ENTENTE RELATIVE À L’OBTENTION DE RENSEIGNEMENTS EN VUE DE PROLONGER LA PÉRIODE DE RÉFÉRENCE DE CLIENTS DU RÉGIME QUÉBÉCOIS D’ASSURANCE PARENTALE entre LA COMMISSION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL représentée par le président du conseil d’administration et chef de la direction par intérim ci-après appelée la Commission d’une part et LA MINISTRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE représentée par le sous-ministre ci-après appelée la Ministre d’autre part en vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) Avril 2007
2 ATTENDU QUE l’article 1 de la Loi sur l’assurance parentale (L.R.Q., c. A-29.011) institue un régime d’assurance parentale; ATTENDU QUE la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale est, en vertu de l’article 152 de cette loi, chargée de son application; ATTENDU QUE la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale peut, en vertu de l’article 84 de cette loi, prendre entente avec la Commission de la santé et de la sécurité du travail pour recueillir ou communiquer un renseignement personnel nécessaire à l’application de cette loi et de ses règlements; ATTENDU QUE le deuxième alinéa de l’article 20 de cette loi prévoit que la période de référence peut, aux fins de déterminer le droit d'une personne aux prestations, être prolongée dans les conditions prévues par règlement du Conseil de gestion; ATTENDU QUE l’article 32 du Règlement d'application de la Loi sur l'assurance parentale (R.R.Q., c. A-29.011, r.1) prévoit que la période de référence d'une personne peut être prolongée du nombre de semaines complètes comprises dans cette période et pour lesquelles elle prouve, à la satisfaction de la Ministre, qu'elle était dans l'impossibilité d'avoir un revenu assurable entre autres parce qu’elle recevait des indemnités en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail (L.R.Q., c. S-2.1) du fait qu'elle avait cessé de travailler parce que la continuation de son travail la mettait en danger ou mettait en danger son enfant à naître ou l'enfant qu'elle allaitait ou du fait qu’elle recevait des indemnités visant à remplacer le revenu. ATTENDU QUE les articles 31.1, 31.2 et 31.3 du Règlement permettent à une personne de se prévaloir sur demande d’une période de référence spécifique lorsqu’elle prouve, à la satisfaction de la Ministre selon le cas : soit que, entre deux naissances et /ou adoptions rapprochées, elle était dans l’impossibilité malgré la prolongation de sa période de référence d’avoir un nombre de semaines avec du revenu assurable supérieur à 15; soit qu’elle était dans une situation de double emploi où elle avait un revenu assurable et qu’elle était dans l’impossibilité d’avoir un autre revenu assurable; soit qu’elle avait un revenu assurable provenant d’une entreprise alors qu’elle était dans l’impossibilité d’avoir un autre revenu assurable, dans les trois situations au motif qu'elle recevait des indemnités en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail du fait qu’elle avait cessé de travailler parce que la continuation de son travail la mettait en danger à cause de son état de grossesse ou mettait en danger son enfant à naître ou l'enfant qu'elle allaitait; ATTENDU QUE la Commission de la santé et de la sécurité du travail est une personne morale en vertu de l’article 138 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail ; ATTENDU QUE la Commission de la santé et de la sécurité du travail peut, en vertu de l’article 174.1 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail, prendre entente avec la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale pour la communication des renseignements nécessaires à l’application de la Loi sur la santé et la sécurité du travail et de la Loi sur l’assurance parentale;
3 ATTENDU QUE le sous-paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1) prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme a la gestion. ATTENDU QUE la Commission de la santé et de la sécurité du travail et la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale estiment qu’il est nécessaire de conclure la présente entente aux fins de la mise en œuvre d’une partie de la Loi sur l’assurance parentale. EN CONSÉQUENCE, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : CHAPITRE 1.0 DISPOSITIONS HABILITANTES Dispositions 1.1 La présente entente est conclue en vertu de l'article 84 de la Loi habilitantes sur l’assurance parentale et de l’article 174.1 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail, et ce conformément au sous-paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. CHAPITRE 2.0 OBJET Renseignements 2.1 La présente entente a pour objet de décrire les communications et modalités requises entre la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale et la Commission de la santé et de la sécurité du travail pour prolonger, lorsque nécessaire, la période de référence d’une personne, aux fins de déterminer son droit à des prestations du Régime québécois d’assurance parentale et le montant de celles-ci. Obligations 2.2 Elle a également pour objet de fixer les obligations respectives de la Commission de la santé et de la sécurité du travail et de la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale relativement à cette communication de renseignements. CHAPITRE 3.0 DÉFINITIONS Aux fins de la présente entente, on entend par : Commission a) Commission : la Commission de la santé et de la sécurité du travail; Loi b) Loi : la Loi sur l’assurance parentale;
4 Ministre c) Ministre : la ministre de l’Emploi et de la Solidarité sociale; RQAP d) RQAP : le Régime québécois d’assurance parentale; Période de e) période de référence : la période de 52 semaines qui précède une référence période de prestations ou, lorsque du revenu assurable provenant d'une entreprise est pris en compte, l'année civile antérieure à la période de prestations, cette période pouvant cependant être prolongée aux conditions prévues par un règlement du Conseil de gestion de l’assurance parentale jusqu’à un maximum total de 104 semaines; Prestataire f) prestataire : la personne qui reçoit ou est susceptible de recevoir une prestation du RQAP et qui est un travailleur ou une travailleuse au sens de la présente entente; Règlement g) Règlement : le Règlement d’application de la Loi sur l’assurance parentale; Travailleur(se) h) travailleur(se) : la personne à qui la Commission verse une indemnité de remplacement du revenu ou qui en réclame une de la Commission. CHAPITRE 4.0 OBLIGATIONS DE LA MINISTRE Demandes de 4.1 La Ministre transmet à la Commission une requête d’information renseignements en regard des indemnités versées durant la période de référence: -1° lorsqu’une personne prestataire indique avoir reçu des indemnités de remplacement du revenu au sens des paragraphes 3° et 5° de l’article 32 du Règlement pendant une période telle qu’elle n’ait pu bénéficier de 26 semaines avec du revenu assurable durant les 52 semaines précédant le début des prestations; -2° lorsqu’il est requis de considérer une période de référence spécifique en application des articles 31.1, 31.2 et 31.3 du Règlement. Cette requête contient, à l’égard de la personne concernée, les renseignements personnels suivants : a) le nom; b) le prénom; c) le numéro d’assurance sociale;
5 d) la date de naissance; e) la date de début de période de référence; f) la date de fin de période de référence. Fréquence et 4.2 La Ministre communique les renseignements visés à plage horaire de l’article 4.1 sur une base quotidienne, du lundi au vendredi, communication avant 04 h 00. Rejet 4.3 La Ministre, le cas échéant, corrige et transmet à nouveau tout fichier ayant fait l’objet d’un rejet signalé par la Commission. Information aux 4.4 La Ministre prend les dispositions nécessaires pour informer sa prestataires clientèle de la communication de renseignements, par l’insertion dans les formulaires de demande de prestations, d’un avis indiquant que des renseignements peuvent être transmis ou obtenus et des vérifications faites auprès de divers organismes publics ou privés, afin de vérifier leur admissibilité et d’établir le montant des prestations. Un avis précisant les partenaires impliqués, dont la Commission, est accessible aux utilisateurs de l’aide en ligne associée aux demandes faites par Internet ainsi que sur le site informationnel du RQAP. Utilisation des 4.5 La Ministre s’engage à ne pas utiliser les renseignements reçus à renseignements des fins autres que celles prévues dans la présente entente. CHAPITRE 5.0 OBLIGATIONS DE LA COMMISSION Repérage 5.1 La Commission identifie le dossier de chaque prestataire à partir de son numéro d’assurance sociale, de ses nom et prénom et de sa date de naissance. Dans les cas où le numéro d’assurance sociale ne correspond pas au nom et au prénom ou à la date de naissance, la combinaison reconnue de ces trois dernières informations est aussi considérée comme un repérage réussi par la Commission. Renseignements 5.2 En présence d’un repérage réussi, la Commission transmet, avec communiqués les renseignements communiqués par la Ministre, les renseignements suivants : a) le nombre de périodes d’indemnisation; b) le numéro de la période; c) la date de début de la période d’indemnisation; d) la date de fin de la période d’indemnisation.
6 Rejet 5.3 Lorsqu’il y a rejet d’une requête d’information, la Commission transmet, avec les renseignements communiqués par la Ministre, le code d’erreur qui y est associé. Délai 5.4 La Commission transmet normalement ces renseignements entre 04 h 00 et 06 h 00 du lundi au vendredi. Exactitude 5.5 La Commission transmet un portrait fidèle des renseignements détenus, sans en garantir toutefois leur exactitude. Soutien 5.6 La Commission s’engage à offrir les services de son centre de technique soutien technique, habituellement ouvert de 8 h 00 à 18 h 00 du lundi au vendredi, sauf les jours fériés. Essais 5.7 Des essais intégrés seront effectués avant la mise en production de l’entente et la Commission s’engage à y participer, aux mêmes conditions que ce qui est prévu aux présentes. Utilisation des 5.8 La Commission n’utilisera les renseignements reçus qu’aux fins renseignements prévues à la présente entente et les détruira sept jours après leur réception, dès la mise en production de l’entente. CHAPITRE 6.0 MODE DE COMMUNICATION : SERVEUR AUTOMATISÉ Mode sécurisé 6.1 En vue d’assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements communiqués, la Ministre et la Commission utilisent le système des échanges électroniques mis à la disponibilité d’utilisateurs externes de la Commission. Code d’accès 6.2 Un code d’accès et un mot de passe actifs au « Guichet CSST » et mot de passe seront attribués à la Ministre pour identifier les équipements informatiques sur lesquels sera installé le module d’échange automatisé de données de la Commission qui procédera à l’expédition et à la réception des fichiers échangés. Solution 6.3 Un autre code d’accès et un autre mot de passe seront attribués de rechange à la Ministre afin de permettre un échange de fichiers en mode fureteur, comme solution de rechange pour récupérer les fichiers ayant fait l’objet d’un problème de transmission. CHAPITRE 7.0 MESURES DE CONTRÔLE, DE SÉCURITÉ ET DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Contrôle des 7.1 Les requêtes destinées à la Commission sont déclenchées en communications fonction de règles programmées, selon les résultats de l’analyse automatisée des demandes. Le traitement des réponses est automatisé de façon à réduire les interventions des agents.
7 Pour la Commission, le traitement des requêtes et des réponses au Ministère est entièrement automatisé. Mesures de 7.2 Les mesures de sécurité en vigueur tant au Ministère qu’à la sécurité Commission assurent la préservation, l’intégrité et la confidentialité des renseignements communiqués par le partenaire. Contrôle des 7.3 Au Ministère, l’accès aux renseignements est contrôlé par accès aux l’attribution d’un code utilisateur permanent attribué à chaque renseignements personne, complété par une procédure de mot de passe renouvelé au maximum après 30 jours. Les accès aux renseignements sont journalisés et peuvent faire l’objet d’une vérification en tout temps. À la Commission, aucun accès aux données du Ministère n’est autorisé, sauf circonstances exceptionnelles où un tel accès serait requis pour diagnostiquer ou résoudre un problème informatique ou technique dans le cadre de l’échange et seulement par le personnel habilité et autorisé dans le cadre de ses fonctions à réaliser ces interventions. Personnel 7.4 Pour la Ministre, les personnes autorisées à accéder aux autorisé renseignements prévus à l’article 5.2 sont : − le Directeur général adjoint des technologies de l’information; − le Directeur général adjoint du Régime québécois d’assurance parentale ; − la Directrice du développement et du soutien de l’assurance parentale ; − les agents RQAP responsables de la gestion des dossiers ; ou toute autre personne nommément désignée par l’un des gestionnaires ci dessus mentionnés. Conservation des 7.5 La Ministre conserve les renseignements de la Commission reçus renseignements à l’article 5.2 afin de calculer le nombre de semaines civiles complètes dont la période de référence peut être prolongée dans le cas d’une requête effectuée en vertu de l’article 32 du Règlement, ou pour justifier le recours à une période de référence spécifique dans le cas des requêtes transmises en vertu d’un des articles 31.1 à 31.3 du Règlement. Les renseignements détenus par la Ministre sont gérés et éventuellement détruits conformément au plan de conservation en vigueur au Ministère.
8 CHAPITRE 8.0 COÛTS ET FRAIS Développement 8.1 La Commission assume les coûts de développement et de modification de ses systèmes informatiques aux fins de permettre l’application de la présente entente, de celle conclue entre les parties le 20 décembre 2005 et d’une éventuelle entente de conformité à conclure entre elles pour détecter les paiements effectués sans droit dans le cadre du RQAP, en application de la législation et de la réglementation en vigueur au moment de la signature de la présente entente. Montant 8.2 Toutefois, au-delà d’un montant maximum de 500 000 $ assumé maximum par la Commission pour l’application de toutes ces ententes, la Ministre participe à raison de 50 % aux coûts excédentaires sur présentation par la Commission des pièces justificatives à l’appui, cette participation étant cependant limitée pour toutes ces ententes à un montant maximal de 165 000 $. Paiement 8.4 La Ministre paie la Commission dans les trente (30) jours suivant la transmission d’un état de compte à cet effet. Frais 8.5 La Commission assume également le coût qu’elle encourt pour le d’exploitation traitement des renseignements communiqués par la Ministre, que ce soit à l’égard de la présente entente, de sa modification ou de l’entente de conformité à conclure entre les parties et visée à l’article 8.1. Taxe sur les 8.6 La Ministre reconnaît ne pas être assujettie à la taxe sur les produits et produits et services (TPS), conformément à l’annexe A du services Protocole d’accord de réciprocité fiscale Canada-Québec fait le 21 e jour de décembre 1990 entre le gouvernement du Canada et le gouvernement du Québec. CHAPITRE 9.0 DISPOSITIONS DIVERSES Responsables 9.1 La Commission et la Ministre désignent les personnes suivantes du suivi de comme responsables du suivi de l’entente : l’entente Pour la Commission : Le Secrétaire de la Commission Pour la Ministre : Le Directeur général adjoint du RQAP
9 Adresses des 9.2 Aux fins de l’expédition d’un avis prescrit par la présente avis entente, la Commission et la Ministre ont respectivement les adresses suivantes : Le secrétaire de la Commission Commission de la santé et de la sécurité du travail 1199, rue de Bleury, 14 e étage Montréal (Québec) H3C 4E1 Le Directeur du Bureau du sous-ministre Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec (Québec) G1R 4Z1 Modification 9.3 Les parties s’informent mutuellement, dans un délai de quatre-technique vingt-dix (90) jours, de toute modification technique susceptible lors de sa mise en vigueur d’avoir une répercussion sur la présente entente. CHAPITRE 10.0 MISE EN VIGUEUR, DURÉE ET RENOUVELLEMENT Entrée en 10.1 La présente entente entre en vigueur à compter de sa signature vigueur par les parties et conformément au quatrième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, sous réserve d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information, et prend fin le 31 décembre 2008. Reconduction 10.2 Elle est par la suite reconduite tacitement d'une année civile à tacite l'autre, sauf si l'une des parties transmet à l'autre, au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant son expiration, un avis écrit à l'effet qu'elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications. Dans ce dernier cas, l'avis doit comporter les modifications que la partie désire apporter. Renouvellement 10.3 La transmission d'un tel avis n'empêche pas le renouvellement de la présente entente par tacite reconduction pour une période d'un (1) an. Si les parties ne s'entendent pas sur les modifications à apporter à l'entente, celle-ci prend fin, sans autre avis, aux termes de cette période de reconduction.
10 CHAPITRE 11.0 MODIFICATION OU RÉSILIATION DE L'ENTENTE Défaut 11.1 Les parties peuvent, en tout temps et d'un commun accord, modifier, sous réserve d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information, ou résilier la présente entente. En cas de résiliation, une partie ne peut être tenue de payer des dommages-intérêts ou quelque autre forme d'indemnité ou de frais à l'autre partie. Résiliation 11.2 Chaque partie peut résilier la présente entente, en tout temps pour cause et pour cause, au moyen d’un avis à l’autre partie où elle indique les motifs et la date de la prise d’effet de la résiliation, laquelle ne peut toutefois être inférieure à quatre-vingt-dix (90) jours de la date de l’avis. CHAPITRE 12.0 RÉSILIATION DE L'ENTENTE DU 20 DÉCEMBRE 2005 Résiliation de Considérant les modifications apportées à l’article 42.1 de la Loi l’entente du 20 sur la santé et la sécurité du travail et l’accord intervenu entre décembre 2005 les signataires de la présente entente, l’entente conclue entre les parties le 20 décembre 2005 est résiliée. EN FOI DE QUOI, les parties ont signé en triple exemplaire à ______________ce________________( ) jour de_____________________2007 __________________________________ REAL BISSON Président du conseil d'administration et chef de la direction par intérim Commission de la santé et de la sécurité du travail à ______________ce________________( ) jour de_____________________2007 ___________________________________ FRANÇOIS TURENNE Sous-ministre Ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale
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