyse Au regard des réponses transmises par la responsable de l’accès à la suite de son avis d’intention, la Commission doit se prononcer quant à savoir si l’organisme a contrevenu aux obligations de confidentialité énoncées dans la Loi sur l’accès. 2 RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
N/Réf. : 1008233-S 3 L’organisme est un organisme public, plus particulièrement un établissement de santé ou de services sociaux, auquel s’applique la Loi sur l’accès 3 . La Loi sur l’accès prévoit que, sauf exception, les renseignements personnels détenus par un organisme public sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement des personnes concernées. 53. Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants : […] 59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée. […] Ce principe de confidentialité est également énoncé dans la Loi sur les services de santé et les services sociaux 4 qui s’applique à l’organisme. 19. Le dossier d’un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n’est avec le consentement de l’usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom. Un renseignement contenu au dossier d’un usager peut toutefois être communiqué sans son consentement : […] Aux termes de l’enquête et à partir de l’ensemble des observations qui lui ont été présentées, la Commission constate que - l’organisme a transmis plusieurs documents contenant des renseignements personnels faisant partie du dossier médical de la plaignante au tiers; - l’organisme se réfère au formulaire de consentement pré-rempli envoyé à la plaignante pour signature et au bas duquel apparaît sa signature pour justifier la communication de ces documents aux tiers 5 ; - l’organisme a transmis des documents datant de 1992, alors qu’il est mentionné sur le formulaire de consentement « pour les soins ou services reçus se rapportant à la période suivante : depuis 1999 »; 3 Loi sur l’accès, articles 3 et 7. 4 RLRQ, c. S-4.2, la LSSSS. 5 Réponse de la responsable de l’accès du 21 février 2014.
N/Réf. : 1008233-S 4 - l’organisme reconnaît qu’il « y a eu une interprétation inadéquate de la formation 6 reçue » 7 ; - l’organisme, à la suite de l’avis d’intention de la Commission, a rencontré les archivistes médicales qui avaient reçus ladite formation afin de les aviser des nouvelles directives mises en place quant au consentement 8 . La Commission a pris connaissance de ces nouvelles directives mises en place par l’organisme, plus particulièrement en ce qui concerne les critères de validité suivants : « Limité dans le temps » et « Manifeste ». Il est notamment rappelé que la période doit se limiter à celle inscrite sur le formulaire, qu’il ne faut jamais dépasser la date de signature du document sans le consentement de la personne concernée et de ne pas donner accès aux documents en l’absence de la signature de la personne concernée. La Commission se déclare satisfaite de ces nouvelles directives. Conclusion En conséquence, la Commission considère que la plainte est fondée. Toutefois, à la lumière des mesures correctives prises par l’organisme, plus particulièrement l’adoption de nouvelles directives en ce qui concerne le consentement et l’information transmises aux archivistes médicales, la Commission ferme le présent dossier. « Original signé » Cynthia Chassigneux Juge administratif c. c. M me … 6 Réponse de la responsable de l’accès du 21 février 2014 dans laquelle il est fait référence à un document intitulé Accès à l’information contenue au dossier de l’usager produit par l’Association québécoise des archivistes médicales (AQAM) en 2008 et à la formation en découlant. 7 Réponse de la responsable de l’accès du 26 juin 2017. 8 Réponse de la responsable de l’accès du 21 août 2017.
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