Commission d’accès à l’information du Québec Dossier : 11 02 32 Date : Le 13 novembre 2013 Membre : M e Christiane Constant MODIFICATION DES CONDITIONS D’UNE AUTORISATION OBJET MODIFICATION des conditions d’une autorisation à recevoir communication de renseignements personnels, accordée en vertu de l’article 125 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels 1 . 1 L.R.Q., c. A-2.1, la Loi sur l’accès. (…) Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS) Demandeur RÉGIE DE L’ASSURANCE-MALADIE DU QUÉBEC ET AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE L’ESTRIE Organismes
11 02 32 Page : 2 RECHERCHE intitulée : « Évaluation de l’efficacité du vaccin pneumococcique conjugué pour la prévention des pneumonies chez l’enfant en Estrie » (la Recherche). Le 9 septembre 2013, Dr (…) (le demandeur), chercheur et professeur au Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke (CHUS), soumet une demande à la Commission d’accès à l’information (la Commission) afin de prolonger la période de détention des renseignements personnels communiqués à la suite de l’autorisation qu’elle a accordée le 10 février 2012. Cette demande de prolongation vise à permettre au demandeur de soumettre son projet de recherche pour publication et de pouvoir répondre aux questions qui pourraient découler de ces publications. Le 10 février 2012, la Commission a autorisé le demandeur à recevoir de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et de l’Agence de la santé et des services sociaux de l’Estrie (Agence de l’Estrie) communication des renseignements personnels décrits en annexe. Le nom de l’enfant a été communiqué seulement pour la Cohorte 1. La population visée est formée de deux cohortes : Une cohorte de cas composée d’environ 150 enfants de moins de cinq ans hospitalisés pour une pneumonie acquise dans la communauté (PAC) au CHUS entre le 1 er janvier 2005 et le 31 décembre 2007 dont la consultation des radiographies pulmonaires confirme le diagnostic de PAC (Cohorte 1); Une cohorte de témoins composée d’environ 600 enfants n’ayant jamais été hospitalisés pour une PAC, résidant sur le même territoire de CLSC que le cas au moment de la date d’hospitalisation pour une PAC et dont le mois et l’année de naissance correspondent à une période précédant ou suivant de trois mois la date de naissance du cas (Cohorte 2). MODIFICATION DES CONDITIONS DE L’AUTORISATION Après analyse de la présente demande, la Commission modifie l’autorisation accordée le 10 février 2012 en faveur du demandeur afin de prolonger la période de conservation et d’utilisation des renseignements qu’il détient concernant les Cohortes jusqu’au 30 novembre 2015, et ce, aux conditions suivantes.
11 02 32 Page : 3 CONDITIONS D’AUTORISATION [1] La confidentialité des renseignements communiqués au demandeur en vertu de l’autorisation accordée le 10 février 2012 doit être assurée en tout temps, et ce, peu importe leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont détenus (écrite, informatisée ou autre); [2] Des mesures de sécurité adéquates doivent être maintenues en tout temps afin de protéger les renseignements personnels; [3] Le demandeur doit informer la Commission de tout changement du lieu d’entreposage de ces renseignements et de tout événement susceptible d’en compromettre la sécurité ou la confidentialité (ex. : perte, vol, piratage); [4] Seuls le demandeur et les membres de son équipe de recherche peuvent avoir accès à ces renseignements. Le demandeur doit conserver une liste contenant le nom, le prénom, le titre, la fonction, l’adresse ainsi que le numéro de téléphone au travail de ces personnes; [5] Un engagement à la confidentialité, à durée indéterminée, doit être signé par tout membre de l’équipe de recherche ayant accès à ces renseignements et qui n’est pas signataire du formulaire de demande d’autorisation. Ces engagements doivent être conservés par le demandeur; [6] Les renseignements communiqués en vertu de l’autorisation accordée le 10 février 2012 doivent être utilisés aux seules fins de la Recherche, telle que décrite par le demandeur au soutien de sa demande d’autorisation. Ils ne doivent pas être communiqués à (…); [7] En tout temps, ces renseignements doivent être conservés séparément de tout autre fichier de renseignements, notamment de fichiers reçus par le demandeur dans le cadre d’autres études; [8] L’autorisation accordée le 10 février 2012 ne vaut que pour le demandeur. Elle ne peut être transférée à une autre personne, ni jumelée à une autre recherche sans l’autorisation préalable de la Commission; [9] Il est interdit de publier ou autrement diffuser un renseignement autorisé qui permettrait d’identifier une personne physique; [10] Le demandeur doit informer la Commission de la date de publication des résultats de la Recherche et doit rendre disponible sur demande la ou les publications;
11 02 32 Page : 4 [11] Tous les renseignements communiqués au demandeur en vertu de l’autorisation accordée le 10 février 2012 doivent être détruits, de manière sécuritaire, au plus tard le 30 novembre 2015. Le demandeur doit aviser la Commission, par écrit, de cette destruction. Cette modification à l’autorisation du 10 février 2012 est accordée pour la période et aux conditions fixées par la Commission. Elle peut être révoquée, avant l’expiration de la période pour laquelle elle est accordée, si la Commission a des raisons de croire que le demandeur ne respecte pas le caractère confidentiel des renseignements qui lui ont été communiqués ou les autres conditions énumérées. Christiane Constant Juge administratif
ANNEXE Renseignements communiqués au demandeur à la suite de l’autorisation accordée par la Commission dans le cadre de la Recherche RAMQ AGENCE DE L’ESTRIE Fichier Logivac Date(s) d’administration du vaccin (pneumococcique et influenza); Nom du vaccin (pneumococcique et influenza); Lieu de vaccination (pneumococcique et influenza).
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