Montréal, le 2 mai 2012 … Directeur général intérimaire Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal 5400, boul. Gouin Ouest Montréal (Québec) H4J 1C5 Objet : Enquête concernant l’incident du 22 septembre 2011 N/Réf. : 11 19 46 _________________________________________________ Monsieur, La présente donne suite à l’enquête de la Commission d’accès à l’information (la Commission) concernant la présence de documents contenant des renseignements personnels entreposés dans une toilette de la clinique externe de l’Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal (l’établissement). Plus précisément, l’enquête de la Commission visait à déterminer si l’établissement a respecté son obligation de protection des renseignements personnels contenus aux dossiers des usagers et, conséquemment, s’il a mis en place des mesures pour en assurer la confidentialité. Selon les faits recueillis auprès de l’établissement par l’état de situation produit par la responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels ainsi que par la visite de l’enquêteur le 17 novembre 2011, la Commission comprend que les documents entreposés dans la toilette, depuis au moins le 19 septembre, n’étaient pas des dossiers d’usagers, mais des documents administratifs. Toutefois, ces documents comprenaient des renseignements personnels concernant des usagers. Dès la connaissance par l’établissement de l’entreposage non sécuritaire de ces renseignements, des mesures immédiates ont été prises afin que ceux-ci soient entreposés dans un meuble sous clé. Par la suite, d’autres mesures ont été prises par l’établissement afin d’éviter qu’un tel incident ne se produise de nouveau. En ce sens, les éléments pris en …2
N/Réf. : 11 19 46 2 considération dans le cadre de l’enquête démontrent que l’établissement a pris des mesures adéquates à la suite de l’incident, en conformité avec l’article 63.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . Cette disposition impose à tout organisme public de prendre les mesures de sécurité pour assurer la protection des renseignements personnels sous sa garde. Entre autres, l’établissement a révisé certains de ses actifs informationnels avec ses gestionnaires pour les codifier selon leur sensibilité et leur répartition, il a rappelé par différents moyens aux gestionnaires et au personnel les règles entourant la confidentialité et la protection des renseignements personnels ainsi que les procédures afférentes en vigueur à l’établissement. Enfin, l’établissement a renforcé ses mesures de sécurité physique en ajoutant un lecteur de cartes d’accès pour limiter l’accès au courrier des médecins, en ajoutant des bacs de déchiquetage sécuritaires, etc. Dans les circonstances, la Commission vous informe que son enquête lui a permis de conclure que l’établissement a pris les mesures adéquates pour apporter les correctifs nécessaires à la suite de l’incident survenu. Considérant les mesures prises par l’établissement, la Commission procédera à la fermeture du dossier. La Commission vous remercie de la collaboration démontrée par le personnel de l’établissement et vous rappelle qu’elle pourrait ultérieurement se prévaloir des pouvoirs d’enquête et d’inspection que lui confère la Loi sur l’accès pour vérifier si l’établissement respecte ses obligations en matière de protection des renseignements personnels Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs. Christiane Constant Juge administratif 1 L.R.Q., c. A-2.1, ci-après la Loi sur l’accès
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