Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 090401 Date : Le 7 janvier 2014 Membre: M e Christiane Constant … Plaignant Et LE CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX … Organisme DÉCISION OBJET PLAINTE en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . [1] Le plaignant dépose le 6 mars 2009 une plainte à la Commission d’accès à l’information à l’endroit de son employeur, le Centre de santé et de services sociaux … (l’organisme), selon laquelle celui-ci aurait communiqué à des tiers des renseignements personnels de nature médicale le concernant sans son consentement. [2] Plus particulièrement, le plaignant reproche à l’organisme d’avoir communiqué à son supérieur, M. A , et à M e …, avocat de l’organisme dans des dossiers de griefs, une copie de deux expertises 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
090401 Page : 2 psychiatriques le concernant datées du 7 octobre et du 17 décembre 2008, et ce, sans qu’il ait consenti à cette communication. [3] La Commission a procédé à une enquête selon les termes de l’article 123 de la Loi sur l’accès, à la suite de laquelle un rapport factuel d’enquête a été transmis au plaignant et à l’organisme le 25 septembre 2009 afin d’obtenir leurs observations respectives. LES FAITS [4] L’enquête démontre que le plaignant est psycho-éducateur et occupe ce poste depuis … au sein de l’organisme. Il dépose trois plaintes de harcèlement psychologique, entre 2004 et 2008, relativement aux agissements de son supérieur immédiat, M. B… , à son endroit. [5] Le plaignant s’absente du travail pour cause de maladie le 28 mars 2008. À la demande de Mme C… , du Service de santé et sécurité au travail de l’organisme, le plaignant rencontre le Dr … , psychiatre. Celui-ci procède à la rédaction d’une expertise psychiatrique le 7 octobre 2008 et à une « évaluation médicale indépendante » le 17 décembre suivant. [6] Le plaignant soumet que le syndicat dont il est membre l’a informé que l’organisme a communiqué à M. A. les deux rapports psychiatriques le concernant, alors que la convention collective à laquelle il est assujetti prévoit les modalités et les conditions devant être respectées dans le cadre d’un retour progressif au travail. M. A. est notamment directeur de M. B. supérieur immédiat du plaignant. [7] Le président du syndicat, pour sa part, explique que, compte tenu de la convention collective, seul le médecin impliqué dans le dossier d’un employé peut émettre une opinion sur l’état de santé de celui-ci. [8] Il est pertinent de faire un résumé du contenu des deux expertises psychiatriques. L’expertise psychiatrique datée du 7 octobre 2008 [9] Cette expertise psychiatrique comporte dix pages à travers lesquelles le psychiatre décrit des informations qu’il a recueillies, comme les antécédents cliniques, l’historique personnel et familial du plaignant, y compris celui de son épouse. Ce document porte la mention suivante « Le contenu de ce rapport d’expertise est strictement confidentiel. Selon les lois en vigueur, il est
090401 Page : 3 strictement défendu aux personnes non autorisées d’en prendre connaissance et, à plus forte raison, d’en faire quelque usage que ce soit. » [10] La première partie de cette expertise psychiatrique de cinq pages contient les renseignements personnels indiquant notamment le but de l’expertise, l’historique médical personnel et familial du plaignant, ses antécédents médicaux et chirurgicaux antérieurs, son historique psychiatrique antérieur, l’évolution de sa situation lors de la rencontre avec l’expert et son examen mental. Celui-ci passe également en revue le dossier de santé du plaignant. [11] La deuxième partie de cette expertise de cinq pages a pour titre « Conclusion ». Dans cette section, le médecin répond de façon détaillée à chacune des questions posées par l’employeur concernant notamment le pronostic, la date de retour au travail du plaignant et ses limitations fonctionnelles. Il donne aussi son « impression diagnostique » qui est détaillée en huit points, alors que le neuvième point comprend une recommandation qui s’intitule « Tout commentaire ou recommandations jugées pertinentes. » L’évaluation médicale indépendante datée du 17 décembre 2008 [12] L’évaluation médicale indépendante du 17 décembre 2008 comporte huit pages, porte la signature du Dr … et s’intitule « Évaluation médicale indépendante ». Les quatre premières pages de cette expertise sont constituées de renseignements recueillis par celui-ci eu égard notamment à l’histoire médico-chirurgicale et à l’histoire psychiatrique antérieures du plaignant et à la maladie qui l’affecte au moment où l’expertise est effectuée. Il fait également une revue du dossier médical de celui-ci. [13] Pour la deuxième partie (de deux pages) de cette expertise portant le titre « Conclusion », le médecin répond spécifiquement à six questions de l’organisme relatives notamment au diagnostic, à l’invalidité, à la médication du plaignant, à son aptitude à travailler et la date prévisible de son retour à temps complet au travail. La septième question porte le titre « Tout commentaire ou recommandation jugés pertinents ». [14] Par ailleurs, la troisième partie (de deux pages) de cette expertise psychiatrique porte le titre « Note médico-administrative ». Le médecin répond également aux questions de l’organisme, en se basant particulièrement sur une analyse qu’il a effectuée eu égard à la situation conflictuelle qu’éprouvait le plaignant dans son milieu de travail au moment où l’évaluation médicale a été demandée par l’organisme.
090401 Page : 4 Commentaires de l’organisme le 19 mai 2009 [15] Lors de l’enquête, M. D…, Directeur des ressources humaines de l’organisme, indique à la Commission le 19 mai 2009 que ce dernier prend tous les moyens qui s’imposent afin de protéger la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers de santé de ses employés. Le supérieur immédiat d’un employé n’a pas accès à ce type de dossier, à moins qu’un cadre en situation d’autorité en ait besoin dans l’exercice de ses fonctions afin de prendre une décision éclairée à l’égard de cet employé. [16] M. D. fait également remarquer que M. A. , mentionné dans la plainte, est directeur « de plusieurs programmes et patron de 14 cadres », incluant M. B. , le supérieur immédiat du plaignant. Il reconnaît que M. A. a été autorisé par l’organisme à avoir accès aux deux expertises psychiatriques avant la tenue d’une rencontre avec le syndicat dont le plaignant est membre. Cette rencontre avait pour but de trouver de possibles solutions relatives à une éventuelle réaffectation au travail du plaignant, puisqu’entre 2004 et 2008, celui-ci a déposé trois plaintes contre M. B., et s’est absenté du travail pour cause de maladie. Commentaires de l’organisme le 6 juillet 2009 [17] À la suite d’une demande de précision par la Commission, M. E. , coordonnateur intérimaire du Service aux partenaires et relations de travail, réitère le 6 juillet 2009 les observations émises précédemment par M. D. Il ajoute qu’en raison des fonctions occupées par M. A. , celui-ci a la qualité pour « décider où les services [du plaignant] pourront être utilisés de façon optimale en fonction de sa problématique de santé mentale et des besoins spécifiques de la clientèle desservie ». [18] Selon M. E. , l’organisme devait prévoir les conditions d’une réintégration éventuelle au travail du plaignant et éviter une récidive de son état de santé. Il ajoute qu’aucun cadre relevant de M. A. auprès duquel le plaignant aurait pu être assigné n’a été informé du contenu des deux expertises psychiatriques en question. Commentaires du plaignant le 19 octobre 2009 [19] Le 19 octobre 2009, le plaignant précise qu’il n’était pas nécessaire que M. A. ait accès à l’intégralité des expertises psychiatriques dans le but d’assister à une rencontre patronale-syndicale à son sujet.
090401 Page : 5 Commentaires additionnels de l’organisme du 22 octobre 2009 [20] Le 22 octobre 2009, M. D. fait part à la Commission de la tenue d’une rencontre survenue le 6 février précédent entre M. A. et des représentants syndicaux. L’objectif de cette rencontre était de trouver une affectation au plaignant, afin d’éviter qu’il ne soit sous l’autorité immédiate de M. B. C’est dans le cadre de ses fonctions de personne en autorité que M. A. a eu accès aux deux expertises psychiatriques en question. Commentaires du plaignant [21] Cependant, le plaignant soutient que M. A. avait seulement besoin de savoir s’il était apte ou non à exercer ses fonctions. De plus, le plaignant maintient sa position à l’égard de M e … , voulant que celui-ci ait également en sa possession une copie des deux expertises psychiatriques le concernant, sans que cela soit nécessaire à ses fonctions. Avis de la Commission le 22 mai 2013 [22] Considérant les explications ci-dessus mentionnées, la Commission transmet à l’organisme le 22 mai 2013 un avis l’informant des éléments essentiels recueillis lors de l’enquête et l’avisant qu’il est invité à faire parvenir ses observations dans un délai précis. Elle explique de plus que, selon les termes de l’article 64 de la Loi sur l’accès, un organisme public ne peut recueillir des renseignements personnels que si cette cueillette est nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. [23] En outre, l’avis de la Commission fait remarquer que, selon l’article 62 de la Loi sur l’accès, les renseignements personnels sont accessibles aux seules personnes ayant qualité pour les recevoir. [24] La Commission demande si la communication des deux expertises psychiatriques concernant le plaignant était nécessaire à l’exercice des fonctions de M e . et de M. A. , et si celui-ci aurait pu rendre une décision éclairée concernant l’affectation ou la réaffectation du plaignant au travail, sans avoir accès à l’intégralité de ces expertises psychiatriques. [25] De plus, l’avis de la Commission souligne que ces documents contiennent des renseignements personnels visant notamment l’historique personnel et familial du plaignant, son état de santé mental ainsi que les problèmes de santé de son épouse. La Commission demande à l’organisme de
090401 Page : 6 lui faire savoir en quoi la communication de ces renseignements était nécessaire à l’exercice des fonctions de M. A.et de M e ... [26] Il y est également indiqué que la Commission pourrait déclarer la plainte fondée et pourrait émettre des ordonnances ou des recommandations afin que l’organisme se conforme à la Loi sur l’accès. Observations de l’organisme à la suite de l’avis de la Commission [27] Le 4 juillet 2013, M. D. réitère à la Commission les observations de l’organisme qu’il lui avait transmises les 19 mai, 6 juillet et 22 octobre 2009. Il souligne notamment que seul M. A. a pris connaissance des expertises en question, qu’aucun autre cadre n’y a eu accès et que trois griefs de harcèlement psychologique ont été déposés par le plaignant contre M. B. , son supérieur immédiat. Le plaignant s’étant absenté de son travail, en raison de son état mental et du harcèlement psychologique allégué, et considérant la nature des problèmes de santé de celui-ci, M. A. devait avoir accès aux documents en question afin de s’assurer que le plaignant soit en mesure d’effectuer le travail qui lui serait confié éventuellement. [28] M. D. indique par ailleurs qu’il est faux de prétendre que l’organisme aurait pu réaffecter le plaignant « dans toute affectation disponible sur le territoire » à la suite de sa demande de ne pas l’affecter dans son poste initial. [29] Finalement, M. D. rappelle : L’accès aux rapports médicaux par M. A. est une mesure d’exception justifiée par une situation d’exception, compte tenu, entre autres, du lourd dossier d’absentéisme- maladie de M. F. et du dépôt de trois griefs de harcèlement psychologique en lien avec son supérieur immédiat, M. B. Les informations contenues aux rapports médicaux étaient essentielles pour que M. A. puisse prendre une décision éclairée face à cette situation complexe. De plus, la protection des renseignements confidentiels qui lui sont confiés est une préoccupation importante du Centre de santé et de services sociaux … . C’est d’ailleurs pourquoi la confidentialité des renseignements personnels contenus aux rapports médicaux de M. F. a été préservée.
090401 Page : 7 [30] Par ailleurs, à la demande du plaignant, la Commission fait parvenir à celui-ci une copie des observations écrites de l’organisme datées du 4 juillet 2013, à propos desquelles le plaignant émet d’autres commentaires. [31] Le 2 octobre suivant, le plaignant réfute les prétentions de l’organisme relatives à ses problèmes de santé et d’absentéisme, ajoutant que les absences accumulées durant ses … ans de service ont été retirées de son dossier « avec mesures réparatoires. » Une copie de ces commentaires a été transmise à l’organisme. APPRÉCIATION [32] L’enquête a été menée en vertu des articles 122.1 et 123 de la Loi sur l’accès et la Commission rend la présente décision en vertu des pouvoirs qui lui sont conférés par le dernier alinéa de l’article 129 de cette loi : 122.1. La Commission a pour fonction de surveiller l'application de la présente loi et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (chapitre P-39.1). La Commission est aussi chargée d'assurer le respect et la promotion de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. 123. La Commission a également pour fonctions: 1° de faire enquête sur l'application de la présente loi et sur son observation; 2° d'approuver les ententes conclues entre les organismes en vertu de l'article 172; 3° de donner son avis sur les projets de règlement qui lui sont soumis en vertu de la présente loi, sur les projets d'entente de transfert de renseignements, de même que sur les projets de décrets autorisant l'établissement de fichiers confidentiels; 4° d'établir, si elle le juge opportun, les règles de tenue du registre visé à l'article 67.3; 5° de veiller au respect de la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers ayant trait à l'adoption d'une personne et détenus par un organisme public; 6° de veiller au respect de la confidentialité des renseignements personnels contenus dans le dossier que
090401 Page : 8 le curateur public détient sur une personne qu'il représente ou dont il administre les biens. 129. La Commission, ses membres et toute personne qu'elle charge de faire enquête pour l'application de la présente section sont investis, à cette fin, des pouvoirs et de l'immunité des commissaires nommés en vertu de la Loi sur les commissions d'enquête (chapitre C-37), sauf du pouvoir d'ordonner l'emprisonnement. Les enquêtes de la Commission sont faites selon un mode non contradictoire. Au terme d'une enquête, la Commission peut, après avoir fourni à l'organisme public l'occasion de présenter ses observations écrites, lui ordonner de prendre les mesures qu'elle juge appropriées. [33] Dans le cadre de l’enquête, l’organisme a été questionné sur la nécessité de rendre accessibles à M. A. l’intégralité des renseignements personnels contenus dans les deux expertises concernant le plaignant. Conformément à l’article 62 de la Loi sur l’accès, la communication de chacun de ces renseignements personnels devait être nécessaire à l’exercice des fonctions de M. A. : 62. Un renseignement personnel est accessible, sans le consentement de la personne concernée, à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein d'un organisme public lorsque ce renseignement est nécessaire à l'exercice de ses fonctions. En outre, cette personne doit appartenir à l'une des catégories de personnes visées au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l'article 76 ou au paragraphe 5° du premier alinéa de l'article 81. [34] Le critère de nécessité s’applique selon les circonstances de chaque cas. À cet égard, l’interprétation de l’honorable juge Pigeon 2 du mot « nécessaire », reprise par la Cour du Québec dans l’affaire Société de transport de la Ville de Laval c. X 3 , s’applique dans le cas présent : 2 Louis-Philippe Pigeon. Rédaction et interprétation des lois. 2 e éd. Québec : Éditeur officiel, 1978. P. 15. 3 [2003] C.A.I. 667 à 683.
090401 Page : 9 […] le mot « nécessaire » a en droit un sens très rigoureux, très rigide. Il s’entend exclusivement de ce qui est absolument indispensable. Dans le langage courant, on a tendance à employer le mot « nécessaire » pour dénoter simplement la grande utilité, la commodité. Mais « nécessaire » en droit veut dire une chose absolument indispensable, ce dont on ne peut rigoureusement pas se passer. En somme une nécessité inéluctable. [35] Selon ce qui précède et considérant les fonctions occupées par M. A. , la Commission considère qu’il avait la qualité pour recevoir certains des renseignements personnels contenus dans les expertises transmises à l’organisme par Dr ... Les fonctions de M. … exigeaient qu’il dispose de renseignements suffisants lui permettant d’intervenir dans le retour au travail du plaignant. [36] Toutefois, la Commission estime qu’il n’était pas nécessaire de communiquer l’intégralité de ces documents à M. A. afin qu’il se prépare à la tenue d’une rencontre avec le syndicat concernant le retour progressif du plaignant au travail. L’organisme n’était pas davantage justifié de communiquer à M. A. ces documents dans leur intégralité au seul motif que celui-ci est le directeur de plusieurs programmes et le patron de 14 cadres, y compris de M. B. , le supérieur immédiat du plaignant à l’endroit duquel celui-ci a déposé des plaintes de harcèlement psychologique. [37] M. A. devait donc disposer des seuls renseignements nécessaires à la prise de décision entourant le retour progressif au travail du plaignant. Plusieurs renseignements personnels concernant celui-ci et contenus dans les expertises débordent ce qui était nécessaire à la prise de décision de M. A. [38] En l’espèce, l’analyse des deux expertises psychiatriques démontre que les sections qu’elles contiennent peuvent aisément être séparées, sans risquer d’en compromettre l’utilité 4 ou d’en dénaturer le contenu. L’expertise psychiatrique du 7 octobre 2008 [39] En effet, pour cette expertise qui comporte dix pages, la Commission considère que les cinq premières pages de l’expertise psychiatrique du 7 octobre 2008 auraient dû faire l’objet d’un élagage complet par l’organisme 4 X. c. Secrétariat du Conseil du Trésor, C.A.I. 031553, 17 juillet 2009, c. Constant et Saint-Laurent.
090401 Page : 10 avant qu’elle ne soit communiquée à M. A. . Cette expertise contient des renseignements personnels concernant le plaignant portant notamment les titres suivants : Revue du dossier, histoire médico-chirurgicale antérieure, histoire psychiatrique antérieure, maladie actuelle, évolution de la situation, histoire personnelle et familiale, examen mental. [40] La Commission estime qu’il n’était pas nécessaire que M. A. ait accès aux renseignements personnels décrits au paragraphe précédent afin de prendre une décision éclairée eu égard à un éventuel retour du plaignant au travail. [41] De plus, l’information de nature médicale concernant l’épouse du plaignant n’aurait pas dû être communiquée à M. A. , puisqu’elle n’a aucun lien avec la situation dans laquelle se trouvait le plaignant au moment du dépôt de l’expertise. Cette information n’apporte aucun éclairage pertinent quant à la décision que M. A. devait prendre à l’endroit de ce dernier. [42] Toutefois, à la section « Conclusion », Dr … reproduit les neuf questions qui lui sont posées et y répond de façon détaillée sur les cinq dernières pages de cette expertise dans le cadre du mandat qui lui était confié. Ces questions sont les suivantes : • Le diagnostic? • L’invalidité totale est-elle toujours justifiée? • Monsieur peut-il être inapte à son propre emploi et poursuivre ses activités rémunératrices chez un autre employeur? • Les traitements sont-ils appropriés, efficaces et suffisants? • L’aptitude au travail considérant que monsieur est un professionnel dont la tâche est d’aider une clientèle ayant des problèmes psychosociaux? • Le pronostic en regard de la présente absence en raison de deux arrêts de travail pour la même cause? • La date ou période prévisible de retour à temps complet? • Les limitations fonctionnelles à court, moyen et long terme? • Tout autre commentaire ou recommandations jugés pertinents?
090401 Page : 11 La Commission estime que la communication de cet extrait de l’expertise à M. A. était justifiée, il lui aurait été suffisante afin de prendre une décision éclairée à l’égard du plaignant. L’évaluation médicale indépendante du 17 décembre 2008 [43] L’évaluation médicale indépendante du 17 décembre 2008 comporte huit pages. L’expert procède pour l’essentiel à une révision des éléments qu’il a examinés dans l’expertise précédente. Les quatre premières pages de ce document décrivent l’état dans lequel se trouve le plaignant, on y retrouve les titres suivants : Identification, but de l’évaluation, revue du dossier, histoire médico-chirurgicale antérieure, histoire psychiatrique antérieure, maladie actuelle, évolution de la situation, histoire personnelle et familiale, examen mental. [44] Pour les motifs exprimés précédemment, les renseignements mentionnés au paragraphe précédent n’étaient pas nécessaires à l’exercice des fonctions de M. A. , d’autant plus que chaque section des expertises prise séparément est compréhensible. [45] Néanmoins, la communication des quatre dernières pages de cette expertise psychiatrique portant le titre « Conclusion » était justifiée pour permettre à M. A. de prendre une décision éclairée concernant le plaignant. Le médecin reproduit les huit questions qui lui sont posées et y répond de façon spécifique : • Le diagnostic? • L’invalidité totale est-elle toujours justifiée? • […] les traitements actuels sont-ils appropriés, efficaces et suffisants pour entreprendre un retour au travail? • L’aptitude au travail considérant que monsieur est un professionnel dont la tâche est d’aider une clientèle ayant des problèmes psychosociaux? • La date ou période prévisible de retour à temps complet? • Tout autre commentaire ou recommandations jugés pertinents? […] • Dans l’éventualité qu’il [le plaignant] retourne à son poste de travail actuel, cela peut-il devenir un déclencheur à un nouvel arrêt de
090401 Page : 12 travail? Le jugement et la capacité d’intervention de monsieur peuvent-ils être altérés en sachant qu’il cristallise son angoisse sur monsieur B. ? • Existe-t-il une limitation fonctionnelle médicale telle ne plus être en contact avec monsieur B. ? Si non, est-ce uniquement dans les cas de « choc post-trauma » que les personnes traumatisées ne doivent plus être en contact avec leur agresseur? [46] Par ailleurs, le plaignant prétend aussi que l’organisme a communiqué à M e … , sans son consentement, des renseignements personnels contenus dans les deux expertises psychiatriques ci-dessus mentionnées. L’enquête n’a pas permis d’établir les circonstances exactes d’une telle communication, en autant qu’elle ait eu lieu. [47] Dans tous les cas, la Commission rappelle à l’organisme ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et l’invite à s’assurer de la communication des seuls les renseignements personnels nécessaires aux fins projetées. [48] Conséquemment, la Commission estime que la plainte est fondée en partie, de sorte qu’il y a lieu d’ordonner à l’organisme de procéder à la destruction de tous les renseignements personnels contenus dans les exemplaires des deux expertises psychiatriques remis à M. A. qui n’étaient pas nécessaires afin de permettre à celui-ci de prendre une décision éclairée à l’endroit du plaignant. Ces renseignements sont énumérés aux paragraphes 39, 41 et 43 de la présente décision. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [49] DÉCLARE la plainte fondée en partie, l’organisme ayant contrevenu à la Loi sur l’accès, en rendant accessibles à M. A. des renseignements personnels concernant le plaignant qui n’étaient pas nécessaires dans l’exercice de ses fonctions, à savoir les cinq premières pages de l’exemplaire de l’expertise psychiatrique datée du 7 octobre 2008 et les quatre premières pages de l’exemplaire de l’ « évaluation médicale indépendante » du 17 décembre 2008; [50] ORDONNE à l’organisme de détruire les cinq premières pages de l’exemplaire de l’expertise psychiatrique du 7 octobre 2008 qu’il a remis à M. A. ainsi que les quatre premières pages de l’exemplaire de celle datée du 17 décembre 2008 qu’il lui a également remis;
090401 Page : 13 [51] RECOMMANDE à l’organisme, avant de procéder à la communication de renseignements personnels d’un membre de son personnel à une personne ayant la qualité pour les recevoir, de prendre les mesures nécessaires afin d’extraire tous les renseignements qui ne sont pas nécessaires à l’exercice des fonctions de cette personne. Christiane Constant Juge administratif
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