Montréal, le 7 mars 2012 … N/Réf. : 06 06 32 ______________ Madame, La Commission d’accès à l’information (la Commission) a pris connaissance des faits en lien avec la plainte que vous avez déposée, le 10 avril 2006, à l’endroit de Les Centres de la jeunesse et de la famille … (l’employeur). Essentiellement, vous alléguez ce qui suit : Que le 16 décembre 2002, l’employeur a communiqué, au D r …, psychiatre, sans votre consentement et sous la signature de M me … responsable de la planification des ressources humaines, des renseignements personnels et médicaux vous concernant au sujet de votre mode de vie et de votre absentéisme au travail; Que certains des renseignements médicaux communiqués étaient inexacts; Qu’au mois de janvier 2003, le D r …. a fait parvenir à l’employeur une expertise psychiatrique de 6 pages vous concernant. Vous avez autorisé la divulgation de ce document; Que le 28 janvier 2003, le D r … a transmis à l’employeur une seconde expertise psychiatrique de 7 pages vous concernant, mais que vous n’avez consenti ni à la rédaction ni à la divulgation de ce document; Que le 13 mars 2003, l’employeur a fait parvenir sans votre consentement, à la D re … neurologue, une lettre signée par M me … vous concernant, laquelle contient des renseignements de nature médicale et qui étaient inexacts;
- 2 - Que le 20 mars 2003, l’employeur a communiqué sans votre consentement à la D re … neurologue, la seconde expertise du D r … via l’entreprise Médysis; Que le 2 février 2005, l’employeur a fait parvenir à la D re … rhumatologue, une lettre vous concernant. Toutefois, dans cet envoi, l’employeur n’a pas communiqué à ce médecin les renseignements de nature médicale qui étaient exacts et à jour, incluant une note émanant du D r … votre médecin traitant; Que votre employeur doit retirer de votre dossier les documents ci-après énumérés puisqu’à votre avis, ceux-ci ne devraient pas se trouver dans votre dossier personnel ou votre dossier de santé : a) la lettre du 16 décembre 2002 portant la signature de M me … adressée au D r …; b) la lettre du 13 mars 2003 portant la signature de M me … et adressée à la D re …; c) la lettre du 2 février 2005 portant la signature de M me … et adressée à la D re …; d) l’expertise psychiatrique du 9 janvier 2003 portant la signature de D r … intitulée « Independent Psychiatry Assessment »; e) le document du 5 février 2004 relatif à votre absentéisme au travail et portant la signature de M me ... L’enquête de la Commission visait à déterminer si l’organisme s’est conformé à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 en matière de communication de renseignements personnels. La Commission demandait à votre employeur de lui faire parvenir ses observations, ce qui a été fait par l’intermédiaire de son avocat, M e Scott Hughes, du cabinet d’avocats Monette Barakett. L’employeur réfute vos allégations des 25 septembre 2006, 7 mai et 23 juillet 2007 et apporte des précisions qui peuvent être résumées comme suit : Que vous receviez des prestations d’assurance-invalidité de sorte que l’employeur a mandaté par écrit le D r … psychiatre, de procéder à votre expertise psychiatrique; ce qui a été fait. Les dates inscrites dans la lettre adressée à ce médecin ont été extraites de votre dossier de santé. 1 L.R.Q., c. A-2.1, Loi sur l’accès
- 3 - Par la suite, le Dr … a fait parvenir à l’employeur un rapport d’expertise révisé. Les pages révisées (6 et 7) ont été remplacées par de nouvelles, la version originale ayant été détruite. Il appartient à ce professionnel de la santé de modifier cette expertise médicale, lorsqu’il juge opportun de le faire; Qu’un mandat écrit a également été soumis à la D re … Celle-ci travaille au bureau du Groupe de santé Médysis et a procédé à une expertise médicale à votre égard. Votre dossier de santé a été acheminé à ce bureau à l’attention de ce médecin; l’employeur explique les motifs pour lesquels vous aviez à rencontrer la D re …; Que vous deviez rencontrer la D re … , rhumatologue, et ce, à la suite d’un mandat écrit qui lui a été soumis par l’employeur. En outre, l’employeur indiquait à la Commission, le 7 mai 2007, les motifs pour lesquels il a divulgué aux D rs … … et … des renseignements personnels vous concernant en lien avec votre état de santé. Le 26 mai 2006, vous avez fait parvenir vos observations à la Commission, dont les plus importantes peuvent se résumer comme suit : Vous avez consenti à la divulgation du document intitulé « Independant psychiatric assessment », mais l’employeur a détruit la page 6 de ce même document; Vous n’avez pas accepté que votre employeur divulgue la page 7 de ce document; Votre employeur ne s’est pas occupé de votre dossier de manière adéquate. Par exemple, dans la lettre adressée au D r … , il a fait connaître à celui-ci votre style de vie. Il a de plus mentionné que vos absences au travail étaient abusives, etc.; Dans la lettre adressée à la D re … votre employeur a fait des remarques sur vos absences au travail; Dans la lettre adressée à la D re … votre employeur a intentionnellement omis de communiquer à celle-ci des informations exactes et à jour vous concernant, incluant le fait que vous avez reçu un diagnostic de fybromialgie et que vos heures de travail avaient été réduites pour une période d’une année; Le 23 mai 2006, vous avez consulté votre dossier médical au bureau de votre employeur. Vous avez constaté que la page 7 du document
- 4 - « Independant psychiatric assessment » avait été retirée de votre dossier, mais qu’elle avait été déposée dans un autre dossier. En vertu de la Loi sur l’accès, la Commission devait apprécier si les renseignements communiqués étaient nécessaires aux fins recherchées. L’enquête révèle que les documents communiqués par votre employeur aux médecins experts ci-dessus mentionnés et dont les renseignements sont contenus aux divers rapports d’expertise médicale étaient nécessaires afin de répondre aux questions qui leur ont été posées et de connaître le pronostic exact relatif à votre état de santé. Cette enquête révèle également que les renseignements ainsi communiqués avaient pour but d’éclairer votre employeur afin que celui-ci soit en mesure de prendre des décisions administratives à votre égard alors que vous étiez en arrêt de travail pour des raisons de santé. De plus, un document non daté intitulé « Autorisation de transmettre » portant votre signature indique que vous avez autorisé le D re … « à transmettre l’original de l’expertise médicale » qu’elle a effectuée le 25 avril 2003 auprès de vous de façon confidentielle au D r … directeur médical du Groupe Santé Médisys inc., « qui le fera parvenir à mon employeur ou à la compagnie demanderesse ». Ainsi, l’analyse des faits et de la documentation afférents à la plainte permet à la Commission de conclure que votre employeur n’a pas contrevenu aux dispositions de la Loi sur l’accès. De plus, il n’appartient pas à la Commission de déterminer si un médecin avait ou non la possibilité de modifier une expertise médicale déjà transmise. Les documents décrits précédemment aux points a), b) et c) sont des mandats émis par votre employeur aux médecins experts dans le but de l’éclairer notamment quant à votre pronostic relativement à votre état de santé et votre capacité à travailler. La Commission considère que l’employeur devait leur communiquer les renseignements tels que décrits dans ces mandats. Quant au point d) visant le « Independant Psychiatric Assessment » préparé par le D r … il appartient à celui-ci de modifier ou non une expertise médicale qu’il a déjà transmise à votre employeur. La Commission ne peut pas exiger que ce médecin détruise en tout ou en partie cette partie de l’expertise psychiatrique. En ce qui a trait au document e) daté du 5 février 2004 eu égard à votre absentéisme au travail, la Commission estime que les renseignements contenus
- 5 - dans ce document et retranscrits dans le mandat émis à l’attention du Dr … pouvaient être considérés par celui-ci dans le cadre de l’expertise médicale. L’examen de toute la documentation relativement à l’enquête amène la Commission à constater qu’elle ne peut pas retenir votre plainte formulée à l’endroit de l’employeur eu égard à la communication de renseignements personnels vous concernant. Cette communication s’est réalisée dans le cadre de mandats écrits confiés par l’organisme aux médecins experts, et ce, pour qu’ils procèdent à une évaluation médicale et qu’ils fournissent des recommandations médicales et administratives. En effet, l’article 67.2 de la Loi sur l’accès permet à un organisme public de communiquer des renseignements personnels à toute personne ou à tout organisme afin de lui permettre de réaliser un mandat. Au sens de cet article, le fait que l’organisme ait communiqué aux médecins experts les renseignements personnels et médicaux vous concernant apparaît justifié et nécessaire à l’accomplissement du mandat, et ce, en tenant compte du critère de nécessité établi à l’article 67.2 de la Loi sur l’accès. L’article 67.2 de la Loi sur l’accès prévoit ce qui suit : 67.2 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par l’organisme public à cette personne ou à cet organisme. Dans ce cas, l’organisme public doit : 1° confier le mandat ou le contrat par écrit; 2° indiquer, dans le mandat ou le contrat, les dispositions de la présente loi qui s’appliquent au renseignement communiqué au mandataire ou à l’exécutant du contrat ainsi que les mesures qu’il doit prendre pour en assurer le caractère confidentiel, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration. En outre, l’organisme public doit, avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué, à moins que le responsable de la protection des renseignements personnels estime que cela n’est pas nécessaire. Une personne ou un organisme qui
- 6 - exerce un mandat ou qui exécute un contrat de service visé au premier alinéa doit aviser sans délai le responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué et doit également permettre au responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité. Le deuxième alinéa ne s’applique pas lorsque le mandataire ou l’exécutant du contrat est un membre d’un ordre professionnel. De même, le paragraphe 2° du deuxième alinéa ne s’applique pas lorsque le mandataire ou l’exécutant du contrat est un autre organisme public. Outre l’application des dispositions prévues à l’article 67.2 de la Loi sur l’accès précité et compte tenu de ce qui précède, la Commission estime que la plainte portée à l’endroit de votre employeur n’est pas fondée et procède à la fermeture de ce dossier. Veuillez accepter, Madame, nos salutations distinguées. Christiane Constant Juge administratif
Montréal, le 7 mars 2012 Maître Scott Hughes MONETTE BARAKETT 1010, rue de la Gauchetière Ouest Place du Canada, bureau 2100 Montréal (Québec) H3B 2R8 Objet : Plainte de M me … concernant Les Centres de la jeunesse et de la famille … V/Réf. : SH/65078 (70166) N/Réf. : 06 06 32 ________________________________________________________________ Maître, La Commission d’accès à l’information (la Commission) a pris connaissance des faits en lien avec la plainte que M me … (la plaignante) a déposée à l’endroit de Les Centres de la jeunesse et de la famille … votre client. Essentiellement, l’objet de la plainte peut se résumer en quatre points : a) Que votre client a communiqué au D r … le 16 décembre 2002, une lettre contenant des renseignements inexacts relatifs à son absentéisme au travail, précisant qu’elle n’a pas autorisé la divulgation de cette lettre; b) Que la plaignante était d’accord pour la communication de l’expertise psychiatrique de 6 pages la concernant réalisée par le D r … que celui-ci lui a fait parvenir au mois de janvier 2003. Votre client a reçu par la suite de ce médecin une seconde expertise, mais il l’a fait parvenir au D r … neurologue, par l’intermédiaire du Groupe de santé Médysis; c) Que votre client a communiqué au D re … le 13 mars 2003, un historique médical la concernant, mais qu’elle n’a pas autorisé la divulgation de cette lettre;
- 8 - d) Que votre client a fait parvenir une lettre à la D re … rhumatologue, le 2 février 2005. Il n’a toutefois pas communiqué à celle-ci les notes médicales émanant du médecin traitant de la plaignante, le D r … ce dernier ayant diagnostiqué notamment qu’elle était atteinte de la fibromyalgie sévère et recommandait une réduction des heures de travail. L’enquête de la Commission visait à déterminer si votre client s’est conformé à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 en matière de communication de renseignements personnels. La Commission a pris connaissance des observations écrites de la plaignante ainsi que celles que vous avez faites au nom de votre client. Votre client précise que tous les renseignements communiqués aux médecins ci-dessus mentionnés étaient pertinents et nécessaires afin de répondre aux questions qui leur ont été posées. La plaignante considère plutôt que tous ces renseignements, incluant la seconde expertise médicale préparée par le D r … psychiatre, et communiqués à votre client n’étaient pas nécessaires à sa prise de décision. Votre client, organisme public, ne peut recueillir un renseignement personnel concernant une personne que s’il est nécessaire à l’exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Cet énoncé est régi par l’article 64 de la Loi sur l’accès. 64. Nul ne peut, au nom d'un organisme public, recueillir un renseignement personnel si cela n'est pas nécessaire à l'exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion. Un organisme public peut toutefois recueillir un renseignement personnel si cela est nécessaire à l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme de l'organisme public avec lequel il collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune. La collecte visée au deuxième alinéa s'effectue dans le cadre d'une entente écrite transmise à la Commission. 1 L.R.Q., c. A-2.1, Loi sur l’accès
- 9 - L'entente entre en vigueur 30 jours après sa réception par la Commission. Le critère de nécessité est rencontré par votre client. L’analyse des faits et de la documentation afférente à la plainte permet à la Commission de conclure que votre client n’a pas enfreint les dispositions prévues à la Loi sur l’accès. La communication des renseignements personnels concernant la plaignante en arrêt de travail pour des raisons médicales s’est réalisée dans le cadre de mandats écrits confiés par l’organisme aux médecins experts ci-dessus mentionnés, et ce, pour qu’ils procèdent à une évaluation médicale et qu’ils fournissent des recommandations médicales et administratives. En effet, l’article 67.2 de la Loi sur l’accès permet à un organisme public de communiquer des renseignements personnels à toute personne ou à tout organisme afin de lui permettre de réaliser un mandat. Au sens de cet article, le fait que l’organisme ait communiqué aux médecins experts les renseignements personnels et médicaux concernant la plaignante apparaît justifié et nécessaire à l’accomplissement du mandat, et ce, en tenant compte du critère de nécessité établi à cet article. L’article 67.2 de la Loi sur l’accès prévoit ce qui suit : 67.2 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise confié par l’organisme public à cette personne ou à cet organisme. Dans ce cas, l’organisme public doit : 1° confier le mandat ou le contrat par écrit; 2° indiquer, dans le mandat ou le contrat, les dispositions de la présente loi qui s’appliquent au renseignement communiqué au mandataire ou à l’exécutant du contrat ainsi que les mesures qu’il doit prendre pour en assurer le caractère confidentiel, pour que ce renseignement ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration. En outre, l’organisme public doit, avant la communication, obtenir un engagement de confidentialité complété par toute personne à qui le renseignement peut être communiqué, à moins que le responsable de la
- 10 - protection des renseignements personnels estime que cela n’est pas nécessaire. Une personne ou un organisme qui exerce un mandat ou qui exécute un contrat de service visé au premier alinéa doit aviser sans délai le responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du renseignement communiqué et doit également permettre au responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité. Le deuxième alinéa ne s’applique pas lorsque le mandataire ou l’exécutant du contrat est un membre d’un ordre professionnel. De même, le paragraphe 2° du deuxième alinéa ne s’applique pas lorsque le mandataire ou l’exécutant du contrat est un autre organisme public. Outre l’application des dispositions prévues à l’article 67.2 de la Loi sur l’accès précité et compte tenu de ce qui précède, la Commission estime que la plainte portée à l’endroit de votre client n’est pas fondée et procède à la fermeture de ce dossier. Veuillez accepter, Maître, nos salutations distinguées. Christiane Constant Juge administratif
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