Montréal, 25 septembre 2014 Monsieur … … … Affaires juridiques - Desjardins Cabinet de … services financiers inc. 1, Complexe Desjardins Tour Sud, 36 e étage Montréal (Québec) H5B 1B2 Objet : M. … et Desjardins Cabinet de services financiers inc. N/Réf. : 110899 __________________________________________________________ Monsieur, Maître, La présente donne suite à la plainte que M. … (le plaignant) a adressée à la Commission d’accès à l’information (la Commission) le 30 avril 2011, à l’endroit de Desjardins Cabinet de services financiers inc. (l’entreprise). Le plaignant a refusé de compléter la section « Renseignements familiaux » du formulaire de Demande d’ouverture et de mise à jour de compte parts permanentes Desjardins (Formulaire 2009). Il soumet qu’il n’est pas nécessaire pour l’entreprise de collecter les nom, prénom, fonction du conjoint et le nombre de personnes à charge de sa conjointe dans le cadre d’un achat de parts permanentes. Le plaignant demande que l’entreprise cesse de collecter les renseignements personnels de sa conjointe et cesse de conserver ces renseignements dans ses fichiers. La Commission a procédé à une enquête conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . Celle-ci fut complétée en décembre 2013. En avril 2012, la Commission est informée que l’entreprise prévoit retirer du formulaire en cause tous les champs concernant le conjoint du client. 1 RLRQ, c. P-39.1, la Loi sur le privé. … 2
N/Réf. : 110899 2 Par la suite, l’entreprise informe la Commission qu’elle a retiré du dossier du plaignant les renseignements personnels de sa conjointe et qu’elle ne les conserve plus. Finalement, en décembre 2013, à la demande de la Commission, l’entreprise transmet le nouveau formulaire « Demande d’ouverture et de mise à jour de compte parts permanentes et parts de capital » (Formulaire 2013) qui ne contient plus les champs relatifs au conjoint soit la section intitulée « Renseignements familiaux ». Ainsi, l’entreprise ne collecte plus de renseignements personnels concernant le conjoint à partir du nouveau formulaire. Seuls les renseignements personnels du codétenteur du compte sont recueillis s’il y a lieu. Le formulaire prévoit une section « Nature du lien entre les codétenteurs s’il y a lieu », qui permet de savoir si les codétenteurs sont des conjoints légaux ou de fait. Dans son Formulaire 2013, l’entreprise ne recueille que le nombre de personnes à charge que le détenteur ou le codétenteur déclare à l’entreprise, si cela s’applique à sa situation. Conclusion La Loi sur le privé prévoit qu’une entreprise ne doit recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l’objet du dossier qu’elle constitue sur autrui. 2 Il ressort de l’enquête, des observations des parties et du Formulaire 2013 fourni par l’entreprise que les renseignements personnels relatifs au conjoint du détenteur ne sont plus recueillis systématiquement. Ils sont recueillis uniquement lorsque ce dernier est codétenteur du compte, le cas échéant. De plus, les renseignements concernant la conjointe du plaignant ont été détruits, ce dernier en a été informé et s’en est déclaré satisfait. Dans les circonstances, la Commission conclut que son intervention n’est plus utile et ferme le dossier. Lina Desbiens Juge administratif 2 Art. 5 de la Loi sur le privé.
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