Montréal, le 7 janvier 2013 … N/Réf. : 09 16 67 ______________ Monsieur, La présente donne suite à la plainte que vous avez déposée à la Commission d’accès à l’information (la Commission) le 8 septembre 2009 à l’endroit de la MRC de la Haute-Gaspésie (l’organisme). Cette plainte concerne la cueillette et la conservation de renseignements personnels par l’organisme qui exploite un écocentre à Sainte-Anne-des-Monts. Pour l’essentiel, vous soutenez que le préposé de l’organisme a recueilli vos nom et adresse ainsi que le numéro de la plaque d’immatriculation de votre véhicule lorsque vous vous êtes présenté à l’écocentre pour y déposer des matières résiduelles. La Commission a demandé à l’organisme sa version des faits. Les faits en cause ne sont pas contestés par l’organisme. L’organisme invoque que la cueillette et la conservation des renseignements personnels concernant les utilisateurs de l’écocentre étaient requises par l’article 39 du Règlement sur l’enfouissement et l’incinération de matières résiduelles 1 . Ce règlement prévoit, au moment du dépôt de votre plainte à la Commission, que le nom du transporteur, le numéro de la plaque de véhicule et la provenance des matières résiduelles devaient être consignés dans un registre. La cueillette et la conservation de l’adresse de l’utilisateur étaient nécessaires pour permettre à l’organisme de retrouver une personne qui apporterait des matières nuisibles ou dangereuses à l’écocentre. Ainsi, selon les informations dont elle dispose, la Commission estime que la collecte de renseignements personnels prévue au Règlement respectait les 1 c. Q-2, r. 19, le Règlement ... 2
N/Réf. : 09 16 67 2 exigences de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 2 . La Commission a toutefois rappelé à l’organisme que la Loi sur l’accès édicte qu’un organisme public doit prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels qu’il détient sur autrui. Par ailleurs, la Commission vous informe que le Règlement mentionné précédemment a été modifié au cours de l’année 2011. À partir de ce moment, la Commission considère que la collecte du numéro de la plaque d’immatriculation de véhicule d’un transporteur dans de telles circonstances n’est plus requise. Considérant ce qui précède, la Commission met un terme au traitement de cette plainte et procède à la fermeture du dossier. Nous vous remercions de votre intérêt à l’égard de la protection des renseignements personnels et veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs. Christiane Constant Juge administratif 2 c. Q-2, r. 6.02, le Règlement
Montréal, le 7 janvier 2013 Maître … V/Réf. : 1264-3605 N/Réf. : 09 16 67 ________________ Monsieur, La présente donne suite à la plainte que M. … (le plaignant) a déposée le 8 septembre 2009 à la Commission d’accès à l’information (la Commission) à l’endroit de la MRC de la Haute-Gaspésie (l’organisme). Cette plainte concerne la cueillette et la conservation de renseignements personnels par l’organisme qui exploite un écocentre à Sainte-Anne-des-Monts. Pour l’essentiel, le plaignant soutient qu’un préposé lui a demandé son nom, son adresse, ainsi que le numéro de la plaque d’immatriculation de son véhicule lorsqu’il s’est présenté à l’écocentre pour y déposer des résidus. L’organisme conserve les renseignements personnels des utilisateurs de l’écocentre dans un registre. Les faits en cause ne sont pas contestés par l’organisme. En fait, vous expliquez à la Commission que la cueillette des renseignements personnels concernant les utilisateurs de l’écocentre était requise par l’article 39 du Règlement sur l’enfouissement et l’incinération de matières résiduelles 1 . Ce Règlement prévoit que le nom du transporteur, le numéro de la plaque de véhicule et la provenance des matières résiduelles devaient être consignés dans un registre. Vous soutenez également que la cueillette et la conservation de l’adresse et le numéro de téléphone de l’utilisateur dans le registre sont nécessaires pour permettre à l’organisme de retrouver une personne qui apporterait des matières nuisibles ou dangereuses à l’écocentre. De plus, vous précisez à la Commission que ce registre est conservé dans un lieu sûr et que 1 c. Q-2, r. 19, le Règlement ... 2
N/Réf. : 09 16 67 2 sa durée de conservation est d’un mois. Le registre est ensuite détruit de façon sécuritaire. Ainsi, selon les informations dont elle dispose, la Commission estime que lors du dépôt de la plainte le 8 septembre 2009, la collecte de renseignements personnels prévue au Règlement respectait les exigences de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 2 . La Commission tient à vous rappeler que la Loi sur l’accès édicte qu’un organisme public ne doit recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Il doit également prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels qu’il détient sur une personne. Par ailleurs, la Commission constate que ce Règlement a été modifié au cours de l’année 2011. À partir de ce moment, la Commission comprend que la collecte du numéro de la plaque d’immatriculation de véhicule d’un transporteur dans de telles circonstances n’est plus requise. Considérant ce qui précède, la Commission considère que son intervention n’est pas utile et procède à la fermeture du dossier. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs. Christiane Constant Juge administratif 2 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès
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