AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION SUR LE RAPPORT D’ACTIVITÉS RÉSULTANT DE LA COMPARAISON, DU COUPLAGE OU DE L’APPARIEMENT DES FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS
PRÉSENTÉ PAR LE MINISTÈRE DU REVENU DU QUÉBEC DOSSIER 03 10 65 Janvier 2004
Table des matières 1. BREF RAPPEL .......................................................................................................................... 1 2. LES AVIS ET NOTES ANTÉRIEURS DE LA COMMISSION.............................................. 1 2.1 Avis sur le plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux (96 10 01) ........................... 1 2.2 Avis sur le premier rapport d'activités (97 06 76) ............................................................. 2 2.3 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (97 03 63).................................................. 2 2.4 Avis sur le deuxième rapport d'activités (98 07 49).......................................................... 2 2.5 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (98 14 23).................................................. 3 2.6 Note sur la proposition concernant le délai de conservation............................................. 4 2.7 Avis sur le troisième rapport d'activités (99 07 91)........................................................... 4 2.8 Avis sur une mise à jour du plan d’utilisation (00 06 20) ................................................. 5 2.9 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (00 08 76) ...................................................................... 5
2.10 Avis sur le quatrième rapport d'activités (00 09 21) ......................................................... 6 2.11 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (00 16 54).................................................. 7 2.12 Avis sur le cinquième rapport d'activités (01 07 77)......................................................... 8 2.13 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (01 11 70) ...................................................................... 9
2.14 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (02 08 84) ...................................................................... 9
2.15 Avis sur le sixième rapport d'activités (02 09 38) ........................................................... 10 2.16 Rapport de la Commission concernant la vérification de la conformité du Plan d'utilisation réalisé par le MRQ, en regard de la protection de la vie privée .................. 11
2.17 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (03 01 80)................................................ 12
ii. 2.18 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (03 12 23) .................................................................... 13
3. LE DÉPÔT DU SEPTIÈME RAPPORT D'ACTIVITÉS (03 10 65) ...................................... 14 3.1 Obligation légale ............................................................................................................. 14 4. LE RAPPORT D'ACTIVITÉS 2002-2003 .............................................................................. 14 4.1 La protection des renseignements confidentiels.............................................................. 17 4.2 Les actions en matière de lutte contre l’évasion fiscale et le travail au noir ................... 17 4.3 Le cadre de gestion des renseignements.......................................................................... 18 4.3.1 La nature et la nécessité des renseignements externes .......................................... 18 4.3.2 Le Plan d'utilisation des fichiers de renseignements............................................. 18 4.3.3 Le processus de traitement des renseignements externes...................................... 19 4.3.4 La destruction des extraits de banques de données externes................................. 20 4.3.5 Le registre des fichiers de renseignements externes ............................................. 21 4.3.6 L'évaluation des revenus découlant de l'utilisation des renseignements externes.................................................................................................................. 22
4.4 La centrale de données .................................................................................................... 23 4.4.1 La description de la centrale de données............................................................... 23 4.4.2 Les mesures de protection particulière à la centrale de données........................... 24 4.5 L'utilisation des renseignements externes et résultats obtenus........................................ 25 4.5.1 Sommaire des projets par secteur d'activités......................................................... 27 5. LES COMMENTAIRES DE LA COMMISSION................................................................... 28 6. CONCLUSION ........................................................................................................................ 30
iii. ANNEXE I Extrait du Budget des dépenses 2002-2003, Volume III, Plans annuels de gestion des dépenses des ministères et organismes, p. 311 à 321.
ANNEXE II Directive ministérielle DIA-31.
Le ministère du Revenu du Québec (MRQ) soumet pour avis à la Commission d'accès à l'information (Commission) son septième Rapport d’activités résultant de la comparaison, du couplage ou de l’appariement des fichiers de renseignements au 31 mars 2003.
1. BREF RAPPEL En 1996, le gouvernement décidait d'intensifier la lutte contre le travail au noir et l'évasion fiscale. Un projet de loi modifiant la Loi sur le ministère du Revenu (L.R.Q., c. M-31, ci-après LMR) était adopté en juin 1996 permettant au MRQ d'obtenir des divers ministères et organismes des renseignements nominatifs nécessaires à l'application et à l’exécution des lois fiscales, et ce, sans avoir à conclure d'ententes au sens de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l'accès). Tel que prévu à la LMR, le MRQ a donc présenté, en juillet 1996, à la Commission, un Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux.
En mai 2002, le projet de loi no 14 est venu modifier la LMR et d’autres dispositions législatives relativement à la protection des renseignements personnels. On y a notamment introduit la notion de dossier fiscal et on y a ajouté à l’encadrement des communications de renseignements personnels.
Depuis 1996, le MRQ a soumis à la Commission cinq mises à jour du plan d'utilisation initial et sept rapports d'activités pour lesquels la Commission a émis des avis. En 1999, il a également soumis un calendrier de conservation et de destruction des extraits de banques de données provenant des fichiers gouvernementaux. Depuis, trois dérogations soumises par le MRQ ont fait l'objet d'une note de la Commission. En juin 2003, le MRQ déposait une quatrième dérogation, celle-ci étant toujours à l’étude par la Commission.
2. LES AVIS ET NOTES ANTÉRIEURS DE LA COMMISSION Depuis 1996, la Commission a émis plusieurs avis dans le cadre du programme de lutte contre le travail au noir et l’évasion fiscale.
2.1 Avis sur le Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux (96 10 01) En septembre 1996, la Commission émettait un premier avis sur le Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux. Plusieurs inquiétudes étaient soulevées dans cet avis, notamment l'envergure de l'opération, l'absence d'informations sur les renseignements qui seraient obtenus par le MRQ et l'apparence de caractère permanent liée à la démarche. En outre, la Commission craignait que la concentration d'une multitude de renseignements nominatifs au sein du MRQ aurait comme impact le décloisonnement du cadre de gestion des informations personnelles fournies à chaque ministère ou organisme par les citoyens ou recueillies à leur sujet.
2.2 Avis sur le premier rapport d'activités (97 06 76) Au printemps 1997, le MRQ déposait un premier Rapport d'activités résultant de la comparaison, du couplage et de l'appariement des fichiers gouvernementaux et réalisé en vertu du plan d'utilisation initial.
Dans son avis de juin 1997, la Commission déplorait l'absence de résultats tangibles. Elle précisait que la démarche en était à ses premiers balbutiements et qu'il existait peu d'éléments sur lesquels elle pouvait véritablement se prononcer.
2.3 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (97 03 63) En mars 1997, le MRQ soumettait pour avis à la Commission une mise à jour du plan d'utilisation de 1996. Cette mise à jour contenait une nouvelle liste de fichiers que le MRQ souhaitait recevoir et une liste de changements à apporter au plan d'utilisation initial.
La Commission émettait un avis défavorable dans lequel elle demandait au MRQ de réviser sa requête et de surseoir à son projet de modification du Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux. La Commission estimait qu'avant d'obtenir de nouveaux fichiers, le MRQ « devait faire état de résultats tangibles à la suite des couplages qu'il entend faire avec les fichiers du plan d'utilisation de juillet 1996. Il devra aussi faire la démonstration que la vie privée des citoyens n'est pas mise en danger par une diffusion plus large de ces renseignements au sein du MRQ ».
2.4 Avis sur le deuxième rapport d'activités (98 07 49) Le deuxième rapport d'activités, présenté en juin 1998, faisait état d'une récupération de quelque 440 millions de dollars provenant de divers projets spécifiques liés aux travaux du Bureau de lutte contre l'évasion fiscale (BLEF) et de l'identification des activités régulières de vérification.
Le rapport présentait des éléments plus significatifs qui permettaient d'évaluer davantage l'opération en cours. Cependant, le document mettait en évidence la difficulté d'attribuer les résultats obtenus uniquement à l'exploitation des données externes. Le MRQ soulignait que ces dernières étaient souvent l'élément déclencheur d'autres actions de vérification.
Dans son avis, la Commission soulignait les « efforts de précision faits par le BLEF quant à la notion de fichier qu'il définit comme extraits de banques de données ». Elle l'invitait à poursuivre son travail afin de mieux préciser les renseignements qu'il doit obtenir pour l'application des lois fiscales et ceux qui servent à la lutte contre le travail au noir et l'évasion fiscale.
La Commission soulignait aussi son inquiétude quant à l'utilisation des renseignements pour établir des profils d'individus et demandait des précisions sur l'utilisation de ces
2
renseignements de même que sur les modalités de la cueillette. Elle invitait également le MRQ à engager une réflexion afin de :
• différencier les renseignements reçus des ministères et organismes selon qu'ils servent à l'application des lois fiscales ou à la lutte contre l'évasion fiscale;
• développer des mécanismes pour que les ministères et les organismes gouvernementaux fournissent les seuls renseignements nécessaires au MRQ pour la réalisation de son mandat.
2.5 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (98 14 23) À l'été 1998, le MRQ présentait à la Commission une nouvelle proposition de modification du Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux. À l'appui de sa requête, le MRQ indiquait que la multiplication des stratagèmes et l'information insuffisante en provenance des contribuables et des mandataires concernés sont des éléments qui requièrent le développement des méthodes novatrices pour détecter l'évasion fiscale, récupérer les revenus fiscaux et apporter les correctifs.
Dans le cadre de l'analyse de cette demande, la Commission a été à même de mieux saisir la démarche du BLEF dans sa lutte contre le travail au noir et l'évasion fiscale et de constater que cette opération s'inscrivait dans un cadre bien déterminé. La cueillette des données externes était limitée aux renseignements nécessaires et précédée d'un travail de déblayage avec les ministères et les organismes afin de dégager les secteurs présentant un fort potentiel d'évasion fiscale.
La Commission a pu observer que trois phases préliminaires précédaient la décision de réaliser un projet à grande échelle. Elle a aussi constaté qu'au cours des différentes étapes, le MRQ procédait à l'analyse du travail accompli et des résultats obtenus par rapport aux attentes initiales. La Commission constatait que la procédure mise en place permettait de protéger les droits des contribuables à chaque étape de la démarche du MRQ.
Tout en reconnaissant l'importance de lutter contre l'évasion fiscale et la nécessité d'établir un environnement fiscal équitable, la Commission soulignait que les mécanismes mis de l'avant pour contrer ce fléau pouvaient présenter des dangers pour la vie privée. Elle ajoutait également que l'envergure de l'opération et le caractère permanent qui s'y rattache l'inquiétaient toujours.
La Commission émettait un avis favorable tout en rappelant ce qui suit : • elle estimait toujours que cette vaste opération entreprise par le MRQ devait être limitée dans le temps. Le MRQ devait prendre les mesures nécessaires et développer des mécanismes qui donneraient un caractère temporaire à cet exercice;
• elle demandait au MRQ de lui soumettre, dans les meilleurs délais, un calendrier de conservation des données issues de fichiers extérieurs au MRQ;
• elle demandait au MRQ d'accélérer le processus qui permettrait de faire la distinction entre les renseignements nécessaires à l'application des lois fiscales et ceux nécessaires à la lutte contre l'évasion fiscale;
• elle souhaitait que le droit à l'information des contribuables soit protégé à toutes les étapes du traitement de leurs déclarations fiscales.
2.6 Note sur la proposition concernant le délai de conservation En mai 1999, la Commission recevait favorablement la proposition du MRQ concernant le délai de conservation des extraits de banques de données obtenus dans le cadre du Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux.
Le délai de conservation est fixé à l'année en cours de cotisation, plus les trois années précédentes. Le MRQ s'est engagé à motiver auprès de la Commission toute dérogation à ce principe général.
2.7 Avis sur le troisième rapport d'activités (99 07 91) À la même période, le MRQ soumettait à la Commission son troisième rapport d'activités. Le rapport décrivait les mesures prises par le MRQ dans le cadre de son plan de lutte contre l'évasion fiscale. Le MRQ indiquait que l'exécution du plan de lutte contre l'évasion fiscale associée à l'application de plusieurs mesures par d'autres ministères et organismes du gouvernement avaient permis de récupérer des sommes importantes et de réduire de près du quart les pertes fiscales résultant du travail au noir et de l'évasion fiscale. En 1997, l'évaluation de ces pertes était estimée à 1,6 milliard de dollars. En l'absence d'un plan de lutte, le MRQ soulignait que ces pertes auraient atteint 2,1 milliards en 1997.
Dans son avis, la Commission s'est attardée de façon plus spécifique à certains éléments du rapport. Ainsi, elle rappelait l'importance qu'elle attachait à la nécessité de faire la distinction entre les renseignements nécessaires à l'application des lois fiscales et ceux nécessaires à la lutte contre l'évasion fiscale. Cet exercice pourrait permettre d'atténuer le caractère permanent de l'opération.
La Commission soulignait qu'elle appréciait les efforts mis de l'avant pour protéger la vie privée des contribuables, notamment le processus de gestion des extraits mis en place afin de retracer en tout temps au sein du MRQ un document sur support papier ou électronique contenant des renseignements externes. Elle reconnaissait également que ce rapport permettait de clarifier l'opération mise en place par le MRQ pour lutter contre le travail au noir et l'évasion fiscale.
En outre, devant l'intention du MRQ d'instaurer une structure permanente avec le mandat attribué au BLEF d'améliorer sur une base continue les résultats en matière de recherche et de développement pour contrer l'évasion fiscale, la Commission considérait qu'une réflexion devait être engagée avec ses représentants. Elle rappelait que depuis le début de l'opération, elle s'était toujours inquiétée du caractère permanent associé au Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux.
Enfin, la Commission concluait en rappelant son intention de demeurer vigilante pour s'assurer que le MRQ s'en tienne au mandat initial donné par la Loi 32, à savoir la lutte contre le travail au noir et l'évasion fiscale.
2.8 Avis sur une mise à jour du plan d’utilisation (00 06 20) En avril 2000, le MRQ soumettait à la Commission une mise à jour du plan d'utilisation prévoyant l'ajout de deux nouveaux fichiers; l'un provenant de la Régie des alcools, des courses et des jeux et l'autre du ministère de la Sécurité publique.
Le MRQ indiquait que cette mise à jour était nécessaire afin de répondre à des besoins exprimés par l'organisation. Ces deux nouveaux fichiers devaient contribuer, d'une part, à analyser les infractions identifiées par les corps policiers associés au programme ACCÈS (Actions concertées pour contrer les économies souterraines) et, d'autre part, détecter certains individus demandant des crédits non justifiés en crédits d'impôt remboursable pour la taxe de vente du Québec.
La Commission émettait un avis favorable à cette demande. Toutefois, elle mentionnait qu'elle n'en demeurait pas moins inquiète.
En effet, même si elle reconnaissait que le rapport d'activités de mai 1999 apportait plusieurs réponses à ses questions et avait permis de clarifier l'opération mise en place par le MRQ pour lutter contre le travail au noir et l'évasion fiscale, la Commission maintenait qu'une telle concentration de renseignements au sein d'un même organisme comporte des risques pour la vie privée des citoyens concernés. Elle réitérait son inquiétude à l'égard du caractère permanent que semblait prendre cette opération.
La Commission souhaitait que le MRQ continue sa réflexion sur son projet de créer une organisation permanente en vue d'améliorer sur une base continue les résultats en matière de recherche et de développement pour contrer l'évasion fiscale. La Commission ajoutait que cette réflexion devait se faire en collaboration avec ses représentants.
2.9 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (00 08 76)
En mai 2000, le MRQ soumettait à la Commission une demande de dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes.
Le MRQ appuyait sa demande sur les faits suivants : en décembre 1999, il a élaboré le calendrier de conservation et de destruction des extraits de banques de données externes antérieurs à 1995; cette démarche l'a amené à réévaluer ses besoins quant à la conservation de certains fichiers contenant des indices d'actifs et, de façon incidente, à réviser le calendrier de conservation et de destruction des extraits de banques de données antérieurs à 1994.
Au terme de cette réévaluation, le MRQ avait retenu trois extraits de banques de données externes antérieurs à 1994 et à 1995 qui devaient être conservés pour une durée additionnelle de cinq ans, et ce, en raison de leur contenu, soit les fichiers sur les titulaires de permis de chauffeurs de taxi, sur les permis de construction et sur les renseignements provenant des rôles fonciers pour certaines transactions immobilières.
Le MRQ indiquait également que certains renseignements provenant du ministère des Ressources naturelles, de la Commission de la construction, du ministère des Relations avec les citoyens et de l'Immigration (MRCI) et de la Régie des assurances agricoles du Québec, dont la destruction était prévue en 1999, ne pouvaient être détruits parce qu'il était impossible d'isoler certaines données que le MRQ voulait conserver.
La Commission émettait un avis favorable à cette dérogation au calendrier de conservation et de destruction. Toutefois, elle demandait au MRQ de mettre en place des moyens techniques afin d'éliminer la conservation des extraits de banques de données externes qui devaient être détruits, mais qui ne pouvaient l'être parce que certaines données étaient impossibles à isoler.
Enfin, la Commission rappelait au MRQ que le plan de lutte contre le travail au noir et l'évasion fiscale constituait une gouvernementaux et, qu'en conséquence, tous les efforts devaient être faits pour éviter de conserver des renseignements issus de ces fichiers qui ne lui étaient plus nécessaires.
2.10 Avis sur le quatrième rapport d'activités (00 09 21) Toujours en mai 2000, le MRQ soumettait à la Commission son quatrième rapport d'activités. Dans son avis favorable, la Commission considérait que le rapport décrivait de façon précise l'utilisation qui était faite des données obtenues des ministères et organismes et permettait de mieux saisir la portée des travaux entrepris par le MRQ dans la lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir.
Elle reconnaissait aussi les efforts déployés par le MRQ pour élaborer un calendrier de conservation et de destruction des extraits de banques de données externes et elle prenait acte des actions entreprises pour élaborer de nouvelles directives qui devaient permettre de mieux assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements obtenus des ministères et organismes.
Cependant, la Commission réalisait à l'instar du Vérificateur général que, bien que le rapport d'activités permette de mieux saisir l'évolution des travaux relatifs au plan
dérogation au cloisonnement des fichiers
d'utilisation, le MRQ n'est toujours pas en mesure d'établir de façon précise les impacts financiers résultant de cette opération de la lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir.
La Commission déplorait la décision du MRQ de reconnaître un caractère permanent au BLEF sans avoir entrepris une réflexion approfondie sur cette question, tel qu'elle en avait manifesté le souhait dans ses avis précédents. Elle déplorait également ne pas avoir été consultée sur cette question, et ce, malgré ses demandes répétées.
Elle soulignait aussi que le MRQ n'avait pas tenu compte de ses demandes de différencier les renseignements reçus des ministères et organismes selon qu'ils servent à l'application des lois fiscales ou à la lutte contre l'évasion fiscale.
Enfin, la Commission informait le MRQ qu'elle procéderait, au cours de l'automne, à une vérification de conformité quant au respect de la protection des renseignements personnels dans le cadre de la réalisation du Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux.
2.11 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (00 16 54) En septembre 2000, le MRQ soumettait à la Commission une mise à jour du plan d'utilisation prévoyant, d'une part, le retrait complet de 17 fichiers et le retrait partiel d'un fichier et, d'autre part, l'ajout de cinq fichiers dont quatre détenus par le ministère de l'Agriculture, des Pêcheries et de l'Alimentation du Québec (MAPAQ) et un par la Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ).
D'abord, les renseignements en provenance du MAPAQ serviront à l'élaboration de modes d'intervention visant l'identification des risques d'évasion fiscale dès le début de la chaîne de production, de distribution et de détail. Les fichiers visés concernent les permis de production, de transformation et de récupération, les ateliers de découpe à forfait, les entités inspectées par le MAPAQ, les exploitants du domaine alimentaire et de la restauration.
Quant aux renseignements en provenance de la RAMQ, ils concernent les bénéficiaires du régime d'assurance médicaments et sont de nature administrative, de sorte qu'aucun renseignement de nature clinique n'est transmis au MRQ. Ces renseignements permettent au MRQ de détecter les bénéficiaires qui n'ont pas payé une prime conforme aux modalités du régime.
La Commission émettait un avis favorable. Toutefois, elle rappelle au MRQ que la décision de poursuivre sur une base permanente la cueillette des banques de données externes l'inquiète. Par contre, elle remarque le retrait de certains fichiers du plan d'utilisation, ce qui démontre de façon concrète l'effort de rationalisation en matière de cueillette de renseignements en provenance de banques externes. Finalement, elle souhaite que le MRQ poursuive sa réflexion et précise ses objectifs en matière de lutte
contre l'évasion fiscale et le travail au noir de manière à limiter la cueillette de renseignements provenant de banques externes.
2.12 Avis sur le cinquième rapport d'activités (01 07 77) En septembre 2001, la Commission émettait un avis favorable suite au cinquième rapport d’activités soumis par le MRQ.
Dans cet avis, la Commission se réjouissait de la création en avril 2000 du Bureau du mandataire de la centrale de données, lequel répond de la reddition de comptes de la gestion de la centrale de données et assure la sécurité à la centrale de données. D’ailleurs, elle indiquait qu’elle espérait que les rôles du Bureau du mandataire ainsi que de la Direction de la gestion de l'information soient développés de façon à améliorer constamment le degré de protection des données externes.
La Commission soulignait également les premiers résultats de la refonte amorcée en 2000 en constatant l’adoption d’une politique ministérielle et de deux directives internes concernant l’accès aux données de la centrale. D’ailleurs, la Commission encourageait le MRQ à poursuivre sa refonte des processus administratifs de gestion des renseignements confidentiels.
La Commission a également apprécié le développement de la journalisation informatique et du processus d’approbation des profils d’utilisateurs. Toutefois, elle a insisté pour que le MRQ puisse assurer une journalisation dossier par dossier et qu’il soit possible de connaître a posteriori, pour chaque dossier, la personne qui y a accédé et que soit mis en application le processus de vérification des accès (journalisation et politique ministérielle). D’ailleurs, la Commission a indiqué qu’elle s’attendait à ce que le MRQ voit au développement et à la mise en application des différents outils de contrôle, tels que la journalisation, afin de s'assurer du respect de l'utilisation des données externes ainsi que de l'observance des directives élaborées aux fins de la protection des renseignements personnels.
Par ailleurs, la Commission a indiqué qu’elle souhaitait que le MRQ intègre aux rapports d’activités une information plus détaillée à l’appui du tableau que le MRQ dresse concernant la récupération fiscale.
De plus, la Commission a constaté que le MRQ s’était doté d'une unité permanente de recherche et de développement spécialisée dans la lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir. En effet, le BLEF a maintenant sa place dans l'organigramme du MRQ dans la Direction générale adjointe de la recherche fiscale. Par conséquent, la Commission a rappelé que les renseignements externes ne peuvent être utilisés que dans le cadre de l’application et l’exécution d’une loi fiscale à des fins de comparaison, de couplage ou d’appariement de fichiers.
2.13 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (01 11 70)
Le 9 juillet 2001, le MRQ transmettait à la Commission l'élaboration du calendrier de conservation et de destruction des extraits de banques de données antérieurs au 1 er janvier 1996.
Ce calendrier comporte douze extraits de banques de données que le MRQ entend conserver dont trois en raison de leur contenu et neuf pour des raisons techniques. Il s'agit des extraits de banques suivants :
- d’une part, le MRQ recherche à l'aide de certains de ces extraits de banques de données l'intention d'entreprise du particulier. L'intention d'entreprise étant une question de fait, le MRQ désire conserver, jusqu'en 2004, ces extraits de banques de données qui constituent l'historique des permis de construction, des transactions immobilières ainsi que des demandes de raccordement au réseau d'Hydro-Québec et d'augmentation de la puissance;
- d’autre part, certains extraits de banques de données contiennent des données qui peuvent s'étendre de 1993 à 1997 pour lesquels il est impossible d'isoler les données par année. La destruction de ces extraits est reportée au calendrier de décembre 2001 à l'exception de la destruction de l'extrait provenant du MRCI, dont la destruction est prévue pour 2002.
Finalement, la Commission émettait une note favorable à cette dérogation au calendrier de conservation et de destruction.
2.14 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (02 08 84)
En juin 2002, le MRQ soumettait à la Commission une dérogation au délai de conservation et de destruction d’extraits de banques de données externes.
En effet, le 11 juin 2002, le MRQ transmettait à la Commission l'élaboration du calendrier de conservation et de destruction de décembre 2001 concernant des extraits de banques de données antérieures au 1 er janvier 1997. D’entrée de jeu, soulignons que ce calendrier nous apprend que les extraits de banques de données visés par la première et la deuxième dérogation ont tous été détruits.
Toutefois, il y a quatre sous-ensembles d’extraits de banques de données que le MRQ souhaite conserver. Ces sous-ensembles proviennent des extraits de banques de données reçus de la Commission des transports du Québec et de la Société de l’assurance automobile du Québec et concernent les détenteurs de permis de transport et de taxis, les données d’inspection mécanique et l’immatriculation. Le MRQ précise que les extraits-sources utilisés afin de produire ces sous-ensembles ont été détruits.
Le besoin de conserver ces sous-ensembles de renseignements s’explique par les travaux entrepris par le MRQ afin de trouver une piste de solutions pour soutenir les chauffeurs de taxi dans l’accomplissement de leurs obligations fiscales. Le MRQ cherche effectivement à mettre en place un correctif permanent. Au cours de l’exercice se terminant en mars 2002, les travaux à l’aide de ses banques se sont poursuivis afin de permettre d’obtenir une documentation plus appropriée.
Finalement, la Commission émettait une note favorable à cette dérogation au calendrier de conservation et de destruction.
2.15 Avis sur le sixième rapport d’activités (02 09 38) En juin 2002, le MRQ soumettait à la Commission son sixième rapport d’activités. Dans son avis favorable, la Commission disait apprécier les modifications législatives apportées notamment à l’article 71.0.6 de la LMR, à l’effet que, dorénavant, un rapport d’activités était soumis à l’Assemblée nationale pour chaque exercice financier. Elle appréciait également le fait que le MRQ rendait publique sa stratégie d’obtention des fichiers de renseignements dans le plan annuel de gestion des dépenses du MRQ, lequel fait partie du budget des dépenses du Conseil du trésor.
La Commission soulignait de plus que ce rapport d’activités lui permettait de constater que la fonction de journalisation implantée au cours de l’exercice précédent était encore en fonction. On remarquait cependant que cette journalisation, plutôt que de laisser une trace dans le dossier consulté, laissait une trace dans le journal informatique constitué à cet effet. La Commission a donc réitéré son souhait à l’effet que le MRQ poursuive le développement des outils de journalisation qui laisseraient une trace au dossier consulté, permettant de savoir qu’il y avait eu consultation par le biais de travaux du BLEF.
La Commission s’est aussi déclarée satisfaite des efforts du MRQ en regard de la destruction d’extraits de fichiers qui avaient déjà été identifiés comme inutiles, de même que de la destruction anticipée de dix banques de données. La Commission a alors rappelé au MRQ l’importance de développer une cueillette parcimonieuse des données et de veiller à rationaliser le nombre de projets du BLEF.
Après avoir pris note de l’augmentation du nombre d’utilisateurs des données de la centrale et avoir fait demander au MRQ de veiller à limiter ce nombre, la Commission a réitéré son inconfort face à l’incapacité du MRQ à établir de façon précise les impacts financiers résultant de la lutte à l’évasion fiscale et le travail au noir. On a toutefois constaté que le MRQ a commencé à développer l’évaluation des revenus découlant de l’obtention des renseignements externes.
Il faut toutefois souligner que ce dernier avis de la Commission sur le sixième rapport d’activités ne faisait pas état de la vérification de conformité qui avait été précédemment effectuée par la Commission, quant au respect de la protection des
renseignements personnels dans le cadre de la réalisation du Plan d'utilisation des fichiers gouvernementaux par le MRQ. Ces résultats sont donc résumés ci-après.
2.16 Rapport de la Commission concernant la vérification de la conformité du Plan d’utilisation réalisé par le MRQ, en regard de la protection de la vie privée
C’est donc dans son avis de mai 2000 (00 09 21), qui portait sur le quatrième rapport d’activités du MRQ, que la Commission avait annoncé qu’en considération du nombre d’avis déjà émis et de recommandations déjà formulées dans ce dossier et compte tenu de l’état de situation du moment, elle jugeait dès lors opportun d’effectuer une vérification de la conformité du Plan d’utilisation appliquée par le MRQ, en regard du respect de la protection de la vie privée. Cette vérification a été réalisée entre les mois de janvier et mai 2001.
Le rapport qui s’ensuivit fut transmis au MRQ en janvier 2002. Ce rapport concluait de façon générale qu’il y avait lieu de souligner les efforts consentis par le MRQ pour mettre en place l’organisation du travail et les ressources requises pour assurer l’établissement et le suivi du Plan d’utilisation. On y soulignait de plus l’intérêt particulier et la grande sensibilité démontrés par les autorités du MRQ, en regard de la confidentialité des renseignements recueillis auprès des citoyens, des entreprises, des ministères et organismes publics.
Toutefois, considérant toujours le caractère exceptionnel d’une telle concentration de fichiers externes, la Commission a tout de même tenu à y formuler un certain nombre de recommandations. Celles-ci, au nombre de treize, visaient, d’une part, l’amélioration du Plan d’utilisation ainsi que le développement et la mise en place de guides de travail destinés au personnel même du MRQ qui assume des tâches de surveillance en regard du respect du Plan d’utilisation.
D’autre part, la Commission invitait le MRQ à parfaire les mesures de sécurité existantes et à développer de nouvelles mesures visant l’amélioration du contrôle et du suivi des accès à la centrale de données. Elle incitait du même coup le MRQ à initier les travaux devant lui permettre de démontrer l’impact réel, en termes monétaires, de l’utilisation de renseignements provenant de fichiers externes. Le rapport de vérification encourageait finalement le MRQ à continuer d’être vigilant et proactif dans la gestion de la sécurité de la centrale de données.
Or, afin de s’assurer que le MRQ donne suite à ses recommandations dans les meilleurs délais et de façon appropriée, la Commission terminait son rapport en demandant au MRQ de lui présenter, dans les trois mois, les mesures qu’il entendait prendre pour apporter les correctifs nécessaires. La Commission y prévoyait finalement qu’un rapport devrait lui être soumis, dans un délai d’un an, sur l’état d’avancement de l’application desdits correctifs.
Le MRQ a tôt fait de répondre au rapport de vérification de la Commission. Ainsi, dès le mois de mars 2002, le MRQ déposait un plan d’action dans lequel il proposait une
série de mesures visant à satisfaire aux recommandations de la Commission. Après vérification, les mesures proposées furent jugées satisfaisantes, mais ce, en tenant compte toutefois que ces mesures annonçaient des actions qui, pour la plupart, restaient encore à réaliser selon un échéancier qui s’étendait jusqu’au 30 juin 2003.
2.17 Avis sur une mise à jour du plan d'utilisation (03 01 80) En avril 2003, la Commission émettait un avis favorable à la suite d’une mise à jour du plan d’utilisation qui lui avait été transmise par le MRQ. Cette mise à jour démontrait un effort de rationalisation au chapitre des fichiers externes utilisés, lequel se caractérisait par le retranchement de 52 des 97 fichiers externes qui étaient toujours détenus par le MRQ.
Or, il est ressorti que près du tiers des fichiers retranchés (17) l’ont été après que le MRQ eut constaté que ces fichiers ou, plus spécifiquement, les variables utiles qu’ils contenaient, se retrouvaient dans d’autres fichiers externes déjà en sa possession. Une diminution du nombre de fichiers externes ne signifie donc pas nécessairement une diminution du nombre de variables ou de renseignements personnels en circulation au MRQ.
Dans ce plan d’utilisation, le MRQ faisait aussi largement état des finalités recherchées et des usages projetés à l'égard des fichiers externes recueillis. Ces informations s'ajoutaient et complétaient d'ailleurs les précisions déjà apportées par le MRQ dans une note qu'il avait transmise à la Commission le 20 septembre 2000 et dans laquelle était clairement expliqué le rôle du BLEF face à la mission du MRQ.
Par ce complément d’informations, le MRQ voulait démontrer que la lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir n'est pas une action spécifique, limitée dans le temps et visant uniquement à traquer les fraudeurs. Cette dénomination, qui est issue de la création du BLEF, traduit plutôt une volonté gouvernementale d'augmenter les capacités du MRQ en matière de contrôle fiscal, qui constitue l'action de base par laquelle le MRQ s'assure de la bonne application des lois fiscales et par laquelle celui-ci cherche à rencontrer la finalité ultime de ses efforts qu'est l'équité dans l'application du régime fiscal.
Le MRQ précisait aussi que le BLEF n'avait été créé qu'à titre d'unité de recherche et de développement dont le but principal a toujours été d'analyser des problématiques d'évasion fiscale et de proposer des stratégies d'intervention intégrées. Ces stratégies découlent cependant dans tous les cas d'une étroite collaboration entre le BLEF et les unités opérationnelles concernées. Le BLEF est donc le principal, mais pas l'unique utilisateur des fichiers externes. Les actions qui découlent des activités de contrôle fiscal peuvent ainsi s'appliquer à la vérification, à la cotisation, aux enquêtes ou à la perception fiscale et déboucher sur des activités, des projets ou des programmes de recherche et autres.
La Commission a donc constaté que les fichiers externes recueillis par le MRQ pouvaient être utilisés dans le cadre de la plupart de ses activités, en regard de son mandat global de contrôle fiscal. Considérant la diversité des raisons qui peuvent ainsi justifier les choix des fichiers externes contenus au Plan d'utilisation, la Commission a donc dû conclure qu’elle ne pouvait faire mieux que d’en prendre acte, sans toutefois être en mesure d'apprécier la pertinence de ces choix. En conséquence, la Commission a réitéré ses craintes quant à une telle concentration de renseignements confidentiels et, à cet effet, a demandé au MRQ de poursuivre ses efforts pour limiter au maximum le nombre de fichiers externes simultanément en circulation.
Devant l’incontournable permanence des actions du BLEF et de l’utilisation de fichiers externes, et face à l'étendue de cette utilisation à la plupart des activités régulières du MRQ, la Commission a donc orienté ses efforts sur la gestion de ces fichiers, principalement au chapitre du contrôle des accès et de la sécurité physique des données.
À cet effet, la Commission a rappelé avoir déjà fait plusieurs recommandations quant à la gestion des fichiers externes utilisés par le MRQ. Celui-ci a d’ailleurs produit un rapport intitulé « Plan d'action concernant la mise en application des recommandations de la CAI » dans lequel on constate que le MRQ répond sur plusieurs points aux attentes de la Commission. Il en est ainsi de l’effort de rationalisation observé dans la présente mise à jour du Plan d'utilisation. La Commission constate de plus que le MRQ poursuit ses efforts pour satisfaire aux attentes portant spécifiquement sur la normalisation et le contrôle des accès, sur la gestion des extrants ainsi que sur l’évaluation des bénéfices découlant de l’utilisation de fichiers externes.
La Commission a toutefois remarqué que l'échéancier de réalisation de certaines mesures annoncées avait été reporté de quelques mois dans certains cas. La Commission a donc demandé au MRQ de l'informer, à tout le moins sur une base semestrielle, de l'évolution des développements en cours, si ce n'est dans le cadre du septième rapport d'activités qu’il devrait lui soumettre prochainement.
2.18 Note concernant une dérogation au délai de conservation et de destruction d'extraits de banques de données externes (03 12 23)
Le 27 juin 2003, le MRQ soumettait à la Commission une dérogation au délai de conservation et de destruction d’extraits de banques de données externes.
Ce dossier est toujours à l’étude par la Direction de l’analyse et de l’évaluation de la Commission.
3. LE DÉPÔT DU SEPTIÈME RAPPORT D'ACTIVITÉS (03 10 65) 3.1 Obligation légale Le Rapport d’activités résultant de la comparaison, du couplage ou de l’appariement des fichiers de renseignements est soumis à la Commission, conformément à l'article 71.0.6 de la LMR :
« Le ministre soumet à l'Assemblée nationale, pour chaque année financière, un rapport d'activités relativement aux fichiers de renseignements obtenus en vertu de l'article 71 à des fins de comparaison, de couplage ou d'appariement. Ce rapport doit contenir un avis de la Commission d'accès à l'information sur celui-ci. Ce rapport et cet avis doivent être déposés à l'Assemblée nationale dans les 30 jours de cet avis ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux.
Un rapport mentionné au premier alinéa ne doit pas contenir de renseignements permettant d'identifier une personne autre qu'un organisme public au sens de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1) qui a fourni au ministre un fichier de renseignements conformément à l'article 71. »
Le délai ci-haut mentionné pour le dépôt du présent rapport à l'Assemblée nationale vient d'une modification apportée par le projet de loi no 14 dont il a été question précédemment. Auparavant, le dépôt du rapport devait être effectué à l'expiration d'un délai d'un an de l'entrée en vigueur du Plan d'utilisation des fichiers de renseignements et dans les 15 premiers jours de la session subséquente. Cependant, par souci de transparence, le MRQ présentait déjà cette reddition de comptes annuellement.
À noter que ce rapport ne couvre pas les échanges de renseignements effectués avec des organismes gouvernementaux, en vertu d'autres dispositions législatives.
4. LE RAPPORT D'ACTIVITÉS 2002-2003 Ce rapport d'activités, déposé à la Commission au mois de juillet dernier, couvre la période du 1 er avril 2002 au 31 mars 2003. D'entrée de jeu, le MRQ y rappelle que le principe d'autocotisation constitue la base du régime fiscal québécois. Considérant que certaines personnes ne remplissent pas adéquatement leurs obligations fiscales, le MRQ devait donc mettre en place les moyens de contrôle appropriés pour corriger cette situation, de façon à assurer l'équité fiscale dans la
société québécoise. Le MRQ souligne d'ailleurs qu'au cours des dernières années, le gouvernement du Québec a utilisé un ensemble de mesures pour favoriser l'intégrité du régime fiscal. Entre autres, il a affiché clairement sa volonté de lutter contre l'évasion fiscale et le travail au noir. Il a réaffirmé cette volonté dans le « Discours sur le budget 2002-2003 », dans lequel on mentionne que les mesures déjà prises sont maintenues et que d'autres mesures viendront s'y ajouter.
À cet effet, des mesures particulières, appuyées par un financement additionnel du ministère des Finances, de l'Économie et de la Recherche (MFER), ont été mises en place. Ces nouvelles mesures visent principalement l'augmentation des mesures de contrôle lors de l'inscription aux fichiers de la taxe de vente du Québec (TVQ) et de la taxe sur les produits et services (TPS) ainsi que l'intensification des activités de vérification et de recouvrement dans les secteurs suivants :
• le secteur de la restauration, afin d'intensifier les efforts pour détecter les manipulations pouvant être effectuées sur les systèmes informatisés de comptabilisation;
• le projet Indices de richesse, visant à accentuer les vérifications auprès des contribuables qui mènent un train de vie anormalement élevé par rapport à leur situation financière déclarée;
• l'industrie du vêtement, dont les mesures visent notamment à éliminer la facturation fictive de services de sous-traitance;
• l'intensification des activités de vérification auprès des contribuables et des mandataires de la grande région de Montréal et de ceux résidant hors du Québec.
Le MRQ souligne qu'en 2001-2002, les activités réalisées, au nom du gouvernement, ont généré 34,43 milliards de dollars, ce qui représentait 84.1 % des revenus autonomes du gouvernement.
Quant à l'exécution des activités courantes de contrôle de récupération fiscale, auxquelles se sont ajoutées les activités liées à la recherche et au développement en matière de lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir, elle a permis depuis 1997-1998 de récupérer annuellement des montants variant de 1,043 à 1,285 milliards de dollars, le montant le plus élevé étant celui de l'année visée par le présent rapport.
Les modifications apportées à la LMR par le projet de loi 32 de 1996 ont donc permis d'alléger le processus d'obtention des renseignements externes. Le MRQ rappelle toutefois que ces allégements se sont faits en regard d'obligations strictes de sa part quant à la protection des renseignements personnels. Le MRQ souligne de plus que la sanction du projet de loi no 14, en mai 2002, est venue préciser certaines de ces obligations, lesquelles se résument comme suit, le MRQ doit donc :
• rendre publiques les stratégies d'obtention des fichiers de renseignements, ce qu'il fait dans son Plan annuel de gestion des dépenses publié annuellement par le Conseil du trésor;
• soumettre pour avis à la Commission d'accès à l'information le « Plan d'utilisation des fichiers de renseignements », l'avis ayant été émis en avril 2003;
• tenir un registre des demandes de fichiers de renseignements du plan d'utilisation, lequel est présenté dans le mémoire du MRQ;
• soumettre à l'Assemblée nationale, pour chaque année financière, un rapport d'activités résultant de la comparaison des fichiers de renseignements.
Ces deux dernières obligations ont d'ailleurs été modifiées par le projet de loi no 14. Les modifications touchant au registre sont décrites subséquemment tandis qu'en ce qui concerne le rapport d'activités, le projet de loi no 14 en fait un rapport annuel, alors qu'auparavant, il ne devait être réalisé qu'après le dépôt d'une mise à jour du plan d'utilisation, ce qui ne se faisait pas nécessairement à toutes les années.
Le MRQ souligne de plus, qu'afin de répondre aux attentes de la Commission, il poursuit la mise en place de règles strictes de sécurité en regard de l'accès aux renseignements confidentiels, de leur utilisation, de même qu'en ce qui a trait à leur conservation et leur destruction. Le MRQ en fait d'ailleurs état aux sections 6.4 et 7.2 de son rapport d'activités.
Enfin, le MRQ rappelle qu'au cours de l'exercice, il a poursuivi la mise en oeuvre du plan d'action réalisé pour répondre aux recommandations du Rapport de vérification de la Commission, dont il a été question précédemment.
Rappelons que ce rapport de vérification, qui soulignait les efforts déployés par le MRQ dans sa gestion du Plan d'utilisation des fichiers externes, concluait notamment sur la nécessité que soit mis l'accent sur l'amélioration et la mise en place d'outils pour soutenir le personnel assumant un rôle de surveillance par rapport au plan d'utilisation et encourageait le MRQ à continuer à être vigilant et proactif dans la gestion des risques liés à la détention des renseignements contenus dans la centrale de données.
Le rapport rappelait finalement les attentes de la Commission quant à la mesure des retombées financières liées à l'obtention des renseignements externes.
C'est donc dans cet ordre d'idées que le rapport d'activités du MRQ fait état de ses façons de faire, tant en matière de protection des renseignements confidentiels qu'en regard des mécanismes mis en place dans le cadre de ses actions en matière de lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir.
4.1 La protection des renseignements confidentiels À ce chapitre, le MRQ souligne donc que le projet de loi no 14 réaffirme l'importance accordée à la confidentialité des renseignements reçus en introduisant la notion de « dossier fiscal » qui représente l'ensemble des renseignements détenus sur une personne pour l'application ou l'exécution d'une loi fiscale. Ce dossier est réputé confidentiel et ne peut être utilisé ou communiqué sans consentement ou sans que cela ait été effectué conformément à la loi.
Le MRQ rappelle aussi avoir mis en place des processus rigoureux de protection desdits renseignements, lesquels émanent de la Politique ministérielle PM-1 (confidentialité des renseignements). Ces processus sont encadrés par plusieurs directives ministérielles portant, entre autres, sur la consultation des renseignements confidentiels, la protection des dossiers physiques et la gestion des renseignements externes.
Le MRQ souligne avoir de plus mis en place un réseau de quelque 800 personnes, spécialement formées en matière d'accès et de protection des renseignements confidentiels et dont le rôle est de participer à des activités de formation, d'information et de sensibilisation auprès des ressources de leur direction générale respective.
La protection des données obtenues par le MRQ est, quant à elle, assurée par un système de protection de l'accès aux locaux, adapté aux particularités de chacun des édifices ministériels ainsi que par le système lié aux accès aux données confidentielles informatiques, notamment par l'autorisation d'accès personnalisés limitant l'accès aux seuls renseignements dont le personnel a besoin pour accomplir son travail. Les consultations des données informatiques sont aussi enregistrées dans des journaux informatiques permettant de vérifier le bien-fondé de chaque accès par le personnel.
Le MRQ nous informe d'ailleurs qu'il a adopté, en décembre 2002, une directive interne (DIA-31 présentée à l'annexe II) concernant la gestion de la journalisation des accès aux renseignements confidentiels par son personnel. Cette directive prévoit l'analyse et l'exploitation régulière des données journalisées afin de relever, le cas échéant, les accès non justifiés aux renseignements confidentiels. Le MRQ rappelle qu'il complète actuellement ces travaux dans le but de donner suite à la recommandation qui a été faite par la Commission dans son Rapport de vérification et qui visait spécifiquement la mise en place de tels mécanismes d'analyse des journaux informatiques des accès à la centrale de données.
4.2 Les actions en matière de lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir Le MRQ rappelle avoir mis sur pied une unité de recherche et développement, mieux connue sous le nom de Bureau de lutte à l'évasion fiscale (BLEF), dont les actions visent à favoriser l'adoption de stratégies intégrées d'intervention face aux problématiques liées à l'évasion fiscale. Ces stratégies d'intervention s'articulent autour de trois volets que le MRQ décrit comme suit :
• concevoir et promouvoir des correctifs à effets récurrents Ceci peut se traduire par des correctifs administratifs, systémiques ou législatifs destinés à contrer, le cas échéant, la répétition de certaines pertes fiscales.
• élaborer et effectuer des activités de sensibilisation et d'éducation Ces activités s'adressent aux clientèles concernées et visent à les sensibiliser aux conséquences de l'évasion fiscale et du travail au noir afin de les amener à modifier leur comportement. Des actions ont aussi été entreprises auprès des jeunes d'âge scolaire afin de les initier à la fiscalité et de les sensibiliser à la notion d'équité fiscale.
• concevoir et mettre en oeuvre des projets de récupération fiscale Ces projets de recherche et développement sont destinés à la récupération des sommes dues à l'État. Ces projets découlent de travaux exploratoires et font généralement l'objet de pré-tests et de projets pilote avant d'être appliqués à grande échelle.
Cependant, le MRQ rappelle qu'il effectue également des projets de récupération fiscale dans le cadre de ses activités courantes, ceux-ci répondant davantage aux problématiques particulières identifiées par les diverses directions régionales du Ministère.
4.3 Le cadre de gestion des renseignements 4.3.1 La nature et la nécessité des renseignements externes Le MRQ souligne que le présent rapport d'activités porte exclusivement sur les renseignements externes reçus en vertu du Plan d'utilisation des fichiers de renseignements, bien qu'il reçoive aussi des renseignements externes dans le cadre d'ententes se rapportant à différentes lois applicables. Il ajoute que l'obtention des fichiers externes reçus en vertu du Plan d'utilisation se fait dans une perspective d'équité fiscale envers tous les contribuables.
Le MRQ ajoute que l'utilisation ciblée et bien encadrée desdits renseignements constitue un moyen nécessaire à l'exécution de certains travaux, augmentant d'autant l'efficacité de sa lutte contre l'évasion fiscale. L'utilisation des données externes a donc un effet direct sur l'étendue de la portée des travaux effectués.
4.3.2 Le Plan d'utilisation des fichiers de renseignements Le MRQ rappelle ici que c'est en 1996 que le Plan d'utilisation des fichiers de renseignements a été développé, soit lors de l'implantation du programme de lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir. Le Plan d'utilisation doit
indiquer, en regard des fichiers demandés, les finalités recherchées, les usages projetés et les modalités d'échanges de tous les fichiers inscrits. La liste de ces fichiers est évolutive, d'où la nécessité d'apporter des mises à jour au Plan d'utilisation, la dernière mise à jour ayant d'ailleurs fait l'objet d'un avis de la Commission au mois d'avril 2003.
Le MRQ précise que cette dernière mise à jour a été réalisée en grande partie pour répondre aux attentes exprimées par la Commission dans son rapport de vérification ainsi que dans des avis précédents.
Le MRQ souligne finalement qu'il annonce annuellement sa stratégie en regard des renseignements requis dans le Plan annuel de gestion des dépenses, publié par le Conseil du trésor (voir l'annexe I).
4.3.3 Le processus de traitement des renseignements externes Le MRQ précise que l'obtention des renseignements externes s'effectue avec rigueur et transparence, dans une perspective d'équité fiscale envers tous les contribuables. Avant d'obtenir ces renseignements, le MRQ s'assure d'abord de leur nécessité pour les travaux projetés dans le cadre de l'application des lois fiscales.
Les principales étapes appliquées par le MRQ en regard du traitement des renseignements externes reçus en vertu du Plan d'utilisation se résument comme suit :
• définition des besoins des utilisateurs (collecte des besoins de renseignements et validation de leur conformité avec les finalités du Plan d'utilisation);
• obtention des renseignements externes (contact avec les organisations visées, identification des renseignements requis et demande officielle);
• réception et identification des renseignements (vérification de la conformité des fichiers reçus par rapport à la demande, de la qualité des fichiers et appariement des renseignements issus de plusieurs sources aux mêmes personnes physiques ou morales);
• chargement des renseignements (essais d'acceptation par les systèmes informatiques et chargement dans la centrale de données qui est un environnement sécurisé);
• utilisation des renseignements (réalisation des travaux de comparaison, de couplage ou d'appariement conformément aux finalités décrites au Plan d'utilisation et gestion de la sécurité entourant l'utilisation des renseignements);
• reddition de comptes (qui porte sur l'utilisation des fichiers reçus et des résultats obtenus, ce qui constitue le présent rapport);
• destruction des renseignements (selon les délais prévus au calendrier de conservation, tel que convenu avec la Commission).
4.3.4 La destruction des extraits de banques de données externes Le MRQ rappelle ce qui a été convenu avec la Commission à l'effet que le délai de conservation et de destruction des renseignements externes puisse s'harmoniser avec la période de prescription fiscale habituelle, soit l'année en cours de cotisation et les trois années antérieures à celle-ci. Il demeure toutefois possible de déroger à cette prescription lorsque certains renseignements s'avèrent essentiels à la réalisation de projets particuliers. Le MRQ transmet alors une demande de dérogation à la Commission qui prend acte des changements au calendrier de conservation. Une telle demande de dérogation a d'ailleurs été déposée à la Commission au mois de juillet 2003, laquelle est toujours à l'étude à la Direction de l'analyse et de l'évaluation.
Le MRQ annexe donc à son rapport d'activités le calendrier de conservation et de destruction de décembre 2002 concernant des extraits de banques de données antérieures à 1998. Il souligne que ce calendrier a été établi selon les critères suivants :
• relever tous les extraits dont la période de conservation et de destruction visée correspond à des renseignements externes antérieurs au 1 er janvier 1998; • réévaluer la pertinence de conserver les extraits de banques de données faisant déjà l'objet d'une dérogation;
• déterminer si de nouveaux extraits doivent faire l'objet d'une dérogation afin d'appuyer l'analyse de problématiques fiscales;
• s'interroger sur la conservation des extraits reçus dont la période visée correspond à des renseignements externes postérieurs au 1 er janvier 1998. Le MRQ tient toutefois à préciser que ce dernier critère répond aux attentes de la Commission voulant que les renseignements n'étant plus nécessaires aux travaux du Ministère soient détruits à l'intérieur d'un délai moindre que celui de la prescription. À cet effet, le calendrier comporte ainsi 13 extraits de banques de données soumis à une destruction anticipée, dont pour certains la destruction s'étend à plusieurs années.
Il importe de préciser que le processus de destruction n'entraîne pas la disparition de certaines données externes devenues « fiscalisées », c'est-à-dire, celles
• incluses dans les dossiers des contribuables ou des mandataires acheminés au milieu opérationnel et faisant l'objet d'une vérification ou d'une nouvelle cotisation;
• intégrées dans le système d'identification du Ministère à titre de données référentielles d'identification, notamment les nom, adresse et numéro de téléphone.
Par conséquent, les données fiscalisées ne concernent qu'une faible proportion de l'ensemble des données contenues dans un extrait de banques de données.
Cette destruction des extraits de banques de données externes implique donc que, à l'échéance de leur délai de conservation, ceux-ci sont détruits dans la centrale de données ou dans les autres plates-formes sur lesquelles ils ont été déposés. Les fichiers dérivés et les documents produits sur support papier ou informatique contenant de tels renseignements sont également détruits. Les accès aux copies de sécurité de ces extraits sont également retirés. La réalisation d'une telle opération s'avère un processus continu requérant un effort soutenu afin de s'assurer d'une destruction fiable de l'ensemble des extraits de banques de données externes visés.
Le MRQ ajoute qu'il a adopté à l'automne 2001 une nouvelle façon de faire à l'effet que tous les supports physiques reçus et les copies de sécurité sont détruits semestriellement. Par ailleurs, le MRQ rappelle, comme il l'a fait dans le rapport d'activités précédent, qu'il s'appuie sur la directive ministérielle « Les documents et fichiers dérivés des renseignements de Plan d'utilisation » (DIA-11) pour encadrer sa gestion des renseignements externes reçus.
4.3.5 Le registre des fichiers de renseignements externes Le MRQ explique que, suite à l'adoption du projet de loi no 14, des changements ont été apportés aux renseignements qui doivent être inscrits au registre. Ce dernier contient maintenant l'information suivante :
• les raisons justifiant la demande de renseignements; • la date de la demande pour les extraits de banques de données non encore reçus; • la provenance de l'extrait de banques de données visé; • le type de fichiers de renseignements demandés. Au besoin, les extraits de banques de données sont également indiqués; • la période visée par l'extrait de banques de données; • l'usage projeté des renseignements demandés; • le numéro de référence au plan d'utilisation.
Ainsi, on peut y apprendre que : • 18 ministères ou organismes ont transmis un total de 38 types de fichiers; • 263 municipalités ont transmis leur rôle d'évaluation foncière; • 26 municipalités ont transmis leur rôle d'évaluation locative (pour la taxe et les permis d'affaires); • une organisation, (ministère ou organisme, municipalité) a transmis des données concernant un permis de construction.
Le MRQ fait noter en comparaison avec la situation au 31 mars 2002 une diminution de cinq types de fichiers en provenance des ministères et organismes. Cet état de fait est en lien avec l'engagement du MRQ à recueillir et conserver seulement les types de fichiers requis pour les travaux de lutte ou de contrôle fiscal. Quant au nombre impressionnant de municipalités ayant fourni le rôle d'évaluation foncière, le MRQ souligne l'apport significatif de ce document, entre autres, dans la réalisation du projet sur l'indice de richesse.
Le MRQ tient à préciser que le terme fichier (ou l'expression type de fichier) désigne les renseignements en référence à la loi ou au Plan d'utilisation tandis que l'expression extraits de banques de données désigne les renseignements effectivement obtenus en réponse aux demandes formulées. Il ajoute que dans les faits, il n'obtient qu'une partie des renseignements extraits du fichier visé par la demande. Ainsi, la production d'un ou de plusieurs extraits de banques de données peut être nécessaire afin de répondre à la demande de fichiers formulée.
4.3.6 L'évaluation des revenus découlant de l'utilisation des renseignements externes
Le MRQ tient à préciser qu'il développe, met en place et perfectionne continuellement ses processus et ses outils de reddition de comptes. Les activités ministérielles de reddition de comptes en matière de récupération fiscale s'inscrivent dans le cadre de transparence et de gestion par résultats de la Loi sur l'administration publique. À cet égard, le MRQ dépose annuellement à l'Assemblée nationale son rapport de gestion.
Le MRQ rappelle cependant que la Commission a signalé à plusieurs reprises sa préoccupation en ce qui concerne les résultats financiers découlant de l'utilisation des renseignements du Plan d'utilisation. Dans son rapport de vérification de décembre 2001, la Commission recommandait que le MRQ se dote d'un système permettant d'évaluer ces résultats.
Le MRQ dit partager cette préoccupation, mais il tient à préciser, comme il l'a d'ailleurs déjà fait dans ses rapports précédents, que la mesure de ces résultats est complexe. En effet, ces renseignements sont généralement utilisés en complément aux renseignements que le MRQ détient déjà et leur degré de contribution aux résultats varie d'un projet à l'autre.
Le MRQ rappelle cependant qu'un groupe de travail a été formé au printemps 2002 et a proposé des orientations visant le suivi des résultats de l'utilisation des renseignements du plan d'utilisation. Les orientations proposées exposent notamment que le besoin de comptabilisation est récurrent et, en conséquence, qu'une mesure particulière de suivi doit être mise en place. Le suivi portera sur les résultats bruts, pour être cohérent avec le suivi de récupération fiscale intégré au rapport annuel de gestion du MRQ. Finalement, il est prévu que la comptabilisation soit adaptée à la nature de l'utilisation des renseignements externes.
De plus, le groupe de travail établit actuellement un plan d'action visant, entre autres, à déterminer les critères d'analyse qui permettront de répartir les projets ou les activités en fonction de l'utilisation des renseignements du Plan d'utilisation et de guider le choix des éléments de mesure. L'évaluation des retombées financières devrait porter tant sur la récupération fiscale directe que sur la mesure des effets ayant des incidences sur le comportement des contribuables. Le MRQ a déjà amorcé le développement de méthodes permettant la mesure de ces effets.
Toutefois, pour l'exercice se terminant le 31 mars 2003, le MRQ joint en annexe à son rapport d'activités un tableau indiquant ses revenus totaux de récupération fiscale par domaine d'activité économique.
On peut donc y constater que pour l'ensemble des 17 domaines qui y sont énumérés, les revenus totaux ont passé de 1 229,1 M$ au 31 mars 2002 à 1 285,0 M$ en 2003, pour une augmentation de 4.6 %.
4.4 La centrale de données 4.4.1 La description de la centrale de données Le MRQ présente la centrale de données comme l'outil facilitant le couplage de renseignements afin d'appuyer les travaux de recherche et de développement, les travaux d'analyse liés à la lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir et la sélection des cas présentant des risques d'évasion fiscale. Cet outil permet également le croisement entre plusieurs éléments d'information de provenance interne et externe facilitant d'autant l'identification de dossiers à risque.
Selon le MRQ, l'exploitation des informations de la centrale de données s'appuie sur deux processus qui apportent une valeur ajoutée importante aux données qui y sont contenues, soit :
• l'identification des renseignements des particuliers et des entreprises; • l'outil de documentation des données appelé outil de métadonnées.
L'identification permet d'attribuer à chaque personne un numéro d'identification unique permettant de s'assurer que les renseignements provenant de sources d'information différentes portent bien sur la même personne physique ou entreprise concernée. L'identification permet également de détecter des cas de non-production.
L'outil métadonnées permet aux utilisateurs d'accéder à la documentation portant sur la définition des éléments d'information contenus dans un extrait de banques de données externes ainsi que de connaître leur provenance et les caractéristiques informatiques des données.
Par ailleurs, le MRQ nous informe qu'une étude réalisée en 2001-2002 a permis d'actualiser les orientations et les objectifs de la centrale de données afin qu'elle permette au MRQ d'assumer sa mission de façon plus efficace, efficiente et économique dans le respect de l'encadrement légal et réglementaire et des engagements ministériels et gouvernementaux. Ainsi, la centrale de données, constituée tant des renseignements internes que de ceux provenant du Plan d'utilisation, devra répondre progressivement aux besoins informationnels de respect des lois fiscales et appuyer les activités opérationnelles d'enregistrement, de prévention, de cotisation et de vérification, et ce, dans le respect des engagements de sécurité et de confidentialité des renseignements qu'elle contient et du Plan d'utilisation approuvé par la Commission. Elle doit également faciliter l'entreposage et l'enrichissement de la connaissance ministérielle acquise de la clientèle et de son comportement fiscal à la suite des constats opérationnels et des résultats des projets de recherche en matière de lutte contre l'évasion fiscale.
4.4.2 Les mesures de protection particulière à la centrale de données Le MRQ souligne que la centrale de données contient des renseignements, tant sur les contribuables que sur les mandataires, exploitables avec des outils modernes.
Le MRQ précise à cet effet qu'une organisation du travail et des mesures de sécurité particulières ont été mises en place pour garantir la protection de la vie privée des citoyens et la confidentialité des informations qu'elle renferme. Ainsi, le MRQ a créé une fonction de mandataire de la centrale de données. À ce titre, le mandataire assume les responsabilités de reddition de comptes de la gestion de la centrale de données. De plus, il assure la sécurité liée à la centrale de données, notamment en matière de gestion des accès aux données internes et externes contenues dans la centrale de données.
De plus, le MRQ explique avoir mis en place un cadre de gestion rigoureux des profils d'utilisateurs, appuyé par la directive ministérielle Les profils d'utilisateurs de la centrale de données (DIA-10), laquelle a déjà été présentée à la Commission. Un profil d'utilisateur est défini de façon distincte pour chaque
utilisateur et limite l'accès aux seuls extraits de banques de données nécessaires au travail de celui-ci, pour une durée définie ne dépassant pas un an et renouvelable sous réserve d'une justification adéquate. Au 31 mars 2003, un total de 97 utilisateurs disposaient d'un profil donnant accès à un ou plusieurs extraits de banques de données, dont 54 utilisateurs ne disposaient que d'un profil restreint ne donnant accès qu'à l'application Indice de richesse pour la sélection de contribuables à risque aux fins de vérification. Selon le MRQ, ce petit nombre d'utilisateurs ne représente qu'une très faible partie du nombre total de 8 970 équivalents temps complet qui lui sont autorisés au 31 mars 2003 et dont près de 47 % sont affectés à des activités de contrôle fiscal.
Au chapitre de la sécurité des accès aux renseignements contenus dans la centrale de données, le MRQ précise que tous les accès sont inscrits dans des journaux informatiques et des outils ont été implantés pour vérifier l'utilisation de la centrale de données. Le MRQ rappelle qu'il s'est doté, au cours de la dernière année, de la directive ministérielle (DIA-31), dont il a d'ailleurs été question précédemment, et qui encadre la journalisation des accès aux renseignements confidentiels, incluant notamment la journalisation des requêtes dans la centrale de données. Cette directive vient ainsi appuyer les mesures déjà en place.
Dans le contexte des travaux de recherche et développement exigeant de traiter des ensembles de renseignements en vue de cerner des sous-populations à risque, la journalisation permet de connaître, pour chaque personne qui a accédé à la centrale de données, les requêtes soumises, les populations sur lesquelles ces requêtes portaient, les sources et les éléments d'information consultés.
En ce qui concerne les travaux effectués par le milieu opérationnel lors du traitement des dossiers à risque de type Indices de richesse, la journalisation est effectuée dossier par dossier. Sous ce mode de journalisation, le journal informatique contient le code d'identification de l'employé ayant consulté ou imprimé les renseignements et le destinataire du dossier imprimé, le code d'identification du dossier extrait ainsi que le moment où cet accès a été effectué.
4.5 L'utilisation des renseignements externes et résultats obtenus Le MRQ présente l'état des projets dont la réalisation nécessite l'utilisation de données externes obtenues en vertu du Plan d'utilisation. Il souligne qu'il s'agit de la sixième année complète d'exploitation des données externes.
Il présente donc l'utilisation des données externes par domaine d'activités économiques. Il y a des nouveaux projets, des projets en cours ainsi que des projets terminés, et ceci, dans les différents secteurs d'activités économiques suivants. Finalement, il y a les projets horizontaux dont la problématique fiscale sous analyse concerne des contribuables et mandataires de l'ensemble des domaines d'activités.
Nouveaux projets (5) : • alimentation et hébergement (1); • construction (1); • transport (1); • vêtements, textile et bijoux (1); • (projets horizontaux (1)). Projets en cours (19) : • alimentation et hébergement (2); • automobile (1); • construction (1); • éducation, loisirs, art et sports (1); • services professionnels (2); • transport (1); • (projets horizontaux (11)). Projets terminés (8) : • alimentation et hébergement (1); • automobile (1); • construction (4); • vêtements, textile et bijoux (1); • (projets horizontaux (1)). Projets horizontaux (1 nouveau projet, 11 projets en cours, 1 projet terminé) : • non-production des particuliers (1); • transactions immobilières (1); • détection des enregistrements à risque (1); • indice de richesse (1); • système interactif de sélection « Impôts » et « Taxes » (1); • cessation d'exploitation (1); • avantages imposables (1); • projets opérationnels (1); • droit à certains crédits d'impôt (1); • versement de crédit d'impôt pour la TVQ aux détenus (1); • mises à jour des adresses de certains particuliers (1 projet terminé); • cotisation au régime d'assurance médicaments (1); • location d'immeuble (1 nouveau projet). 26
4.5.1 Sommaire des projets par secteur d'activités Alimentation et hébergement • établissement en infraction à diverses lois dont la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques (nouveau projet); • non-production et sous-déclaration de revenus dans la restauration, dont l'utilisation du logiciel « Zappers » (projet en cours); • vérification des inscriptions d'entreprises touristiques à la taxe sur l'hébergement, cette taxe étant gérée par le MRQ (projet en cours); • déclaration de revenus dans les abattoirs (projet terminé). Automobile • déclaration, sous la valeur réelle, de la taxe de vente sur les véhicules récréatifs d'occasion (projet en cours); • vente à répétition de véhicules d'occasion (projet terminé). Construction • examen des permis municipaux de construction et de rénovation (nouveau projet); • déclarations à la Commission de la construction du Québec par les entrepreneurs comparées aux données du MRQ (projet en cours); • divergence de déclarations des électriciens (projet terminé); • fourniture à soi-même (projet terminé); • démarrage d'entreprises à répétition (projet terminé); • programme d'amélioration de l'habitat (projet terminé). Éducation, loisirs, art et sports • organismes de bienfaisance enregistrés et crédits d'impôt pour dons de bienfaisance (projet en cours).
Services professionnels • non-production de revenus par les professionnels de la santé (projet en cours); • divergence de déclarations de revenus par les professionnels de la santé (projet en cours).
Transports • vérification de l'admissibilité des chauffeurs de taxis à un crédit d'impôt qui leur est spécifique (nouveau projet); • élaboration du profil des revenus des chauffeurs de taxis pour mesurer les pertes annuelles de l'industrie (projet en cours).
27
Vêtements, textile et bijoux • projet en phase de pré-test sur l'évasion fiscale dans l'industrie de la fabrication du vêtement (nouveau projet); • examen de problématiques d'évasion fiscale dans l'industrie de la bijouterie et de l'orfèvrerie (projet terminé).
Projets horizontaux • « location d'immeubles » projet en phase de pré-test sur la sous-déclaration et la non-production de revenus de location d'immeubles (nouveau projet); • « non-production des particuliers et des sociétés » projet visant les résidents frontaliers utilisant des services québécois, mais déclarant résider hors du Québec, ainsi que les sociétés hors Québec qui font affaires au Québec (projet en cours); • « transactions immobilières » projet visant à détecter la non-déclaration de gain en capital lors de telles transactions (projet en cours); • « détection des enregistrements à risque » relativement aux inscriptions frauduleuses aux fichiers de taxes (projet en cours); • « indice de richesse » projet visant à détecter les particuliers dont les revenus déclarés ne justifient pas leur rythme de vie (projet en cours); • « systèmes interactifs de sélection » ces systèmes alimentent les services de vérification et d'analyse fiscale du MRQ en sélectionnant les dossiers à risque, et ce, principalement en fonction de données internes (projet en cours); • « cessation d'exploitation » vérification de la remise des taxes au MRQ lors de la cessation des activités d'une entreprise (projet en cours); • « avantages imposables » relativement à l'utilisation, à des fins personnelles, d'un véhicule, immatriculé au nom d'une société (projet en cours); • « projets opérationnels » afin de répondre à des besoins précis du milieu opérationnel du MRQ (projet en cours); • « droit à des crédits d'impôt » recherche de stratagèmes présumés en rapport avec des demandes frauduleuses par usurpation d'identité (projet en cours); • « versement du crédit d'impôt de la TVQ aux détenus » alors qu'ils n'y ont pas droit (projet en cours); • « cotisation au régime d'assurance médicaments » vérification du paiement des primes afin de remplir le mandat de collecteur de ces primes que la RAMQ a confié au MRQ (projet en cours); • « mise à jour des adresses de certains particuliers » cette action se fait maintenant dans le cadre d'une entente visée par la Commission en février 2003 (projet terminé).
5. LES COMMENTAIRES DE LA COMMISSION La Commission reconnaît, comme elle l'a fait les années précédentes, que le Rapport d'activités qui lui est soumis est bien documenté et permet de mieux saisir la portée des travaux entrepris par le MRQ dans la lutte contre l'évasion fiscale et le travail au noir.
28
La Commission prend ainsi acte des efforts déployés par le MRQ pour réduire la quantité de fichiers externes utilisés et pour détruire dans de meilleurs délais les fichiers qui ne lui sont plus utiles.
Au chapitre de la reddition de comptes sur le résultat de la récupération fiscale, la Commission prend aussi acte que le groupe de travail constitué à cet effet poursuivra son travail pour le développement de processus qui permettront de s'assurer que la réalisation de tout nouveau projet faisant appel à des renseignements externes intégrera une évaluation des résultats obtenus en terme de récupération fiscale.
Or, considérant que le groupe de travail en question a été constitué en janvier 2002, soit depuis déjà deux ans, la Commission s’attendait à ce que le MRQ lui présente un certain résultat ou à tout le moins un état de situation des travaux effectués et en cours. En conséquence, la Commission demande au MRQ de lui présenter dans son prochain rapport d’activités, un tel état de situation de l’évolution des travaux de ce comité.
Quant à la journalisation des accès aux fichiers externes, la Commission rappelle l'importance qu'elle a toujours accordé à cet élément du dossier alors qu'elle demande, depuis plusieurs années déjà, que le MRQ développe des mécanismes par lesquels il y aurait une trace de laissée dans chaque dossier qui aurait été consulté dans le cadre des requêtes faites massivement.
Le MRQ explique ici que les mécanismes mis en place, exception faite de l'application « Indice de richesse », ne laissent pas de trace dans chaque dossier, mais permettent d'inscrire chaque requête dans des journaux informatiques. Cette façon de faire permet au MRQ d'effectuer des contrôles a posteriori visant à s'assurer, d'une part, que les accès aux renseignements confidentiels sont nécessaires au traitement des dossiers et, d'autre part, rend possible l'identification de toutes les interventions injustifiées dans des dossiers donnés ainsi que leurs auteurs.
La Commission prend donc note des intentions du MRQ de parfaire ses processus de vérification des produits de la journalisation des requêtes. La Commission constate d’ailleurs que la directive sur la journalisation des accès (DIA-31 jointe en annexe) dont il a été question précédemment, représente un pas significatif dans ce sens. On y observe en effet que le MRQ a constitué une Direction centrale de l’accès à l’information et de la protection des renseignements confidentiels (DCAIPRC) qui s’assure de l’efficience des processus de journalisation appliqués et qui en rend compte à un Comité ministériel de protection des renseignements confidentiels.
De plus, la DIA-31détermine les rôles respectifs de diverses unités administratives, tout aussi bien que les responsabilités qui incombent aux gestionnaires responsables des personnes qui ont accès à la centrale de données, en matière de protection des renseignements confidentiels.
Toujours en ce qui a trait à la protection des renseignements confidentiels, le mémoire du MRQ fait aussi état d’autres mécanismes mis en place et qui ont attiré notre attention. Le
29
MRQ a ainsi développé un système d’accompagnement de ses employés, lequel prévoit des activités de formation, d’information et de sensibilisation. Le MRQ a aussi produit des guides à l’appui de ces activités. La DCAIPRC a ensuite formé 800 personnes, pour diffuser dans leur direction générale respective, les changements apportés par le projet de loi 14. Le MRQ compte utiliser dorénavant cette structure de soutien et de diffusion pour tout besoin éventuel en matière de confidentialité.
Le MRQ semble donc se préoccuper adéquatement de la protection des renseignements confidentiels. Le Plan annuel de gestion des dépenses déposé au Conseil du trésor en fait foi, alors qu’on y a identifié la protection des renseignements confidentiels comme l’une des cinq grandes orientations qui guident le MRQ dans ses actions.
Malgré ce qui précède, le MRQ précise qu'il poursuit son analyse concernant la faisabilité d'une journalisation, dossier par dossier, dans les cas d'accès effectués massivement. La Commission devrait donc être informée dans le prochain rapport d'activités de l'évolution de ce dossier.
La Commission prend aussi acte des résultats de l'étude réalisée en 2001-2002 concernant l'actualisation des orientations et des objectifs de la centrale de données aux activités régulières du MRQ.
Le MRQ compte ainsi orienter les développements futurs de la centrale de données de façon à ce qu'elle puisse répondre progressivement aux besoins informationnels de respect des lois fiscales et appuyer les activités opérationnelles d'enregistrement, de prévention, de cotisation et de vérification.
Ce faisant, le MRQ consacre l'assimilation totale de la centrale de données et des fichiers externes qu'elle contient à ses activités régulières.
Le MRQ devra donc préciser dans le prochain rapport d'activités l'impact de cette assimilation sur le nombre des droits d'accès accordés et sur la capacité de maintenir une sécurité optimale des renseignements externes.
La Commission prend finalement acte du calendrier de conservation déposé par le MRQ relativement aux extraits de banques de données antérieures à 1998.
6. CONCLUSION La Commission reconnaît donc que le MRQ a déployé des efforts louables pour maximiser la protection des renseignements personnels et confidentiels qu'il détient.
Depuis quelques années déjà, la Commission note les efforts du MRQ pour développer, mettre en place et parfaire un environnement normatif et administratif qui compte maintenant quelque trois politiques ministérielles et six directives administratives, dont la Commission a d'ailleurs reçu copies et lesquelles visent à sécuriser l'utilisation desdits renseignements.
30
La sanction du projet de loi no 14, comme le précisait le MRQ dans son mémoire, est venu ajouter à la transparence des actions du Ministère en regard de l'utilisation qui est faite de ces renseignements. On peut donc penser que le MRQ compte parmi les organisations de pointe au chapitre de l'infrastructure administrative mise en place à cet effet.
Or, malgré ce qui précède, la Commission reste toujours craintive face à une telle concentration de renseignements personnels. De plus, l'annonce faite par le MRQ dans le présent rapport quant à l'assimilation de la centrale de données à ses activités régulières n'est pas pour soulager les craintes de la Commission.
Ainsi, dans les limites de ses ressources, la Commission continuera d’être vigilante et poursuivra son action dans le but de s’assurer de la bonne utilisation des fichiers externes détenus par le MRQ.
31