Section surveillance

Dossier : PV 08 06 41 Date : Le 22 décembre 2011 Membre : M e Christiane Constant … Plaignante -et- … Entreprise DÉCISION OBJET ORDONNANCE de la Commission d’accès à l’information (la Commission) rendue en vertu de l’article 83 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé 1 . [1] Le 28 mars 2008, la Commission est saisie d’une plainte de … à l’endroit de l’entreprise de … locateur de logement. [2] La plaignante allègue que l’entreprise exige d’un locataire potentiel, lors d’une demande de location de logement, le numéro d’assurance sociale (NAS). Ce renseignement est recueilli sur un formulaire intitulé « Demande de location ». [3] La Commission a chargé une personne de faire enquête sur les pratiques de l’entreprise selon les pouvoirs conférés par l’article 81 de la Loi sur le secteur privé. [4] L’enquête visait à recueillir et analyser les faits relativement aux allégations de la plaignante afin de permettre à la Commission de déterminer si l’entreprise s’est conformée aux prescriptions de la Loi sur le secteur privé, en matière de collecte de renseignements personnels. 1 L.R.Q., c. P-39.1, la Loi sur le secteur privé.

PV 08 06 41 Page : 2 RÉSUMÉ DE L’ENQUETE [5] L’enquête a permis d’établir que lors d’une demande de location, l’entreprise demande aux locataires potentiels de remplir le formulaire « Demande de location ». [6] L’entreprise prétend que ce formulaire est fourni par la Corporation des propriétaires immobiliers du Québec (CORPIQ). Sur ce formulaire, on prévoit notamment la collecte du NAS. [7] Le 28 décembre 2009, dans une lettre transmise à l’enquêteur, l’entreprise alléguait ce qui suit : Ce formulaire questionne de façon plutôt générale, ET PERSONNE N’A L’OBLIGATION DE NOUS FOURNIR DES INFORMATIONS QU’IL JUGE NON PERTINENTES OU CONFIDENTIELLES. [8] L’entreprise mentionne que les renseignements recueillis sur le formulaire permettent de procéder à certaines vérifications concernant l’identité du locataire potentiel, son comportement avec les locateurs présents et passés ainsi que ses habitudes de paiement. [9] Le propriétaire de l’entreprise allègue n’avoir jamais rencontré la plaignante. DÉCISION [10] Le 12 mars 2010, au terme de l’enquête, la soussignée avisait l’entreprise par écrit que la Commission envisageait lui ordonner de cesser de procéder à la cueillette du NAS au moyen du formulaire « Demande de location » puisqu’une telle pratique ne serait pas conforme à l’article 5 de la Loi sur le secteur privé. [11] La soussignée a fourni à l’entreprise l’occasion de présenter ses observations écrites. L’entreprise n’a formulé aucune observation. [12] Il convient donc de déterminer si la collecte du NAS par l’entreprise respecte la Loi sur le secteur privé. [13] L’article 2 de cette loi définit la notion de renseignement personnel comme suit : 2. Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier. [14] Le NAS est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique.

PV 08 06 41 Page : 3 [15] L’article 5 de ladite loi stipule que : 5. La personne qui recueille des renseignements personnels afin de constituer un dossier sur autrui ou d’y consigner de tels renseignements ne doit recueillir que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier. Ces renseignements doivent être recueillis par des moyens licites. [soulignement ajouté] [16] La Loi sur le secteur privé restreint la collecte de renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires à l’objet du dossier. Il s’agit donc en l’espèce de déterminer si la cueillette du NAS est nécessaire à une demande de location de logement. [17] Le NAS est attribué par la Commission de l’assurance-emploi du Canada conformément à l’article 138 (3) de Loi sur l’assurance-emploi 2 qui se lit comme suit : 138. (1) Toute personne exerçant un emploi assurable doit être enregistrée à la Commission. (…) (3) La Commission attribue à chaque personne enregistrée un numéro individuel utilisable comme numéro de dossier ou de compte ou pour le traitement des données. Ce numéro est le numéro d'assurance sociale de la personne à toute fin nécessitant un numéro d'assurance sociale. [soulignement ajouté] [18] Les fins nécessitant la collecte, l’utilisation ou la communication du NAS sont principalement liées au versement de prestations ou d’indemnités dans l’administration d’un emploi et de programmes gouvernementaux pour des fins fiscales ou reliées au Régime de pensions du Canada et au Régime de rentes du Québec 3 . [19] La location d’un logement ne fait pas partie de programmes ou d’activités nécessitant l’utilisation d’un NAS. [20] Dans l’affaire St-Pierre c. Ginette Demers-Dion 4 , la Commission a précisé que la NAS ne peut être demandé même sur une base facultative lors d’une demande de location de logement. 2 L.C. 1996, c. 23. 3 Liste des programmes : http://www.servicecanada.gc.ca/fra/nas/proteger/autorise.shtml 4 St-Pierre c. Ginette Demers-Dion, [2002] C.A.I. 83.

PV 08 06 41 Page : 4 [21] Le fardeau de démontrer la nécessité de collecter les renseignements personnels demandés, tel que stipulé à l’article 5 de la Loi sur le secteur privé, repose sur l’entreprise qui demande les renseignements 5 . [22] L’entreprise n’a pas démontré que la cueillette du NAS était nécessaire à l’objet du dossier, la location d’un logement. [23] Par ailleurs, dans la décision Mélanie Julien et François-Pierre Gauvin c. Domaine Laudance (Beaudet et Saucier Inc.) 6 , la Commission rappelait que : au contact initial avec un aspirant locataire, seuls ses nom, prénom et numéro de téléphone, les noms et coordonnées du locateur ou du concierge des logements occupés par ce candidat sont nécessaires pour établir ses habitudes de paiement et son comportement antérieur, dans le cas où l'aspirant ne désire pas présenter lui-même des éléments à cet effet. En certains cas, la date de naissance sera requise lorsque le locateur désire vérifier le dossier de crédit avec le consentement du candidat chez un agent de renseignements personnels; [24] La soussignée mentionnait dans sa lettre du 12 mars 2010 que le formulaire soulevait également des questions quant à la nécessité de recueillir d’autres renseignements auprès du candidat locataire et du proposant locataire-conjoint, dont le montant du loyer actuellement payé, le nom et les coordonnées des employeurs, leurs sources de revenu, le nom, les coordonnées et les numéros de comptes de banque de ceux-ci ainsi que leurs revenus annuels bruts. Ces éléments ne constituent pas l’objet de la plainte. [25] La Commission pourrait se prévaloir des pouvoirs que lui confère l’article 81 de la Loi sur le secteur privé pour initier une enquête à l’égard des éléments mentionnés au paragraphe précédent. POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [26] DÉCLARE la plainte fondée; [27] CONSTATE que le NAS n’était pas nécessaire à l’analyse de la demande de location; 5 X. c. Le Groupe Jean Coutu (P.J.C.) Inc., [1995] CAI 128; Tremblay c. Caisse Populaire Desjardins de St-Thomas, [2000] CAI 154; Therrien c. Montréal (Ville de), [2001] C.A.I. 208; Julien c. Domaine Laudance, [2003] CAI 77; A. c. C., [2003] CAI 534. 6 Julien c. Domaine Laudance, précité, note 5. par. 53.

PV 08 06 41 Page : 5 [28] ORDONNE à l’entreprise de cesser de procéder à la collecte du NAS dans le processus de location de ses logements; [29] RAPPELLE à l’entreprise que seuls renseignements personnels nécessaires à l’objet du dossier peuvent faire l’objet d’une collecte. CHRISTIANE CONSTANT Juge administratif