AVIS DE LA COMMISSION D'ACCÈS À L'INFORMATION RELATIVEMENT À UN PROJET D'ENTENTE ENTRE LE MINISTÈRE DE L'EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE ET LE MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION DU QUÉBEC CONCERNANT LA CLIENTÈLE DU PROGRAMME D'AIDE FINANCIÈRE AUX ÉTUDES DOSSIER 03 03 97 MAI 2003
1. MISE EN CONTEXTE Le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et le ministère de l'Éducation du Québec (MEQ) présentent deux projets d'entente intitulés : - « Entente sur la clientèle de niveau collégial entre le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale et le ministère de l’Éducation du Québec » qui fait l'objet d'un avis distinct (dossier 03 03 98); - « Entente sur la clientèle du Programme d’aide financière aux études entre le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale et le ministère de l’Éducation du Québec », traitée dans le présent avis. Ces deux projets d’entente visent à remplacer l’« Entente sur les échanges de renseignements concernant l’aide sociale et l’aide financière aux étudiants entre le ministère de la Main-d’œuvre et de la Sécurité du revenu et le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Science » conclue en 1989, puis modifiée en 1997. Pour des raisons administratives, le MESS et le MEQ ont décidé de présenter deux ententes distinctes, une pour le volet de la clientèle de niveau collégial et une pour le volet de la clientèle du Programme d’aide financière aux études. Comme ces clientèles relèvent de deux unités de gestion différentes au MEQ, les renseignements détenus sur celles-ci sont colligés par des systèmes informatiques distincts. De plus, toute modification apportée ultérieurement à l’une ou l’autre des ententes sera facilitée. Les deux ministères ont modifié l'entente actuelle afin d'y intégrer de nouveaux besoins. Tous les échanges de renseignements prévus dans l’entente actuelle sont suspendus depuis mai 2002. Le 20 mars 1989, le MESS (alors le ministère de la Main-d’œuvre et de la Sécurité du revenu) et le MEQ (alors le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Science) ont signé une première entente. Les renseignements échangés entre les deux parties avaient pour objet : - de permettre au MESS d’identifier les prestataires n’ayant pas déclaré leur statut d’étudiant à temps complet de niveaux collégial et universitaire, à partir du fichier des prêts et bourses du MEQ; - de permettre au MEQ de vérifier le statut et la situation financière d’un emprunteur aux fins de suspendre le remboursement d’une bourse ou d’un prêt exigible et de rembourser à un établissement de crédit les versements mensuels d’un emprunteur prestataire du MESS. Cette entente avait fait l’objet d’un avis favorable de la Commission (N/Réf. : 88 00 56 du 22 septembre 1988) et avait, de plus, été autorisée par le gouvernement du Québec (Réf. Décret 125-89 du 8 février 1989). La durée de l’entente originale avait été fixée à un an et elle était renouvelable annuellement par tacite reconduction. 1 de 15
En octobre 1997, des modifications au bénéfice du MESS ont été apportées à l’entente originale. Le principal changement a consisté à ajouter un volet pour permettre au MESS de détecter, à partir du fichier de la clientèle inscrite au niveau collégial du MEQ (SIGDEC), les prestataires inscrits dans un établissement de niveau collégial n’ayant pas déclaré leur statut d’étudiant à temps plein et qui sont absents du fichier des prêts et bourses. L’objectif poursuivi par cette modification était de détecter autrement les prestataires inadmissibles à l’aide en raison de leur statut d’étudiant à temps plein qui échappent à la comparaison MESS – MEQ à partir du fichier des prêts et bourses. Les modifications de 1997 ont fait l’objet d’un avis favorable de la Commission : N/Réf. : 97 17 70 (97 02 63, 88 00 56) le 22 janvier 1998. Toutefois, cet avis exigeait du MESS la production d’un rapport d’évaluation sur l’impact économique de la convention au terme de l’entente dont la durée avait alors été fixée à un an. Le MESS a produit, en août 2001, un rapport d’évaluation sur l’impact économique de cette convention. Celui-ci portait sur les années financières 1998-1999, 1999-2000 et 2000-2001. Le 17 septembre 2001, la Commission informait le MESS que ce document répondait à sa requête présentée le 22 janvier 1998. Enfin, le MESS présente le rapport d’évaluation sur l’impact économique de la convention pour l’année 2001-2002. Celui-ci est présenté à l’annexe 1 du Mémoire de présentation. Dans le projet d'entente présenté, les expressions suivantes désignent : « Étudiant » : une personne inscrite à des études à temps plein de niveau secondaire en formation professionnelle, collégial ou universitaire et qui a déposé une demande de prêts et bourses au MEQ. « Emprunteur » : toute personne, bénéficiaire du « Programme de prêts et bourses », qui a signé ou doit signer une entente de remboursement avec son établissement financier. « Prestataire » : toute personne adulte qui demande ou reçoit des prestations du « Programme d’assistance-emploi » prévu dans la Loi sur le soutien du revenu et favorisant l'emploi et la solidarité sociale et, s’il y a lieu, les membres adultes de la famille au sens de cette même loi. 2. OBJET DE L'ENTENTE Le présent projet d'entente vise à permettre : • au MESS d’identifier les prestataires du « Programme d’assistance-emploi » qui ont déposé une demande de prêts et bourses au MEQ et qui fréquentent à temps plein, un établissement d’enseignement de niveau secondaire en formation professionnelle, collégial ou universitaire 2 de 15
et dont cette fréquentation les rend eux ou leur famille inadmissibles à recevoir des prestations; • au MEQ de vérifier le statut et la situation financière d’un emprunteur aux fins : - de déterminer les mesures de recouvrement appropriées; - de permettre à l'emprunteur qui en a fait la demande de bénéficier du programme de remboursement différé; - de s'acquitter du remboursement des prêts autorisés si l'emprunteur n'y satisfait pas lui-même. 3. ASSISE LÉGALE L'article 229 de la Loi sur le soutien du revenu et favorisant l'emploi et la solidarité sociale (L.R.Q. c. S-32.001, ci-après appelée la LSRFESS) prévoit : 229. Le ministre de l'Emploi et de la Solidarité sociale est chargé de l'application de la présente loi. Le paragraphe 3 du premier alinéa de l'article 15 de la LSRFESS prévoit : 15. N’est pas admissible au programme, l’adulte qui : [...]; 3° fréquente, au sens du règlement et autrement que dans le cadre d’un Parcours individualisé vers l’insertion, la formation et l’emploi proposé par le ministre en vertu de l’article 5, un établissement d’enseignement secondaire en formation professionnelle ou post-secondaire et, sauf dans les cas et aux conditions prévus par règlement, une famille qui compte un tel adulte; [...]. L'article 6 du Règlement sur le soutien du revenu (S-32.001, r. 1) prévoit : 6. Pour l'application du paragraphe 3 du premier alinéa de l'article 15 de la Loi sur le soutien du revenu et favorisant l'emploi et la solidarité sociale, constitue la fréquentation d'un établissement d'enseignement le fait pour l'adulte : 1° de poursuivre des études secondaires en formation professionnelle à temps plein; 3 de 15
2° de poursuivre des études post-secondaires : a) à temps plein; b) pour plus de 2 cours ou pour des cours donnant droit à plus de 6 crédits ou unités par session; c) pour un cours donnant droit à des crédits ou unités comportant au total plus de 6 périodes ou heures d'enseignement par semaine, incluant les laboratoires et les travaux pratiques dirigés; d) s'il est inscrit pour plus de 6 crédits par session en vue de la rédaction d'une thèse au deuxième ou au troisième cycle de l'ordre d'enseignement universitaire. L'article 98 de la LSRFESS prévoit : 98. Sous réserve du deuxième alinéa, le ministre peut prendre entente avec un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec ou d’un autre gouvernement, une personne ou une entreprise, dont le nom apparaît dans la liste dressée par le gouvernement et publiée à la Gazette officielle du Québec, pour recueillir ou communiquer un renseignement nominatif nécessaire à l’application de la présente loi et de ses règlements, notamment : 1° pour vérifier l’admissibilité d’une personne ou de sa famille à un montant accordé en vertu de la présente loi et établir ce montant; 2° pour identifier, y compris par un appariement de fichiers, une situation non déclarée par une personne qui est de nature à influer sur le montant qui lui est accordé ou qui lui a été accordé en vertu de la présente loi; 3° pour vérifier la solvabilité d’une personne qui doit rembourser un montant en vertu du chapitre II du présent titre ou identifier son lieu de résidence; 4° pour vérifier la survenance d’un événement ou l’existence d’un droit visés à l’article 102, ainsi que la date et les modalités de réalisation de ce droit. Le ministre peut également prendre une telle entente avec le ministère du Développement des ressources humaines du Canada, ainsi qu’avec les ministères et organismes suivants du gouvernement du Québec: le ministère de l’Éducation, le ministère de la Justice, le ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration, le ministère du Revenu, le ministère de la Sécurité publique, la Commission de la santé et de la sécurité du travail, la Régie de l’assurance maladie du 4 de 15
Québec, la Régie des rentes du Québec et la Société de l’assurance automobile du Québec. Le ministre peut, aux fins d’identifier des personnes visées par une entente mentionnée au présent article, communiquer leur nom, date de naissance, sexe, adresse, numéro d’assurance maladie, numéro d’assurance sociale et numéro de dossier. Le ministère, l’organisme, la personne ou l’entreprise qui reçoit ces renseignements doit les détruire lorsque les fins pour lesquelles ils ont été communiqués sont accomplies à moins qu’il n’y ait légalement droit. Ces renseignements sont échangés conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1). L'article 65 de la Loi sur l'aide financière aux études (L.R.Q., c. A-13.3) prévoit : 65. Le ministre de l'Éducation est chargé de l'application de la présente loi. L'article 25 de la Loi sur l'aide financière aux études prévoit : 25. L'emprunteur doit commencer à rembourser son emprunt à l'établissement financier, selon les modalités prévues au règlement, dès l'expiration de sa période d'exemption ou, s'il est dans une situation financière précaire au sens du règlement, dès le moment et selon les modalités déterminés par règlement. L'article 28 de la Loi sur l'aide financière aux études prévoit : 28. Le ministre rembourse à tout établissement financier les pertes de capital et d'intérêt résultant d'un prêt autorisé. L'article 29 de la Loi sur l'aide financière aux études prévoit : 29. Le ministre est subrogé de plein droit à tous les droits d'un établissement financier auquel il fait un remboursement en vertu des articles 27 et 28. 5 de 15
L'article 68.1 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, ci-après Loi sur l'accès) prévoit : 68.1 Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer, le coupler ou l'apparier avec un fichier détenu par une personne ou un organisme si cette communication est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. Ces opérations s'effectuent dans le cadre d'une entente écrite. L'article 69 de la Loi sur l'accès prévoit : 69. La communication de renseignements nominatifs visée par les articles 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1 doit être faite de manière à assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs. Dans les cas où une entente écrite doit être conclue, cette entente doit mentionner les moyens mis en oeuvre pour assurer cette confidentialité. L'article 70 de la Loi sur l'accès prévoit : 70. Une entente en vertu de l'article 68 ou 68.1 doit être soumise à la Commission pour avis. Elle entre en vigueur sur avis favorable de la Commission. En cas d'avis défavorable de la Commission, cette entente peut être soumise au gouvernement pour approbation; elle entre en vigueur le jour de son approbation. Cette entente ainsi que l'avis de la Commission et l'approbation du gouvernement, le cas échéant, sont déposés à l'Assemblée nationale dans les trente jours de cet avis et de cette approbation si l'Assemblée est en session ou, si elle ne siège pas, dans les trente jours de l'ouverture de la session suivante ou de la reprise de ses travaux. L'entente doit, en outre, être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les trente jours de son dépôt à l'Assemblée nationale. Le gouvernement peut, après avoir pris l'avis de la Commission, révoquer en tout temps l'entente. 6 de 15
4. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS 4.1 Pour les besoins du « Programme d'assistance-emploi », soit la détection des prestataires étudiants, le MEQ transmet au MESS, trois fois par année, le numéro d’assurance sociale de chaque étudiant. D'ici l’automne 2003, le MESS entend apporter les modifications informatiques nécessaires pour recevoir et comparer les autres renseignements que peut lui transmettre le MEQ parce que déjà acceptés par la Commission, soit : les nom, prénom, date de naissance et sexe. Le MESS compare les renseignements reçus du MEQ avec le fichier des prestataires du « Programme d’assistance-emploi », identifie les prestataires étudiants et retourne cette information au MEQ. Pour le projet d'entente, le MEQ désire transmettre au MESS, pour chaque prestataire identifié comme étudiant, les informations suivantes (le tableau en annexe 1 du présent avis distingue les nouveaux renseignements des renseignements déjà acceptés) : a) les nom et prénom; b) le numéro d’assurance sociale; c) la date de naissance; d) le sexe; e) le statut (accepté ou refusé); f) le code de motif du refus; g) le texte du motif du refus; h) le nom, le numéro de l’établissement et le numéro du campus; i) la date du versement de l’aide; j) la nature de l’aide; k) les montants versés; l) la session d’étude; m) le montant total de l'aide. 4.2 Pour le volet « suspension du remboursement d'un trop-payé ou d'un prêt », le MEQ désire transmettre au MESS, à chaque mois (l'entente initiale prévoyait « [...] au besoin mais au plus quatre fois par année [...] »), le fichier des emprunteurs avec les informations suivantes (voir également le tableau de l'annexe 1 du présent avis) : a) les nom et prénom; b) la date de naissance; c) le sexe; d) le numéro d'assurance sociale; e) le numéro du dossier de l'emprunteur. 7 de 15
Le MESS retourne au MEQ un fichier des emprunteurs identifiés comme prestataires avec les information suivantes (voir annexe 1) : a) les nom et prénom; b) la date de naissance; c) le numéro d'assurance sociale; d) le sexe; e) le numéro de dossier de l'emprunteur; f) l'adresse du prestataire. Le MESS retourne au MEQ un fichier des emprunteurs non identifiés comme prestataires. Ce fichier contient uniquement les informations déjà transmises par le MEQ. 5. CONSTATS 5.1 QUANT À LA PROVENANCE DES RENSEIGNEMENTS TRANSMIS Les renseignements transmis par le MEQ au MESS proviennent du fichier « Programme de rationalisation des activités et des traitements informatiques compatibles (PRATIC) ». Les renseignements transmis par le MESS au MEQ proviennent du fichier du « Programme de l’assistance-emploi ». 5.2 QUANT AU MÉCANISME D'ACCÈS Les renseignements communiqués par le projet d'entente sont transmis par l’intermédiaire d’un disque commun partagé sur un ordinateur de la DGSIG (Direction générale des systèmes informatiques gouvernementaux) qui en détermine les modalités et les codes d’accès. Les deux ministères entendent convenir d’un calendrier de réalisation pour la production et le chargement sur le disque commun partagé des fichiers prévus au projet d'entente. Dès que l’un de ces fichiers est produit et chargé sur le disque commun partagé, l’autre partie le récupère et, après coup, le détruit immédiatement du disque commun partagé. L’accès aux fichiers est contrôlé par des codes d’accès et est réservé aux employés concernés ou aux consultants engagés par le MESS ou le MEQ, dans l’exercice de leurs fonctions. En cas d’impossibilité de procéder par l’écriture et l’accès à un disque commun partagé, les parties conviennent de s’entendre sur le moyen de transmission sécurisée le plus approprié. 8 de 15
5.3 QUANT ÀUX OBLIGATIONS DES PARTIES Chaque partie reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont transmis par l'autre partie et s'engage, entre autres, à : - ne pas divulguer ces renseignements à d’autres personnes qu’à ses employés ou mandataires et seulement dans la mesure où l’exercice des fonctions de ces derniers le requiert; - veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder à ces renseignements en appliquant les mesures de sécurité prévues à l’annexe A du projet d'entente. 5.4 QUANT ÀUX MESURES PRISES PAR LE MESS Le MESS a prévu des mesures de sécurité pour l’accès aux informations transmises par le MEQ, entre autres : « [...] - les supports magnétiques sont conservés dans la salle des ordinateurs qui est protégée par un gardien et un système carte-clef; - l’accès aux renseignements inscrits au fichier du « Programme d’assistance-emploi » est limité par un code identificateur permanent attribué spécifiquement à chaque opératrice ou opérateur autorisé(e) à travailler sur un terminal et par l’utilisation d’un mot de passe individuel que chaque opérateur ou opératrice s’attribue pour une durée maximum de trente jours. Ce mot de passe peut être changé tous les jours au gré de l’opérateur(trice). Il est aussi limité par un code spécifique pour chaque centre local d’emploi; - les cas repérés en écart sont signalés dans l’agenda électronique de l’agent d’aide responsable du dossier et au plan du suivi du dossier. Chaque agent d’aide ne reçoit que les renseignements sur les dossiers dont il a la responsabilité. Les modifications qui seront apportées à l’automne 2003 permettront d’accroître la sécurité lors de la comparaison des données provenant du MEQ avec le fichier des prestataires du « Programme d’assistance-emploi ». [...]. » 5.5 QUANT AUX MESURES DE SÉCURITÉ PRISES PAR LE MEQ Le MEQ a prévu des mesures de sécurité pour l'accès aux informations transmises par le MESS, entre autres : - les supports magnétiques sont conservés dans une magnétothèque qui est protégée par un gardien et un système de sécurité. 9 de 15
5.6 QUANT À LA CONSERVATION Le MESS s’engage à conserver et à détruire les informations reçues du MEQ dans les délais suivants : a) les données informatiques peuvent être conservées pendant une période maximale de quatre mois. Avant l’expiration de ce délai, elles peuvent être détruites selon les règles suivantes : - elles seront effacées par une nouvelle utilisation; - lors de la destruction d’un support magnétique, les données qui y apparaissent doivent être entièrement recouvertes de données aléatoires et les identifications physiques des supports doivent être entièrement supprimées; b) l’information sur les cas repérés en écart est conservée au dossier informatique du prestataire pendant une période de 18 mois, à compter de la date de traitement de l’information; c) les informations reçues et déposées dans les dossiers des prestataires sont soumises à la procédure de gestion des documents et détruites cinq ans après la fermeture du dossier. Le MEQ s’engage à conserver les informations du MESS dans le dossier physique de l’étudiant et à les détruire dès que l’étudiant ou l’emprunteur cesse d’être prestataire ou dès que sa dette est éteinte 5.7 QUANT ÀU MODULE DE LA SÉCURITÉ DU REVENU DE LA VILLE DE MONTRÉAL Le Module de la Sécurité du revenu de la Ville de Montréal, en vertu d’un accord qui fait de la Ville de Montréal, le mandataire du MESS aux fins de l’application de la LSRFESS sur son territoire, est partie au projet d'entente comme s’il faisait partie de ce ministère. 6. ANALYSE C'est en vertu de l'article 68.1 de la Loi sur l'accès que les parties avaient conclu une entente en date du 20 mars 1989, laquelle a été modifiée le 28 octobre 1997. Le MEQ et le MESS désirent modifier cette entente en distinguant le volet « Clientèle du Programme d'aide financière aux études » et le volet « Clientèle de niveau collégial ». 6.1 MODIFICATIONS QUI TOUCHENT LES DEUX ENTENTES - L’entente actuelle, dont la durée avait été fixée à un an par la modification d’octobre 1997, est échue techniquement depuis le 22 janvier 1999. Comme les échanges de renseignements entre le MESS et le MEQ ont un impact financier important, les deux parties sont d’accord 10 de 15
pour réaliser ces échanges sur une base permanente. Le MESS et le MEQ demandent donc à ce que la durée des deux nouvelles ententes soit fixée à un an et que celles-ci se renouvellent annuellement par tacite reconduction. - Le mode de transmission des renseignements utilisés est actuellement l’utilisation de cassettes. Le MEQ et le MESS souhaitent que la transmission et l’accès aux renseignements personnels s’effectuent, dorénavant, par l’utilisation d’un disque commun partagé sur un ordinateur de la Direction générale des systèmes informatiques gouvernementaux (DGSIG) à qui incombe la responsabilité de gérer les accès. Cette technologie est déjà utilisée dans un autre échange de renseignements entre le MESS et le MEQ (Ref. « Entente sur les échanges de renseignements concernant les prestataires d’assistance-emploi et la clientèle universitaire entre le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale et le ministère de l’Éducation du Québec »). 6.2 MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE ENTENTE - Pour l’année scolaire 1994-1995, le MEQ a étendu le programme d’aide financière aux études aux étudiants à temps plein de niveau secondaire en formation professionnelle. Depuis, pour cette clientèle, le MESS obtient du MEQ par le biais de la comparaison de fichiers, les mêmes renseignements que ceux prévus initialement à l’entente pour les étudiants de niveau collégial et universitaire. Cette modification n'a toutefois été soumise à la Commission qu'en décembre 1997. Le MESS estime que les renseignements sur les étudiants de niveau secondaire formation professionnelle sont nécessaires pour vérifier l’admissibilité au « Programme d’assistance-emploi » pour les mêmes motifs que la clientèle de niveau collégial et universitaire. Une nouvelle modification du terme « étudiant » a été apportée au projet de protocole d’entente pour y préciser plus explicitement les trois niveaux d’enseignement. - Concernant le volet « Détection des prestataires étudiants », l’entente, approuvée par la Commission en 1989, prévoyait que lors de la première étape du processus de la comparaison de fichiers, le MEQ communique au MESS, les nom, prénom, l’adresse, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale (NAS) et le numéro et le nom de l’établissement d’enseignement. Or, dans les faits, seul le NAS est transmis à la première étape et utilisé pour l’appariement. Les autres renseignements sont plutôt communiqués lors de la troisième étape du processus, à l’exception de l’adresse qui n’est jamais transmise. Compte tenu que le NAS représente la clé d’appariement la plus fiable, le MEQ souhaite continuer à identifier les prestataires étudiants en se servant du NAS. Toutefois, à la demande du MEQ, le MESS s’engage, à compter de l’automne 2003, à apporter les modifications informatiques nécessaires de manière à utiliser à la première étape du processus d’identification des prestataires étudiants, en plus de la comparaison du NAS, une seconde clé d’appariement constituée des autres renseignements que pourrait transmettre le MEQ, soit : les nom, prénom, date de naissance et le sexe, ce qui concourra, selon le MEQ, à une 11 de 15
identification plus sécuritaire. En conséquence, les modifications suivantes seraient apportées au projet d’entente à la première étape du processus : ajout du sexe, retrait de l'adresse, retrait du numéro et du nom de l’établissement. Le retrait du numéro et du nom de l'établissement est reporté à la troisième étape. - Dans la troisième étape du processus de la comparaison de fichiers, le MEQ transmettait au MESS, en vertu des ententes de 1988 et 1997 acceptées par la Commission, en plus des renseignements nominatifs : nom, prénom, NAS, date de naissance, des informations d’ordre académique. Certaines d’entre elles ne figurent pas au protocole d’entente actuel et n'ont pas reçu l'aval de la Commission. Ces informations sont : le texte du motif du refus (pour les cas refusés à l’aide financière aux études), le numéro de campus de l’établissement, la nature de l’aide (prêts ou bourse) et le montant total de l’aide. Le MESS estime que ces renseignements lui sont nécessaires pour les raisons suivantes : Signification du code de refus Il s'agit d'un texte abrégé qui tient dans un champ de 23 caractères maximum dans le fichier transmis par le MEQ. Le libellé du texte est associé au code de refus d'une demande d'aide que le MEQ transmet au MESS depuis l'entente originale. À l'aide du code de refus, le MEQ accède à une table paramètre et obtient le texte correspondant. Le MEQ transmet donc directement au MESS le texte abrégé de la table au lieu de lui transmettre celle-ci. Cela comporte notamment comme avantage que le MESS n'a pas à faire la mise à jour et gérer la table paramètre du MEQ. Du coté utilisation par le MESS, la signification du code de refus fournit des informations additionnelles qui peuvent avoir un impact sur le traitement du dossier signalé en incohérence. Par exemple un code de refus 35 qui correspond au texte abrégé « couverte par une autre mesure indique que l'étudiant est inscrit à un programme d'aide financière autre que « Prêts et bourses » ce qui exige un questionnement et une démarche additionnelle de la part de l'agent du MESS pour obtenir la provenance possible d'une autre source de financement non déclarée. De la même manière dans de cas d'un code de refus 4 « n étudiant post sec temps pl » indique à l'agent que le prestataire n'est pas considéré aux études à temps plein au MEQ. Cela exige de l'agent du MESS d'obtenir des renseignements additionnels du prestataire sur le nombre de cours suivis, afin de vérifier l'admissibilité à l'aide; la notion d'étudiant à temps plein au MESS étant différente de celle au MEQ (le nombre de cours dicte la règle). La table de signification des codes de refus se retrouve à l'annexe 2 du présent avis. Numéro de campus de l'établissement Le numéro de campus de l'établissement constitue un élément intrinsèque du nom de l'établissement et désigne le lieu (point de service, pavillon, etc.) que fréquente l'étudiant alors que le nom de l'établissement fait davantage référence à l'institution où est inscrit l'étudiant. À l'aide du numéro de campus l'agent peut notamment, s'adresser directement à l'endroit fréquenté par l'étudiant pour obtenir si le besoin l'exige des renseignements 12 de 15
additionnels (exemple date d'abandon de cours). Le numéro de campus peut également permettre de faire des liens avec le lieu de résidence déclaré par le prestataire. Nature de l'aide Lorsque qu'un étudiant ayant abandonné l'école en cours de session, formule une demande de prestation au « Programme d'assistance-emploi » et a obtenu pour la session concernée un prêt et une bourse du MEQ, une partie de cette aide doit être comptabilisée comme revenu pour le mois de la demande; ce qui a pour effet de diminuer d'autant le montant de la prestation. Or, il arrive que le MEQ réclame après coup à l'étudiant devenu prestataire, le montant de la bourse versé; le prêt pour sa part n'étant pas remboursable. Pour ces cas, il est important que le MESS puisse distinguer le montant de la bourse puisque que cela a aussi un impact sur le montant de l'aide consentie au prestataire pour le mois de la demande. De plus, une révision de la méthode de comptabilisation de l'aide versée par le MEQ aux personnes qui abandonnent l'école est présentement en cours et le scénario qui sera vraisemblablement retenu, exige une distinction au niveau du type de l'aide. Cette nouvelle méthode de comptabilisation doit entrer en vigueur en septembre 2003. Le nom et le numéro de l’établissement dont la communication à l’entente actuelle était prévue à la première étape, mais qui était dans les faits obtenue à la troisième, nécessitent également une modification; ils figurent maintenant dans le projet d’entente dans la liste des renseignements obtenus à la troisième étape. - En ce qui concerne le volet qui permet au MEQ d’obtenir du MESS des renseignements pour permettre la suspension de remboursement d’un trop-payé ou d’un prêt, le MESS a effectué l’appariement en comparant uniquement le NAS, et ce, même si les nom, prénom et date de naissance étaient déjà prévus dans l’entente et obtenus du MEQ. Par le projet d'entente présenté, le MESS désire réaliser l’appariement de la même manière que ce qui est demandé pour l’autre volet de l’entente, soit avec une deuxième clé. Pour ce faire, le sexe doit être obtenu du MEQ. En conséquence, ce dernier élément est ajouté au protocole d’entente. Par ailleurs, lorsque l’Aide financière aux études (AFE) est informée qu’un emprunteur est bénéficiaire de l’aide de dernier recours, les mesures de recouvrement sont réduites. Durant cette période, l’AFE ne communique pas régulièrement avec le débiteur et cette période peut s’échelonner sur plusieurs mois. Il se peut que le débiteur change d’adresse et n’en informe pas le MEQ. La communication de l’adresse du bénéficiaire par le MESS à l’AFE est nécessaire pour rétablir le contact avec le débiteur lorsque ce dernier cesse d’être bénéficiaire de l’aide de dernier recours. 13 de 15
- Il est dans l’intérêt des emprunteurs que le MEQ soit informé par le MESS lorsqu’ils deviennent prestataires du « Programme d’assistance-emploi ». Cela a pour but de corroborer le plus rapidement possible l’information déclarée sur la situation financière de l’emprunteur afin de permettre, entre autre, de le faire bénéficier dès qu’il devient admissible au programme de remboursement différé du MEQ ou de rembourser le solde du capital et des intérêts devenu exigible à l’établissement financier. Dans cette perspective, le MEQ juge qu'il est nécessaire d’obtenir sur une base mensuelle, au lieu de quatre fois par an, le nom des emprunteurs qui sont devenus prestataires du « Programme d’assistance-emploi ». 7. CONCLUSION La Commission déplore que des écarts significatifs se soient révélés dans le suivi des avis qu’elle a émis en 1989 et en 1998. La Commission a constaté notamment que : - entre l'année scolaire 1994-1995 et janvier 1998 (date de l'avis de la Commission), le MEQ et le MESS se sont échangés des renseignements concernant les étudiants à temps plein de niveau secondaire en formation professionnelle, et ce, sans modifier l'entente; - depuis 1989, dans le volet « détection des prestataires étudiants », lors de la 1 ère étape, le MEQ n’a communiqué que le numéro d'assurance sociale (NAS) pour les fins du couplage alors que l’avis de la Commission incluait également les nom et prénom, la date de nais-sance, l’adresse ainsi que le numéro et le nom de l’établissement; cette différence remet en question la nécessité des renseignements initialement demandés puis autorisés; - dans l’avis de la Commission rendu le 22 janvier 1998 (N/Réf. : 97 17 70 (97 02 63, 88 00 56)), il était précisé que l’entente avait une durée d’un an. Elle est donc échue depuis le 22 janvier 1999. Les parties ont suspendu son application en mai 2002. Le projet d’entente a été transmis à la Commission le 13 mars 2003; - depuis janvier 1998, dans le volet « détection des prestataires étudiants », le MEQ a trans-mis, lors de la 3 e étape, en plus de ce qui avait été prévu dans la modification, les rensei-gnements suivants : la nature de l'aide, le texte du motif du refus, le numéro et le nom de l'établissement, le numéro du campus, la date de réception de la demande, le code d'activité, la période d'émission; - depuis 1989, dans le volet « suspension de remboursement d’un trop-payé ou d’un prêt », lors de la 2 e étape, le MESS n’a utilisé que le NAS pour les fins du couplage alors que l’avis de la Commission incluait également les nom et prénom, la date de naissance, ainsi que le numéro de dossier de l’emprunteur; ici également, cette différence remet en question la nécessité des renseignements initialement demandés puis autorisés; - depuis janvier 1989, dans le volet « suspension de remboursement d'un trop-payé ou d'un prêt », lors de la 2 e étape, le MESS a transmis, en plus de ce qui avait été prévu dans l’entente, les renseignements suivants : la date de naissance, les nom et prénom au MESS, le code de l’adulte. 14 de 15
À la lumière de ce qui précède, la Commission se dit préoccupée et inquiète quant au respect du présent avis et de l’entente qui lui a été soumise pour approbation. Malgré ses réserves, elle émettra un avis favorable pour une durée d’un an, sur réception de l’entente signée. La Commission entend en informer les autorités du MEQ et du MESS et leur demander de lui confirmer, au terme de ce délai, que les renseignements communiqués respectent le cadre de l’entente présentée. Sur réception de ces confirmations, la Commission pourra revoir la durée de l’entente. Par ailleurs, au terme d'un examen des différents documents reçus, la Commission fait les constats suivants : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68.1 de la Loi sur l’accès; - le MESS peut recueillir et communiquer des renseignements en vertu de l’article 98 de la LSRFESS; - le MEQ peut recueillir des renseignements afin d’appliquer les articles 25 et 28 de la Loi sur l’aide financière et peut en communiquer pour permettre l’application de l’article 98 de la LSRFESS; - le MEQ et le MESS ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance; - les personnes concernées par le projet d’entente seront informées par le MEQ et le MESS des communications dont elles ont fait l’objet. 15 de 15
Québec, le 11 juin 2003 Madame Pierrette Brie Responsable ministérielle de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 N/Réf. : 03 03 97 Madame, Vous trouverez ci-joint l'avis de la Commission d'accès à l'information (Commission) portant sur l'entente entre le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale (MESS) et le ministère de l'Éducation du Québec (MEQ) concernant la clientèle du programme d'aide financière aux études. Lors de sa dernière assemblée, la Commission a analysé le projet d’entente et me prie de vous informer qu’elle déplore que des écarts significatifs se soient révélés dans le suivi des avis qu’elle a émis en 1989 et en 1998. La Commission a constaté notamment que : - entre l'année scolaire 1994-1995 et janvier 1998 (date de l'avis de la Commission), le MEQ et le MESS se sont échangés des renseignements concernant les étudiants à temps plein de niveau secondaire en formation professionnelle, et ce, sans modifier l'entente; - depuis 1989, dans le volet « détection des prestataires étudiants », lors de la 1 ère étape, le MEQ n’a communiqué que le numéro d'assurance sociale (NAS) pour les fins du couplage alors que l’avis de la Commission incluait également les nom et prénom, la date de naissance, l’adresse ainsi que le numéro et le nom de l’établissement; cette différence remet en question la nécessité des renseignements initialement demandés puis autorisés;
2 - dans l’avis de la Commission rendu le 22 janvier 1998 (N/Réf. : 97 17 70 (97 02 63, 88 00 56)), il était précisé que l’entente avait une durée d’un an. Elle est donc échue depuis le 22 janvier 1999. Les parties ont suspendu son application en mai 2002. Le projet d’entente a été transmis à la Commission le 13 mars 2003; - depuis janvier 1998, dans le volet « détection des prestataires étudiants », le MEQ a transmis, lors de la 3 e étape, en plus de ce qui avait été prévu dans la modification, les renseignements suivants : la nature de l'aide, le texte du motif du refus, le numéro et le nom de l'établissement, le numéro du campus, la date de réception de la demande, le code d'activité, la période d'émission; - depuis 1989, dans le volet « suspension de remboursement d’un trop-payé ou d’un prêt », lors de la 2 e étape, le MESS n’a utilisé que le NAS pour les fins du couplage alors que l’avis de la Commission incluait également les nom et prénom, la date de naissance, ainsi que le numéro de dossier de l’emprunteur; ici également, cette différence remet en question la nécessité des renseignements initialement demandés puis autorisés; - depuis janvier 1989, dans le volet « suspension de remboursement d'un trop-payé ou d'un prêt », lors de la 2 e étape, le MESS a transmis, en plus de ce qui avait été prévu dans l’entente, les renseignements suivants : la date de naissance, les nom et prénom au MESS, le code de l’adulte. À la lumière de ce qui précède, la Commission se dit préoccupée et inquiète quant au respect du présent avis et de l’entente qui lui a été soumise pour approbation. Malgré ses réserves, elle émettra un avis favorable pour une durée d’un an, sur réception de l’entente signée. Les membres de la Commission demandent à la présidente, M e Jennifer Stoddart, d'en informer les autorités du MEQ et du MESS et de requérir de leur part, au terme de ce délai, la confirmation que les renseignements com-muniqués respectent le cadre de l’entente présentée. Sur réception de ces confirmations, la Commission pourra revoir la durée de l’entente. Par ailleurs, au terme d'un examen des différents documents reçus, la Commission fait les constats suivants : - le projet d’entente est soumis à la Commission en vertu de l’article 68.1 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; - le MESS peut recueillir et communiquer des renseignements en vertu de l’article 98 de la Loi sur le soutien du revenu et favorisant l'emploi et la solidarité sociale (LSRFESS);
3 - le MEQ peut recueillir des renseignements afin d’appliquer les articles 25 et 28 de la Loi sur l’aide financière et peut en communiquer pour permettre l’application de l’article 98 de la LSRFESS; - le MEQ et le MESS ont précisé différentes mesures afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements nominatifs communiqués. La Commission prend acte des mesures prises et se réserve le droit d'en évaluer la pertinence et la suffisance; - les personnes concernées par le projet d’entente seront informées par le MEQ et le MESS des communications dont elles ont fait l’objet. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/lp Christyne Cantin p.j. (1) c.c. M me Diane Gagnon, MEQ
Québec, le 17 juillet 2003 Madame Pierrette Brie Responsable ministérielle de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 N/Réf. : 03 03 97 Madame, La Commission d'accès à l'information a bien reçu l'entente modifiée portant sur l’échange de renseignements nominatifs entre le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale et le ministère de l'Éducation du Québec (MEQ) concernant la clientèle du programme d'aide financière aux études. Ce protocole est signé par les autorités des deux organismes concernés et conforme à la demande exprimée par la Commission dans sa lettre du 11 juin 2003. La Commission émet donc un avis favorable à cette entente. Cette entente entre en vigueur immédiatement. Toutefois, l’entente ainsi que l’avis de la Commission devront être déposés à l’Assemblée nationale dans les 30 jours de cet avis. L’entente doit en outre être publiée à la Gazette officielle du Québec dans les 30 jours de son dépôt à l’Assemblée nationale, et ce, conformément à l’article 70 de la Loi sur l'ac-cès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos sentiments les meilleurs. La secrétaire par intérim, CC/LB/cg Christyne Cantin c.c. M me Diane Gagnon, MEQ
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