Montréal, le 11 décembre 2012 … N/Réf. : 10 14 69 ______________ Monsieur, La présente donne suite à votre lettre du 6 août 2010 par laquelle vous portez plainte à la Commission d’accès à l’information (la Commission) à l’endroit de la Régie des rentes du Québec (la Régie). Rappelons que, pour l’essentiel, vous soutenez que la Régie recueille et conserve des renseignements personnels vous concernant sans que ces renseignements ne soient nécessaires à l’objet du dossier, soit une demande de prestation d’invalidité. Plus précisément, vous soutenez avoir fourni des renseignements concernant vos emplois précédents, le nom de l’établissement bancaire avec lequel vous faites affaires, votre numéro de compte bancaire et un spécimen de chèque. Vous ajoutez avoir demandé à la Régie de procéder à la destruction de vos renseignements à la suite du traitement de votre demande, ce à quoi elle a refusé. Vous soutenez également avoir présenté à la Régie une demande de rectification pour laquelle vous avez reçu une réponse qui ne contenait pas d’information concernant le recours en révision devant la Commission prévu à la loi ni le délai prévu pour exercer ce recours. La Commission a procédé à l’examen de votre plainte à la lumière des différents éléments au dossier. Il appert que la Régie était justifiée de procéder à la cueillette des différents renseignements mentionnés précédemment. En vertu de l’article 95 de la Loi sur le régime de rentes du Québec 1 (u)ne personne n’est considérée comme invalide que si la Régie la déclare atteinte 1 L.R.Q., c. R-9 ... 2
N/Réf. : 10 14 69 2 d’une invalidité physique ou mentale grave ou prolongée. Ce même article précise qu’ (u)ne invalidité n’est grave que si elle rend la personne régulièrement incapable d’obtenir une occupation véritablement rémunératrice. Pour sa part l’article 95.1 de la Loi sur le régime de rentes du Québec prévoit que (p)our que soit établie son invalidité, une personne doit produire l’historique de sa maladie, les documents et rapports médicaux concernant son état de santé et tout renseignement ou document déterminé par règlement ou jugé utile par la Régie. Enfin, l’article 17 du Règlement sur les prestations 2 précise ce que constitue une occupation véritablement rémunératrice au sens de l’article 95, en référant notamment au revenu gagné. La Loi sur le régime de rentes du Québec et le règlement réfèrent donc à la notion d’occupation dans l’évaluation d’une demande d’invalidité. De façon plus précise, la Régie soutient que le nom de l’employeur est nécessaire pour obtenir l’état de vos salaires et de déterminer l’« occupation habituelle » ainsi que l’« occupation véritablement rémunératrice » au sens de la loi. La durée de l’emploi sert également à cette détermination. Le titre de l’emploi est, quant à lui, nécessaire puisque la Régie doit décider sur votre capacité médicale à exercer ce type d’emploi. Enfin, la raison du départ est requise afin de distinguer entre le départ pour cause d’invalidité et les autres motifs de départ et d’évaluer la possibilité de procéder au versement d’une rente d’invalidité rétroactive. Le nom de l’établissement bancaire avec lequel vous faites affaires, le numéro de compte bancaire ainsi que le spécimen de chèque sont recueillis sur une base volontaire lorsque le client souhaite que les paiements se fassent par virement bancaire plutôt que par chèque. À cet effet, il est précisé ce qui suit sur le formulaire Demande de prestation d’invalidité : Nous vous suggérons de vous inscrire au dépôt direct si vous souhaitez que le paiement de votre rente soit déposé dans un établissement financier canadien. Ainsi, il appert que c’est sur une base volontaire et dans le but d’obtenir un service précis que vous avez fourni certaines données bancaires. Concernant la destruction par la Régie des renseignements fournis sur le formulaire Demande de prestation d’invalidité, il y a lieu de constater que les dossiers de la Régie sont soumis à un calendrier de conservation élaboré en 2 L.R.Q., c. R-9, r.5 ... 3
N/Réf. : 10 14 69 3 vertu de la Loi sur les archives 3 « de sorte qu’ils ne peuvent être détruits que conformément aux délais prévus à ce calendrier ». Ainsi, selon le calendrier de conservation de la Régie, les documents relatifs aux dossiers contenant des renseignements personnels de chacun des clients sont détruits lorsque la dernière transaction date de plus de cinq ans. Quant aux documents relatifs aux rapports médicaux et à la documentation médicale servant à évaluer le droit d’un client à une rente ou à une prestation, ces renseignements demeurent actifs tant qu’une demande n’est pas inactive depuis au moins un an. Compte tenu du calendrier de conservation, la Régie est tenue de conserver vos renseignements jusqu’à l’expiration des délais fixés. Ainsi, vos renseignements médicaux ont été détruits un an après la dernière intervention, soit la décision du Tribunal administratif du Québec du 15 avril 2009. La Régie devrait procéder à la destruction des autres renseignements le 15 avril 2014, tel que prévu au calendrier de conservation. Enfin, concernant votre allégation voulant qu’à la suite d’une demande de rectification, la Régie ne vous aurait pas informé du recours en révision devant la Commission prévu à la loi ni du délai prévu pour exercer ce recours, il appert que vous n’avez pas formulé une demande écrite, tel que prévu à l’article 94 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 4 en annexe. Il n’appartient donc pas à la Commission de se prononcer sur la réponse obtenue puisqu’il ne s’agit pas d’une demande de rectification au sens de la loi. Compte tenu de ce qui précède, nous considérons que l’intervention de la Commission ne s’avère plus utile et nous fermons le dossier relatif à votre plainte. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Christiane Constant Juge administratif 3 L.R.Q., c. A-21.1 4 L.R.Q., c. A-2.1
Montréal, le 11 décembre 2012 … Directrice des affaires juridiques Régie des rentes du Québec 2600, boul. Laurier, bureau 501 Québec (Québec) G1V 4T3 N/Réf. : 10 14 69 ______________ Maître, La présente donne suite à la plainte que M. … a signifiée à la Commission d’accès à l’information (la Commission) à l’endroit de la Régie des rentes du Québec (la Régie). Rappelons que, pour l’essentiel, M. . soutient que la Régie recueille et conserve des renseignements personnels le concernant sans que ces renseignements ne soient nécessaires à l’objet du dossier, soit une demande de prestations d’invalidité. Plus précisément, M. … soutient avoir fourni à la Régie des renseignements personnels concernant ses emplois précédents, le nom de son établissement bancaire, son numéro de compte bancaire et un spécimen de chèque. Il ajoute qu’il a demandé à la Régie de détruire ses renseignements à la suite du traitement de sa demande, ce à quoi la Régie a refusé. M. … soutient également qu’il a présenté une demande de rectification à la Régie, mais que la réponse qui lui était transmise ne contenait pas d’information relative au recours en révision prévu à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 5 ni le délai pour exercer ce recours. La Commission a procédé à l’examen de la plainte à la lumière des différents éléments au dossier. Il appert que la Régie était justifiée de procéder à la cueillette des différents renseignements mentionnés précédemment. 5 L.R.Q., c A-2.1, Loi sur l’accès ... 2
N/Réf. : 10 14 69 4 En effet, selon l’article 95 de la Loi sur le régime de rentes du Québec 6 (u)ne personne n’est considérée comme invalide que si la Régie la déclare atteinte d’une invalidité physique ou mentale grave ou prolongée. Ce même article précise qu’(u)ne invalidité n’est grave que si elle rend la personne régulièrement incapable d’obtenir une occupation véritablement rémunératrice. Pour sa part l’article 95.1 de la Loi sur le régime de rentes du Québec prévoit que (p)our que soit établie son invalidité, une personne doit produire l’historique de sa maladie, les documents et rapports médicaux concernant son état de santé et tout renseignement ou document déterminé par règlement ou jugé utile par la Régie. Enfin, l’article 17 du Règlement sur les prestations 7 précise ce que constitue une occupation véritablement rémunératrice au sens de l’article 95, en référant notamment au revenu gagné. La Loi sur le régime de rentes du Québec et le règlement réfèrent donc à la notion d’occupation dans l’évaluation d’une demande d’invalidité. Conséquemment, les informations relatives aux emplois précédents du plaignant étaient nécessaires pour établir son invalidité. Par ailleurs, il appert que c’est sur une base volontaire que le plaignant a fourni à la Régie les coordonnées de l’établissement bancaire avec lequel il fait affaires, le numéro de son compte bancaire ainsi qu’un spécimen de chèque, et ce, dans le but d’obtenir un service précis, c’est-à-dire le paiement de la rente par virement bancaire. Ces renseignements étaient nécessaires à l’obtention du service. En ce qui a trait à la destruction par la Régie des renseignements fournis par le plaignant sur le formulaire de Demande de prestation d’invalidité, il y a lieu de souligner que les dossiers de la Régie sont soumis à un calendrier de conservation élaboré en vertu de la Loi sur les archives 8 . Ainsi, selon ce calendrier, les documents relatifs aux dossiers personnels des clients sont détruits lorsque la dernière transaction date de plus de cinq ans. Quant aux documents relatifs aux rapports médicaux et à la documentation médicale servant à évaluer le droit d’un client à une rente ou à une prestation, ces renseignements demeurent actifs tant qu’une demande n’est pas inactive depuis au moins un an. Compte tenu du calendrier de conservation, la Régie est tenue de conserver les renseignements de M. … jusqu’à l’expiration des délais fixés. 6 L.R.Q., c. R-9 7 L.R.Q., c. R-9, r.5 8 L.R.Q., c. A-21.1
N/Réf. : 10 14 69 5 Enfin, concernant l’allégation de M. … à l’effet qu’à la suite d’une demande de rectification, la Régie ne l’aurait pas informé du recours en révision prévu à la loi ni du délai prévu pour exercer ce recours, il appert que M. … avait exprimé sa demande verbalement, contrairement aux prescriptions de l’article 94 de la Loi sur l’accès. Il n’appartient donc pas à la Commission de se prononcer sur la réponse obtenue. Compte tenu de ce qui précède, nous considérons que l’intervention de la Commission ne s’avère plus utile et nous fermons le dossier relatif à la plainte de M. ... Veuillez agréer, Maître, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Christiane Constant Juge administratif
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