AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION RELATIVEMENT À UN PROJET D’ENTENTE CONCERNANT LA CONSULTATION DU REGISTRE DE L’ÉTAT CIVIL DANS LE CADRE DE L’ATTRIBUTION D’UN CODE PERMANENT AUX PERSONNES FRÉQUENTANT UN ÉTABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT AU QUÉBEC ENTRE LE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT ET LE DIRECTEUR DE L’ÉTAT CIVIL DOSSIER 05 13 62 Assemblée des 13 et 14 décembre 2005
1. MISE EN CONTEXTE Au moment de l’entrée d’un élève dans le système scolaire québécois, le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) lui attribue un identifiant, appelé « code permanent », construit à partir du nom de famille de l'élève, de son prénom, de sa date de naissance et de son genre. Pour assurer un contrôle de l’identité des élèves et pour s’assurer de l’identification unique de chaque élève, le MELS constitue le code permanent à partir des données apparaissant sur un certificat de naissance portant notamment des mentions relatives aux noms de ses parents ou un acte de naissance délivré par le Directeur de l'état civil sur lequel se retrouvent également les nom et prénom des parents ainsi que le lieu de naissance. En vertu du Règlement sur le Régime pédagogique de l'éducation préscolaire, de l'enseignement primaire et de l'enseignement secondaire, la demande d’admission d’une personne qui fréquentera, pour la première fois, un établissement d'enseignement au Québec, doit être accompagnée d'un certificat de naissance portant notamment des mentions relatives aux noms de ses parents ou d'une copie de son acte de naissance délivré par le Directeur de l'état civil. Le même article prévoit également que la demande d'admission d'une personne qui a déjà fréquenté un établissement d'enseignement au Québec doit être accompagnée d'un document officiel sur lequel figure le code permanent que le MELS lui a attribué. Actuellement, les renseignements transmis par les organismes scolaires, à partir des données apparaissant au certificat ou à l’acte de naissance d'un élève, peuvent comporter des erreurs. Ces erreurs pourraient être préjudiciables à un élève dont le dossier scolaire ou le dossier détenu au MELS serait identifié à partir de renseignements nominatifs inexacts. Tenant compte de ce contexte et pour s’assurer de l’exactitude des renseignements concernant l’identification des élèves au Québec, le MELS veut procéder à une comparaison de fichiers avec le Directeur de l'état civil. 2. OBJET DE L'ENTENTE L’entente et son addenda ont pour objet de fixer les conditions applicables à la consultation du Registre de l’état civil afin d’assurer l’exactitude des renseignements sur la naissance que le MELS recueille pour l’attribution d’un code permanent d’identification des élèves. 3. ASSISE LÉGALE L’article 10 du Règlement sur le régime pédagogique de l’éducation préscolaire, de l’enseignement primaire et de l’enseignement secondaire (I-13.3, r. 3.1)) prévoit : 10. La demande d'admission d'une personne qui a déjà fréquenté un établissement d'enseignement au Québec doit être accompagnée d'un document officiel sur lequel figure le code permanent que le ministère de l'Éducation lui a attribué, tel un bulletin scolaire. 1 de 8
Celle d'une personne qui ne peut fournir un tel document, notamment parce qu'elle fréquentera, pour la première fois, un établissement d'enseignement au Québec, doit être accompagnée d'un certificat de naissance portant notamment, sauf si elle est majeure, des mentions relatives aux noms de ses parents ou d'une copie de son acte de naissance délivré par le directeur de l'état civil. Si, pour une des raisons mentionnées aux articles 130 et 139 du Code civil du Québec, une copie de l'acte de naissance ou un certificat de naissance de cette personne ne peut être fourni, la demande d'admission doit être accompagnée d'une déclaration écrite sous serment faite par l'un de ses parents, ou par la personne elle-même si elle est majeure, et qui atteste de sa date et de son lieu de naissance. Les articles 103, 130, 139 et 150 du Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) prévoient : 103. Le directeur de l'état civil est le seul officier de l'état civil. Il est chargé de dresser les actes de l'état civil et de les modifier, de tenir le registre de l'état civil, de le garder et d'en assurer la publicité. 130. Lorsqu'une naissance, un mariage, une union civile ou un décès survenu au Québec n'est pas constaté ou déclaré, ou l'est incorrectement ou tardivement, le directeur de l'état civil procède à une enquête sommaire, dresse l'acte de l'état civil sur la foi de l'information qu'il obtient et l'insère dans le registre de l'état civil. En cas de déclaration tardive s'ajoutant à une autre déclaration sans la contredire, le directeur de l'état civil peut, avec le consentement de l'auteur de la déclaration précédente, apporter la modification correspondante à l'acte de l'état civil. Toutefois, s'il s'agit d'une déclaration de filiation, la modification est, en outre, conditionnelle au consentement de l'enfant âgé de 14 ans ou plus et à l'absence d'un lien de filiation établi en faveur d'une autre personne par un titre, une possession constante d'état ou une présomption légale; elle est aussi conditionnelle à l'absence d'objection d'un tiers dans les 20 jours d'un avis publié conformément aux règles fixées par règlement du gouvernement. 139. Si l'acte de l'état civil dressé hors du Québec a été perdu, détruit ou s'il est impossible d'en obtenir une copie, le directeur de l'état civil ne peut dresser un acte de l'état civil ou porter une mention sur un acte qu'il détient déjà que s'il y est autorisé par le tribunal. 2 de 8
150. Le registre de l'état civil ne peut être consulté sans l'autorisation du directeur de l'état civil. Celui-ci, s'il permet la consultation, détermine alors les conditions nécessaires à la sauvegarde des renseignements inscrits. Les articles 2, 68.1, 70 et 72 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée Loi sur l’accès) prévoient : 2. La présente loi ne s'applique pas : 1° aux actes et au registre de l'état civil; […] 68.1. Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer, le coupler ou l'apparier avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Ces opérations s'effectuent dans le cadre d'une entente écrite. 70. Une entente conclue en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. […] 72. Un organisme public doit veiller à ce que les renseignements nominatifs qu'il conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis. 4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS Renseignements communiqués au Directeur de l’état civil Le MELS communique au Directeur de l’état civil un fichier de renseignements qu’il a établi à partir des certificats ou des copies d’acte de naissance délivrés par le Directeur de l’état civil qui ont été saisis par les établissements d’enseignement lors de la première inscription d’une personne dans le réseau scolaire québécois ou lors d'une demande d'attribution d’un nouveau code permanent dans le cas des personnes dont l’acte de naissance a été modifié. Pour chacune de ces personnes, les renseignements suivants seraient communiqués : 3 de 8
− son nom de famille; − son prénom usuel; − son sexe; − sa date de naissance; − le nom de famille de sa mère. Le MELS peut aussi transmettre aux fins de validation, le numéro de document unique imprimé sur les certificats ou les copies d’acte de naissance délivrés depuis le 30 mars 2005. Renseignements communiqués au MELS Le Directeur de l’état civil compare les données du Registre de l’état civil avec les renseignements provenant du MELS et, selon le cas, il lui communique : 1° les informations suivantes, lorsque les renseignements reçus sur une personne sont tous identiques à ceux du Registre de l'état civil et qu’un certificat ou une copie d’acte de naissance a été émis à cette dernière par le Directeur de l’état civil : − les autres prénoms de la personne; − le lieu de la naissance; − le prénom de sa mère; − le nom de son père; − le prénom de son père; − le statut certifié ou semi-authentique du certificat ou de la copie d’acte; − et, s’il y a lieu, un message au M ELS indiquant que : − le dossier visé contient notamment des références à l'effet que l'un des certificats et/ou des copies d’acte de naissance a été annulé, altéré, détruit, perdu ou volé; − un autre élément d’intérêt a été signalé; − le numéro unique de certificat ou de copie d’acte est exact ou inexact; 2° qu’un ou plusieurs des renseignements reçus n'ont pas été retracés au Registre de l'état civil. 5. CONSTATS 5.1 QUANT AUX MODALITÉS DE COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS La communication des renseignements se fait aux dates ou à la fréquence (en général avant les périodes d’inscription) à convenir entre les parties, compte tenu de leurs priorités administratives respectives. 4 de 8
5.2 QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ Ce point tient compte de l’addenda à l’entente signé par les parties les 13 et 14 décembre 2005. Ainsi, les personnes autorisées à recueillir et à utiliser les renseignements communiqués sont : 1° pour le MELS : les personnes autorisées à accéder aux données du système Ariane (système de données d’identification de l’élève); 2° pour le Directeur de l’état civil : le personnel des directions responsables de l’informatique, du support aux utilisateurs, de l’inscription aux registres et de la sécurité. La communication des renseignements se fait par fichier informatique crypté transmis électroniquement ou par tout autre moyen convenu entre les parties. Les parties reconnaissent le caractère confidentiel des renseignements qu’elles se communiquent et s’engagent entre autres à : - veiller à l’application de leur politique en matière de protection et de confidentialité des renseignements personnels qu’elles détiennent; - à limiter et à contrôler l’accès aux renseignements visés à la présente entente au personnel dûment autorisé et à s’assurer que les mesures de sécurité relatives à l’intégrité physique des lieux où sont conservés les renseignements communiqués sont conformes à leurs normes et pratiques en vigueur. 5.3 QUANT AUX AUTRES ENGAGEMENTS DES PARTIES Le MELS s’engage, entre autres, à : - utiliser les renseignements fournis par le Directeur de l’état civil à la seule fin d’établir un code permanent d’identification pour les étudiants; - ne pas vendre, céder ou échanger les renseignements fournis par le Directeur de l’état civil; - détruire de façon sécuritaire les fichiers communiqués par le Directeur de l’état civil après leur utilisation à la fin prévue à la présente entente. Le Directeur de l’état civil s’engage, entre autres, à : - ne pas conserver les renseignements qu’il ne possédait pas avant leur communication par le MELS; 5 de 8
- à détruire ou à retourner de façon sécuritaire les fichiers reçus du MELS, sauf dans la mesure requise à des fins de sécurité. 6. ANALYSE Aux fins de l’application des règles de financement des organismes scolaires de même qu’aux fins de la sanction des études et de la délivrance des diplômes qui relèvent de la compétence du ministre en vertu de la loi, le MELS doit recueillir annuellement des renseignements nominatifs sur chaque élève fréquentant un établissement d'enseignement au Québec. En outre, le MELS est également appelé à recueillir des renseignements sur l’identité des étudiants dans le cadre de l’application de la Loi sur l’aide financière aux études. Le code permanent est obligatoire pour qu’une demande d’admission dans un établissement d’enseignement au Québec soit considérée. Ce code unique est généré à partir des renseignements que les organismes scolaires acheminent au MELS avec les documents officiels recueillis auprès des parents. Lorsque les renseignements recueillis par les organismes scolaires sont extraits d’un certificat de naissance émis par les paroisses (avant 1994), il a été constaté que des erreurs surviennent dans l’orthographe des noms et prénoms communiqués. Le MELS a déjà dû effectuer de longues recherches dans ses archives pour aider un citoyen à prouver qu’il était de sexe masculin alors que le registre de la paroisse indiquait qu’il était la fille de ses parents! Ces erreurs pourront être préjudiciables à un élève dont le dossier scolaire ou le dossier détenu au MELS pourrait être identifié à partir de renseignements nominatifs inexacts. Elles peuvent retarder l’enregistrement de nouvelles activités au dossier scolaire lorsque l’identification de la personne ne correspond pas aux données saisies lors de l’émission du code permanent. Des problèmes peuvent également survenir lorsque la personne concernée demande un duplicata de ses diplômes ou de ses attestations d’études ou, encore, ses relevés de notes. Si cette mesure permet au MELS d’obtenir une meilleure qualité des renseignements d'identification des élèves et, donc, une plus grande stabilité et unicité du code permanent, il y aura en plus une diminution du volume de documents (certificats de naissance et autres) circulant entre le MELS et les organismes scolaires. L’objectif recherché par les échanges de renseignements avec le Directeur de l’état civil est d’effectuer plus rapidement, de façon plus efficace et plus exacte, les mêmes vérifications qui sont faites actuellement, mais avec un plus grand souci de sécurité. L'appariement des dossiers du MELS avec ceux du Registre de l'état civil se ferait à partir d’un minimum de renseignements, soit le nom de famille de l'élève, son prénom usuel, sa date de naissance, son genre et le nom de sa mère. Le fait de limiter le nombre de renseignements transmis pour le repérage initial permet de réduire les chances d'échec de l'appariement. C’est dans ce contexte et pour s’assurer de l’exactitude des renseignements concernant l’identification des élèves au Québec que le MELS demande de procéder à une comparaison de fichiers avec le Directeur de l'état civil. Il ne s’agit donc pas d’une collecte de renseignements additionnels. Le MELS ne vise qu’à vérifier des renseignements déjà recueillis. Les documents officiels exigés pour les fins de l’attribution du code permanent sont fournis en appui aux déclarations faites par le demandeur qui les fournit. 6 de 8
En cas d'échec de l'appariement, le Directeur de l’état civil en informera le MELS qui en informera à son tour l'organisme scolaire afin que ce dernier apporte la correction nécessaire. En cas de succès, le Directeur de l’état civil retournera au MELS des renseignements que celui-ci détient déjà, soit les autres prénoms de l'élève, le prénom de la mère, les nom et prénom du père ainsi que le lieu de naissance. Considérant le Règlement sur le Régime pédagogique de l'éducation préscolaire, de l'enseignement primaire et de l'enseignement secondaire et en raison du rôle fondamental que joue le code permanent tant pour le MELS que pour les élèves et les organismes scolaires, le MELS considère important que les renseignements sur lesquels le code permanent est bâti soient rigoureusement exacts et à jour. En assurant la qualité des renseignements recueillis, le MELS pourra découvrir et corriger les erreurs de saisie transmises par les organismes et détecter la transmission de renseignements provenant de documents volés ou falsifiés. À l’occasion, des recherches plus poussées pourront être requises sur une période de cinq ans pour les cas où le vol d’un certificat a été signalé ou lorsqu’un décès est déclaré. Il faut préciser que la communication de renseignements visée ici ne concerne que les élèves dont l'acte de naissance est inscrit au Registre de l'état civil du Québec. Pour les autres, la procédure en vigueur demeure : l'organisme scolaire devra continuer à faire parvenir au MELS les documents requis aux fins de l'attribution du code permanent. 7. CONCLUSION Après avoir pris connaissance des documents reçus, la Commission fait les constats suivants quant au projet d’entente : - le présent projet d’entente ne comporte pas la cueillette de nouveau renseignement par le MELS, sous réserve de corrections pouvant être apportées aux inscriptions à la suite de l’appariement des renseignements avec ceux du Directeur de l’état civil; - les parents seront toujours tenus de fournir le certificat de naissance à la commission scolaire lors de la première inscription de leur enfant au réseau scolaire; - la vérification des renseignements auprès du Directeur de l’état civil permet de réduire les communications de documents entre le MELS et les commissions scolaires; - le MELS a démontré la nécessité de recourir à ce couplage en faisant état de la présence d’erreurs dans 20 % des dossiers de nouveaux inscrits; - l’article 10 du Règlement sur le régime pédagogique de l’éducation préscolaire, de l’enseignement primaire et de l’enseignement secondaire prévoit les conditions reliées à une demande d’admission; 7 de 8
- bien que la Loi sur l’accès ne s’applique pas aux actes et registres de l’état civil, le MELS doit, afin de procéder à un couplage des données, soumettre le projet d’entente à la Commission en vertu de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès; - l’article 72 de la Loi sur l’accès demande au MELS de veiller à ce que les renseignements nominatifs qu'il conserve soient à jour, exacts et complets; - le MELS et le Directeur de l’état civil ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable, ayant reçu copies de l’entente et de l’addenda signés. Par ailleurs, la Commission demande au MELS de lui soumettre les modalités selon lesquelles il entend informer les personnes concernées par les échanges de renseignements auxquels il procède. La Commission demande, en outre, que lui soit soumis le texte informant de l’échange de renseignements effectué. Ce texte devra lui être transmis avant le 28 février 2006. 8 de 8
Québec, le 22 décembre 2005 Madame Diane Gagnon Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport Édifice Marie-Guyart, 26 e étage 1035, rue De la Chevrotière Québec (Québec) G1R 5A5 N/Réf. : 05 13 62 Madame, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information (Commission) relativement à un projet d’entente concernant la consultation du registre de l’état civil dans le cadre de l’attribution d’un code permanent aux personnes fréquentant un établis-sement d’enseignement au Québec entre le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) et le Directeur de l’état civil. Lors de son assemblée des 13 et 14 décembre, la Commission a analysé cette entente et me prie de vous informer des constats suivants : - le présent projet d’entente ne comporte pas la cueillette de nouveau renseignement par le MELS, sous réserve de corrections pouvant être apportées aux inscriptions à la suite de l’appariement des renseignements avec ceux du Directeur de l’état civil; - les parents seront toujours tenus de fournir le certificat de naissance à la commission scolaire lors de la première inscription de leur enfant au réseau scolaire; - la vérification des renseignements auprès du Directeur de l’état civil permet de réduire les communications de documents entre le MELS et les commissions sco-laires; - le MELS a démontré la nécessité de recourir à ce couplage en faisant état de la pré-sence d’erreurs dans 20 % des dossiers de nouveaux inscrits;
2 - l’article 10 du Règlement sur le régime pédagogique de l’éducation préscolaire, de l’enseignement primaire et de l’enseignement secondaire prévoit les conditions reliées à une demande d’admission; - bien que la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ci-après appelée Loi sur l’accès, ne s’applique pas aux actes et registres de l’état civil, le MELS doit, afin de procéder à un couplage des données, soumettre le projet d’entente à la Commission en vertu de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès; - l’article 72 de la Loi sur l’accès demande au MELS de veiller à ce que les renseigne-ments nominatifs qu'il conserve soient à jour, exacts et complets; - le MELS et le Directeur de l’état civil ont convenu de différentes mesures de sécurité afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. Ces constats faits, la Commission émet un avis favorable, ayant reçu copies de l’entente et de l’addenda signés. Par ailleurs, la Commission demande au MELS de lui soumettre les modalités selon les-quelles il entend informer les personnes concernées par les échanges de renseignements auxquels il procède. La Commission demande, en outre, que lui soit soumis le texte informant de l’échange de renseignements effectué. Ce texte devra lui être transmis avant le 28 février 2006. Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes sentiments les meilleurs. Le secrétaire, JSD/LB/lp Jean-Sébastien Desmeules p.j. (1) c.c. M me Lily Vallée, Directeur de l’état civil
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