14 décembre 2007 ÉBAUCHE 1.1 ACCORD CONCERNANT LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE CADRE DES ENQUÊTES SOCIALES LONGITUDINALES ENTRE LA SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC ET STATISTIQUE CANADA
ACCORD CONCERNANT LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE CADRE DES ENQUÊTES SOCIALES LONGITUDINALES ENTRE: LE MINISTRE DE L’INDUSTRIE, à titre de ministre responsable de la Loi sur la statistique (L.R., 1985, ch. S-19), représenté par le statisticien en chef du Canada, (ci-après «Statistique Canada»), D’UNE PART, ET: LA SOCIÉTÉ DE L’ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC, personne morale de droit public, légalement constituée en vertu de la Loi sur la Société de l’assurance automobile du Québec (L.R.Q., c. S-11.011), représentée par son vice-président et directeur général - Accès au réseau routier, (ci-après la « Société »), D’AUTRE PART, ATTENDU QUE selon l'article 3 de la Loi sur la statistique (L.R., 1985, ch. S-19), les fonctions de Statistique Canada comprennent entre autres: collaborer avec les ministères, ce qui par définition dans la Loi fédérale comprend tout ministère ou organisme fédéral ou provincial, à la collecte, à la compilation et à la publication de renseignements statistiques, y compris les statistiques qui découlent des activités de ces ministères, favoriser et mettre au point des statistiques sociales intégrées concernant l'ensemble du Canada et chacune des provinces et des territoires et coordonner des projets pour l'intégration desdites statistiques, ATTENDU QUE les articles 3 et 22 de la Loi sur la statistique autorisent le statisticien en chef, sous la direction du ministre, à recueillir, compiler, analyser, dépouiller et publier des statistiques concernant notamment la santé et la protection sociale, l’immigration et l’émigration, l’éducation, le travail et l’emploi, ATTENDU QUE le ministre de l'Industrie peut, aux termes de l'article 10 de la Loi sur la statistique, conclure avec le gouvernement d'une province tout arrangement portant sur toute mesure nécessaire ou utile à l'application ou à la mise en oeuvre de la Loi, et en particulier, sur la communication de renseignements statistiques au statisticien en chef par les ministères ou fonctionnaires provinciaux, ATTENDU QUE l'article 13 de la Loi sur la statistique autorise le statisticien en chef à obtenir tous documents ou archives conservés dans un ministère ou dans un bureau municipal, une personne morale, entreprise ou organisation et dont on pourrait tirer des renseignements recherchés pour les objets de la Loi , ATTENDU QUE l'article 17 de la Loi sur la statistique protège la confidentialité de tout renseignement recueilli aux fins de la Loi sur la statistique, ATTENDU QUE l'alinéa 13(1)(c) de la Loi sur l'accès à l'information (L.R., 1985, ch. A-1) prévoit que le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des provinces ou de leurs organismes, ATTENDU QUE le paragraphe 24(1) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la communication est restreinte en vertu d'une disposition figurant à l'annexe II - article 17, la clause de confidentialité de la Loi sur la statistique, figurant à l'annexe II de la Loi, ATTENDU QUE le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, ch. P-21) prévoit que la communication de renseignements personnels est sujette à toute autre loi du parlement, donc aux conditions de confidentialité de la Loi sur la statistique, ATTENDU QUE le paragraphe 19(1)(c) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu de la Loi lorsque les renseignements ont été obtenus à titre confidentiel des gouvernements des provinces ou de leurs - 1 -
organismes; ATTENDU QUE Statistique Canada requiert des renseignements concernant les adresses courantes des détenteurs de permis de conduire délivrés par la Société aux fins de l'exercice de ses fonctions selon la Loi sur la statistique, pour localiser et contacter des individus pour ses enquêtes sociales longitudinales (ci-après « Enquêtes »), ATTENDU QUE les participants aux enquêtes sociales longitudinales ont donné leur consentement à ce que la Société fournisse leur nouvelle adresse à Statistique Canada; ATTENDU QUE la Société a confié au Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé (ci-après le« Conseil »), le mandat de communiquer les renseignements à Statistique Canada; ATTENDU QU’EN vertu de l’article 3.12 de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (L.R.Q., c. M-30), le ministre des relations intergouvernementales du gouvernement du Québec autorise la Société à conclure l’Accord; ATTENDU QU’EN vertu de l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), ci-après la « Loi sur l’accès », un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée et dans le cadre d’une entente écrite, communiquer un renseignement personnel à un organisme d’un autre gouvernement lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur ou à la mise en œuvre d’un programme dont cet organisme à la gestion; ATTENDU QU’EN vertu de l’article 70 de la Loi sur l’accès, l’entente prévue à l’article 68 de cette loi doit être soumise, pour avis, à la Commission d’accès à l’information et elle entre en vigueur à la date de l’avis favorable ou à une date ultérieure prévue à l’entente; ATTENDU QUE les parties désirent garantir que la communication des renseignements personnels par la Société à Statistique Canada est conforme aux exigences législatives mentionnées ci-dessus et désirent mettre par écrit les conditions et les procédures pour la communication des renseignements personnels. EN CONSÉQUENCE, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : 1. OBJET DE L’ACCORD 1.1 L’Accord (ci-après « l'Accord »), a pour objets : - de déterminer les renseignements communiqués par chacune des parties; - d’établir les modalités de communication, d’utilisation et de protection de ces renseignements. 2. RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS 2.1 Statistique Canada communique au Conseil, selon les modalités stipulées au paragraphe 3.1, le nom, le sexe et la date de naissance d’individus sélectionnés dans le cadre des Enquêtes décrites à l’Annexe « A ». 2.2 Le Conseil interroge les fichiers de la Société afin de fournir à Statistique Canada la dernière adresse connue de ces individus. 3. MODALITÉS DE COMMUNICATION 3.1 La communication des renseignements nécessaires aux enquêtes sociales longitudinales s’effectue par un moyen faisant appel aux technologies de l’information, via le réseau d’Échange inter-provincial de dossiers (EID) administré par le Conseil. 3.2 Ni la Société, ni le Conseil ne peuvent utiliser les renseignements communiqués par Statistique Canada à d’autres fins que celles prévues à l’Accord, incluant la revue interne et l’aide aux investigations prévues à l’Annexe « B ». - 2 -
4. UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS 4.1 Les renseignements communiqués à Statistique Canada en vertu de l’Accord serviront uniquement aux fins de la Loi sur la statistique, afin de localiser et de contacter des individus dans le cadre des Enquêtes. 4.2 Statistique Canada ne peut divulguer ou publier que des agrégats statistiques obtenus à partir des renseignements recueillis aux termes de cet Accord. 4.3 Statistique Canada ne peut communiquer à aucune tierce partie, pour quelque raison que ce soit, les renseignements communiqués par la Société. 4.4 Toutes autres demandes à Statistique Canada de divulguer ou communiquer les renseignements non permis selon l’Accord devront être transférées à la Société. 5. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS 5.1 Statistique Canada traite les renseignements communiqués en vertu de l’Accord conformément aux dispositions de la Loi sur la statistique. 5.2 Statistique Canada prend toutes les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité des renseignements communiqués par la Société. 5.3 Statistique Canada s’engage à aviser immédiatement la Société de tout manquement aux mesures de sécurité et de tout évènement pouvant risquer de porter atteinte au caractère confidentiel des renseignements personnels, dès qu’il en a connaissance. 5.4 Statistique Canada s’engage également à collaborer avec la Société à toute investigation ou revue concernant le respect de la confidentialité des renseignements communiqués et le contrôle de leur utilisation, tel que décrit à l’Annexe ‘B’ du présent Accord. 6. INFORMATION À LA CLIENTÈLE 6.1 La Société informe la clientèle concernée de la transmission de renseignements à Statistique Canada par le biais d’un avis relatif à la protection des renseignements personnels sur les formulaires de collecte de renseignements. De plus, les avis de renouvellement du permis de conduire contiennent une liste des ententes de communication de renseignements personnels. 7. REVUES INTERNES 7.1 Statistique Canada consent à conserver des dossiers documentant l’utilisation des renseignements personnels obtenus de la Société, à mener des revues internes et à fournir à la Société des rapports de conformité, tel que décrit à l’Annexe ‘B’ du présent Accord. 8. FRAIS 8.1. Statistique Canada négocie avec le Conseil, sur une base annuelle, le montant à verser pour la communication des renseignements personnels nécessaires aux Enquêtes. 9. RESPONSABILITÉ 9.1 Statistique Canada convient que la Société ne peut, en aucun cas, être tenue responsable des dommages résultant de la transmission ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. 10. APPLICATION 10.1 Les parties conviennent de déléguer aux personnes désignées à l'Annexe ‘C’, la responsabilité de l'application d'une ou plusieurs dispositions de l’Accord. 10.2 Si un remplacement des personnes désignées était rendu nécessaire, la partie concernée en avisera l’autre partie sans délai. - 3 -
11. DURÉE 11.1 Le présent Accord entre en vigueur après sa signature par les parties contractantes, sous réserve de l’obtention d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information. L’Accord reste en vigueur jusqu'à sa résiliation en vertu des dispositions ci-après. 11.2 Les parties conviennent de réévaluer l’Accord trois (3) ans après son entrée en vigueur. Une telle réévaluation peut prendre la forme d’un échange écrit entre les coordonnateurs de l’Accord. 12. RÉSILIATION 12.1 L’une ou l’autre des parties peut mettre fin à l’Accord par la transmission d’un avis écrit à cet effet d’au moins 90 jours. 12.2 Un tel avis est réputé être reçu le troisième jour de la date de sa mise à la poste ou, le cas échéant, le jour de sa livraison. En cas de grève du service postal, il doit être livré par huissier ou messager et est réputé reçu le jour de sa livraison. 12.3 Le gouvernement du Québec peut révoquer l’Accord; telle révocation comporte la résiliation automatique de l’Accord à la date du décret du gouvernement. 12.4 L’Accord est automatiquement résilié si la Commission d'accès à l'information ordonne la destruction de tous les renseignements mentionnés à l’article 2.1 de l’Accord. Dans ce cas, la partie visée par l'ordonnance en adresse copie à l'autre partie et l'informe de la destruction des renseignements. Statistique Canada détruit alors le fichier original reçu de la Société par l’entremise du Conseil. Par ailleurs, il est entendu qu’un fichier modifié par Statistique Canada en demeure sa propriété. L’Accord est résilié à la date de l'avis. 12.5 En cas de résiliation de l’Accord, aucune somme ni indemnité de quelque nature que ce soit ne peut être exigée par l'une ou l'autre des parties en raison de cette résiliation. 13. ANNEXES 13.1. Les Annexes ‘A’, ‘B’et ‘C’ ci-jointes font partie du présent Accord. 14. MODIFICATION DE L’ACCORD 14.1 Statistique Canada et la Société conviennent de donner à l'autre partie, par écrit, un avis de 30 jours de tout changement dans leurs programmes, politiques ou législation qui pourrait modifier le présent Accord. 14.2 L’Accord ne peut être modifié que par un écrit portant la signature des parties et stipulant expressément leur intention à cet effet. 14.3 Cet écrit doit être signé en double exemplaire et joint à l’Accord. La modification entre en vigueur à la date de l’avis favorable de la Commission d’accès à l’information ou à une date ultérieure convenue entre les parties. 15. MODIFICATION À L’ANNEXE «B» 15.1 Nonobstant l’article 14, toute modification à l’Annexe «B» qui a été consignée par écrit et signée par le coordonnateur de l’Accord de chacune des parties est valide. Elle entre en vigueur à la date de la signature ou à toute autre date mentionnée dans ladite modification. 16. ACCORD INDIVISIBLE 16.1. Le présent Accord constitue pour les deux parties l'accord indivisible en ce qui concerne son objet et remplace toute négociation, communication ou autre entente préalable, à moins que pareille négociation, communication ou entente ne fasse implicitement partie du présent Accord. - 4 -
EN FOI DE QUOI, les parties ont signé en double exemplaire, Statistique Canada à Ottawa, le _____________________________ par _____________________________ Ivan P. Fellegi Statisticien en chef _____________________________ Témoin - 5 -La Société de l’assurance automobile du Québec à Québec, le _____________________________ par _____________________________ Claude Hallé Vice-président et directeur général Accès au réseau routier ___________________________________ Témoin
ANNEXE « A » Le dépistage des répondants qui ont déménagé compte parmi les défis que pose la réalisation des enquêtes sociales longitudinales. Le Réseau d’échange interprovincial de dossiers est un système administré par le Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé qui permet d’accéder aux fichiers de permis de conduire tenus par les provinces et les territoires. Comme les détenteurs de permis doivent fournir une adresse actuelle au ministère provincial ou territorial responsable, les fichiers de permis de conduire comptent parmi les sources d’information les plus fiables et les plus actuelles pouvant servir à retracer les répondants. Les enquêtes sociales longitudinales de Statistique Canada sont essentielles puisqu’elles permettent de suivre l’évolution des conditions socioéconomiques du pays et de comprendre les résultats de divers programmes et interventions. Elles fournissent des statistiques sur les sujets suivants : la dynamique du travail, et les facteurs qui contribuent à l’emploi; la santé, et les conditions qui permettent d’améliorer ou mettent en péril l’état de santé de la population; les enfants et les jeunes, et les facteurs qui contribuent à une vie familiale, scolaire et sociale saine; les jeunes, et la transition de l’école au marché du travail; les diplômés, et le remboursement des dettes d’études. Le succès des enquêtes longitudinales dépend de la capacité de Statistique Canada à joindre les personnes au fil du temps, jusqu’à 20 ans après le premier contact pour certaines enquêtes. Une diminution importante des taux de réponse entraînerait une réduction de l’efficacité statistique des enquêtes, de sorte que les renseignements essentiels qu’elles fournissent perdraient de leur utilité avec le temps. Statistique Canada a obtenu auprès des participants aux enquêtes, un consentement oral explicite l’autorisant à consulter les fichiers de permis de conduire qui se trouvent sous la garde et la responsabilité de la Société, et ce, à seule fin d’obtenir les nouvelles adresses des répondants. - 6 -
ANNEXE « B » (articles 5.4 et 7.1) 1. Revues internes 1) Tenue des dossiers Statistique Canada doit se comporter de façon raisonnablement prudente en ce qui a trait à la tenue et à la conservation des dossiers dans lesquels sont versés les renseignements auxquels il a accès, les exigences d’accès à ces renseignements devant être au moins aussi strictes que : a) celles que Statistique Canada applique à tout autre renseignement confidentiel qu’il a en sa possession ou sous sa garde; b) celles qui découlent de la Loi sur la statistique, de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur l’accès à l’information fédérales et de tout autre encadrement, loi ou politique applicable en semblable matière. 2) Conformité Statistique Canada doit procéder, une fois par trois ans, à une revue interne raisonnablement complète qui satisfait aux normes de revues raisonnablement prudentes et à toutes les exigences découlant des lois et politiques fédérales applicables, afin de vérifier s’il se conforme au présent accord. Après chaque revue interne, Statistique Canada doit confirmer à la Société qu’il se conforme toujours au présent accord et lui fournir un exemplaire du rapport de la revue. Si les résultats d’une revue révèlent que Statistique Canada ne s’est pas conformé ou a contrevenu à la présente entente de façon substantielle, Statistique Canada doit informer la Société de la violation commise de manière raisonnablement détaillée. 2. Aide aux investigations En cas de violation présumée du présent Accord commise par Statistique Canada ou de plainte formulée par un tiers quant à l’utilisation, à la conservation, à la garde ou à la divulgation par Statistique Canada de renseignements personnels, Statistique Canada doit : a) mener ses propres investigations et revues, en se conformant à des normes raisonnablement prudentes; b) aider la Société et collaborer avec elle de façon raisonnable dans son investigation ou sa revue du cas, notamment fournir des copies des documents ou des dossiers sur demande raisonnable de la Société lorsque aucune loi régissant Statistique Canada ne lui interdit de le faire. - 7 -
ANNEXE « C » (article 10.1) 1. Statistique Canada désigne les personnes suivantes responsables de l’application de l’Accord. 1.1 Coordonnateur : Directeur Division des opérations des enquêtes Statistique Canada Édifice Jean Talon, 6e étage 150 promenade du Pré Tunney Ottawa (Ontario) K1A 0T6 1.2 Obtention des renseignements les enquêtes longitudinales: Directeur Division des opérations des enquêtes Statistique Canada Édifice Jean Talon, 6e étage 150 promenade du Pré Tunney Ottawa (Ontario) K1A 0T6 1.3 Tout avis ou courrier relatif à l’Accord doit être expédié à l’adresse suivante : Directeur Division des opérations des enquêtes Statistique Canada Édifice Jean Talon, 6e étage 150 promenade du Pré Tunney Ottawa (Ontario) K1A 0T6 2. La Société désigne les personnes suivantes responsables de l’application de l’Accord : 2.1 Coordonnateur : Le chef de la Division de la gestion et du contrôle des ententes 333, boulevard Jean-Lesage, N.3.45 Case postale 19600 Québec (Québec) G1K 8J6 2.2 Transmission des renseignements : Directeur du secrétariat Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé 2323, boulevard Saint-Laurent Ottawa (Ontario) K1G 4J8 2.3 Tout avis ou courrier relatif à l’Accord doit être expédié à l’adresse suivante : LE SECRÉTAIRE Société de l'assurance automobile du Québec 333, boulevard Jean-Lesage, Local N-6-1 Case postale 19600 Québec (Québec) GlK 8J6 - 8 -
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