ENTENTE EN VERTU DE LA LOI SUR L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (L.R.Q., c. A-2.1) ENTRE LA MINISTRE DE L’ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT, pour et au nom du gouvernement du Québec, agissant par M. Michel Boivin, sous-ministre; (ci-après appelée la « Ministre »), ET L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC, organisme constitué en vertu de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q., c. I-13.011) ayant son siège au 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage, Québec (Québec) G1R 5T4, agissant par M. Yvon Fortin, directeur général, dûment autorisé aux fins des présentes; (ci-après appelé l’« Institut »),
ATTENDU QU’en vertu de l’article 2 de la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec (L.R.Q., c. I-13.011, ci-après appelée la « Loi sur l’Institut »), production et de diffusion de l’information statistique pour les ministères et organismes responsable de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général; ATTENDU QUE l’article 5 de la Loi sur l’Institut énonce que pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec; ATTENDU QUE l’Institut doit obtenir, pour son compte, des renseignements détenus par la Ministre afin de réaliser l’Étude longitudinale du développement des enfants du Québec (ci-après appelée « ÉLDEQ »); ATTENDU QUE le premier paragraphe du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels (L.R.Q., C. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ») prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion; ATTENDU QUE le deuxième alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès, prévoit que cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite; ATTENDU QUE l’article 70 de la Loi sur l’accès indique qu’une entente, visée par l’article 68 de cette loi, doit être soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis;/2 l’Institut constitue le lieu privilégié de du gouvernement et qu’il est le un renseignement personnel à un
ATTENDU QU’en vertu de l’article 67.3 de la Loi sur l’accès, la Ministre doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée à l’article 68 de cette loi; ATTENDU QUE la Commission d’accès à l’information pour communiquer, à des personnes ou des organismes qui n’y sont pas prévus, des renseignements visés relativement à la gestion du fichier des élèves handicapés et en difficulté d’adaptation ou d’apprentissage (EHDAA) tiré du « Fichier DCS »; ATTENDU QUE la Ministre doit, conformément à l’article 63.1 de la Loi sur l’accès, prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. EN CONSÉQUENCE, les parties conviennent de ce qui suit : 1. OBJET DE L’ENTENTE La présente entente a pour objet de permettre à la Ministre de communiquer à renseignements qu’elle détient, qui sont identifiés aux Annexes A et B et qui sont entre autres nécessaires à l’Institut pour les fins méthodologiques de fiabilité et d’objectivité. 2. PROVENANCE COMMUNIQUÉS 2.1 L’Institut séquentiel avec le code permanent ou, le cas échéant, avec le nom, le prénom, la date de naissance et le sexe de chacun des enfants suivis dans le cadre de l’ÉLDEQ ainsi que le nom et le prénom de leurs parents./3 Ministre doit obtenir l’autorisation de la par les prescriptions qu’elle a émises personnels collectés, utilisés, l’Institut, pour son compte, certains ET NATURE DES RENSEIGNEMENTS communique à la Ministre un numéro
/4 2.2 À partir des renseignements prévus à l’article 2.1, la Ministre vérifie si l’enfant ainsi identifié apparaît dans son « Fichier DCS », le plus à jour, et communique à l’Institut les renseignements prévus aux Annexes A et B. 3. MODALITÉS DE COMMUNICATION 3.1 Mécanisme d’accès La communication des renseignements se fait : a) sur support informatique et la structure des données respecte le format prescrit par la Ministre; et b) par messagerie interne, par transporteur sécuritaire ou par télécommunication sécurisée. 3.2 Fréquence Pour l’Annexe A : 3.2.1 À compter de l’année 2007, l’Institut transmet à la Ministre, au plus tard le 19 novembre de chaque année, les renseignements prévus à l’article 2.1. 3.2.2 À partir des renseignements prévus à l’article 3.2.1 pour une année, la Ministre transmet à l’Institut, au plus tard le 30 novembre de la même année, les renseignements prévus à l’Annexe A. 3.2.3 L’Institut transmet à la Ministre, au plus tard le 28 janvier suivant la date prévue pour la transmission mentionnée à l’article 3.2.2, les renseignements prévus à l’article 2.1. 3.2.4 À partir des renseignements prévus à l’article 3.2.3, la Ministre transmet à l’Institut, au plus tard le 15 février de la même année, les renseignements prévus à l’Annexe A.
Pour l’Annexe B : 3.2.5 À compter de l’année 2008, l’Institut transmet à la Ministre, au plus tard le 20 mars de chaque année, les renseignements prévus à l’article 2.1. 3.2.6 À partir des renseignements prévus à l’article 3.2.5, la Ministre transmet à l’Institut, au plus tard le : a) b) 4. OBLIGATIONS RENSEIGNEMENTS 4.1 Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont communiqués. À cette fin, chaque partie s’engage, le cas échéant, à prendre les mesures de sécurité suivantes : a) ne divulguer les renseignements prévus à l’Annexe A qu’aux seules personnes visées par les consentements écrits recueillis auprès des parents; b) à l’exception des renseignements concernant le code de difficulté et le type de regroupement, ne divulguer les renseignements prévus à l’Annexe B qu’aux seuls employés de l’Institut ou aux personnes mandatées par ce dernier en vertu de l’article 67.2 de la Loi sur l’accès; c) ne divulguer les renseignements concernant le code de difficulté et le type de regroupement prévus à l’Annexe B qu’aux seuls employés de l’Institut; d) veiller à ce que les personnes non autorisés ne puissent accéder aux renseignements, en appliquant toutes les mesures de sécurités nécessaires;/5 24 avril 2008, les renseignements prévus à l’Annexe B et couvrant les années scolaires 2002-2003 à 2007-2008; 24 avril de chaque année subséquente, les renseignements prévus à l’Annexe B et couvrant l’année scolaire en cours. DÉCOULANT DE LA RÉCEPTION DE
e) n’intégrer, communiqués personnes concernées; f) détruire de façon sécuritaire les fichiers reçus dès que l’objet pour lequel ils ont été obtenus a été accompli. 4.2 La Ministre s’engage à tenir un registre des échanges qu’elle effectue et y indiquer : a) la date de chaque communication; b) l’organisme destinataire; c) la nature des renseignements communiqués; d) les fins pour lesquelles ces renseignements sont communiqués; e) la raison justifiant la communication. 4.3 Chaque partie s’engage également à : a) aviser manquement aux mesures de sécurité et de tout événement confidentiel des renseignements; b) collaborer à toute enquête ou vérification concernant le respect échangés. 4.4 Au sein de chaque organisme, seuls les employés dont les fonctions renseignements communiqués par l’autre partie. 4.5 Afin de s’assurer que l’accessibilité aux renseignements communiqués autorisés, chaque partie nomme les employés autorisés à recevoir les renseignements et fournit à l’autre une liste des personnes ainsi autorisées, qu’elle tient à jour, et qui indique : leurs nom et prénom; leurs titre et fonction; leurs adresse et numéro de téléphone au travail./6 s’il y a lieu, les renseignements que dans les seuls dossiers des immédiatement l’autre partie de tout pouvant porter atteinte au caractère de la confidentialité des renseignements le requièrent peuvent accéder aux soit restreinte aux seuls employés
/7 4.6 Les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont stockés les renseignements transférés sont conformes aux normes et pratiques en vigueur au sein de chaque organisme. 4.7 Chaque partie s’engage à prendre fait et cause pour la partie qui communique les renseignements si une poursuite était dirigée contre cette dernière en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable à la partie qui reçoit les renseignements par son fait ou celui de ses préposés, employés ou de ses mandataires. 4.8 Chaque partie s’engage à n’utiliser les renseignements qui lui sont communiqués, dans le cadre de la présente entente, que pour les fins pour lesquelles ils ont été obtenus. 5. OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS 5.1 Les renseignements qu’une partie porte à la connaissance de l’autre partie sont une copie fidèle de ceux qu’elle détient, sans garantie d’exactitude. La partie qui accède aux renseignements convient que celle qui les fournit ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la communication ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. 5.2 Chaque partie s’efforce de respecter les échéances de l’autre partie, compte tenu néanmoins de ses propres priorités administratives. 5.3 Les parties s’informent mutuellement dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours de toute modification à leurs programmes respectifs susceptible, lors de sa mise en vigueur, d’avoir une répercussion sur la présente entente, dont notamment la structure et les formats de leurs fichiers de renseignements nécessaires à l’application de la présente entente.
/8 6. RÉSILIATION 6.1 Chaque partie peut, en tout temps, résilier pour cause la présente entente au moyen d’un avis expédié à l’autre partie par courrier recommandé ou certifié qui indique les motifs et fixe la date de résiliation, laquelle ne pourra être antérieure au soixantième (60 e ) jour suivant la date de l’avis. 6.2 La partie qui résilie ainsi cette entente ne peut en aucun cas être tenue de payer des dommages et intérêts ou autre compensation à l’autre partie. 6.3 La partie qui reçoit l’avis peut, à la satisfaction de l’autre partie, remédier au défaut identifié avant l’expiration du délai imparti pour la résiliation. En pareil cas, l’entente n’est pas résiliée. 7. DISPOSITIONS DIVERSES 7.1 Avis Tout avis qu’une partie peut ou doit donner en vertu de la présente entente (désignation, modification, résiliation) doit être adressé comme suit : Pour la Ministre : Le sous-ministre Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport Bureau du sous-ministre 1035, rue De La Chevrotière Québec (Québec) G1R 5A5 Pour l’Institut : Le directeur général Institut de la statistique du Québec 200, chemin Sainte-Foy, 5 e étage Québec (Québec) G1R 5T4
/9 7.2 Responsables de l’application de l’entente En collaboration avec la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels au sein de chaque organisme, les personnes responsables de l’application de la présente entente sont les suivantes : Pour la Ministre : Le directeur de la Direction de la recherche, des statistiques et des indicateurs Pour l’Institut : Le directeur de la Direction Santé Québec 8. ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE 8.1 Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la présente entente, de même que toute modification éventuelle, entre en vigueur sur avis favorable de la Commission d’accès à l’information. À défaut d’avis dans les délais prévus par cette loi, les parties procéderont à son exécution au plus tard soixante (60) jours après sa réception par la Commission d’accès à l’information, à moins d’un avis de prolongation de cette dernière. 8.2 La présente entente est d’une durée d’un (1) an à compter de son entrée en vigueur. Elle se renouvelle annuellement par tacite reconduction sauf si l’une des parties transmet à l’autre partie, par courrier recommandé ou certifié, au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la date d’échéance annuelle, un avis écrit à l’effet qu’elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications. Dans ce dernier cas, elle doit préciser la nature des modifications.
/10 8.3 La transmission d’un avis de modification n’empêche pas le renouvellement de la présente entente par tacite reconduction pour une période d’un (1) an. Si les parties ne s’entendent pas sur les modifications à apporter à l’entente, celle-ci prend fin, sans autre avis, au terme de cette période de reconduction. EN FOI DE QUOI, la présente entente est signée en deux (2) exemplaires, À QUÉBEC, POUR LA MINISTRE DE L’ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT, ______________________ ______________ Michel Boivin, DATE Sous-ministre À QUÉBEC, POUR L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC, ______________________ _____________ Yvon Fortin, DATE Directeur général
ANNEXE A Renseignements nécessaires à des fins méthodologiques et de communication auprès des répondants (enfants et leur famille) ou des organisations scolaires visées (écoles et commissions scolaires) par l’ÉLDEQ L’échange de renseignements a lieu jusqu’à deux (2) fois par année civile pour l’ensemble des enfants de l’ÉLDEQ ayant été sollicités au moins une (1) fois pour participer aux collectes de données (pré-tests ou enquêtes) depuis qu’ils sont en âge de fréquenter le système scolaire. Dans le cas des enquêtes, il s’agit de 2001 enfants. Dans le cas des pré-tests, il s’agit de 123 enfants. a) présence de l’élève : élève inscrit et présent dans l’organisme scolaire à la date du 30 septembre; b) organisme : code de la commission scolaire et numéro de l’école; c) nom et prénom de l’élève; d) code de bâtiment et coordonnées : le bâtiment où l’élève du réseau public reçoit son enseignement; e) domicile permanent de l’élève : numéro du domicile, voie (rue, ave, route, etc.), municipalité, code postal, lieu du domicile, numéro de téléphone.
ANNEXE B Renseignements nécessaires à des fins méthodologiques et d’analyses de données réalisées par l’Institut L’échange de renseignements a lieu une (1) fois par année civile pour l’ensemble de l’échantillon admissible au suivi longitudinal après la première collecte de données enquête (E1) de l’ÉLDEQ, i.e. 2120 enfants. a) le statut de l’élève (élève pensionnaire pour la date de référence du 30 septembre); b) dans le cas où l’enfant ne va pas à l’école prescrite par sa zone de résidence (maladie, famille d’accueil, programme spécial non disponible, etc.), le type d’entente et les organismes en cause (commission scolaire, hôpitaux, centre d’accueil, etc.) qui vont assurer la scolarisation de l’enfant; c) le type de classe spéciale (ex. programme de soutien à l’apprentissage du français, immersion française, rattrapage, etc.); d) le code de difficulté et le type de regroupement (ex. enseignement spécial ou aide à l’élève dans un groupe); e) l’existence d’un plan d’intervention actif (pour aider l’enfant); f) l’utilisation des services de garde et de surveillance du midi de l’école (ainsi que le code de bâtiment si la garde n’est pas dans le bâtiment où l’élève reçoit son enseignement); g) le transport scolaire (nature du service offert par l’école et l’organisme scolaire mandaté pour organiser ce service). h) l’ordre d’enseignement (préscolaire, primaire ou secondaire) et le type d’enseignement (moral et religieux); i) au primaire, le cycle d’enseignement et le nombre d’années de fréquentation à l’intérieur du cycle d’enseignement; j) les indicateurs de conformité (codes mis en place pour assurer la validité des renseignements fournis dans la Déclaration de l’effectif scolaire même s’ils dérogent aux normes ou règles établies); k) les langues parlées par l’enfant (maternelle, parlée à la maison et la langue d’enseignement).
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