ENTENTE SUR LA COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PERMETTANT LE CONTRÔLE DES SUBVENTIONS VERSÉES AUX ÉTABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT PUBLICS ET PRIVÉS AUTORISÉS AUX FINS DE SUBVENTION, DISPENSANT DE LA FORMATION GÉNÉRALE DES ADULTES, DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET DE LA FORMATION COLLÉGIALE ENTRE LE MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE, représenté par monsieur François Turenne, sous-ministre, dûment autorisé; Ci-après appelé «le MESS» ET LE MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT, représenté par monsieur Michel Boivin, sous-ministre, dûment autorisé; Ci-après appelé «le MELS»
2 ATTENDU QUE le ministre de l’Éducation, du Loisir et du Sport souhaite, en raison des obligations et responsabilités qui lui incombent en vertu des lois qui lui sont applicables dans le domaine de l’éducation, obtenir un fichier de renseignements concernant les élèves financés par Emploi-Québec pour des activités de formation, et ce, afin qu’il n’octroie pas de financement pour ces mêmes élèves aux organismes scolaires qu’ils fréquentent; ATTENDU QUE l’article 68 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1), ci-après appelée la Loi sur l’accès, prévoit qu’un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un organisme public lorsque cette communication est nécessaire à l’exercice des attributions de l’organisme receveur; ATTENDU QU’une entente visée à l’article 68 de la Loi sur l’accès doit être soumise à la Commission d’accès à l’information pour avis et qu’elle entrera en vigueur sur avis favorable de la Commission ou à toute date ultérieure prévue à l’entente; ATTENDU QU’un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support; ATTENDU QUE les parties ont conclu deux ententes concernant le contrôle des subventions pour l’éducation des adultes et la formation professionnelle et technique (décret 1448-89, le 6 septembre 1989 et le décret 788-89, le 24 mai 1989); ATTENDU QU’il y a lieu de remplacer lesdites ententes par la présente afin de mettre à jour les terminologies, les changements organisationnels, structurels et technologiques survenus dans les deux ministères; LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : 1. OBJET DE L’ENTENTE L’objet de la présente entente est : 1.1 de permettre au MESS de communiquer un fichier de renseignements personnels au MELS afin d’éviter le double financement des établissements pour les personnes inscrites à des activités de formation dont la dispensation est financée en tout ou en partie par Emploi-Québec dans le cadre de la Mesure de formation de la main-d’œuvre gérée par Emploi-Québec (EQ); 1.2 de convenir des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels, la confidentialité des renseignements qui seront communiqués et l’intégrité des systèmes mis en place pour gérer les renseignements communiqués. 2. PROVENANCE ET NATURE DES RENSEIGNEMENTS COMMUNIQUÉS 2.1 Provenance des renseignements communiqués À partir de ses banques de données, soit celles du domaine des individus, du domaine des entreprises et de la gestion du dossier
3 des individus, le MESS transmet au MELS les renseignements concernant les personnes : qui sont inscrites à une activité de formation dans le cadre de la Mesure de formation de la main-d’œuvre et; qui fréquentent un organisme scolaire d’enseignement secondaire ou collégial lié au MELS et; dont le financement de la formation est assumé par Emploi-Québec dans le cadre d’une entente de formation en établissement : financement EQ financement EQ et MELS. 2.2 Nature des renseignements communiqués Identification de la personne a) Nom légal b) Prénom légal c) Date de naissance d) Sexe e) Code permanent 10 positions (CP10). Identification de l’établissement d’enseignement f) NEQ (numéro d’entreprise du Québec) g) Nom associé au NEQ. Identification de la formation (jusqu’à 4 occurrences possibles) h) Code de programme i ) Indicateur de formation sur mesure, le cas échéant j) Nombre d'heures de la formation k) Numéro de contrat l) Date : début de la participation m) Date : fin de la participation n) Motif de fin de la participation, s’il y a lieu. Le MELS compare les données transmises par le MESS avec les fichiers correspondants aux effectifs scolaires déclarés dans les banques de données qu’il détient, et ce, afin de vérifier si la personne identifiée apparaît financée par le MELS dans ses banques et y fait les ajustements budgétaires nécessaires, le cas échéant. 3. MODE DE COMMUNICATION UTILISÉ 3.1 Mode de communication utilisé au MESS Les renseignements extraits des banques de données du MESS dans le cadre de cette entente sont inscrits sur des supports électroniques de type XML, au moyen d’outils éprouvés. Les fichiers ainsi constitués et qui sont transmis au MELS font usage de protocoles de connexité éprouvés, sécurisés et encodés. Ainsi, la signature assure l’intégrité des fichiers transmis en plus d’identifier sa provenance alors que le chiffrement assure la confidentialité tout en renforçant l’intégrité des données. Quant à la transmission électronique des fichiers, elle est assurée par un courtier d’intégration. 3.2 Mode d’accès par le MELS La communication et l’accès aux fichiers transférés par le MESS se font par l’intermédiaire d’un serveur du MELS avec chiffrement des données au moyen d’une procédure systématique dont la sécurité est éprouvée. 3.3 Fréquence des communications Le fichier constitué par le MESS est transmis au MELS au plus quatre fois par année, aux dates déterminées par les parties.
4 4. OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA RÉCEPTION DE RENSEIGNEMENTS Le MELS reconnaît le caractère confidentiel des renseignements qui lui sont fournis par le MESS et s’engage à prendre les mesures suivantes : 4.1 Confidentialité Ne pas utiliser ou permettre que soient utilisés les renseignements obtenus dans le cadre de cette entente à des fins différentes que celles qui y sont prévues. Ne donner accès à ces renseignements qu’aux seules personnes autorisées et lorsque nécessaire à leurs fonctions. 4.2 Sécurité Veiller à ce que les personnes non autorisées ne puissent accéder à ces renseignements en appliquant les mesures de sécurité suivantes : a) Les mesures de sécurité en vigueur au sein du MELS assurent la préservation, l’intégrité et la confidentialité des renseignements communiqués par le MESS et notamment en limitant l’accès à son personnel concerné dans l’exercice de leurs fonctions. b) Les supports magnétiques sont conservés dans une pièce fermée qui est protégée par un système de sécurité. Les supports magnétiques sont des disques durs d'ordinateur. Plus précisément, les disques durs sont dans une tour de compilations de données installée dans la salle des serveurs informatiques, salle dont l’accès est restreint. Ces disques ne peuvent donc être retirés comme une disquette ou un ruban magnétique. c) Les documents écrits sur lesquels apparaissent des renseignements transmis par le MESS sont soumis aux procédures de gestion en vigueur au MELS. 4.3 Conservation Le MELS s’engage à conserver et à détruire les informations reçues du MESS dans les délais suivants : a) Les données informatiques transmises peuvent être conservées pendant une période maximale d’une année. Avant l’expiration de ce délai, elles peuvent être détruites selon les règles suivantes : - elles seront entièrement détruites après la compilation, dans un nouveau fichier, des résultats de la comparaison des données et seule sera conservée dans ce nouveau fichier l’information portant sur les cas identifiés possiblement non conformes. b) L’information sur tous les cas analysés est conservée au MELS pendant une période de 5 années. c) Les informations analysées et déposées dans les dossiers manuscrits des établissements d’enseignement sont soumises à la procédure de gestion des documents. Ils sont transmis par le vérificateur après 2 années de vérification au Centre de documentation du secteur de l’Enseignement supérieur, lequel applique le Règlement sur le calendrier de conservation, le
5 versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques dans le cadre de la LOI SUR LES ARCHIVES (L.R.Q., chapitre A-21.1) 4.4 Frais administratifs Assumer les frais qu’il encourt pour l’application de la présente entente. 4.5 Responsabilité Prendre fait et cause pour le MESS si une poursuite était dirigée contre ce dernier en raison d’un acte ou d’une omission qui serait imputable au « MELS », par son fait ou celui de son personnel. 5. OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA TRANSMISSION DE RENSEIGNEMENTS Le MESS, lorsqu’il transmet des renseignements au MELS, s’engage à : 5.1 Exactitude des renseignements Transmettre une copie fidèle des renseignements identifiés à la section 2.2, mais ne garantit toutefois pas l’exactitude de ces renseignements. Le MELS convient que le MESS ne peut, en aucun cas, être tenu responsable des dommages résultant de la transmission ou de l’utilisation d’un renseignement inexact ou incomplet. 5.2 Modifications techniques Toute modification technique en provenance de l’une ou l’autre des parties doit être signifiée selon les modalités convenues dans le protocole de niveau de service associé à la présente entente. 6. DISPOSITIONS DIVERSES Désignation pour le suivi de l’entente et pour l’expédition d’un avis ou d’une modification Le MESS et le MELS désignent les directions suivantes comme destinataires de toute modification et d’avis transmis par l’une ou l’autre des parties : Pour le MESS Secrétariat du Ministère Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 4 e étage Québec, Québec G1R 4Z1 Téléphone : 418 643-4820 Télécopieur : 418 643-1226 Pour le MELS Secrétariat général Ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport 1035, rue De La Chevrotière, 15 e étage Québec, Québec G1R 5A5 Téléphone : (418) 643-3810 Télécopieur : (418) 644-4591
6 Le MESS et le MELS désignent les directions suivantes comme responsables du suivi de l’entente : Pour le MESS Direction de l’évolution des systèmes informatiques et de la prestation de services Service du support, de la continuité et de l’évolution des systèmes informatiques Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale 425, rue Saint-Amable, 2 e étage Québec, Québec G1R 4Z1 Téléphone : 418 646-9876 Télécopieur : 418 643-1714 Pour le MELS Direction des systèmes et du contrôle Direction générale du financement et de l’équipement Secteur de l’Enseignement supérieur 1035, rue De La Chevrotière, 19 e étage Québec, Québec G1R 5A5 Téléphone : (418) 643-2999 Télécopieur : (418) 643-8546 et Direction des opérations financières aux réseaux Direction générale du financement et de l’équipement Secteur des Réseaux 1035, rue De La Chevrotière, 14 e étage Québec, Québec G1R 5A5 Téléphone : (418) 643-2999 Télécopieur : (418) 643-8546 7. RÉSILIATION 7.1 Pour cause Chaque partie peut, en tout temps, résilier pour cause la présente entente au moyen d’un avis expédié à l’autre partie par courrier recommandé ou certifié qui indique les motifs et fixe la date de prise d’effet de la résiliation, laquelle ne peut être inférieure à 90 jours de la date de l’avis. La partie qui résilie ainsi l’entente ne peut, en aucun cas, être tenue de payer des dommages-intérêts ou autre compensation à l’autre partie. 7.2 Ordonnance de la Commission d’accès à l’information La présente entente est automatiquement résiliée lorsque la Commission ordonne la destruction de tous les renseignements mentionnés à l’article 2 de la présente entente. Dans ce cas, la partie visée par l’ordonnance en adresse copie à l’autre partie et l’informe de la destruction des renseignements. L’entente est alors résiliée à la date de l’ordonnance. En cas de destruction de certains renseignements seulement, l’entente continue d’avoir effet pour les renseignements non détruits. La partie qui recevait les renseignements visés par l’ordonnance peut, toutefois, mettre fin à l’entente en adressant un avis écrit à l’autre partie. Cet avis doit être transmis par courrier certifié ou recommandé et il fixe la date de la résiliation, laquelle ne peut être inférieure à 15 jours de la date de l’avis.
7 Aucune des parties ne peut être tenue de payer des dommages-intérêts ni compensation à l’autre partie. 8. ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE La présente entente annule et remplace les deux ententes conclues entre le MESS et le MELS afin d’éviter le double financement des établissements scolaires de niveau secondaire et collégial (décret 1448-89, le 6 septembre 1989 et le décret 788-89, le 24 mai 1989). La présente entente entre en vigueur à compter de sa signature par les parties et sous réserve d’un avis favorable de la Commission d’accès à l’information conformément au quatrième alinéa de l’article 70 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Elle est par la suite reconduite tacitement d'une année civile à l'autre, sauf si l'une des parties transmet à l'autre, au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant son expiration, un avis écrit selon lequel elle entend y mettre fin ou y apporter des modifications. Dans ce dernier cas, l'avis doit comporter les modifications que la partie désire apporter. La transmission d'un tel avis n'empêche pas le renouvellement de la présente entente par tacite reconduction pour une période d'un (1) an. Si les parties ne s'entendent pas sur les modifications à apporter à l'entente, celle-ci prend fin, sans autre avis, aux termes de cette période de reconduction. S’il y a entente entre les parties, les modifications entreront en vigueur sur avis favorable de la Commission d’accès à l’information. EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT SIGNÉ LE PRÉSENT PROTOCOLE D’ENTENTE EN DEUX EXEMPLAIRES. MINISTÈRE DE L’EMPLOI ET DE LA SOLIDARITÉ SOCIALE LE ________________________ ___________________________ François Turenne, sous-ministre MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT LE ________________________ ___________________________ Michel Boivin, sous-ministre
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