AVIS DE LA COMMISSION D’ACCÈS À L’INFORMATION
CONCERNANT UNE ENTENTE DE COMMUNICATION EN VERTU DE LA LOI SUR
L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ENTRE
LA RÉGIE DE L’ASSURANCE MALADIE DU QUÉBEC
ET
L’INSTITUT DE LA STATISTIQUE DU QUÉBEC
DOSSIER : 1013349
Mai 2016
Dossier : 1013349
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1. CONTEXTE
Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels
1
, l’Institut de la
statistique du Québec (ISQ) a présenté pour avis, à la Commission d’accès à
l’information (la Commission), un projet intitulé : « Entente de communication de
renseignements concernant l’Enquête sur l’expérience des patients atteints de
cancer et en transition entre la Régie de l’assurance maladie du Québec et l’Institut
de la statistique du Québec » (l’Entente).
Selon la Loi sur l’Institut de la statistique du Québec
2
, l’ISQ a pour mission de
fournir des informations statistiques fiables et objectives sur la situation du Québec
quant à tous les aspects de la société québécoise pour lesquels de telles
informations sont pertinentes. Il est le responsable de toutes les enquêtes
statistiques d’intérêt général
3
.
À ce titre, l’ISQ a été mandaté par le Partenariat canadien contre le cancer
4
pour
réaliser le volet québécois d’une étude pancanadienne quant à l’expérience des
patients atteints de cancer (l’Étude). Cette Étude permettra de mieux comprendre
les expériences et le point de vue des patients atteints de cancer et des survivants
au moment de la transition entre le traitement contre le cancer et les soins de suivi
ou les services de soutien. La réalisation du volet dont l’ISQ sera responsable sera
recommandée par le ministre responsable de l’application de la Loi sur l’ISQ
conformément à l’article 8 de cette loi et fera l’objet d’un arrêté ministériel.
Pour réaliser le volet québécois de cette Étude, l’ISQ a, dans un premier temps,
conclu une entente avec le ministre de la Santé et des Services sociaux afin de
recevoir communication de certains renseignements issus du Registre québécois
du cancer. Cette entente a été conclue conformément à l’article 67 de la Loi sur
l’accès.
L’ISQ doit, dans un second temps, obtenir des renseignements détenus par la
Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ). Le présent projet d’Entente a
pour objet de déterminer les conditions et les modalités d’échange entre l’ISQ et
la RAMQ.
1
RLRQ, c. A-2.1, la Loi sur l’accès.
2
RLRQ, a. I-13.011, la Loi sur l’ISQ.
3
Loi sur l’ISQ, article 2.
4
http://www.partnershipagainstcancer.ca/fr.
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En effet, selon la Loi sur l’assurance maladie
5
, la RAMQ peut révéler un
renseignement obtenu pour l’exécution de cette loi à l’ISQ lorsque cette
communication est nécessaire à l’exercice de ses attributions, conformément aux
conditions et formalités prévues par la Loi sur l’accès
6
.
2. ASSISES LÉGALES
Le projet d’Entente présenté à la Commission réfère aux dispositions législatives
suivantes :
les articles 67.3, 68 et 70 de la Loi sur l’accès qui prévoient que :
67.3. Un organisme public doit inscrire dans un registre toute
communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67,
67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l'exception de la communication d'un
renseignement personnel requis par une personne ou un organisme
pour imputer, au compte d'un membre d'un organisme public, de son
conseil d'administration ou de son personnel, un montant dont la loi
oblige la retenue ou le versement.
[…]
Dans le cas d'une communication d'un renseignement personnel visée
au premier alinéa, le registre comprend:
1°
la nature ou le type de renseignement communiqué;
2°
la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
3°
la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et
l’indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication visée à
l’article 70.1;
4°
la raison justifiant cette communication.
[…]
68. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un renseignement personnel :
1°
à un organisme public ou à un organisme d’un autre
gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice
des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un
programme dont cet organisme a la gestion;
[…]
Cette communication s’effectue dans le cadre d’une entente écrite qui
indique :
5
RLRQ, c. A-29, la LAM
6
LAM, article 67 alinéa 5.
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1°
l’identification de l’organisme public qui communique le
renseignement et celle de la personne ou de l’organisme qui le recueille;
2°
les fins pour lesquelles le renseignement est communiqué;
3°
la nature du renseignement communiqué;
4°
le mode de communication utilisé;
5°
les mesures de sécurité propres à assurer la protection du
renseignement personnel;
6°
la périodicité de la communication;
7°
la durée de l’entente.
70. Une entente visée à l’article 68 ou au deuxième alinéa de
l’article 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis.
La Commission doit prendre en considération :
1°
la conformité de l’entente aux conditions visées à l’article 68 ou à
l’article 68.1;
2°
l’impact de la communication du renseignement sur la vie privée
de la personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit
communication.
La Commission doit rendre un avis motivé dans un délai d’au plus 60
jours de la réception de la demande d’avis accompagnée de l’entente.
Si la demande est modifiée pendant ce délai, celui-ci court à compter de
la dernière demande. Si le traitement de la demande d’avis dans ce délai
ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités
de la Commission, le président peut, avant l’expiration de ce délai, le
prolonger d’une période n’excédant pas 20 jours. Il doit alors en donner
avis aux parties à l’entente dans le délai de 60 jours.
L’entente entre en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à
toute date ultérieure prévue à l’entente. La Commission doit rendre
publics cette entente ainsi que son avis. À défaut d’avis dans le délai
prévu, les parties à l’entente sont autorisées à procéder à son exécution.
En cas d’avis défavorable de la Commission, le gouvernement peut, sur
demande, approuver cette entente et fixer les conditions applicables.
Avant d’approuver l’entente, le gouvernement publie à la Gazette
officielle du Québec l’entente et, le cas échéant, les conditions qu’il
entend fixer avec un avis qu’il pourra approuver l’entente à l’expiration
d’un délai de 30 jours de cette publication et que tout intéressé peut,
durant ce délai, transmettre des commentaires à la personne qui y est
désignée. L’entente entre en vigueur le jour de son approbation ou à
toute date ultérieure fixée par le gouvernement ou prévue à l’entente.
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L’entente visée au cinquième alinéa ainsi que l’avis de la Commission
et l’approbation du gouvernement sont déposés à l’Assemblée nationale
dans les 30 jours de cette approbation si l’Assemblée est en session ou,
si elle ne siège pas, dans les 30 jours de la reprise de ses travaux. Le
gouvernement peut révoquer en tout temps une entente visée au
cinquième alinéa.
- l’article 67 alinéa 5 de la LAM prévoit :
67. L'article 63 n'interdit pas de révéler, pour fins de statistiques, des
renseignements obtenus pour l'exécution de la présente loi, pourvu qu'il
ne soit pas possible de les relier à une personne particulière.
[…]
Il n'interdit pas non plus de révéler un renseignement obtenu pour
l'exécution de la présente loi à l'Institut de la statistique du Québec
institué en vertu de la Loi sur l'Institut de la statistique du Québec
(chapitre I-13.011) lorsque cette communication est nécessaire à
l'exercice de ses attributions, conformément aux conditions et formalités
prévues par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).
[…]
- les articles 2 et 5 paragraphe 1 de la Loi sur l’ISQ prévoient :
2. L’Institut a pour mission de fournir des informations statistiques qui
soient fiables et objectives sur la situation du Québec quant à tous les
aspects de la société québécoise pour lesquels de telles informations
sont pertinentes.
L’Institut constitue le lieu privilégié de production et de diffusion de
l’information statistique pour les ministères et organismes du
gouvernement, sauf à l’égard d’une telle information que ceux-ci
produisent à des fins administratives. Il est le responsable de la
réalisation de toutes les enquêtes statistiques d’intérêt général.
5. Pour la réalisation de sa mission, l’Institut peut:
1° faire la cueillette, la compilation, l’intégration, l’analyse et la diffusion
de l’information et en assurer le traitement de façon à permettre des
comparaisons à l’intérieur ou à l’extérieur du Québec;
[…]
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3. CONSTATS
Conformément aux paragraphes 1° et 2° du deuxième alinéa de l’article 70 de la
Loi sur l’accès, la Commission doit prendre en considération certains éléments
dans le cadre d’un avis à émettre sur une entente de communication de
renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées. Il
s’agit de la conformité de l’entente aux conditions prévues à l’article 68 de la Loi
sur l’accès et de l’impact de la communication des renseignements sur la vie
privée de la personne concernée, le cas échéant, et ce, par rapport à la nécessité
du renseignement pour l’organisme qui en reçoit communication.
À l’examen du projet d’Entente soumis pour avis et de l’information obtenue auprès
de l’ISQ, la Commission constate ce qui suit concernant la communication de
renseignements personnels en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès :
QUANT À L’IDENTIFICATION DE L’ORGANISME PUBLIC QUI COMMUNIQUE LE
RENSEIGNEMENT ET CELLE DE LA PERSONNE OU DE L’ORGANISME QUI LE RECUEILLE
Conformément au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 68 de la
Loi sur l’accès, une entente doit identifier l’organisme public qui
communique le renseignement personnel et la personne ou l’organisme qui
le reçoit.
Le paragraphe 8 du préambule du projet d’Entente mentionne que l’ISQ doit, pour
la réalisation du projet québécois de l’Étude obtenir des renseignements détenus
par la RAMQ.
QUANT AUX FINS POUR LESQUELLES LE RENSEIGNEMENT EST COMMUNIQUÉ
Conformément au paragraphe 2° du deuxième alinéa de l’article 68 de la
Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les fins pour lesquelles un
renseignement est communiqué.
L’ISQ a indiqué à la Commission que les renseignements que la RAMQ
communiquera à l’ISQ lui permettront de faire parvenir une lettre de présentation
ainsi qu’un questionnaire papier aux personnes visées par l’Étude, à savoir être
une personne âgée de 15 ans et plus ayant survécu à un cancer survenu entre
mai 2010 et novembre 2014, ayant terminé les traitements actifs au moins 12 mois
avant le début de la collecte des données. L’ISQ a mentionné à la Commission
que la lettre de présentation et le questionnaire ne seront envoyés qu’aux
personnes âgées de 18 ans et plus au moment de la collecte des données.
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L’ISQ a également précisé à la Commission que les renseignements obtenus de
la RAMQ lui permettront de prendre contact avec les personnes visées par l’Étude
lors d’une éventuelle relance téléphonique.
Le projet d’Entente a donc pour objet de déterminer, comme mentionné à la clause
1, les conditions et modalités par lesquelles la RAMQ communiquera à l’ISQ les
renseignements, décrits à l’Annexe A du projet d’Entente, nécessaire à la
réalisation du volet québécois de l’Étude.
Par ailleurs, les clauses 8.1 et 8.2 du projet d’Entente prévoient que la RAMQ et
l’ISQ prendront respectivement les mesures nécessaires pour informer les
personnes visées par l’Étude du présent projet d’Entente.
QUANT À LA NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS
Conformément au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l’article 68 de la
Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la nature des renseignements
communiqués.
La clause 2.1 du projet d’Entente précise que les renseignements communiqués
par la RAMQ à l’ISQ sont énumérés à l’Annexe A dudit projet.
Comme mentionné à l’article 1 de l’Annexe A du projet d’Entente, l’ISQ
communiquera à la RAMQ un fichier contenant certains renseignements issus du
Registre québécois du cancer qu’il a obtenus du MSSS dans le cadre d’une
entente conclue en vertu de l’article 67 de la Loi sur l’accès.
À partir de ce fichier, la RAMQ appariera les renseignements décrits à l’article 2
de l’Annexe A du projet d’Entente correspondant aux personnes vivantes âgées
de 18 ans et plus, au 15 mai 2016, admissibles à l’assurance maladie et ayant une
adresse effective au Québec. Les renseignements communiqués seront donc
issus du Fichier d’inscription des personnes assurées (FIPA) détenus par la
RAMQ.
QUANT AU MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ
Conformément au paragraphe 4° du deuxième alinéa de l’article 68 de la
Loi sur l’accès, une entente doit indiquer le mode de communication utilisé
pour communiquer les renseignements à l’organisme receveur.
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La clause 2.1 du projet d’Entente prévoit que la communication des
renseignements se fera sur un support d’information adéquat, lequel est décrit à
l’Annexe A du projet d’Entente.
QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PROPRES À ASSURER LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Conformément au paragraphe 5° du deuxième alinéa de l’article 68 de la
Loi sur l’accès, une entente doit indiquer les mesures de sécurité qui seront
mises en œuvre pour assurer la protection des renseignements personnels
communiqués.
La clause 5 du projet d’Entente précise que l’ISQ reconnaît le caractère
confidentiel des renseignements communiqués par la RAMQ et s’engage à leur
appliquer les mesures de sécurité, de contrôle et de conservation prévues à cette
clause et à l’Annexe B du projet d’Entente.
La clause 7.1 du projet d’Entente indique que l’ISQ s’engage à détruire les
renseignements obtenus de la RAMQ, incluant l’original et les autres copies sur
tout type de support, au plus tard le 31 mars 2018. L’ISQ s’engage, selon la clause
7.3 du projet d’Entente, à en informer, par écrit, la RAMQ et la Commission au
plus tard 30 jours après le jour de cette destruction.
Néanmoins, la clause 7.2 du projet d’Entente précise que la RAMQ autorise l’ISQ
à conserver le numéro banalisé et à l’utiliser seulement lors de ses
communications ultérieures avec elle. Dans ce cadre, l’ISQ s’engage formellement
à garder confidentiel le numéro banalisé de la RAMQ et à ne pas le communiquer
à qui que ce soit.
QUANT À LA PÉRIODICITÉ DE LA COMMUNICATION
Conformément au paragraphe 6° du deuxième alinéa de l’article 68 de la
Loi sur l’accès, une entente doit indiquer la périodicité des communications
de renseignements.
L’Annexe A du projet d’Entente précise que l’ISQ transmettra à la RAMQ le fichier
contenant les renseignements prévus à l’article 1 de cette Annexe lorsque le projet
d’Entente sera signé par les parties. Dès lors, la RAMQ transmettra à l’ISQ le
fichier contenant les renseignements décrits à l’article 2 de cette Annexe, au plus
tard 15 jours ouvrables après la réception du fichier de l’ISQ.
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QUANT À LA DURÉE DE L’ENTENTE
Conformément au paragraphe 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la
Loi sur l’accès, une entente doit indiquer sa durée.
La clause 6.2 du projet d’Entente prévoit que l’Entente prendra fin au plus tard le
31 mai 2018.
4. ANALYSE
Après analyse des documents reçus, la Commission constate que la
communication des renseignements personnels visée par le projet d’Entente est
prévue au paragraphe 1° du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès,
lequel prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne
concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels lorsque cette
communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme
receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
Conformément à l’article 70 de la Loi sur l’accès, la Commission doit rendre un
avis motivé sur une entente de communication de renseignements personnels
visée par l’article 68 de la loi.
La Commission doit prendre en considération :
La conformité du projet d’Entente aux conditions visées à l’article 68;
L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée de la
personne concernée, le cas échéant, par rapport à la nécessité du
renseignement pour l’organisme ou la personne qui en reçoit
communication.
4.1. La conformité du projet d’Entente aux conditions visées à l’article
68 de la Loi sur l’accès
Selon le paragraphe 1° de l’alinéa 1 de l’article 68 de la Loi sur l’accès, la
communication :
-
doit être nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur;
-
ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion.
Selon l’information fournie à la Commission, les renseignements personnels
échangés entre l’ISQ et la RAMQ sont nécessaires à l’exercice des attributions de
l’ISQ.
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Et, comme en font foi les sections précédentes du présent avis et conformément
au paragraphe 1° du deuxième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès, la
Commission constate que le projet d’Entente contient les éléments prévus aux
paragraphes 1° à 7° du deuxième alinéa de l’article 68 de la loi.
4.2. L’impact de la communication des renseignements sur la vie privée
des personnes concernées
La Commission doit prendre en considération l’impact de la communication des
renseignements personnels sur la vie privée des personnes concernées, et ce, par
rapport à la nécessité du renseignement pour l’organisme qui en reçoit
communication.
À la lumière des éléments dont elle a pris connaissance, la Commission est d’avis
que l’impact sur la vie privée des personnes est réduit de façon significative,
considérant que :
Les renseignements personnels communiqués seront limités à ceux
énumérés aux articles 1 et 2 de l’Annexe A du projet d’Entente;
L’ISQ a démontré la nécessité de la communication de ces renseignements
pour réaliser le volet québécois de l’Étude;
Les renseignements communiqués par la RAMQ à l’ISQ ne seront utilisés
qu’aux fins prévues par le projet d’Entente;
Des mesures seront mises en place par l’ISQ et la RAMQ pour informer les
personnes visées par l’Étude de la provenance et des fins pour lesquelles
leurs renseignements personnels ont été communiqués;
Les personnes visées par le volet québécois de l’Étude réalisée par l’ISQ
pourront refuser d’y participer;
Des mesures de sécurité sont prévues pour assurer la confidentialité et la
sécurité
des
renseignements
personnels
faisant
l’objet
de
la
communication;
Les renseignements obtenus de la RAMQ seront détruits par l’ISQ au plus
tard le 31 mai 2018.
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5. CONCLUSION
Compte tenu de ce qui précède, la Commission émet un avis favorable, sous
réserve de la réception d’une Entente, approuvée et signée par les représentants
des organismes concernés, dont le contenu sera substantiellement conforme au
projet d’Entente soumis par l’ISQ à la Commission le 23 mars 2016.
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