Montréal, le 11 décembre 2012 … N/Réf. : 10 13 86 _______________ Madame, La Commission d’accès à l’information (la Commission) a pris connaissance des faits en lien avec votre plainte portée à l’endroit de la Société immobilière Frangin inc. (l’entreprise). Cette plainte concernait la collecte du numéro d’assurance sociale (NAS) et des noms et coordonnées des employeurs lors d’une demande relative à la location d’un logement. Sur la base des informations recueillies, la Commission comprend que des mesures correctives ont été apportées par l’entreprise afin de cesser d’exiger des renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’objet du dossier, tel le NAS. Cependant, le formulaire de demande de location de logement utilisé par l’entreprise a été modifié. Enfin, nous comprenons qu’il n’y a pas eu de collecte de votre NAS, ni des noms et coordonnées de vos employeurs. De ce qui précède, la Commission a rappelé à l’entreprise les obligations prévues 1 à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (en annexe) et principalement celles concernant la collecte de renseignements personnels lors d’une demande de location. Aussi, la Commission a avisé l’entreprise qu’elle dispose de pouvoir d’enquête et d’inspection qu’elle peut exercer en tout temps. Conséquemment, l’intervention de la Commission ne s’avère plus requise et nous fermons le dossier. Nous vous remercions d’avoir porté cette situation à notre attention. Veuillez recevoir, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Christiane Constant Juge administratif 1 L.R.Q., c. P-39.1
Montréal, le 11 décembre 2012 … Gestionnaire La Société immobilière Frangin inc. 6361, boul. Henri-Bourassa Est Montréal-Nord (Québec) H1G 2Y5 N/Réf. : 10 13 86 ______________ Monsieur, La Commission d’accès à l’information (la Commission) a pris connaissance des faits en lien avec la plainte portée à l’endroit de la Société immobilière Frangin inc. (l’entreprise) par M me ... Cette plainte concernait la collecte du numéro d’assurance sociale (NAS) et des noms et coordonnées des employeurs lors d’une demande relative à la location d’un logement. Sur la base des informations recueillies, la Commission comprend que vous avez apporté des mesures correctives afin de ne plus exiger le NAS des aspirants locataires, mais qu’il soit plutôt « optionnel ». Elle retient également que vous utilisez le formulaire de demande de location de logement produit par la Corporation des propriétaires immobiliers du Québec. Enfin, nous comprenons qu’il n’y a pas eu de collecte du NAS, ni des noms d’employeurs de la plaignante. La Commission vous informe qu’il appartient à l’entreprise de prendre les mesures propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits, et ce, conformément à l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 que vous trouverez en annexe. En outre, la Commission tient à vous préciser que, conformément à l’article 9 de la Loi sur la protection dans le secteur privé qui se trouve en annexe, nul ne peut refuser d’acquiescer à une demande de bien ou de service à cause du 1 L.R.Q., c. P-39.1, ci-après la Loi sur la protection dans le secteur privé. ... 2
N/Réf. : 10 13 86 2 refus de la personne de fournir un renseignement personnel, sauf aux conditions qui y sont exposées. De plus, l’article 5 de cette même loi prévoit que seuls les renseignements nécessaires à l’objet du dossier doivent être recueillis. Conséquemment, l’intervention de la Commission ne s’avère plus requise et nous fermons le dossier. Toutefois, la Commission tient à vous rappeler que cette loi lui confère des pouvoirs d’enquête et d’inspection qu’elle peut exercer en tout temps. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Christiane Constant Juge administratif p. j. (1)
ANNEXE Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 5. La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier. Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites. 9. Nul ne peut refuser d’acquiescer à une demande de bien ou de service ni à une demande relative à un emploi à cause du refus de la personne qui formule la demande de lui fournir un renseignement personnel sauf dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes : 1 o la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat; 2 o la collecte est autorisée par la loi; 3 o il y a des motifs raisonnables de croire qu’une telle demande n’est pas licite. En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire. 10. Toute personne qui exploite une entreprise doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
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