Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 1004865 Date : Le 17 janvier 2014 Membre: M e Diane Poitras … Plaignant et VILLE DE SALABERRY-DE-VALLEYFIELD Organisme DÉCISION OBJET PLAINTE en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 [1] Le 13 mai 2012, la Commission d’accès à l’information (la Commission) est saisie d’une plainte de Monsieur .. (le plaignant) à l’endroit de la Ville de Salaberry-de-Valleyfield (l’organisme) concernant le montant des frais exigés pour obtenir une copie de documents à la suite d’une demande d’accès. [2] Le plaignant reproche à l’organisme de ne pas l’avoir informé du montant des frais qui lui seraient facturés avant de procéder à la transmission de documents. [3] La Commission a procédé à une enquête conformément à l’article 123 de la Loi sur l’accès. 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
1004865 Page : 2 LES FAITS [4] Le 16 décembre 2011, le plaignant formule, par courriel, une demande d’accès à plusieurs règlements municipaux. [5] Trois jours plus tard, l’organisme transmet, par courriel, une copie électronique des règlements demandés. [6] Le 25 janvier 2012, l’organisme réclame au plaignant des frais de 10,50$ pour ces règlements (30 pages x 0,35$). [7] Le plaignant écrit, par courriel, à l’organisme pour s’enquérir du motif pour lequel ces frais lui sont réclamés, soulignant que les documents n’ont pas été photocopiés, mais transmis de manière électronique. [8] L’organisme émet une facture au nom du demandeur, le 16 février suivant, pour ce montant. Une liste détaillant le montant réclamé pour chaque règlement transmis est jointe. [9] Le plaignant acquitte cette facture le 15 mars 2012 malgré le fait qu’il la conteste. Il porte plainte à la Commission concernant le montant des frais exigés puisque les documents ont été communiqués par voie électronique et reproche à l’organisme de ne pas l’avoir préalablement informé du montant de ces frais, contrairement à ce que prévoit l’article 11 de la Loi sur l’accès. [10] Pour sa part, l’organisme explique qu’il a transmis rapidement les documents au plaignant, un conseiller municipal, afin qu’il puisse en prendre connaissance en prévision d’une rencontre qui devait avoir lieu dans les prochains jours. [11] Il souligne que le plaignant a bénéficié d’un service efficace et rapide, ce qui lui a permis de bien comprendre les éléments à l’égard desquels il s’interrogeait. L’organisme considère que la contribution exigée du plaignant pour ces services est bien peu en regard de toutes les explications qu’elle lui a fournies et du travail de ses fonctionnaires. [12] Le greffier de l’organisme précise également que ce sont ses supérieurs qui lui ont demandé que des frais soient facturés au plaignant après la transmission des documents et qu’en conséquence, il était difficile de lui indiquer le montant réclamé pour chaque document.
1004865 Page : 3 OBSERVATIONS AU TERME DE L’ENQUÊTE [13] Le 4 novembre 2013, la Commission transmet à l’organisme un avis d’intention l’informant qu’elle envisage de lui ordonner de rembourser au plaignant les frais qui lui ont été réclamés pour la transmission des règlements à la suite de sa demande d’accès. [14] L’organisme n’a pas transmis d’observations à la Commission à la suite de cet avis, dans le délai de 30 jours qui y était prévu. ANALYSE [15] La Loi sur l’accès prévoit qu’un organisme qui donne accès à un document en vertu de cette loi peut exiger du requérant des frais n’excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par un règlement 2 qui prévoit notamment une exemption de frais jusqu’à concurrence de 7,30$. [16] L’organisme qui prévoit exiger des frais en vertu de ce règlement doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé avant de procéder à la reproduction ou la transmission du document, et ce en vertu de l’article 11 de la Loi sur l’accès : 11. L'accès à un document est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés du requérant. Le montant et les modalités de paiement de ces frais sont prescrits par règlement du gouvernement; ce règlement peut prévoir les cas où une personne est exemptée du paiement et il tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (chapitre E-20.1). L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant 2 Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs, D. 1856-87, 1987 G.O. II, 6848
1004865 Page : 4 approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. Dans un cas d'accès à plus d'un document, l'information doit distinguer les frais de transcription ou de reproduction pour chacun des documents identifiés. (nos soulignements) [17] Ainsi, l’organisme ne pouvait, comme il l’a fait, exiger des frais du demandeur après la transmission des documents, sans l’avoir préalablement informé conformément à cette disposition. [18] La Commission a déjà statué qu’il s’agit là de la conséquence du défaut d’aviser préalablement le demandeur du montant des frais exigibles 3 . [19] En conséquence, il n’est pas pertinent pour la Commission de se prononcer sur le montant des frais exigés par l’organisme puisque ceux-ci doivent être remboursés au plaignant. CONCLUSION [20] À la lumière de l’enquête et des observations de l’organisme fournies à l’enquêteur, la Commission conclut qu’il a contrevenu à l’article 11 de la Loi sur l’accès en exigeant des frais au plaignant après la transmission des documents demandés et sans l’avoir préalablement informé du montant qui lui serait exigé. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [21] DÉCLARE la plainte fondée; [22] ORDONNE à l’entreprise de rembourser au plaignant le montant de 10,30$ qui lui a été exigé à la suite de sa demande d’accès de décembre 2011. Diane Poitras Juge administratif 3 L.R.Q., chapitre P-39.1. Voir notamment les décisions : G.P. c. Clinique de médecine industrielle, 2008 QCCAI 133 (décision rendue en vertu de la Loi sur le privé qui contient une disposition au même effet); M.M. c. Commission scolaire des Draveurs, 2008 QCCAI 74.
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