Québec, le 8 novembre 2012 … N/Réf. : 11 20 29 Madame, La présente donne suite à votre plainte du 5 octobre 2011 que vous avez adressée à la Commission d’accès à l’information (Commission) à l’endroit du ministère de l’Éducation, des Loisirs et du Sport (MELS) concernant la collecte du numéro d’assurance sociale (NAS) dans le cadre d’un examen de qualification pour un emploi. Conformément à l’article 64 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, un organisme ne peut recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Sur la base des informations recueillies, la Commission comprend que le NAS était jusqu’alors recueilli lors des épreuves de recrutement dispensées par le MELS afin d’identifier les participants. Le but de cette collecte était de pouvoir attribuer les cahiers de réponses des examens à son auteur avec un identifiant unique permettant d’éviter qu’une personne reçoive un mauvais résultat. Le NAS est un renseignement personnel à usage restreint. En ce sens, la collecte, l’utilisation et la conservation de ce renseignement sont régies par plusieurs lois provinciales et fédérales. Suite aux échanges intervenus avec les représentants du MELS, la procédure de collecte de renseignements personnels dans le cadre d’examen de recrutement a été modifiée. En effet, les candidats s’inscrivant aux épreuves de recrutement gouvernemental n’auront plus à fournir leur NAS avant d’être embauchés par le MELS. De plus, toutes les feuilles matricules sur lesquelles était recueilli le NAS seront détruites. Le MELS a démontré à la Commission que la procédure de collecte de renseignements personnels lors d’examen de recrutement consistera désormais à ne recueillir que les noms, adresses et numéros de matricule des candidats. …2
2 La Commission a rappelé à l’organisme l’obligation de prendre des mesures propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Conséquemment à ce qui précède, l’intervention de la Commission n’est plus requise et nous fermons ce dossier. La Commission vous remercie d’avoir porté cette situation à son attention, puisque cela lui permet d’assurer et de promouvoir la protection des renseignements personnels auprès des organismes publics. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le Président, Jean Chartier
Québec, le 8 novembre 2012 … Directrice de l’accès à l’information et des plaintes Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport 1035, rue de la Chevrotière, 27 e étage Québec (Québec) G1R 5A5 N/Réf. : 11 20 29 Madame, La présente donne suite à votre lettre du 28 septembre dernier dans laquelle vous soumettiez à la Commission d’accès à l’information (Commission) les mesures correctrices élaborées par le Ministère de l’Éducation des Loisirs et du Sport (MELS) lorsque des renseignements personnels sont recueillis dans le cadre d’examen de qualification pour un emploi. Pour l’essentiel, la Commission a été saisie d’une plainte de Mme … portée à l’endroit du MELS, concernant la collecte du numéro d’assurance sociale (NAS) lors des examens de qualification pour un emploi. Conformément à l’article 64 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, un organisme ne peut recueillir un renseignement personnel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice de ses attributions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Sur la base des informations recueillies, la Commission comprend que le NAS était jusqu’alors recueilli lors des épreuves de recrutement dispensées par le MELS afin d’identifier les participants. Tel que stipulé dans votre lettre du 28 septembre 2012, le but de cette collecte était de pouvoir attribuer les cahiers de réponses des examens à son auteur avec un identifiant unique permettant d’éviter qu’une personne reçoive un mauvais résultat. Le NAS est un renseignement personnel à usage restreint. En ce sens, la collecte, l’utilisation et la conservation de ce renseignement sont régies par plusieurs lois provinciales et fédérales. …2
Dans votre lettre du 28 septembre dernier, il est mentionné que les candidats s’inscrivant aux épreuves de recrutement gouvernemental n’auront plus à fournir leur NAS avant d’être embauchés par le MELS. De plus, il est spécifié que toutes les feuilles matricules sur lesquelles était recueilli le NAS seront détruites. Le MELS a démontré à la Commission que la procédure de collecte de renseignements personnels lors d’examen de recrutement consistera désormais à ne recueillir que les noms, adresses et numéros de matricule des candidats. Dans ces circonstances, la Commission prend acte des mesures correctrices prises par le MELS et vous rappelle l’obligation de prendre des mesures propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Conséquemment à ce qui précède, la Commission met un terme au traitement de la plainte et ferme ce dossier. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le Président, Jean Chartier …2
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