PP 99 21 72 LA PLAINTE Les plaignants allèguent que le directeur du Service de l’urbanisme chez l’intimée aurait divulgué, sans leur autorisation, des renseignements les concernant au constable Lachance, de la Division des relations publiques et communautaires, Section intervention communautaire, du Service de police de la Ville de Québec avec lequel la Municipalité a conclu une « entente de services ». LES PRÉTENTIONS DE L’INTIMÉE L’intimée, par l’intermédiaire de M du greffe et des ressources humaines, nie les allégations des plaignants, spécifiant qu’aucun renseignement personnel les concernant n’a été divulgué. L’ENQUÊTE La Commission d’accès à l’information du Québec (la Commission) détient des pouvoirs d’enquête qui lui sont conférés en vertu des articles 123, 124 et 128.1 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels 123. La Commission a également pour fonctions: 1 L.R.Q., c. A-2.1.JULIEN PAINCHAUD -et-LOUISETTE FRANCOEUR Plaignants c. MUNICIPALITÉ SAINT-AUGUSTIN-DE-DESMAURES Intimée e Daniel Martineau, directeur du Service 1 (la loi). Lesdits articles stipulent que :
PP 99 21 72 - 2 -1 o de surveiller l'application de la présente loi, de faire enquête sur son fonctionnement et sur son observation; 2 o d'approuver les ententes conclues entre les organismes en vertu de l'article 172; 3 o de donner son avis sur les projets de règlement qui lui sont soumis en vertu de la présente loi, sur les projets d'entente de transfert de renseignements de même que sur les projets de décrets autorisant l'établissement de fichiers confidentiels; 4 o d'établir, si elle juge opportun, les règles de tenue du registre visé à l'article 67.3; 5 o de veiller au respect de la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers ayant trait à l'adoption d'une personne et détenus par un organisme public. 6 o de veiller au respect de la confidentialité des renseignements personnels contenus dans le dossier que le curateur public détient sur une personne qu'il représente ou dont il administre les biens. 124. La Commission peut prescrire des conditions applicables à un fichier de renseignements personnels auxquelles l'organisme public doit se conformer et notamment: 1 o les types de renseignements qui peuvent être recueillis et les fins pour lesquelles ils peuvent être conservés; 2 o l'usage qui peut être fait du fichier; 3 o la nature des mesures de sécurité à prendre pour assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs; 4 o les catégories de personnes qui ont accès aux renseignements nominatifs dans l'exercice de leurs fonctions et, s'il y a lieu, les restrictions à l'accès ainsi que les conditions particulières d'accès; 5 o les conditions particulières auxquelles la gestion du fichier peut être assujettie, le cas échéant. 128.1 La Commission peut au terme d'une enquête portant sur la matière visée au paragraphe 2 o du premier alinéa de l'article 127 et après avoir fourni à l'organisme public qui détient le dossier visé à ce paragraphe l'occasion de présenter des observations écrites: 1 o ordonner à un organisme public de prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements personnels contenus dans un dossier ayant trait à l'adoption d'une personne; 2 o indiquer les mesures nécessaires à prendre pour assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels contenus dans un tel dossier; 3 o indiquer les conditions particulières auxquelles la gestion d'un tel dossier peut être assujettie. La Commission exerce les mêmes pouvoirs à l'égard du curateur public au terme d'une enquête portant sur la matière visée au paragraphe 3 o du premier alinéa de l'article 127. Après étude du dossier et avoir recueilli les observations des parties, la Commission rend sa décision.
PP 99 21 72 - 3 -APPRÉCIATION Le dossier sous étude comporte deux éléments, soit une plainte pour communication de renseignements au sujet des plaignants et une demande d'accès. La Commission décide de trancher l'ensemble du litige. Les plaignants soulèvent trois points dans leur demande d'accès auprès de l'intimée : • La demande de renseignements et de documents les concernant qui aurait été fournie par le directeur du Service d'urbanisme de l'intimée au Service de police de la Ville de Québec dans le cadre d'une entente de services existant entre ceux-ci et tous les documents et rapports dans un dossier portant le n o N-003; • La liste de toutes les personnes ayant consulté lesdits renseignements ou documents dans les six mois précédant la demande d'accès des plaignants auprès de l'intimée; et • La liste entière des catégories de personnes qui aurait été dispensées de s'enregistrer lors de la consultation desdits renseignements les concernant. Le premier point soulevé par les plaignants M e Daniel Martineau, directeur du Service du greffe et des ressources humaines chez l’intimée, répond aux plaignants qu’après vérification, le Service de l'urbanisme n'a fourni aucun renseignement les concernant au Service de police de la Ville de Québec et n’a permis à ce dernier la consultation d'aucun document. En ce qui concerne le dossier portant le n o N-003 invoqué par les plaignants, l’intimée affirme ne détenir aucun document sous cette cote; ledit
PP 99 21 72 - 4 dossier relève, probablement, de la Ville de Québec. Elle suggère à ceux-ci de s’adresser au greffier adjoint de cette ville, s’ils désirent connaître ce que contient ce dossier. Les deuxième et troisième points soulevés par les plaignants Les plaignants veulent prendre connaissance de la liste des personnes qui auraient obtenu des renseignements ou documents les concernant dans les six mois précédant leur demande d’accès auprès de l’intimée. L’intimée déclare avoir transmis aux plaignants les fichiers susceptibles de contenir un dossier à leur nom. Ce sont : • Déclaration d’un fichier de renseignements personnels, dans le cas de personnes qui sont dispensées de s’enregistrer; • Registre de consultation dans le cas des autres personnes; • Recensement de la population; • Fichier des inscriptions aux loisirs; • Fichier des inscriptions à la bibliothèque Alain-Grandbois; et • Permis de construction. L’intimée indique que, de tous ces fichiers, « […] aucune inscription à l’effet qu’une personne ait consulté un dossier à votre nom n'apparaît au registre. » Elle spécifie que les employés du Service de l’urbanisme ont accès aux dossiers de ce Service. Elle ajoute qu' « aucun autre employé n’a accès aux documents que détient ce service à votre sujet. » Par ailleurs, l’intimée croit nécessaire d’informer la Commission qu’il existe une entente entre celle-ci et la Ville de Québec (pièce I-1) permettant à cette dernière d'être responsable du travail policier sur le territoire de l’intimée et de voir
PP 99 21 72 - 5 -notamment à la sécurité publique et aux relations communautaires. L’article 3.4 de ladite entente prévoit que : « 3.4 Relations communautaires En sus de la patrouille et des enquêtes, des effectifs de la « VILLE DE QUÉBEC » sont affectés aux relations communautaires et interventions jeunesse pour : […] – divers programmes mis de l’avant susceptibles d’améliorer la qualité de vie des citoyens eu égard à la sécurité publique; […] » L’intimée considère également important d’informer la Commission d’un conflit qui existe depuis quelque temps entre les plaignants et leurs voisins. En raison de cette problématique, l’intimée déclare ce qui suit : « Lorsque la Municipalité a à nouveau été contactée en juin 1999 par une personne du voisinage des plaignants, la Municipalité a tout simplement voulu prévenir un problème à l’aide de la police communautaire, plutôt qu'attendre une éventuelle dégradation de la situation et que ceci entraîne une nouvelle plainte en bonne et due forme. C’est dans ce contexte qu’en toute bonne foi, monsieur Robert Doré a émis la requête n o 90034, pensant que la police communautaire pourrait aider à l’amélioration des relations de voisinage. Il ne s’agissait donc pas d’une enquête de police à la suite d’une plainte formelle, mais d’impliquer la police communautaire à titre préventif dans un problème de voisinage. […] C’est aussi dans le cadre de cette requête que le constable Lachance a communiqué avec monsieur Pierre Boulanger, directeur du Service d’urbanisme. » Après avoir étudié le dossier et examiné les observations de chacune des parties, la Commission en arrive à la conclusion que la preuve ne permet pas d’établir que des renseignements personnels concernant les plaignants ont été communiqués au Service de police de la Ville de Québec.
PP 99 21 72 - 6 POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : CONSTATE que les plaignants ont reçu tous les documents détenus par l'organisme les concernant; et DÉCLARE la plainte non fondée. Montréal, le 23 novembre 2001CHRISTIANE CONSTANT Commissaire JENNIFER STODDART Commissaire MICHEL LAPORTE Commissaire
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