PP 99 19 78 AMY C. FRIEND, -et-WILLIAM H. FRIEND, plaignants, c. COMMISSION DES NORMES DU TRAVAIL, intimée. LA PLAINTE Le procureur des plaignants allègue, le 11 novembre 1999, que l'intimée a communiqué, sans consentement, des renseignements nominatifs au sujet de ses clients. Il reproche à l'intimée, le 15 décembre 1999 : […] d'avoir communiqué des renseignements nominatifs et confidentiels à des personnes dans le cadre d'un processus judiciaire devant la Cour supérieure. [L'intimée], dans le cadre de ce processus judiciaire, peut communiquer des documents nominatifs et confidentiels seulement pour les personnes qu'il représente. [Les plaignants] ne sont pas représentés par l'organisme en cause. Il s'agit au surplus d'anciens cadres de la compagnie ATS Aérospatiale Inc. qui ne sont pas visés par la réclamation de [l'intimée] devant la Cour supérieure. [L'intimée] n'avait donc pas le droit de communiquer à des personnes (procureurs ou parties) des renseignements nominatifs et confidentiels concernant nos clients. […] (crochets ajoutés)
PP 99 19 78 - 2 POSITION DES PARTIES Les renseignements dont discute le procureur des plaignants sont : • Copie de la partie I de la déclaration T-4 supplémentaire de 1997, intitulée « État de la rémunération payée », que la compagnie ATS inc. doit retourner avec la déclaration T-4 sommaire; • Copie de la partie 4 de la déclaration T-4 supplémentaire de 1997, intitulée « État de la rémunération payée », que la compagnie ATS inc. doit conserver à ses dossiers; et • Copie d'un relevé détaillé des salaires des tous les employés (Payroll), détenu par la compagnie ATS inc. daté du 22 juin 1998. Il est versé au dossier la mise en demeure adressée à onze personnes par l'intimée, à titre de défenderesses conjointes et solidaires, dont les deux plaignants, de reconnaître la véracité ou l'exactitude de la pièce identifiée comme P-6 selon l'article 403 du Code de procédure civile du Québec (pièce P-1 en liasse) : 403. Après production de la défense, une partie peut, par avis écrit, mettre la partie adverse en demeure de reconnaître la véracité ou l'exactitude d'une pièce qu'elle indique. L'avis doit être accompagné d'une copie de la pièce, sauf si cette dernière a déjà été communiquée ou s'il s'agit d'un élément matériel de preuve, auquel cas celui-ci doit être rendu accessible à la partie adverse. La véracité ou l'exactitude de la pièce est réputée admise si, dans les dix jours ou dans tel autre délai fixé par le juge, la partie mise en demeure n'a pas signifié à l'autre une déclaration sous serment niant que la pièce soit vraie ou exacte, ou précisant les raisons pour lesquelles elle ne peut l'admettre. Cependant, le tribunal peut la relever de son défaut avant que jugement ne soit rendu, si les fins de la justice le requièrent. Le refus injustifié de reconnaître la véracité ou l'exactitude d'une pièce peut entraîner condamnation aux dépens qu'il occasionne.
PP 99 19 78 - 3 -Les pièces annexées à cette mise en demeure sont les feuillets T-4 supplémentaires de 1997 de tous les employés de ATS Aérospatiale inc. dans le cadre d'une procédure judiciaire prise en Cour supérieure par l'intimée sous le n o 500-17-005684-991, et par laquelle il est allégué que : Les défendeurs sont, par le présent avis, mis en demeure de reconnaître la véracité ou l'exactitude de la pièce P-6, savoir documents au soutien des réclamations de chacun des salariés représentés par la demanderesse et dont copie sera communiquée aux défendeurs lors de la signification de la présente mise en demeure. Le procureur des plaignants dépose l'« affidavit selon l'article 403 C.p.c. » qui évoque le refus de ces derniers d'admettre la véracité ou l'exactitude de la pièce P-6 pour les mêmes motifs énoncés à la présente plainte (pièce P-2). À la requête de la Commission d'accès à l'information (la « Commission »), l'organisme commente, le 25 janvier 2002, les prétentions des plaignants de la façon suivante : Les plaignants sont poursuivis à titre d'administrateurs dans le cadre d'une procédure judiciaire en réclamation de salaire et d'indemnité de vacances pour le bénéfice de 53 salariés. Le nom des plaignants apparaît au CIDREQ ainsi qu'au livre des minutes à titre d'administrateurs de la compagnie ATS aérospatiale inc., laquelle a fait faillite au mois d'août 1998. La Commission des normes du travail s'est vu signifier, par le procureur de l'un des administrateurs poursuivis, une requête pour production de documents en vertu du Code de procédure civile. La requête visait à obtenir des documents qui permettraient à la partie poursuivie d'examiner l'exactitude des informations fournies par les détails de réclamation qui ne pouvait être confirmés que par les registres. La Commission a obtenu du syndic copie des registres prévus par le Règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre (R.R.Q. 1981, c. N-1.1, r.6 a.1). Lesdits documents n'ont été expédiés qu'aux procureurs des administrateurs seulement.
PP 99 19 78 - 4 -Les renseignements communiqués l'ont été dans le cadre d'une procédure judiciaire. Ils ne sont nullement confidentiels ou visés par l'article 53 de la Loi d'accès puisque tout un chacun des administrateurs poursuivis, de par leurs fonctions, en avait la responsabilité, la garde et le contrôle. […] La Commission n'a pas d'objections à présenter à la Cour les parties des registres sur lesquelles il peut y avoir entente et sur consentement des administrateurs poursuivis à en reconnaître ainsi l'intégrité. APPRÉCIATION En vertu des pouvoirs d'enquête conférés aux articles 123, 124 et 128.1 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 (la « Loi ») et après l'étude du dossier et les commentaires formulés par les plaignants et l'intimée, la Commission rend décision sur dossier : 123. La Commission a également pour fonctions: 1 o de surveiller l'application de la présente loi, de faire enquête sur son fonctionnement et sur son observation; 2 o d'approuver les ententes conclues entre les organismes en vertu de l'article 172; 3 o de donner son avis sur les projets de règlement qui lui sont soumis en vertu de la présente loi, sur les projets d'entente de transfert de renseignements, de même que sur les projets de décrets autorisant l'établissement de fichiers confidentiels; 4 o d'établir, si elle juge opportun, les règles de tenue du registre visé à l'article 67.3; 5 o de veiller au respect de la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers ayant trait à l'adoption d'une personne et détenus par un organisme public; 6 o de veiller au respect de la confidentialité des renseignements personnels contenus dans le dossier que le curateur public détient sur une personne qu'il représente ou dont il administre les biens. 124. La Commission peut prescrire des conditions applicables à un fichier de renseignements personnels auxquelles l'organisme public doit se conformer et notamment: 1 o les types de renseignements qui peuvent être recueillis et les fins pour lesquelles ils peuvent être conservés; 2 o l'usage qui peut être fait du fichier; 1 L.R.Q., c. A-2.1.
PP 99 19 78 - 5 -3 o la nature des mesures de sécurité à prendre pour assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs; 4 o les catégories de personnes qui ont accès aux renseignements nominatifs dans l'exercice de leurs fonctions et, s'il y a lieu, les restrictions à l'accès ainsi que les conditions particulières d'accès; 5 o les conditions particulières auxquelles la gestion du fichier peut être assujettie, le cas échéant. 128.1 La Commission peut au terme d'une enquête portant sur la matière visée au paragraphe 2 o du premier alinéa de l'article 127 et après avoir fourni à l'organisme public qui détient le dossier visé à ce paragraphe l'occasion de présenter des observations écrites: 1 o ordonner à un organisme public de prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements personnels contenus dans un dossier ayant trait à l'adoption d'une personne; 2 o indiquer les mesures nécessaires à prendre pour assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels contenus dans un tel dossier; 3 o indiquer les conditions particulières auxquelles la gestion d'un tel dossier peut être assujettie. La Commission exerce les mêmes pouvoirs à l'égard du curateur public au terme d'une enquête portant sur la matière visée au paragraphe 3 o du premier alinéa de l'article 127. Il est reconnu, aux termes du 3 e paragraphe de l'article 171 de la Loi, que les règles régissant la confidentialité des renseignements nominatifs n'ont pas pour effet de restreindre le pouvoir des tribunaux de se prononcer sur le caractère confidentiel de documents, d'en exiger la communication si ceux-ci deviennent pertinents et nécessaires à la solution du litige et, le cas échéant, de déterminer les mesures appropriées pour en assurer la confidentialité 2 : 171. Malgré les articles 168 et 169, la présente loi n'a pas pour effet de restreindre: […] 3 o la communication de documents ou de renseignements exigés par le Protecteur du citoyen ou par assignation, mandat ou ordonnance d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à leur communication. 2 Société nationale de l'amiante c. Lab Chrysotile inc., [1995] R.J.Q. 757 (C.A.).
PP 99 19 78 - 6 -Il importe de rappeler que ce 3 e paragraphe de l'article 171 de la Loi permet à l'avocat d'émettre un subpoena duces tecum pour obtenir des renseignements. C'est le tribunal qui possède le pouvoir de contraindre une personne de se présenter devant lui et d'apporter avec elle les documents exigés par le subpoena. Ainsi, un organisme ou son procureur ne peut recevoir des documents en l'absence de l'autre partie concernée. Le tribunal, maître de sa procédure, peut décider, en présence des parties impliquées, de la pertinence ou non de la communication des documents aux fins du litige. Il ne faut pas confondre toutefois les obligations découlant de l'émission d'un subpoena duces tecum et celle prévoyant la communication avant le procès de rapport médical ou de rapport d'institution financière (art. 294.1 C.p.c.). La Loi sur les normes du travail 3 (la « Loi sur les normes ») définit, à son article 1, les expressions « employeur », « salaire » et « salarié » : 1. Dans la présente loi, à moins que le contexte n'indique un sens différent, on entend par: […] 2° «Commission»: la Commission des normes du travail instituée en vertu de l'article 4; […] 7° «employeur»: quiconque fait effectuer un travail par un salarié; […] 9° «salaire»: la rémunération en monnaie courante et les avantages ayant une valeur pécuniaire dus pour le travail ou les services d'un salarié; 10° «salarié»: une personne qui travaille pour un employeur et qui a droit à un salaire; ce mot comprend en outre le travailleur partie à un contrat en vertu duquel: i. il s'oblige envers une personne à exécuter un travail déterminé dans le cadre et selon les méthodes et les moyens que cette personne détermine; ii. il s'oblige à fournir, pour l'exécution du contrat, le matériel, l'équipement, les matières premières ou la 3 L.R.Q., c. N-1.1.
PP 99 19 78 - 7 -marchandise choisis par cette personne, et à les utiliser de la façon qu'elle indique; iii. il conserve, à titre de rémunération, le montant qui lui reste de la somme reçue conformément au contrat, après déduction des frais d'exécution de ce contrat; […] La Loi sur les normes énonce les modalités de recouvrement de salaire des salariés et prévoit un pouvoir réglementaire d'ordre public touchant, notamment, le tenue d'un registre. Les principales dispositions de la Loi sur les normes et du règlement 4 pertinent à ce sujet sont les suivantes : La Loi sur les normes 29. La Commission peut, par règlement: 1° adopter des règles de régie interne; 2° constituer des comités pour l'examen des questions qu'elle détermine; 3° rendre obligatoire, pour un employeur ou pour une catégorie d'employeurs qu'elle indique, un système d'enregistrement ou la tenue d'un registre où peuvent être indiqués les nom et résidence de chacun de ses salariés, son emploi, l'heure à laquelle le travail a commencé, a été interrompu, repris et achevé chaque jour, la nature de ce travail et le salaire payé, avec mention du mode et de l'époque du paiement ainsi que tout autre renseignement jugé utile à l'application de la présente loi ou d'un règlement; 3.1° obliger un employeur ou tout employeur d'une catégorie d'employeurs de l'industrie du vêtement qu'elle indique et qui, n'eût été de l'expiration de l'un des décrets mentionnés au troisième alinéa de l'article 39.0.2, seraient visés par l'un de ceux-ci, à lui transmettre, selon la procédure, la fréquence et pendant la période qu'elle détermine, un rapport contenant les mentions prévues au paragraphe 3° qu'elle indique et tout autre renseignement jugé utile à l'application de la présente loi ou d'un règlement; […] 39. La Commission peut: […] 2° établir des formulaires à l'usage des employeurs et des salariés; […] 4° percevoir ou recevoir les sommes dues à un salarié en vertu de la présente loi ou d'un règlement et lui en faire remise; […] 4 L.R.Q., c. N-1.1, r. 6.
PP 99 19 78 - 8 -7° verser à un salarié à la suite de la faillite d'un employeur, les prestations établies par règlement en vertu du paragraphe 4° de l'article 29; 8° intenter en son propre nom et pour le compte d'un salarié, le cas échéant, une poursuite visant à recouvrer des sommes dues par l'employeur en vertu de la présente loi ou d'un règlement et ce, malgré toute loi à ce contraire, une opposition ou renonciation expresse ou implicite du salarié et sans être tenue de justifier d'une cession de créance du salarié; 9° intervenir en son propre nom et pour le compte d'un salarié, le cas échéant, dans une procédure relative à l'insolvabilité de l'employeur; 10° intervenir à tout moment dans une instance relative à l'application de la présente loi, à l'exception du chapitre III.1, ou d'un règlement; […] 93. Sous réserve d'une dérogation permise par la présente loi, les normes du travail contenues dans la présente loi et les règlements sont d'ordre public. Une disposition d'une convention ou d'un décret qui déroge à une norme du travail est nulle de nullité absolue. 98. Lorsqu'un employeur fait défaut de payer à un salarié le salaire qui lui est dû, la Commission peut, pour le compte de ce salarié, réclamer de cet employeur le salaire impayé. 99. Dans le cas où un employeur fait défaut de payer les autres avantages pécuniaires qui résultent de l'application de la présente loi ou d'un règlement, la Commission peut réclamer ces avantages sur la base du salaire horaire habituel du salarié et de ses pourboires déclarés et attribués en vertu des articles 42.2 et 42.3 de la Loi sur les impôts (chapitre I-3). 119. Les recours de plusieurs salariés contre un même employeur ou les administrateurs d'une même personne morale peuvent être cumulés dans une seule demande, qu'elle soit formulée par un salarié ou par la Commission, et le total réclamé détermine la compétence du tribunal tant en première instance qu'en appel. Le Règlement 1. Un employeur doit tenir un système d'enregistrement ou un registre où sont indiqués pour chacun de ses salariés, ses nom, prénoms, résidence et numéro d'assurance sociale, l'identification de son emploi et la date de son entrée au service de l'employeur ainsi que les renseignements suivants, le cas échéant, pour chaque période de paie: a) le nombre d'heures de travail par jour; b) le total des heures de travail par semaine; c) le nombre d'heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé avec la majoration applicable; d) le nombre de jours de travail par semaine; e) le taux du salaire;
PP 99 19 78 - 9 f) la nature et le montant des primes, indemnités, allocations ou commissions versées; g) le montant du salaire brut; h) la nature et le montant des déductions opérées; I) le montant du salaire net versé au salarié; j) la période de travail qui correspond au paiement; k) la date du paiement; l) l'année de référence; m) la durée de ses vacances; n) la date de départ pour son congé annuel payé; et o) la date à laquelle le salarié a bénéficié d'un jour férié, chômé et payé ou d'un autre jour de congé, y compris les congés compensatoires afférents aux jours fériés, chômés et payés; p) le montant des pourboires déclarés par le salarié conformément à l'article 1019.4 de la Loi sur les impôts (L.R.Q., c. I-3) édicté par l'article 242 du chapitre 85 des lois de 1997; q) le montant des pourboires attribués au salarié par l'employeur en vertu de l'article 42.11 de la Loi sur les impôts édicté par l'article 44 du chapitre 85 des lois de 1997; r) si le salarié est âgé de moins de 18 ans, sa date de naissance. 2. Le système d'enregistrement ou le registre se rapportant à une année doit être conservé durant une période de 3 ans. Il n'est donc pas contesté que la Loi sur les normes accorde à l'organisme l'autorisation de recueillir les renseignements faisant l'objet du présent litige conformément à l'article 64 de la Loi : 64. Nul ne peut, au nom d'un organisme public, recueillir un renseignement nominatif si cela n'est pas nécessaire à l'exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion. L'organisme a donc un intérêt sérieux et légitime selon les termes de l'article 37 C.c.Q. : 37. Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l'objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l'intéressé ou l'autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l'utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l'intéressé ni à sa réputation.
PP 99 19 78 - 10 -Il s'agit donc de déterminer si l'intimée pouvait communiquer les renseignements au sujet des plaignants en vertu des articles 59 ou 67 de la Loi : 59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement nominatif sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, il peut communiquer un tel renseignement sans le consentement de cette personne, dans les cas et aux strictes conditions qui suivent: 1 o au procureur de cet organisme si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi que cet organisme est chargé d'appliquer, ou au Procureur général si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 2 o au procureur de cet organisme, ou au Procureur général lorsqu'il agit comme procureur de cet organisme, si le renseignement est requis aux fins d'une procédure judiciaire autre qu'une procédure visée dans le paragraphe 1 o ; 3 o à une personne qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 4 o à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d'une situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée; 5 o à une personne qui est autorisée par la Commission d'accès à l'information, conformément à l'article 125, à utiliser ce renseignement à des fins d'étude, de recherche ou de statistique; 6 o (paragraphe abrogé); 7 o (paragraphe abrogé); 8 o à une personne ou à un organisme, conformément aux articles 61, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1. 9 o à une personne impliquée dans un événement ayant fait l'objet d'un rapport par un corps de police, lorsqu'il s'agit d'un renseignement sur l'identité de toute autre personne qui a été impliquée dans cet événement, sauf s'il s'agit d'un témoin, d'un dénonciateur ou d'une personne dont la santé ou la sécurité serait susceptible d'être mise en péril par la communication d'un tel renseignement. 67. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement nominatif à toute personne ou organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. L'article 1 du Règlement 6 de la Loi sur les normes oblige un employeur à confectionner et à tenir un registre renfermant les renseignements qui sont en litige. Les 8 e et 9 e paragraphes de l'article 39 et l'article 119 de la Loi accordent le pouvoir à la Commission des normes du travail d'intenter une poursuite en son propre nom et pour le compte d'un salarié, et ce, même s'il existe une renonciation
PP 99 19 78 - 11 -expresse de la part d'un salarié. Il en est de même de son pouvoir d'intervenir lors de la faillite d'une entreprise. La copie détenue par la compagnie ATS inc. du relevé détaillé des salaires de tous les employés est un tableau transmis par l'intimée au procureur des plaignants qui renferme les renseignements prévus au registre, selon l'article 1 du règlement 6 de la Loi sur les normes. Les parties 1 et 4 de la déclaration T-4 communiquées également au procureur contiennent essentiellement le même type de renseignements, bien que moins détaillés. La Commission comprend également que ces renseignements sur les employés, incluant les plaignants à titre d'administrateurs, sont détenus par la compagnie ATS inc. conformément à la Loi sur les normes et ont été obtenus par l'intimée du syndic de la faillite. Nous sommes d'avis que la communication par l'intimée des renseignements au sujet des plaignants dans le contexte et la situation précédemment décrite ne déroge pas à la Loi. L'intimée, par la Loi sur les normes, pouvait agir comme elle l'a fait. En outre, la Cour suprême du Canada, dans un jugement récent 5 , portant toutefois sur le caractère confidentiel d'un interrogatoire au préalable, rappelle, au sujet de l'article 403 C.p.c., que : De la même façon, des informations obtenues dans le cadre des procédures prévues aux art. 403 (admissions de la véracité ou de l'exactitude d'une pièce) ou 405 C.p.c. (interrogatoires sur faits et articles) ne sont pas soumises à l'obligation de confidentialité car elles font partie de l'audience. Elles visent en effet à obtenir des preuves en vue du procès et se déroulent sous le contrôle direct de la cour et de ses officiers (pour plus de détails sur ces procédures, voir Ferland et Emery, op. cit., p. 512-515 et 517-519). Par contre, les documents obtenus de tiers en vertu de l'art. 402 C.p.c. sont soumis à la règle de confidentialité car ils ne sont pas communiqués au cours d'une audience, tout comme les documents transmis sous l'autorité des art. 397 et 398 C.p.c. 5 2858-0702 Québec inc. c. Lac d'Amiante du Québec ltée, [2001] 2 R.C.S. 743.
PP 99 19 78 - 12 -EN CONSÉQUENCE, LA COMMISSION : DÉCLARE la plainte non fondée. MICHEL LAPORTE Commissaire JENNIFER STODDART Commissaire CHRISTIANE CONSTANT Commissaire Montréal, le 27 mai 2002 M e Gérald Laprise Procureur des plaignants M e Guy Poirier Procureur de l'intimée
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