AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION PORTANT SUR UNE MODIFICATION À L’ENTENTE CONCERNANT LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ENTRE LE MINISTÈRE DE L’AGRICULTURE, DES PÊCHERIES ET DE L’ALIMENTATION ET LA FINANCIÈRE AGRICOLE DU QUÉBEC ET AGRI-TRAÇABILITÉ-QUÉBEC INC. DOSSIER 06 17 38 JANVIER 2007
1. MISE EN CONTEXTE La Financière agricole du Québec, ci-après La Financière, le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation, ci-après MAPAQ, et Agri-Traçabilité-Québec inc., ci-après ATQ, présentent un projet d’entente qui vise à modifier l’Entente concernant la communication de renseignements personnels. Cette entente avait reçu un avis favorable de la Commission en août 2004 (dossier 04 08 17). Elle visait la communication de renseignements nominatifs par ATQ et La Financière afin de permettre à cette dernière de percevoir les droits exigibles dans les secteurs bovins et ovins ainsi que la communication de renseignements par La Financière au ministre, nécessaire au fonctionnement du système d’identification permanente et de traçabilité à l’égard des producteurs de bovins d’engraissement et d’ovins participant au Programme d’assurance stabilisation des revenus agricoles, ci-après programme ASRA. En 1996, le MAPAQ a élaboré le Programme de garantie de prêts aux coopératives de producteurs de bovins de boucherie afin de favoriser la production bovine en offrant une garantie de prêts couvrant l’achat de bovins effectué par les coopératives. Pour la mise en application de ce programme, une coopérative et chacun des membres signent un contrat de production de bovins de boucherie par lequel le membre s’engage à se procurer auprès de la coopérative un ou des bons de commande l’autorisant à acquérir des bovins de boucherie au nom de la coopérative. Il s’engage également à élever les bovins à ses frais et à signer, en garantie des obligations contractées, un billet à ordre pour un montant équivalent à celui du bon de commande auquel est ajouté le montant des contributions payables au programme ASRA. Pour sa part, la coopérative s’engage à assurer au programme ASRA les bovins en son nom et à remettre aux membres les recettes provenant de la vente des bovins ainsi que les compensations du programme ASRA payées à leur égard, déduction faite du montant du billet à ordre signé par le membre. Le paragraphe 8 de l’article 15 du programme ASRA stipule que l’entreprise agricole qui adhère au programme doit être propriétaire des produits assurables et fournir à La Financière une preuve assermentée à cet effet si elle lui en fait la demande par écrit. Les 12 coopératives de producteurs de bovins de boucherie qui ont adhéré à la garantie de prêt du MAPAQ sont inscrites au programme ASRA et assurent environ 17 000 bovins engraissés par environ 300 entreprises agricoles. En 2005, le gouvernement fédéral et les provinces, incluant le Québec, ont mis en œuvre le Programme canadien de stabilisation du revenu agricole, ci-après appelé PCSRA, avec un effet rétroactif au 1 er janvier 2003. La mise en œuvre du PCSRA a nécessité une modification au programme ASRA afin de tenir compte des paiements PCSRA dans le calcul indemnitaire et ainsi éviter une double indemnisation. Les produits assurés au programme ASRA sont également couverts par le PCSRA sous la même entité (particulier, société, coopérative, etc.) puisque le PCSRA couvre les revenus agricoles des entreprises, soit la vente des produits dont ils sont 1 de 15
propriétaires. Ces revenus sont compilés aux états financiers des entreprises et transmis à La Financière. Or, quoique les contrats de production de bovins de boucherie entre les coopératives et leurs membres confirment que les coopératives sont propriétaires des animaux, leurs états financiers n’indiquent généralement aucune dépense ou inventaire relié à ces animaux. Les données financières nécessaires à la participation au PCSRA sont plutôt incluses aux états financiers de chacun des membres. Ainsi, ce sont les membres des coopératives qui peuvent participer au PCSRA et non les coopératives elles-mêmes, tel que convenu avec le gouvernement fédéral et les autres provinces. Afin d’opérer adéquatement l’arrimage entre le programme ASRA et le PCSRA, La Financière doit prendre en compte les compensations du programme ASRA de chacun des membres des coopératives, et ce, en fonction du nombre de têtes détenues par chacun d’eux. Tel que stipulé à l’article 22.3 de la Loi modifiant la Loi sur la protection sanitaire des animaux (L.R.Q., c. P-42), il est prévu que la perception des droits exigibles à l’acquis d’ATQ se réalise à même le versement des compensations du programme ASRA. Le calcul des droits exigibles est effectué par ATQ pour chacun des membres de coopératives, puisque ce sont les membres de coopératives qui sont gardiens des animaux qu’ils inscrivent sur leur site de production auprès d’ATQ alors que la coopérative elle-même ne détient aucun site de production identifié chez ATQ. De plus, l’application du calcul de la perception des droits exigibles par membre de coopératives permettra à ATQ d’éliminer l’opération de mise à jour de la liste des membres de coopératives. Cette mise à jour, difficile à établir, est nécessaire en vue de reconstituer un montant global de droits exigibles pour tous les membres constituant une coopérative puisque, à La Financière, les membres sont regroupés sous la coopérative. Par ailleurs, cette façon de faire occasionne aux coopératives des problèmes de répartition entre les membres des compensations reçues via le programme ASRA, puisque La Financière ne peut pas transmettre les renseignements par membre. Dans le cadre de l’entente existante, La Financière transmet par adhérent les données et les renseignements prévus pour le fonctionnement de celle-ci. À la suite de la mise en œuvre du PCSRA et pour assurer l’administration adéquate du PCSRA et du programme ASRA dont La Financière a la responsabilité, la gestion des données des coopératives de producteurs de bovins de boucherie a été scindée par membre de coopératives. Ce changement fait que la perception des droits exigibles en vertu de la Loi sur la protection sanitaire des animaux s’effectue pour chacun des membres de coopératives adhérentes et que les prélèvements s’effectuent à même les versements des compensations du programme ASRA aux coopératives adhérentes. Par conséquent, il est nécessaire que les dispositions prévues à l’entente susmentionnée relativement à la gestion et à la transmission de données et des renseignements s’appliquent à chacun des membres de coopératives adhérentes. 2 de 15
2. OBJET DE LA MODIFICATION À L’ENTENTE La modification proposée à l’entente a pour but de permettre la communication de renseignements nominatifs par le MAPAQ à La Financière, via ATQ, afin de permettre à La Financière de percevoir les droits exigibles pour chaque membre des coopératives adhérentes au programme ASRA dans les secteurs bovins et ovins. Elle vise également à permettre la communication par La Financière de renseignements au MAPAQ, via ATQ, nécessaires au fonctionnement du système d’identification permanente et de traçabilité à l’égard des membres des coopératives adhérentes au programme ASRA pour les producteurs de bovins d’engraissement et d’ovins. 3. ASSISE LÉGALE Les articles 22.1, 22.3 et 22.4 de la Loi sur la protection sanitaire des animaux (L.R.Q., c. P-42) prévoient : 22.1. Le gouvernement peut, par règlement, aux fins d’assurer la traçabilité des animaux, établir un système d’identification en regard d’une espèce ou catégorie d’animal qu’il détermine, obliger l’identification des animaux aux conditions et selon les règles ou les modalités qu’il fixe, prescrire les obligations des propriétaires ou gardiens d’animaux ou de toute autre personne qu’il détermine et déterminer les droits exigibles applicables. Le système d’identification établi en application du premier alinéa ne peut porter que sur les renseignements suivants : les nom et adresse de l’exploitation d’origine de l’animal, les nom et adresse des propriétaires, ou le cas échéant des gardiens, successifs de l’animal, le numéro d’enregistrement de l’exploitation si elle est enregistrée en vertu des dispositions de la section VII.2 de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (chapitre M-14), l’espèce ou la catégorie d’animal visé, l’identification de l’animal, la date de délivrance de l’identification, la date d’identification de l’animal, son sexe, son âge, le cas échéant, l’identification de remplacement, ainsi que les déplacements de l’animal en dehors de l’exploitation d’origine de l’animal. Dans le cas où l’exploitation comprend plus d’un site de production, le système d’identification peut aussi porter sur la localisation de chacun des sites, ainsi que sur les déplacements de l’animal d’un site à l’autre. 22.3. Le ministre peut, par protocole d’entente, confier à un organisme la gestion d’un système d’identification établi en vertu de l’article 22.1. Il peut être prévu au protocole d’entente un programme d’inspection. Ce protocole d’entente peut prévoir notamment les modalités d’application de ce programme, ainsi que la rémunération et les autres dépenses des inspecteurs qui sont à la charge de l’organisme qui est partie au protocole d’entente. 3 de 15
L’organisme peut déterminer les droits exigibles applicables aux personnes visées au premier alinéa de l’article 22.1 pour défrayer le coût de la gestion du système d’identification, incluant notamment le coût du matériel servant à l’identification. Les droits ainsi déterminés entrent en vigueur à la date fixée par le ministre. Un avis indiquant les droits et leur date d’entrée en vigueur est publié dans un journal agricole au moins 15 jours avant cette date. Les sommes perçues par l’organisme lui sont dévolues. Dans le cas où le protocole d’entente prend fin, le ministre publie un avis à cet effet dans un journal agricole ou à la Gazette officielle du Québec dans les 30 jours de la fin du protocole. Le ministre perçoit les droits exigibles déterminés par l’organisme, lesquels continuent de s’appliquer jusqu’à la date à laquelle de nouveaux droits s’appliquent. Les sommes perçues sont versées au fonds consolidé du revenu. 22.4. Le ministre peut, conformément à la loi, conclure une entente avec le ministre de l’Agriculture et de l’Agroalimentaire du Canada, le ministre des Pêches et des Océans du Canada ou l’Agence canadienne d’inspection des aliments ou un organisme qui administre un système d’identification des animaux établi en vertu de la Loi sur la santé des animaux (Lois du Canada, 1990, chapitre 21), ou avec La Financière agricole du Québec pour recueillir de ces derniers ou leur communiquer un renseignement personnel nécessaire à l’application d’un système d’identification des animaux établi en vertu de l’article 22.1, notamment pour identifier, y compris par une comparaison de fichiers, l’exploitation d’origine d’un animal, ses déplacements, ainsi que ses propriétaires ou détenteurs successifs. Le ministre ou, le cas échéant, l’organisme mandaté en vertu de l’article 22.3, peut, aux fins d’identifier des personnes visées par une entente mentionnée au présent article, communiquer leur nom, adresse et numéro d’enregistrement d’exploitation agricole. Le ministre ou l’organisme qui reçoit ces renseignements doit les détruire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été communiqués sont accomplies à moins qu’il n’ait légalement droit de les conserver. Ces ententes précisent notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en oeuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Ces ententes sont soumises pour avis à la Commission d’accès à l’information selon les modalités prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). 4 de 15
Les articles 2, 4, 20, 21, 28.1, 28.2 et 29 du Règlement sur l’identification et la traçabilité de certains animaux (2004, G.O. II, 1481) pris en vertu de la Loi sur la protection sanitaire des animaux prévoient : 2. Le système d’identification des animaux que gère le ministre de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation ou, selon le cas, l’organisme gestionnaire comporte les renseignements suivants : 1° les nom et adresse de l’exploitation d’origine de l’animal; 2° les nom et adresse des propriétaires ou, le cas échéant, des gardiens, successifs de l’animal; 3° le numéro d’enregistrement de l’exploitation si elle est enregistrée en vertu des dispositions de la section VII.2 de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (L.R.Q., c. M-14); 4° la mention qu’il s'agit d’un bovin ou d’un ovin; 5° la catégorie à laquelle l’animal appartient; 6° l’identification de l’animal, y compris celle reconnue en vertu d’un autre système d’identification établi par un gouvernement au Canada ou par l’autorité concernée du pays d’origine de l’animal; 7° la date de délivrance des étiquettes; 8° la date d’identification de l’animal; 9° le sexe de l’animal; 10° l’âge de l’animal ou, s’il ne provient pas du Québec, son âge ou son poids; 11° le cas échéant, l’identification de remplacement en cas de perte de l’identification; 12° la date et l’heure des déplacements de l’animal ainsi que le numéro du site d’où il provient et celui du site où il est déplacé; 13° si l’exploitation comprend plus d’un site de production, le numéro de site de chacun d’eux; 14° le numéro d’immatriculation du véhicule ainsi que, le cas échéant, celui de la remorque ou de la semi-remorque qui ont servi au transport de l’animal. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, on entend par : « exploitation » : l’exploitation agricole; « exploitation d’origine » : l’exploitation où est né un animal ou la première exploitation qui reçoit un animal né au Québec hors d’une exploitation; « numéro de site » ou « numéro du site » : le numéro attribué par le ministre ou, selon le cas, par l’organisme gestionnaire, à un lieu où se trouvent des animaux visés au premier alinéa de l’article 1 ou à un lieu destiné à les recevoir; « organisme gestionnaire » : l’organisme qui s’est vu confier la gestion du système d’identification en application de l’article 22.3 de la Loi sur la protection sanitaire des animaux (L.R.Q., c. P-42); 5 de 15
« site de production » : le bâtiment d’élevage ou le pâturage où sont gardés les animaux des espèces mentionnées à l’article 1; « véhicule » : un véhicule motorisé qui peut circuler sur un chemin. 4. Le ministre ou, selon le cas, l’organisme gestionnaire délivre ou fait délivrer les étiquettes électroniques, les étiquettes avec code à barres et les étiquettes vierges : 1° à la demande du propriétaire ou du gardien des animaux qui se trouvent à l’exploitation; 2° à la demande de l’importateur pour les animaux qu’il importe de l’extérieur du Canada; 3° à la demande du responsable de l’établissement servant à la vente aux enchères d’animaux vivants pour les cas de perte d’étiquettes. Dans le cas de jeu d’étiquettes électronique ou avec code à barres, la personne visée au premier alinéa ne peut commander que par série de 9 ou 29 jeux dans le cas des étiquettes prévues pour l’identification des bovins et par série de 10 ou 50 jeux dans le cas des étiquettes prévues pour l’identification des ovins. La personne visée au paragraphe 1 ou 2 du premier alinéa doit transmettre, au moment de sa demande, ses nom et adresse de même que les renseignements visés aux paragraphes 3 et 4 du premier alinéa de l’article 2 à la personne délivrant les étiquettes. Celle visée au paragraphe 3° du premier alinéa doit lui transmettre ses nom et adresse et le renseignement visé au paragraphe 4 du premier alinéa de l’article 2. 20. Toute personne qui reçoit un animal doit transmettre au ministre ou, selon le cas, à l’organisme gestionnaire les renseignements suivants, dans les cas et délais suivants : 1° ses nom et adresse, les renseignements visés aux paragraphes 3°, 4°, 6°, 9°, 10°, 12° et 13° du premier alinéa de l’article 2 et les nom et adresse du propriétaire ou, le cas échéant, du gardien précédent ou, s’il n’est pas en mesure de transmettre ces derniers renseignements, les nom et adresse du transporteur ainsi que le numéro d’immatriculation du véhicule ainsi que, le cas échéant, celui de la remorque ou de la semi-remorque qui ont servi au transport de l’animal, pour un animal reçu à l’exploitation sauf si les renseignements sont transmis en application des sections III ou IV, dans les 7 jours suivant l’arrivée de l’animal à l’exploitation ou avant sa sortie de l’exploitation, selon la première éventualité; 2° ses nom et adresse, les renseignements visés aux paragraphes 6° et 12° du premier alinéa de l’article 2 et les nom et adresse du propriétaire ou, le cas échéant, du gardien précédent ou, s’il n’est pas en mesure de transmettre ces derniers renseignements, les nom et adresse du transporteur ainsi que le numéro d’immatriculation du véhicule ainsi que, 6 de 15
le cas échéant, celui de la remorque ou de la semi-remorque qui ont servi au transport de l’animal, pour un animal reçu dans tout lieu autre qu’une exploitation ou qu’un pâturage communautaire et sauf si les renseignements sont transmis en application des sections III ou IV ou de l’article 25, dans les 7 jours de la réception ou de la fin de la tenue de l’exposition de l’animal ou de la récupération ou de la réception de l’animal mort, selon le cas. 21. Tout propriétaire ou gardien d’animaux qui achemine un animal à un pâturage communautaire doit transmettre au ministre ou, selon le cas, à l’organisme gestionnaire ses nom et adresse, ceux du responsable de la gestion du pâturage et les renseignements visés aux paragraphes 3, 6, 12 et 14 du premier alinéa de l’article 2 dans les 7 jours suivant l’arrivée de l’animal à ce pâturage ou, avant sa sortie du pâturage, selon la première éventualité. Dans le présent règlement, on entend par « pâturage communautaire » un site où des animaux provenant d’exploitations différentes peuvent se retrouver. 28.1. Les droits exigibles sont fixés à : 1° 3 $ par jeu d’étiquettes électronique et avec code à barres pour une série de 9 jeux et de 2 $ par jeu de ces étiquettes pour une série de 29 jeux, pour la délivrance des étiquettes commandées en application de l’article 4; 2° 3,48 $ pour une étiquette électronique et 1,32 $ pour une étiquette avec codes à barres, qui est destinée à compléter l’identification et qui porte le même numéro que celui apparaissant sur l’étiquette déjà apposée sur l’animal, pour la délivrance des étiquettes commandées en application de l’article 4; 3° 0,70 $ par étiquette vierge pour la délivrance des étiquettes commandées en application de l’article 4; 4° 2 $ pour l’inscription par le ministre ou, selon le cas, l’organisme gestionnaire des renseignements transmis en application de l’article 20, à l’égard de chaque animal visé par ces renseignements qui est reçu à l’exploitation, sauf si le deuxième alinéa de l’article 12 s'applique ou s’il s’agit d’animaux destinés à la production laitière ou de type « boucherie » destinés à des fins de reproduction. 28.2. Les droits visés aux paragraphes 1 à 3 de l’article 28.1 doivent être payés au moment de la commande des étiquettes et ceux visés au paragraphe 4 de cet article doivent l’être au moment de la transmission des renseignements visés par ce paragraphe ou, au plus tard le 30 juin ou le 31 décembre de chaque année, selon la plus hâtive de ces deux dates. 7 de 15
29. Tout propriétaire ou gardien d’animaux doit, avant le 15 avril 2002, identifier ou faire identifier à l’exploitation tout animal qu’il détient au Québec le 14 avril 2002 par l’apposition d’une étiquette électronique sur l’une des oreilles de l’animal et d’une étiquette avec code à barres sur l’autre oreille; les deux étiquettes doivent être conformes aux exigences de l’article 3 et porter le même numéro d’identification. En outre, il doit transmettre au ministre ou, selon le cas, à l’organisme gestionnaire ses nom et adresse, les nom et adresse de l’exploitation de même que les renseignements visés au paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 2, si dans ce dernier cas il les connaît ou aurait dû les connaître, et ceux visés aux paragraphes 3° à 10° et 13° de cet alinéa avant le 1 er juin 2002 ou avant la sortie de l’animal de l’exploitation, selon la première éventualité. Les articles 83, 83.1 et 93 du programme ASRA prévoient : 83. La Financière agricole peut conclure avec un groupement d’adhérents un accord relatif à toute mesure appropriée pour la mise en application du Programme et pour le prélèvement, à même les compensations qu’elle verse en vertu du Programme, des contributions exigibles en vertu d’un plan conjoint approuvé par la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec. 83.1. La Financière agricole peut également conclure avec Agri-Traçabilité Québec inc. un accord relatif à toute mesure appropriée pour la mise en application du Programme et pour le prélèvement, à même les compensations qu’elle verse en vertu du Programme, des droits exigibles en vertu de la Loi sur la protection sanitaire des animaux (L.R.Q., c. P-42). 93. Le droit à la compensation prévue à la présente section est subordonné au paiement par l’adhérent de toute contribution exigible selon les plans conjoints suivants : 1 o le Plan conjoint des producteurs d’ovins du Québec approuvé par la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec par sa décision 3494 du 29 septembre 1982 (1982, G.O. 2, 4081); 2 o le Plan conjoint des producteurs de bovins du Québec approuvé par la Régie des marchés agricoles et alimentaires du Québec par sa décision 3388 du 5 mai 1982 (1982, G.O. 2, 945); […]. 8 de 15
L’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec (L.R.Q., c. L-0.1) prévoit : 28. L’association accréditée en vertu de la Loi sur les producteurs agricoles (chapitre P-28), une fédération ou un syndicat spécialisé constitués en vertu de la Loi sur les syndicats professionnels (chapitre S-40) ou un office constitué en vertu de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1) peut prendre entente avec la société pour recueillir des renseignements personnels nécessaires pour vérifier l’application des plans conjoints visés par la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche et ses règlements ou pour établir objectivement le niveau des cotisations ou contributions obligatoires en vertu de la Loi sur les producteurs agricoles ou pour en assurer le paiement. L’entente précise notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en oeuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Cette entente est soumise pour avis à la Commission d’accès à l’information selon les modalités prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). L’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1, ci-après Loi sur l’accès) prévoit : 70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. La Commission doit prendre en considération: 1° la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à l’article 68.1; 2° l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60 jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente. Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours. L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution. 9 de 15
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables. Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut, durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente. L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au cinquième alinéa. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS À l’exception des ajouts qui sont soulignés, les renseignements échangés sont les mêmes que ceux décrits dans l’entente de juin 2004, soit : 4.1 Renseignements communiqués par La Financière agricole au MAPAQ, via son mandataire ATQ, afin de déterminer la clientèle visée par la communication, composée de tous les adhérents au programme ASRA dans les produits bouvillons et bovins d’abattage, veaux de grain, veaux de lait et agneaux (ces adhérents devant acquitter leurs droits exigibles déterminés par ATQ et transmettre, le cas échéant, les renseignements relatifs à la traçabilité des bovins déplacés) : a) numéro de client de La Financière agricole incluant ceux attribués aux membres d’une coopérative adhérente; b) numéro d’identification ministériel (NIM et/ou CP 12) selon la disponibilité pour la clientèle visée; c) raison sociale ou nom de l’exploitation agricole; d) nom du demandeur ou du membre d’une coopérative; e) adresse de correspondance; f) code postal; g) municipalité; h) numéro de téléphone; i) numéro de site. 10 de 15
4.2 Renseignements communiqués pour la perception des droits exigibles : par La Financière agricole au MAPAQ, via ATQ : a) le numéro de client à La Financière agricole incluant ceux attribués aux membres d’une coopérative adhérente; b) le produit concerné (bouvillons et bovins d’abattages, veaux de lait, veaux de grain, agneaux); c) le statut du dossier (assuré/fermé/arrêt de production); d) la date de début de statut d’assurance; e) la liste des numéros de boucles, soit les identifiants déclarés à La Financière agricole et représentant chaque tête entrée (ou reçue) sur chaque entreprise (site) assurée dans ce secteur regroupant ainsi, pour chaque propriétaire ou membre d’une coopérative de bovins d’engraissement couverts par le programme ASRA tous les numéros de boucles associés au propriétaire ou membre d’une coopérative; f) le ou les sites de destinations pour chacune des boucles dans la liste et appartenant à un même client assuré ou à un membre d’une coopérative; g) la date d’entrée des animaux sur le site pour chaque boucle dans la liste; h) l’année d’assurance; i) le montant perçu; j) la date de la perception; k) le solde; l) le débit ou le crédit; m) le montant radié le cas échéant. du MAPAQ, via ATQ, à la Financière agricole : a) le numéro de client à La Financière agricole incluant ceux attribués aux membres d’une coopérative adhérente; b) le produit concerné (bouvillons et bovins d’abattages, veaux de lait, veaux de grain, agneaux); c) l’année d’assurance; d) le montant par boucle ou animal; e) le nombre total de boucles ou d’animaux pour l’année; f) le montant total à percevoir pour l’année. 11 de 15
4.3 Renseignements communiqués pour la fiabilité du système d’identification : par La Financière agricole au MAPAQ, via ATQ : a) le numéro de client à La Financière agricole incluant ceux attribués aux membres d’une coopérative adhérente; b) le produit (bouvillons et bovins d’abattages, veaux de lait, veaux de grain); c) le numéro de la boucle de l’animal déplacée ou de celle posée (né à la ferme), le cas échéant; d) le numéro de la boucle d’origine; e) la provenance des animaux; f) la date de transaction (date d’entrée ou de naissance, le cas échéant, ainsi que celle de la sortie pour les sorties hors Québec); g) la date de réception des documents; h) le sexe; i) le poids d’entrée ou de sortie; j) le site de provenance; k) le site de destination; l) information complémentaire sur le statut de chaque boucle (MOR= mort et pas de date disponible, REM = boucle remplacée); m) la province/état de provenance (pour les transactions avec l’extérieur du Québec qui seraient sans site de provenance); n) province/état de destination (pour les transactions avec l’extérieur du Québec qui seraient sans site de destination). du MAPAQ, via ATQ, à La Financière agricole : a) le numéro de client à La Financière agricole incluant ceux attribués aux membres d’une coopérative adhérente; b) la liste des numéros de site; c) le type de site (producteur laitier ou boucherie, encan, abattoir, etc.); d) la description du site (adresse si disponible ou description du lieu physique où sont gardés les animaux); e) le code géographique (BSQ) de la municipalité; f) la position géoréférencée de chacun des sites. 12 de 15
5. MODALITÉS DE COMMUNICATION Les mêmes modalités que dans l’entente 04 08 17 ont été reprises à quelques exceptions près qui sont soulignées. 5.1 CONCERNANT LA FRÉQUENCE Le MAPAQ, par l’intermédiaire de son mandataire ATQ, et La Financière agricole auront accès aux renseignements de façon récurrente, soit en temps réel et de façon continue au fur et à mesure que les renseignements sont disponibles sur le serveur dédié à cet effet. 5.2 CONCERNANT LES MÉCANISMES D’ACCÈS Les communications de renseignements stipulés à la présente entente s’effectueront en respectant les mesures de confidentialité et de sécurité prévues au point 5.3 ci-après. La communication s’effectue par le dépôt sur un serveur dédié à la communication sécurisée des renseignements nécessaires regroupés sous forme de table informatique selon l’usage auquel ils sont destinés, soit pour la perception des droits exigibles ou pour la fiabilité du système d’identification et de traçabilité d’animaux. Le serveur est situé dans les bureaux de la Financière agricole et des accès ou liens dédiés exclusivement aux communications entre les parties sont mis en place. Seuls les intervenants autorisés pourront recevoir les communications requises et y avoir accès. 5.3 CONCERNANT LES MESURES DE SÉCURITÉ Le MAPAQ, par l’intermédiaire d’ATQ, communique à La Financière et celle-ci communique au MAPAQ, par l’intermédiaire d’ATQ, seulement les renseignements nécessaires à la réalisation de la présente entente. Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements personnels qui lui sont communiqués. Chaque partie garantit qu’en aucun cas, ils ne seront divulgués à un tiers sans le consentement de la personne concernée et garantit qu’ils ne seront utilisés que pour la réalisation de l’entente. Le MAPAQ s’engage à ce que les renseignements personnels qui lui sont communiqués par La Financière agricole, par l’intermédiaire de son mandataire ATQ, ne soient accessibles qu’aux seuls employés du MAPAQ et aux seuls employés d’ATQ à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. La Financière agricole s’engage à ce que les renseignements personnels qui lui sont communiqués par le MAPAQ, par l’intermédiaire de son mandataire ATQ, ne soient accessibles qu’aux seuls 13 de 15
employés de La Financière agricole à qui ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. De plus, le MAPAQ, ATQ et La Financière agricole s’engagent entre autres à : a) informer et à diffuser des directives à l’intention de leur personnel et à celui d’ATQ dans le cas du MAPAQ, quant aux obligations stipulées à la présente entente et quant au respect de la Loi sur l’accès; b) prendre toutes les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements personnels afin que leur confidentialité soit garantie, tant lors de leur utilisation que lors de leur conservation; c) détruire, le cas échéant, conformément au Guide pour la destruction des documents renfermant des renseignements personnels, les renseignements personnels communiqués par l’une ou l’autre des parties dès qu’ils ne sont plus nécessaires. 6. ANALYSE Dans le cadre de l’entente existante, La Financière transmet au MAPAQ les renseignements prévus pour le fonctionnement du programme ASRA pour chacun des adhérents au programme. À la suite de la mise en œuvre du PCSRA et pour assurer l’administration adéquate du PCSRA et du programme ASRA dont La Financière a la responsabilité, le projet d’entente présenté permettra de scinder les données des coopératives de producteurs de bovins de boucherie par membre de coopératives. Les changements apportés permettent un calcul de la perception des contributions exigibles au Plan conjoint des producteurs de bovins du Québec et des droits exigibles en vertu de la Loi sur la protection sanitaire des animaux pour chacun des membres de la coopérative ainsi que les prélèvements à même le versement des compensations du programme ASRA aux coopératives. Par ailleurs, comme le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec, il faut préciser que, conformément à cet article, l’entente précise la nature des renseignements transmis, les moyens mis en oeuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité. Cet article prévoit également que l’entente est soumise pour avis à la Commission d’accès à l’information selon les modalités prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès. L’article 70 prévoit notamment que la Commission doit prendre en considération l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit communication. Concernant ces aspects, il y a lieu de souligner que la Fédération qui reçoit les renseignements représente les producteurs de bovins qui ont demandé à ce que la perception des droits exigibles soit automatisée. Et c’est, entre autres, pour faire rapport de cette procédure que les renseignements sont communiqués. 14 de 15
7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - il est soumis à la Commission en vertu de l’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec; - conformément à l’article 28, il précise notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en oeuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité; - il respecte les modalités prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès; - il prévoit des modalités visant à informer les personnes concernées. Ces constats faits, la Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée. 15 de 15
Québec, le 5 février 2007 Madame Christine Massé Responsable de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels La Financière agricole du Québec 1400, boul. de la Rive-Sud, 4 e étage Lévis (Québec) G6W 8K7 V/Réf. : 05127CM N/Réf. : 06 17 38 Madame, Vous trouverez ci-joint l’avis de la Commission d’accès à l’information portant sur une modification à l’entente concernant la communication de renseignements personnels entre le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ), La Financière agricole du Québec et Agri-Traçabilité-Québec inc. (ATQ). La Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - il est soumis à la Commission en vertu de l’article 28 de la Loi sur La Financière agricole du Québec; - conformément à l’article 28, il précise notamment la nature des renseignements transmis, les moyens mis en oeuvre pour en assurer la confidentialité ainsi que les mesures de sécurité; - il respecte les modalités prévues à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; - il prévoit des modalités visant à informer les personnes concernées.
2 La Commission émettra un avis favorable sur réception de l’entente signée. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M. Yvon Bougie, MAPAQ M me Linda Marchand, ATQ
Québec, le 27 mars 2007 Madame Christine Massé Responsable de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels La Financière agricole du Québec 1400, boul. de la Rive-Sud, 4 e étage Lévis (Québec) G6W 8K7 V/Réf. : 05127CM N/Réf. : 06 17 38 Madame, La Commission d'accès à l'information a bien reçu l’entente modifiée concernant la communication de renseignements personnels entre le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ), La Financière agricole du Québec et Agri-Traçabilité-Québec inc. (ATQ). Cette entente est signée par les autorités des organismes concernés et conforme à la demande exprimée par la Commission dans sa lettre du 5 février 2007. La Commission émet donc un avis favorable à cette entente. Veuillez agréer, Madame, l’expression de nos sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules c.c. M me Hélène Vincent, MAPAQ M me Linda Marchand, ATQ
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